Conservação de documentos assinados eletronicamente

Por que a conservação é essencial

Uma assinatura eletrônica só tem valor se a prova permanecer consultável e verificável. Litígios podem surgir 5, 8 ou 10 anos após a assinatura. Daí a importância do arquivamento correto.

Prazos legais na França

• Contratos comerciais: 10 anos (artigo L.123-22)

• Contratos de trabalho: 5 anos após término

• Faturas: 10 anos (contabilidade), 6 anos (fiscal)

• Contratos de aluguel: duração + 5 anos

• Contratos de seguros: 2 a 10 anos conforme tipo

• Atos notariais: 30 anos

Conserve o PDF e a trilha de auditoria durante o prazo mais longo aplicável.

Formatos de arquivo

Vários formatos PAdES coexistem:

• PAdES-B-B: assinatura simples

• PAdES-B-T: + carimbo de tempo qualificado

• PAdES-B-LT: + cadeia de certificados (verificação offline)

• PAdES-B-LTA: + carimbos de tempo periódicos (validade multi-década)

Para documentos de longa duração, privilegie PAdES-B-LTA.

Sistema de Arquivamento Eletrônico (SAE)

Um SAE com valor probatório garante:

• Integridade (impressões verificadas)

• Autenticidade (assinatura permaneceu válida)

• Rastreabilidade (registro de consultas)

• Reversibilidade (exportação possível)

A norma francesa NF Z42-013 especifica os requisitos.

Boas práticas

• Conserve PDF + trilha de auditoria, nunca um sem o outro

• Faça backup em múltiplas cópias (redundância geográfica)

• Verifique a integridade periodicamente (6-12 meses)

• Documente as durações por tipo de documento

• Teste a restauração anualmente

Erros frequentes

• Conservar apenas o PDF

• Armazenar em um único suporte

• Usar nuvem sem cláusulas de conservação

• Esquecer durações específicas (banco, saúde)

• Perder as chaves se o arquivo estiver criptografado

Arquivamento interno vs terceirizado

Interno: controle total, investimento inicial. Terceirizado: via plataforma ou provedor. Custo menor, desoneração operacional, verificar cláusulas de reversibilidade.

A maioria das PMEs privilegia o arquivamento terceirizado incluído no plano.

Como a Certyneo ajuda você

A Certyneo inclui um arquivamento de 10 anos em todos os planos. Cada documento é conservado com PDF PAdES-B-T, trilha de auditoria completa, metadados. Infraestrutura replicada na UE (Alemanha, IONOS) com versionamento. Exporte os arquivos com um clique.

Descubra a solução de assinatura eletrônica Certyneo

FAQ

É necessário um SAE certificado?

Não é obrigatório, mas recomendado para documentos de alto risco. NF Z42-013 oferece uma presunção de confiabilidade.

Posso conservar apenas o PDF?

Tecnicamente sim, mas a trilha de auditoria separada continua útil.

Se minha plataforma desaparecer?

Os PDFs PAdES permanecem verificáveis offline. Exporte a trilha de auditoria regularmente.

O arquivamento é caro?

Não, muito econômico comparado ao papel. A maioria das plataformas o inclui.

Quando começam os 10 anos?

Contrato comercial: fim da execução. Contrato de trabalho: fim do contrato.

Conclusão

A conservação é o seguro de vida de suas assinaturas. Escolha um arquivamento longo e sólido, verifique-o periodicamente.

Experimente a Certyneo para enviar, assinar e acompanhar seus documentos online de forma simples, rápida e segura.