Gå til hovedinnhold
Certyneo
Arkivering 10 år · bevisverdi · eIDAS AES

Arkivering og oppfølging av elektroniske notargebyrers frister

Oppbevar private akter fra ditt kontor med bevisverdi hele den lovlige perioden, og følg fristene som er knyttet til dem — gjeldende frister for tilbakekall, fornyelse av fullmakt, frist for avtale. Hver arkivert akt forblir tilgjengelig med sitt fullstendige revisjonsspor (identitet på undertegnerne, tidsstempel, dokumentets hash), uten å måtte gjenopprette historikken for hånd på tidspunktet for en kontroll eller en tvist.

Juridisk ramme
Lovlig arkivering · bevisverdi
Underskriftnivå
AES eIDAS anbefalt
Legalt arkiv
10 år inkludert

Hvorfor er arkivering med bevisverdi viktig for et notarkontor?

Private akter fra et notarkontor — honorarkonvensjoner, mandater for dødsboskapsforvaltning, avtaler mellom klienter — skal oppbevares i henhold til gjeldende foreldelsesperiode (vanligvis 10 år for sivile og kommersielle akter), og må kunne opprettholdes dersom Høyeste notarråd gjennomfører kontroll eller det oppstår tvist med en klient. Arkivering med bevisverdi begrenser seg ikke til å lagre den signerte PDF-filen: den oppbevarer også hele revisjonssporet — bekreftet identitet på undertegneren, tidsstempel, dokumentets fingeravtrykk — som beviser aktens pålitelighet på det tidspunktet det bestrides. Noen akter har dessuten sin egen frist (gjeldende frister for tilbakekall av fullmakt, varighet av en taushetsavtale, fornyelse av en konvensjon) som du må kunne følge uten å manuelt gjennomgå hver sak.

Hvorfor signere elektronisk?

Arkivering 10 år inkludert

Hver privat akt oppbevares med sitt revisjonsspor i 10 år (vanlig foreldelsesperiode), uten ytterligere tiltak, med mulig forlengelse for eiendomssaker som skal oppbevares lengre.

Fullstendig og eksporterbar revisjonsspor

Undertegnerens identitet bekreftet via OTP SMS, RFC 3161-tidsstempel, SHA-256-fingeravtrykk for dokumentet. Beviset-PDF eksporteres med ett klikk for en kontroll av Høyeste notarråd eller en tvist.

Oppfølging av frister per akt

Gjeldende frister for tilbakekall, fornyelse av fullmakt, frist for avtale: hver akt oppbevarer nødvendig informasjon for å finne sine frister uten å måtte ta opp saken fra begynnelsen.

Yrkesheim bevart i arkivering

TLS 1.3-kryptering under overføring, AES-256 i hviletilstand, streng dataisolering etter kontor, 100 % EU-hosting (IONOS), uten underleverandører utenfor EU — inkludert for akter arkivert på lang sikt.

Prosedyre i 4 trinn

Fra forberedelse til juridisk arkivering, på mindre enn 5 minutter.

  1. 1. Signere privatskjøtet

    Dokumentet signeres i avansert signatur (AES) med identitetsverifisering via OTP-SMS for hver klient.

  2. 2. Automatisk arkivering med bevisverdi

    Det ferdigstilte dokumentet og dets fullstendige revisjonslogg arkiveres automatisk, uten ytterligere håndtering fra notarkontorét.

  3. 3. Følg tilknyttede frister

    Finn når som helst fristene knyttet til dokumentet (fortrinn til å trekke seg tilbake, fornyelse, bindingstid) direkte fra dokumentmappen.

  4. 4. Eksporter ved kontroll eller tvist

    PDF-beviset og den fullstendige revisjonsloggen eksporteres med ett klikk, for en etterfølgende kollega, Høyesterett for notarer eller enhver domstol.

Vanlige spørsmål

Hvor lenge må en notar oppbevare sine privatskjøter?
Minimum 10 år, ordinær foreldelsestid som gjelder for sivile og kommersielle dokumenter. For dokumenter knyttet til en arvebehandling eller eiendomsportefølje anbefales lengre oppbevaring. Certyneo arkiverer 10 år inkludert, med utvidelse tilgjengelig.
Hva er arkivering med bevisverdi?
Det er oppbevaring av det signerte dokumentet sammen med dets fullstendige revisjonslogg — verifisert identitet til signataren, tidsstempel, dokumentets fingeravtrykk — som gjør det mulig å påvise dokumentets pålitelighet ved tvist, ikke bare å lagre det.
Hvordan følge fortrinnsfristene for et notarmandat?
Fortrinnsfristene som gjelder for visse mandater forblir knyttet til det arkiverte dokumentet, tilgjengelig fra dokumentmappen uten å måtte gå gjennom utvekslingen med klienten på nytt.
Hva skjer hvis et arkivert dokument blir bestridt av en klient?
PDF-beviset og den fullstendige revisjonsloggen (identitet verifisert via OTP-SMS, RFC 3161-tidsstempel, SHA-256-hash) eksporteres med ett klikk, gjeldende før alle sivile og kommersielle domstolar og Høyesterett for notarer ved faglig tvist.
Respekterer elektronisk arkivering notarens yrkeshemmelige?
Ja — TLS 1.3-kryptering under transport, AES-256 i hviletilstand, streng dataisolasjon etter kontor, 100 % EU-hosting (IONOS) uten underleverandører utenfor EU, DPA i samsvar med GDPR som inneholder spesifikke klausuler om notarens yrkeshemmelige.
Kan man eksportere et arkivert dokument til en etterfølgende kollega?
Ja, hvert dokument og dets revisjonslogg forblir eksporterbare når som helst fra dokumentmappen, for overføring til en kollega ved overtakelse av kontor eller salg av klientel.
Fungerer oppfølging av frister også for dokumenter med flere undertegnere?
Ja — for et dokument som omfatter flere arvinger eller medarvinger, forblir fristen knyttet til dokumentet selv, uavhengig av antall undertegnere.
Gjelder arkivering med bevisverdi også det elektroniske autentiske dokumentet?
Nei — det elektroniske autentiske dokumentet (art. 1369 Code civil, dekret 2005-973) oppbevares i henhold til en ordning som er spesifikk for notarprofesjonen, utenfor Certyneo-området. Denne arkiveringen gjelder dokumenter under privat håndskrift fra notarkontortet.

Les også:

Arkiver dine notardokumenter med full trygghet

Gratis permanent plan (5 konvolutter i 14 dager, deretter 2/måned), uten kredittkort. Arkivering med bevisverdi 10 år inkludert, i samsvar med notarstatusen og eIDAS.

Start gratis Se prisene