Rejeição de uma nota fiscal eletrônica: motivos, status e o que fazer em 2026

Introdução

Desde a entrada em vigor progressiva da reforma da emissão obrigatória de notas fiscais eletrônicas na França, a rejeição de uma nota fiscal eletrônica tornou-se uma questão operacional e financeira importante para as empresas sujeitas ao IVA. Em 2026, com a expansão do escopo para PMEs e ETIs, o volume de notas fiscais transitando pelas Plataformas de Desmaterialização de Parceiros (PDP) e pela plataforma pública PPF explodiu, assim como o número de rejeições. Compreender por que uma nota fiscal é rejeitada, identificar o status associado no ciclo de vida e saber quais ações corretivas implementar é agora indispensável para preservar sua liquidez e conformidade fiscal. Este artigo oferece um panorama completo e operacional.

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O ciclo de vida de uma nota fiscal eletrônica e seus status principais

A emissão de notas fiscais eletrônicas se baseia em um ciclo de vida padronizado definido pela Direção-Geral de Finanças Públicas (DGFiP). Cada nota fiscal passa por uma sucessão de status que rastreiam seu processamento, desde a emissão até o pagamento.

Os status oficiais reconhecidos pela regulamentação francesa

O ciclo de vida de uma nota fiscal eletrônica B2B inclui os seguintes status, todos obrigatoriamente transmitidos à administração por meio do fluxo de e-reporting ou plataformas aprovadas:

• Depositada: a nota fiscal foi depositada na plataforma do emissor.

• Em trânsito: a plataforma do emissor está encaminhando a nota fiscal para a plataforma do destinatário.

• Disponível para consulta: o destinatário pode consultar a nota fiscal em sua plataforma.

• Recebida: o destinatário confirmou o recebimento da nota fiscal.

• Aceita: o destinatário valida a nota fiscal sem ressalvas.

• Recusada: o destinatário formalmente recusa a nota fiscal.

• Rejeitada: a nota fiscal não atende aos critérios técnicos ou regulatórios esperados.

• Contestada: a nota fiscal é contestada, sem recusa definitiva.

• Parcialmente aprovada: o comprador aceita parte da nota fiscal.

• Paga: o pagamento foi efetuado.

A distinção entre recusa e rejeição é fundamental. A rejeição é uma decisão técnica ou regulatória, geralmente automática, emitida pela plataforma de desmaterialização. A recusa é uma decisão comercial do comprador, que contesta o conteúdo ou a legitimidade da nota fiscal.

A rastreabilidade dos status: uma obrigação legal

Desde a Ordenança nº 2021-1190 de 15 de setembro de 2021 e seus decretos de aplicação, a transmissão dos status do ciclo de vida à DGFiP é obrigatória. As plataformas aprovadas PDP devem transmitir em tempo real as mudanças de status, principalmente as rejeições, para garantir rastreabilidade fiscal. Esta obrigação se aplica tanto ao emissor quanto ao destinatário. A falha na transmissão do status pode resultar em sanções fiscais.

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Os principais motivos de rejeição de uma nota fiscal eletrônica

As rejeições podem ocorrer em diferentes etapas do ciclo de vida e derivam de categorias bem distintas. Identificar com precisão a causa de uma rejeição é o primeiro passo para corrigi-la efetivamente.

Motivos técnicos relacionados ao formato e à estrutura

Os formatos regulatórios aceitos na França são definidos pelo padrão Factur-X (formato híbrido franco-alemão PDF/XML) e pelos formatos estritamente estruturados UBL 2.1 e CII (Cross Industry Invoice). Para compreender as especificidades de cada formato, consulte nosso guia sobre Factur-X e seus diferentes perfis. As rejeições técnicas mais frequentes são:

• XML não conforme ao esquema XSD: a estrutura do arquivo não corresponde ao esquema de validação esperado.

• Perfil Factur-X inadequado: uso do perfil MINIMUM em vez de EN 16931 ou EXTENDED de acordo com a complexidade da nota fiscal.

• PDF corrompido ou não conforme PDF/A-3: o arquivo PDF que integra o XML Factur-X deve ser arquivável conforme a norma ISO 19005-3.

• Assinatura eletrônica inválida ou ausente: algumas plataformas exigem uma assinatura qualificada ou avançada de acordo com o nível de segurança necessário.

• Tamanho do arquivo excedendo os limites: cada plataforma estabelece limites de tamanho de arquivo.

• Codificação incorreta: o arquivo XML deve ser codificado em UTF-8.

Motivos regulatórios e fiscais

Além do formato, uma nota fiscal pode ser rejeitada porque não atende às menções obrigatórias definidas pelo artigo 289 do Código Geral de Impostos (CGI) e complementadas pelo Decreto nº 2022-1299 de 7 de outubro de 2022:

• Número SIREN/SIRET ausente ou inválido: o identificador do emissor e do destinatário deve corresponder a uma empresa registrada e ativa no diretório SIRENE.

• Número de IVA intracomunitário incorreto: o formato deve respeitar a estrutura nacional (FR + 2 caracteres alfanuméricos + 9 dígitos SIREN).

• Data de emissão incoerente: uma nota fiscal antedatada ou pós-datada além de um certo prazo pode ser rejeitada automaticamente.

• Montantes incoerentes: discrepância entre base sem imposto, taxa de IVA aplicada e montante total com imposto.

• Código NAF/APE ausente: algumas plataformas verificam a consistência do código de atividade.

• Moeda não reconhecida: apenas certas moedas são aceitas de acordo com a configuração da plataforma.

• Número de nota fiscal duplicado: toda nota fiscal com um identificador já processado é automaticamente rejeitada para evitar pagamentos duplicados.

Motivos relacionados à plataforma e ao encaminhamento

Algumas rejeições são independentes do conteúdo da nota fiscal, mas resultam de problemas de interoperabilidade ou configuração:

• Destinatário não conectado: se o comprador não estiver ainda registrado em uma plataforma aprovada, a nota fiscal não pode ser encaminhada.

• Diretório central não atualizado: o Portal Público de Faturamento (PPF) centraliza o diretório de empresas e suas coordenadas de roteamento. Se o destinatário não constar com as coordenadas corretas, a nota fiscal é rejeitada em trânsito.

• Certificado da plataforma emissora expirado: as PDPs se comunicam por meio de certificados SSL/TLS qualificados cuja expiração interrompe as trocas.

• Timeout ou indisponibilidade da plataforma receptora: em picos de carga, algumas mensagens podem ser perdidas e as notas fiscais rejeitadas por padrão.

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Como tratar uma rejeição: procedimento passo a passo

Diante de uma rejeição, a reatividade é decisiva. A nota fiscal rejeitada não tem valor fiscal enquanto não for corrigida e reemitida. Aqui está o procedimento recomendado.

Analisar o código de erro e o motivo da rejeição

Cada plataforma gera um aviso de rejeição estruturado contendo um código de erro padronizado e uma mensagem explicativa. É imperativo preservar este documento, pois constitui uma prova de boa-fé em caso de auditoria fiscal. Os códigos de erro geralmente estão em conformidade com as especificações PEPPOL ou as especificações nacionais publicadas pela DGFiP no manual técnico das PDPs.

Analise:

• O código de erro (ex: BR-01 para identificador de emissor ausente, BR-CO-09 para inconsistência de IVA).

• O nível da rejeição: validação sintática (esquema XSD), validação semântica (regras de negócio) ou rejeição de encaminhamento.

• A plataforma que emitiu a rejeição: a PDP emissora, a PDP receptora ou o PPF.

Corrigir a nota fiscal e emitir uma nota fiscal corrigida

Uma nota fiscal rejeitada não deve ser objeto de um crédito seguido de uma nova nota fiscal, ao contrário de uma nota fiscal recusada pelo destinatário. A nota fiscal rejeitada é considerada como nunca tendo sido emitida do ponto de vista fiscal. Portanto, é suficiente:

• Corrigir os dados errados em sua ferramenta de faturamento ou ERP.

• Regenerar o arquivo no formato correto (Factur-X, UBL ou CII de acordo com seu fluxo).

• Reenviar a nota fiscal corrigida com o mesmo número de nota fiscal se a rejeição for puramente técnica e a plataforma não tiver registrado uma sequência, ou um novo número de nota fiscal se a sequência tiver sido consumida.

• Verificar a transmissão do status por meio de seu painel PDP para confirmar que a nota fiscal corrigida foi colocada à disposição do destinatário.

Para saber mais sobre as obrigações de transmissão de dados à DGFiP, consulte nosso artigo sobre e-reporting e transmissão de dados de transação.

Medidas preventivas para reduzir as rejeições

Em vez de tratar as rejeições caso a caso, as empresas ganham implementando dispositivos preventivos:

• Validar notas fiscais antes da emissão por meio de uma ferramenta de validação técnica. Nosso validador Factur-X gratuito permite detectar erros de formato antes do envio.

• Manter a base de dados de clientes atualizada com SIREN, SIRET e números de IVA verificados por meio do diretório SIRENE e do serviço VIES da Comissão Europeia.

• Configurar alertas em tempo real em sua PDP para ser notificado imediatamente em caso de rejeição, sem aguardar o processamento em lote diário.

• Treinar as equipes contábeis sobre códigos de erro comuns e procedimento de correção, para reduzir o tempo de processamento médio.

• Auditar regularmente seus modelos de notas fiscais para garantir que integrem todas as menções obrigatórias atualizadas, especialmente após cada alteração regulatória.

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Impacto das rejeições sobre a liquidez e conformidade fiscal

Consequências financeiras diretas

Uma nota fiscal rejeitada é uma nota fiscal não paga. Em um contexto em que a lei LME define prazos de pagamento em 30 ou 60 dias dependendo dos setores, cada dia de atraso atribuível a uma rejeição não processada degrada diretamente a necessidade de capital de giro (NCG) da empresa. De acordo com dados do Barômetro de Pagamento 2025 da Altares, atrasos em pagamentos B2B representam em média 14 dias de ultrapassagem adicional para notas fiscais que sofreram pelo menos uma rejeição técnica.

Além disso, as penalidades por atraso previstas pelo artigo L.441-10 do Código de Comércio (taxa de juros do BCE + 10 pontos) podem gerar taxas anexas, não reembolsáveis mesmo que o atraso seja atribuível a uma rejeição técnica de seu lado.

Riscos em matéria de auditoria fiscal

A DGFiP tem acesso aos status do ciclo de vida transmitidos pelas PDPs. Uma nota fiscal cujo status permanece em rejeição sem correção em um prazo razoável pode gerar questionamentos durante uma auditoria fiscal, especialmente sobre a realidade da transação ou a sinceridade das declarações de IVA. Portanto, é imperativo documentar cada rejeição, sua causa e as ações corretivas implementadas em um registro de rastreabilidade interno. Nosso guia sobre o calendário de emissão de notas fiscais eletrônicas 2026-2027 detalha os prazos regulatórios a serem respeitados para manter a conformidade.

Marco legal aplicável às rejeições de notas fiscais eletrônicas

O tratamento de rejeições de notas fiscais eletrônicas se inscreve em um marco jurídico denso, articulando direito fiscal nacional, direito europeu e normas técnicas.

Ordenança nº 2021-1190 de 15 de setembro de 2021: ela constitui o texto fundador da obrigação de emissão de notas fiscais eletrônicas na França para transações B2B domésticas e estabelece o princípio do ciclo de vida padronizado com obrigação de transmissão dos status à DGFiP.

Decreto nº 2022-1299 de 7 de outubro de 2022: ele especifica as modalidades de aplicação, em particular as menções obrigatórias das notas fiscais eletrônicas (incluindo identificadores SIREN/SIRET) e os formatos aceitos (Factur-X, UBL 2.1, CII). O não cumprimento dessas menções constitui um motivo legal de rejeição.

Artigo 289 do Código Geral de Impostos (CGI): ele define as menções obrigatórias que devem constar em toda nota fiscal sujeita ao IVA. A ausência de uma dessas menções (número de IVA intracomunitário, data da operação, descrição dos serviços, etc.) pode justificar uma rejeição ou recusa pelo destinatário, sem que este último se responsabilize por descumprimento contratual.

Diretiva 2014/55/UE sobre faturamento eletrônico em licitações públicas: transposta para a legislação francesa, ela impõe o uso do padrão europeu EN 16931 para notas fiscais endereçadas a entidades públicas. Os perfis Factur-X EN 16931 e EXTENDED estão em conformidade com essa norma. Um perfil inferior (MINIMUM, BASIC WL) pode resultar em rejeição automática pelos sistemas de gestão financeira dos compradores públicos.

Norma ETSI EN 319 132: relativa a assinaturas eletrônicas avançadas XAdES, ela se aplica quando uma assinatura eletrônica é aposta no XML da nota fiscal. Uma assinatura não conforme a essa norma pode provocar rejeição na verificação criptográfica pela PDP receptora.

Regulamento eIDAS nº 910/2014: os certificados usados para assinar notas fiscais ou autenticar trocas entre plataformas devem ser emitidos por prestadores de serviços de confiança qualificados (QTSP) listados no registro de confiança nacional (lista TSL). Um certificado não qualificado ou revogado resulta em rejeição de encaminhamento.

RGPD nº 2016/679: os dados pessoais contidos nas notas fiscais (nome do contato, endereço) estão sujeitos ao RGPD. As PDPs e seus subcontratados devem processar esses dados com as garantias adequadas. Em caso de rejeição envolvendo transmissão incorreta de dados pessoais, a responsabilidade do controlador de dados pode ser acionada.

Sanções aplicáveis: os descumprimentos das obrigações de emissão de notas fiscais eletrônicas estão sujeitos a uma multa fiscal de 15 euros por nota fiscal, limitada a 15.000 euros por ano civil, sem prejuízo dos juros de atraso em caso de IVA não declarado nos prazos.

Cenários de uso: como as empresas gerenciam rejeições de notas fiscais eletrônicas

Cenário 1 — Uma PME industrial subcontratada gerenciando 500 notas fiscais mensais

Uma PME industrial com cerca de cinquenta funcionários, especializada em mecânica de precisão e subcontratada de grandes contratantes, emite aproximadamente 500 notas fiscais por mês por meio de sua PDP. Durante sua transição para a emissão obrigatória de notas fiscais eletrônicas no início de 2026, ela constata uma taxa de rejeição de 12% nas primeiras semanas, principalmente devido a SIRET de clientes não atualizados em seu ERP após reestruturações de grupos industriais.

Ela implementa um processo de verificação automática de SIRET antes de cada emissão via API SIRENE do INSEE. Paralelamente, ela configura alertas por e-mail em sua PDP para ser notificada em menos de 2 horas em caso de rejeição. Em 6 semanas, a taxa de rejeição cai para menos de 1%. O impacto na liquidez é imediato: o prazo médio de disponibilização das notas fiscais passa de 4,2 dias para 0,8 dia, reduzindo mecanicamente o DSO (Days Sales Outstanding) em 3,4 dias.

Cenário 2 — Um consultório independente emitindo notas fiscais em perfil Factur-X incorreto

Um consultório de consultoria em transformação digital com cerca de dez consultores envia suas notas fiscais a clientes do setor público de grande porte. Suas notas fiscais geradas por uma ferramenta contábil online usam automaticamente o perfil MINIMUM de Factur-X, enquanto as entidades públicas exigem o perfil EN 16931 para estar em conformidade com a Diretiva 2014/55/UE.

Após várias rejeições automáticas pelos sistemas Chorus Pro de seus clientes públicos, o consultório identifica o problema graças aos códigos de erro BR-07 (perfil insuficiente) fornecidos nos avisos de rejeição. Ele entra em contato com seu editor contábil para forçar o perfil EN 16931 nos parâmetros de exportação. A correção é implementada em uma semana. Resultado: zero rejeições nos 3 meses seguintes e um prazo de pagamento médio reduzido em 8 dias graças à fluidização do processamento pelos compradores públicos.

Cenário 3 — Um grupo de distribuição multi-sites com problemas de interoperabilidade entre PDPs

Um grupo de distribuição com cerca de 300 funcionários e várias entidades jurídicas distintas usa uma PDP A para suas entidades emissoras e constata que seus clientes de grande distribuição usam principalmente uma PDP B. Rejeições recorrentes de encaminhamento (status "não encaminhado") aparecem, vinculadas a um defeito de interoperabilidade entre as duas plataformas na gestão dos avisos de recebimento.

O grupo solicita a ambas as PDPs uma auditoria de interoperabilidade. Conclui-se que os certificados da PDP A estão vencidos para o protocolo AS4 usado pela PDP B. Após renovação dos certificados e testes de interoperabilidade cruzados, a taxa de rejeição de encaminhamento cai de 8% para 0,2%. O grupo estima ter evitado 45.000 euros em atrasos de pagamento no trimestre seguinte, com base nas penalidades LME evitadas e no ganho de produtividade do serviço de contabilidade de fornecedores.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre a rejeição e a recusa de uma fatura eletrônica?

A rejeição é uma decisão automática emitida por uma plataforma de desmaterialização quando uma fatura não atende aos critérios técnicos ou regulatórios: formato XML inválido, CNPJ inexistente, valores inconsistentes. A recusa, por outro lado, é uma decisão comercial tomada pelo próprio comprador, que contesta o conteúdo ou a legitimidade da fatura. Esses dois status têm consequências diferentes e exigem ações corretivas distintas.

Quais menções obrigatórias podem provocar a rejeição automática de uma fatura eletrônica no Brasil?

De acordo com a legislação brasileira, vários dados são verificados automaticamente: o número CNPJ do emissor e do destinatário, o número de inscrição estadual no formato regulatório, a coerência entre o valor base, a alíquota de imposto e o valor total com impostos, bem como a unicidade do número da fatura. A ausência ou imprecisão de uma dessas informações é suficiente para desencadear uma rejeição.

A rejeição de uma fatura eletrônica pode acarretar sanções fiscais?

Sim. A transmissão dos status do ciclo de vida, incluindo rejeições, é obrigatória perante as autoridades fiscais. Se uma fatura rejeitada não for corrigida e reeditada dentro dos prazos, a empresa emissora se expõe a um defeito de emissão conforme, que pode resultar em autuações de impostos e penalidades fiscais, independentemente de a entrega ou a prestação de serviço ter ocorrido.

Quais formatos de arquivo são aceitos para faturação eletrônica B2B no Brasil em 2026?

A regulamentação brasileira reconhece diferentes formatos estruturados de faturação eletrônica. Cada formato comporta perfis de complexidade crescente. A utilização de um perfil insuficiente em relação aos dados a transmitir constitui um dos motivos de rejeição técnica mais frequentes sinalizados pelas plataformas de desmaterialização parceiras.

O que fazer concretamente quando uma fatura eletrônica é rejeitada pela plataforma?

É necessário primeiro consultar a mensagem de erro associada ao status "Rejeitada" na plataforma em questão para identificar a causa precisa. Conforme o motivo, convém corrigir os dados incorretos ou ausentes, regenerar o arquivo no formato correto e submeter uma nova fatura com um número distinto, pois o número original permanece associado à rejeição nos registros de rastreabilidade. A fatura rejeitada não deve ser simplesmente reenviada idêntica.

Conclusão

A rejeição de uma nota fiscal eletrônica não é uma inevitabilidade, mas exige reatividade e compreensão precisa dos motivos para ser tratada efetivamente. Seja um erro de formato, um SIRET inválido, um problema de encaminhamento entre plataformas ou uma menção obrigatória ausente, cada tipo de rejeição tem um procedimento corretivo claro. Em 2026, conforme a obrigação se estende a todas as empresas sujeitas ao IVA, investir na prevenção de rejeições é um alavanca direta para melhorar o capital de giro e a conformidade fiscal.

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