Encargo locatário vs aluguel: distinção legal no contrato de locação

Um locador não pode decidir o que repassa. A lista de encargos recuperáveis do locatário é fixada por decreto, e ela é limitativa: o que não está nela permanece a cargo do proprietário, qualquer que seja a redação do contrato. Essa regra simples produz, no entanto, a maior parte dos litígios locatícios, porque colide com uma intuição persistente — a de que toda despesa relacionada à moradia seria repassável.

Duas quantias de natureza diferente

O aluguel é a contrapartida da disponibilização do imóvel. Ele é livre na nova locação, exceto em área com controle de aluguel, e não precisa ser justificado.

Os encargos locatícios, também chamados encargos recuperáveis, são o reembolso de despesas que o locador adiantou por conta do locatário. Eles não são uma receita: precisam ser justificados, discriminados e acertados. Confundir os dois é o primeiro erro, e ele tem uma consequência direta — um valor cobrado a título de encargos que não pode ser justificado não é devido.

Três categorias, e nada mais

O decreto que fixa a lista prevê três famílias de despesas recuperáveis:

• Os serviços prestados ao locatário. Água fria e quente, aquecimento coletivo, eletricidade das áreas comuns, elevador.
• As despesas de manutenção corrente e os pequenos reparos nas áreas comuns e nos equipamentos coletivos. O conceito-chave é a manutenção, em oposição à substituição.
• As taxas correspondentes a serviços de que o locatário se beneficia. A taxa de coleta de lixo é o exemplo típico.

A divisão quase sempre se decide na segunda categoria, e a linha é a seguinte: manter é recuperável, substituir não é recuperável. O contrato de manutenção da caldeira é recuperável; a caldeira nova não é. A limpeza das áreas comuns é recuperável; a reforma da fachada não é.

O que nunca é recuperável

Quatro itens aparecem sistematicamente nos acertos contestados, e nenhum deles é recuperável:

• Os grandes obras e a substituição de equipamentos, mesmo quando melhoram o conforto do locatário.
• Os honorários de administração pagos a um administrador de imóveis ou a uma imobiliária.
• As despesas processuais incorridas pelo locador, inclusive contra o próprio locatário.
• Os prêmios de seguro do proprietário, especialmente o seguro de proprietário não ocupante.

Uma cláusula do contrato que previsse o contrário é considerada nula. O contrato não pode ampliar uma lista que o decreto quis tornar limitativa.

Provisões, acerto de contas e valor fixo

O regime normal é o das provisões mensais seguidas de um acerto anual. O acerto não é uma opção: ele é obrigatório, e pressupõe comunicar ao locatário o demonstrativo discriminado por natureza de encargo, bem como o critério de rateio entre as unidades.

O locador deve manter os comprovantes disponíveis ao locatário por seis meses a partir do envio desse demonstrativo. Essa disponibilização é o pilar do mecanismo: sem comprovante disponível para consulta, o valor cobrado se torna indefensável. Organizar essa conservação por exercício e por unidade faz parte das rotinas descritas em nosso guia da gestão locatícia.

Dois mecanismos protegem o locatário contra o acúmulo:

• Quando o acerto não é feito até o fim do ano civil seguinte ao de sua exigibilidade, o locatário pode solicitar o parcelamento do pagamento em doze meses.
• Os valores indevidamente recebidos, assim como os que permaneceram não pagos, prescrevem em três anos.

O valor fixo de encargos constitui o outro regime possível. É admitido na locação mobiliada e na moradia compartilhada. Seu valor deve ser fixado de maneira razoável em relação aos encargos reais, e nesse caso não há acerto nem comprovantes a apresentar — mas também não é revisável sob o argumento de que os encargos reais teriam superado o valor fixo. É uma escolha entre simplicidade e flexibilidade, a ser feita no momento da elaboração do contrato de locação e não durante sua execução.

O caso do contrato de locação comercial

O regime é totalmente diferente, e um locador que administra os dois tipos não pode raciocinar por analogia.

Em matéria comercial, não existe lista limitativa de encargos recuperáveis. O princípio é o da liberdade contratual, mas ela é regulada: o contrato deve conter um inventário preciso e limitativo das categorias de encargos, impostos, taxas e tarifas vinculados ao contrato, com a indicação de sua divisão entre locador e locatário. Algumas despesas não podem ser atribuídas ao locatário, especialmente os grandes reparos no sentido do Código Civil francês e as obras de adequação classificadas como grandes reparos.

O locador deve ainda apresentar um demonstrativo previsional das obras e um demonstrativo consolidado das obras realizadas. A ausência de inventário no contrato não torna o contrato nulo, mas priva o locador da possibilidade de repassar os encargos.

Cenários de uso

Entrada no imóvel. O valor das provisões deve ser estabelecido a partir do último demonstrativo real, e não simplesmente repetido do locatário anterior caso os consumos tenham mudado. Uma provisão manifestamente subestimada produz um acerto pesado, que acaba sendo contestado.

Acerto anual. O demonstrativo deve ser enviado com o detalhamento por natureza de encargo. Guardar a prova de seu envio e da data evita ter que comprovar, dois anos depois, que ele foi efetivamente enviado.

Saída do locatário. A data de efeito do aviso de desocupação, cujas modalidades estão detalhadas em nosso artigo sobre a rescisão do contrato de locação, delimita o período de encargos a ser acertado. Os encargos ainda não acertados não se compensam livremente com o depósito de garantia: sua restituição obedece a prazos próprios, e uma retenção não justificada expõe a penalidades por atraso calculadas por mês iniciado.

Perguntas frequentes

O locador pode recuperar o IPTU? Não, com exceção da taxa de coleta de lixo, que corresponde a um serviço de que o locatário se beneficia. O restante do IPTU permanece a cargo do proprietário.

Uma cláusula do contrato pode adicionar encargos recuperáveis? Não na locação residencial: a lista fixada por decreto é limitativa, e qualquer cláusula contrária é considerada nula. No contrato comercial, a lógica se inverte — é o inventário constante do contrato que delimita o que é repassável.

O que fazer se o locador nunca acertar os encargos? O locatário pode exigir o acerto e, quando ele ocorrer tardiamente, solicitar o parcelamento do pagamento em doze meses. Os valores em questão prescrevem em três anos.

O locatário pode exigir as notas fiscais? Ele pode consultar os comprovantes, que o locador deve manter disponíveis por seis meses após o envio do demonstrativo. Essa consulta não se limita ao demonstrativo geral: ela abrange os próprios comprovantes.

A substituição de uma caldeira é recuperável? Não. O contrato de manutenção é, a substituição do equipamento não é. A fronteira passa entre manter e substituir, não entre necessário e supérfluo.

O valor fixo de encargos é revisável? Ele evolui conforme as condições previstas no contrato, mas não pode ser reajustado retroativamente sob o argumento de que os encargos reais se revelaram superiores. É a contrapartida da ausência de acerto e de comprovantes.

Para lembrar

A regra cabe em uma frase: na locação residencial, a lista de encargos recuperáveis é fixada por decreto e é limitativa, e o contrato não pode ampliá-la. Todo o resto decorre disso — a manutenção é recuperável, a substituição não; os honorários de administração, o seguro do proprietário e as despesas processuais nunca são repassados.

Na prática, duas obrigações decidem o desfecho de um litígio: fazer o acerto todo ano comunicando um demonstrativo detalhado, e manter os comprovantes disponíveis por seis meses. Um locador que cumpre essas duas exigências e guarda o registro datado vence as contestações. Aquele que cobra provisões sem nunca fazer o acerto perde, mesmo quando os valores eram devidos.