Administrasjon av notarsaker på nettet: elektronisk signatur og oppfølging
Sentraliser signering og oppfølging av privatavtaler for hver klientdossier i notarfirmaet ditt — arvesaker, salg, utleieforvaltning, sameidom — på ett område. Hver dossier samler signatarene sine, signerte dokumenter, revisjonsspor og frister, i stedet for å være spredt mellom e-postbokser og papirbind. I samsvar med notarstatusen (forordning nr. 45-2590) og eIDAS-forordningen — avansert signatur anbefales, historikk bevart per dossier.
- Juridisk ramme
- Notarstatus · dossieroppfølging
- Underskriftnivå
- AES eIDAS anbefalt
- Legalt arkiv
- 10 år inkludert
Hvorfor sentralisere oppfølgingen av dine klientdossier?
Et notarkontor behandler hele tiden flere dusin saker parallelt — arveoppgjørelser, salg, sameie, fullmakter — hver enkelt omfatter flere privatrettslige dokumenter og flere underskrivere (arvinger, sameiere, fullmaktsgiver). Uten dedikert verktøy er oppfølgingen avhengig av spredte e-postutskifter og papirarkiver, med risiko for å miste oversikten over et dokument som venter på underskrift eller en kommende deadline. Ved å sentralisere elektronisk signering per sak kan man med ett klikk finne alle signerte dokumenter, deres revisjonslogg og identiteten til hver underskriver, og følge fremgangen i hver sak uten å måtte rekonstruere historikken manuelt.
Hvorfor signere elektronisk?
Et område per klientmappe
Hver sak (arveoppgjørelse, salg, sameie, fullmakt) samler sine privatrettslige dokumenter, sine underskrivere og sin revisjonslogg på samme sted, i stedet for å være spredt mellom e-postbokser og arkiver.
Oppfølging av fremdrift med ett blikk
Status for hvert dokument er umiddelbar synlig: venter på underskrift, signert, purret. Slutt på manuelle purre-e-poster for å finne ut hvor en arving eller sameier står.
Flere underskrivere per sak
Arveoppgjørelse, sameie, deling: hver medklient mottar sin personlige lenke med SMS OTP. Sekvensiell eller parallell underskrift etter sak, uten omarbeiding mellom hvert dokument.
Historikk og revisjonslogg bevart per sak
Hvert dokument i saken arkiveres med sin PDF-bevis (identitet bekreftet via SMS OTP, tidsstempel, SHA-256-hash). Kan eksporteres med ett klikk for en etterfølgende kollega eller ved tvister.
Prosedyre i 4 trinn
Fra forberedelse til juridisk arkivering, på mindre enn 5 minutter.
1. Opprett klientmappen
Navngi mappen (navn på klient, type sak) og forbered det første privatrettslige dokumentet som skal signeres (honoraravtale, fullmakt, avtale mellom klienter).
2. Legg til underskrivere for saken
Notarius + klient(er) som berøres av saken. For en arveoppgjørelse eller sameie legger du til alle medklienter; hver mottar sin personlige sikre lenke.
3. Følg fremdriften for dokumentene
Hvert dokument i saken viser sin status (venter, signert, purret). Finn med ett klikk hele historikken for saken, uten å måtte rekonstruere e-postutvekslingen.
4. Arkiver og eksporter saken
De signerte dokumentene og deres revisjonslogg forblir knyttet til saken i hele den juridiske arkiveringsperioden. Eksport er mulig for overføring til en etterfølgende kollega.
Vanlige spørsmål
- Kan man gruppere flere dokumenter under samme klientmappe?
- Ja. Hver sak (arveoppgjørelse, salg, sameie, fullmakt) sentraliserer alle sine privatrettslige dokumenter, sine underskrivere og deres revisjonslogg på samme sted, i stedet for å behandle hvert dokument isolert.
- Hvordan følger man fremdriften i en sak med flere arvinger?
- Signatursignalet for hver arving eller medeier er synlig på ett blikk (ventende, signert, påminnet). Hver person mottar en personlig sikker lenke med OTP SMS på sitt eget nummer.
- Erstatter saksoppfølgingen en notariell fagsoftware?
- Nei — Certyneo sentraliserer elektronisk signering og oppfølging av privatrettslige dokumenter fra notarkontortet; det erstatter ikke fullstendig notariell administrasjonssoftware eller utarbeidelse av autentiske dokumenter, som ligger utenfor omfanget.
- Kan man påminne en underskriver som ikke har signert sitt dokument ennå?
- Ja, en påminnelse kan sendes direkte fra saken, uten å måtte gå gjennom e-postutvekslingen på nytt.
- Blir sakshistorikken bevart etter at alle dokumenter er signert?
- Ja, hvert dokument forblir knyttet til sin sak med sitt revisjonsspor (identitet bekreftet via OTP SMS, tidsstempel, SHA-256-hash) i hele den lovbestemte arkiveringsperioden, og kan konsulteres når som helst.
- Hvordan overleveres en sak til en etterfølgende kollega?
- Signerte dokumenter og deres revisjonsspor kan eksporteres fra saken for overlevering til en kollega ved overtakelse av kontor eller klientoverdragelse.
- Hvilket signeringsnivå for dokumenter i en notariell sak?
- Avansert signering (AES) anbefales for privatrettslige dokumenter fra notarkontortet — akseptabelt for retten (art. 1367 borgerlig lovbok), med en bevismappe knyttet til hvert dokument.
- Hvor mye koster saksoppfølging for et notarkontor?
- En permanent gratis plan tillater testing på flere saker med en månedlig konvoluttkvoter. Betalte planer tilpasses volumet av saker som behandles av notarkontortet.
Les også:
- Elektronisk signatur for notarer og notarkontorer
- Glossar avansert signatur (AES)
- Glossar eIDAS-forordning
- Certyneo-prisene
- eIDAS-løsningen
- Elektronisk signatur for notarer og notarfirmaer
- Autentisk dokument versus privat avtale for notarer
- Arkiver dine notardokumenter og følg deres frister
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Sentraliser oppfølgingen av dine klientsaker
Permanent gratis plan (5 konvolutter i 14 dager, deretter 2/mnd), uten bankkort. Samsvarer med notarstatus og eIDAS. Historikk og revisjonsspor bevares per sak.