Jogszabályi Megfelelőség Munkajog: A Munkaadó Kötelezettségei

A munkajogban való jogszabályi megfelelőség stratégiai kérdés minden vállalat számára, függetlenül annak méretétől. Franciaországban a Munkatörvénykönyv (Code du travail) a munkaadóra számos konkrét kötelezettséget ró, amely magában foglalja szerződések szerkesztését, szabadságok kezelését, munkahelyi kockázatok megelőzését, valamint a munkavállalók személyes adatainak védelmét. E kötelezettségek megsértése a vállalatot közigazgatási, büntetőjogi és polgári szankciók megromlásához vezethet. A gyorsuló digitalizáció kontextusában az HR-dokumentumok demateriálása – munkavégzési szerződések, módosítások, vállalati megállapodások – új kérdéseket vet fel a jogi érvényességgel kapcsolatban. Ez a cikk áttekintést nyújt a munkaadó főbb kötelezettségeiről, az ezekkel kapcsolatos kockázatokról és az ajánlott eljárásokról a munkajogi megfelelőség biztosítása érdekében.

A munkaadó alapvető szerződéses kötelezettségei

A munkaadó köteles az munkavégzési viszonyt írásban formalizálni az esetek döntő többségében. Ez a kötelezettség, amely korábban a határozott idejű szerződésekre (CDD) korlátozódott, jelentősen kiterjesztett az európai jog hatásának köszönhetően.

A munkavégzési szerződés: kötelező tartalom és határidők

A transzparens és kiszámítható munkavégzési feltételekről szóló, 2019/1152 (EU) irányelv átültetésétől kezdve, amelyet a Munkatörvénykönyv L1221-5 és azt követő cikkei kodifikálnak, a munkaadónak a munkavégzésbe lépést követő hét napon belül írásban kell átadnia a munkavállalónak az alábbi információkat tartalmazó dokumentumot:

• A felek személyazonossága és a munkavégzés helye

• A betöltendő pozíció megnevezése, az alkalmazott kategóriája és a munka jellege

• A munkavégzési viszony kezdete

• A munkaidő hossza (teljes vagy részmunkaidő)

• A bér (alapilletmény, prémiumok és egyéb juttatások)

• Az éves fizetett szabadság időtartama

• A munkaadó és a munkavállaló által követendő eljárás a munkavégzési viszony megszüntetése esetén

• Az alkalmazandó kollektív szerződések

A határozatlan idejű szerződéshez (CDI) nem kötelezően írásban kell rögzíteni a szerződést magát a Munkatörvénykönyv szerint, azonban az Egységes Tájékoztatási Dokumentum (DUI) átadása 2022. augusztus 1. óta kötelezően előírt. E kötelezettség megsértése a munkaadót 750 € bírság fizetésére kötelezi munkavállaló esetenként (4. osztályú szabálysértés).

Módosítások és szerződésmódosítások

A munkavégzési szerződés lényeges elemének – bérezés, munkaidő, munkavégzés helye, amely geografikus szektort megváltoztat – megváltoztatása írásban és az aláírt munkavállaló hozzájárulása szükséges. A Semmítőszék (Cass. Soc.) állandó joggyakorlata ezt egyértelműen kimondja: egyoldalú lényeges elemek megváltoztatása súlyos hiányosságnak minősül, amely indokolhatja a munkaadó hibájából való jogcímvétel (Cass. Soc., 1987. október 8., n°84-41.902 és állandó joggyakorlat).

A HR-hez szükséges elektronikus aláírási megoldáson keresztül történő demateriálása felgyorsítja a folyamatokat, miközben garantálja az adatcsere nyomon követhetőségét és bizonyítási értékét.

Kötelezettségek az egészség, biztonság és kockázatmegelőzés terén

A Munkatörvénykönyv L4121-1 cikke a munkaadóra eredményköteles biztonsági kötelezettséget ró munkavállaláikkal szemben. Ez a kötelezettség számos kötelező dokumentáció körül forog.

Az Egyedi Munkahelyi Kockázatértékelési Dokumentum (DUERP)

A DUERP minden vállalatnál kötelezően előírt az első munkavállaló vonatkozásában, a 2001. november 5-i 2001-1016 számú dekrétum, amelyet a 2021. augusztus 2-i 2021-1018 számú törvény (a „Munkahelyi Egészségügyi Törvény") módosított, alkalmazásában. 2023. július 1-étől a 150 fő feletti vállalatoknál (és 2024. július 1-étől az egyéb vállalatoknál) a DUERP-t az OPCO által kezelt dedikált digitális portálra kell feltölteni.

A DUERP-t frissíteni kell:

• Legalább évente egyszer a 11 fő feletti vállalatoknál

• A munkavégzési feltételeket jelentősen megváltoztatóan módosított terv esetén

• Ha a kockázattal kapcsolatos további információ gyűjtésre kerül

Szankció hiányosság esetén: a DUERP-hiánya munkahelyi baleset vagy foglalkozási betegség esetén a munkaadó hibájának minősül, amely a munkavállaló járulékának emeléséhez vezet (Cass. Soc., 2002. február 28., n°00-11.793).

Biztonsági képzés és kötelezően előírt nyilvántartások

A munkaadónak apropriált és gyakorlati biztonsági képzést kell szerveznie minden újonnan felvett munkavállalónak, munkahelyváltáskor vagy új technika bevezetésekor (Munkatörvénykönyv L4141-2 cikk). Ez a képzés dokumentálásra kerül a képzési nyilvántartásban. Ezen kívül a munkaadónak köteles vezetni:

• Egyedi munkavállaló nyilvántartást (L1221-13 cikk)

• A munkahelyi balesetek nyilvántartását (az erre jogosult vállalatoknál)

• A biztonsági nyilvántartást az ERP vagy a Munkatörvénykönyv hatálya alá tartozó egyéb szervezeteknél

E nyilvántartások digitalizálása engedélyezett, amennyiben garantálják azok integritását, hozzáférhetőségét és sérthetetlenségét, amelyet az eIDAS-rendeletnek megfelelő fejlett elektronikus aláírási megoldások biztosítanak.

A munkaadó kötelezettségei a munkaidő és bérfizetés tekintetében

A munkaidő és bér szabályainak betartása az Munkaügyi Felügyelet prioritási ellenőrzésének egyik tengelye.

Maximális időtartamok és kötelező pihenőidők

A Munkatörvénykönyv szigorú korlátokat szab meg:

• Napi maximális időtartam: 10 óra (L3121-18 cikk), kivételes esetekben 12 órára növelhető

• Heti maximális időtartam: 48 óra egy adott héten (L3121-20 cikk) és átlagosan 44 óra 12 egymást követő héten (L3121-22 cikk)

• Napi pihenőidő: legalább 11 egymást követő óra (L3131-1 cikk)

• Heti pihenőidő: legalább 35 egymást követő óra (24h + 11h napi pihenőidő)

A napok szerinti szabad felhasználhatóság megállapodások, amelyek a vezetők és bizonyos autonóm munkavállalókat érintik, speciális szabályok alá esnek, és kötelezően érvényes kollektív szerződésen kell alapulniuk (L3121-64 cikk). A munkaadónak ezen túl rendszeres figyelemmel kell kísérnie a napi munkahelyezettség szerződésben foglalt munkavállaló munkateherét, különben a szerződés megtámadható lesz.

A bérszámfejtési bizonylat és az ezzel kapcsolatos kötelezettségek

A demateriálizált bérszámfejtési bizonylat mostanra norma lett a 2017. szeptember 22-i 2017-1387 számú rendelet óta: a munkaadó elektronikus formában továbbíthatja a bizonylatot munkavállaló előzetes hozzájárulása nélkül, hacsak a munkavállaló ezt nem tagadja meg. A bizonylatot a munkaadónak 5 évig kell megőriznie és a munkavállalónak 50 évig vagy az 75 éves koráig a képzettségi személyes számlán vagy más biztonságos digitális tárolóhelyen keresztül elérhetővé kell tennie.

A bérszámfejtési bizonylat megfelelősége azt is magában foglalja, hogy a 2016. február 25-i 2016-190 számú dekrétumból származó egyszerűsített bemutatást betartsák (Munkaügyi Minisztérium modellje).

A munkavállaló-képviselet és kollektív tárgyalások keretében fennálló kötelezettségek

Az alkalmazottszám bizonyos küszöbértékeinek átlépésétől kezdve a munkaadó további kötelezettségekkel szembesül a társadalmi irányítás terén.

A Társadalmi és Gazdasági Bizottság (CSE)

A 2017. szeptember 22-i Macron-rendeletek (2017-1386 számú rendelet) óta minden legalább 11 alkalmazottal rendelkező vállalatnak szavazási választásokat kell szerveznie a Társadalmi és Gazdasági Bizottság (CSE) megalapításához. A munkaadónak:

• A szavazások megtartásáról szóló értesítéstől számított 90 napon belül szavazásokat kell szerveznie

• A CSE számára szükséges eszközöket kell biztosítania (irodai helység, delegálási órák, költségvetés)

• Tájékoztatnia és konzultálnia kell a CSE-vel a vállalat stratégiai irányairól, gazdasági helyzetéről és szociális politikájáról

A CSE megalapításának elmulasztása vagy a szavazások megtartásának hiánya büntetésnek minősül, amelyre 7 500 € bírság követelhető meg a jogi személy ellen (Munkatörvénykönyv L2317-1 cikk).

Kötelezően előírt vállalati tárgyalások (NOE)

Szindikális képviselőkkel rendelkező vállalatokban a munkaadó kötelezően előírt tárgyalásokat kell folytatnia a következő ütemezés szerint (L2242-1 és azt követő cikkek):

• Évente: a bérezésről, a munkaidőről, az értékteremtés megosztásáról és a nemi egyenlőségről

• Háromévente: a foglalkoztatotti menedzsmentről és szakmai fejlődéséről (GEPP) a 300 fő feletti vállalatoknál

A tárgyalási jegyzőkönyvek és vállalati megállapodások elektronikus aláírása egy eIDAS-rendeletnek megfelelő elektronikus aláírási megoldáson keresztül megerősített bizonyítási értéket és egyszerűsített eljárást biztosít a TéléAccords platformon történő benyújtás során.

A munkavállalók személyes adatainak védelme: egy GDPR-be integrált kötelezettség

A munkaadó, a GDPR értelmében (Az Unió 2016/679 rendelete) az adatfeldolgozásért felelős fél, és konkrét kötelezettségeket kell teljesítenie a munkavégzési viszony keretében.

HR-feldolgozások és jogi alap

A munkavállalók személyes adatainak feldolgozása érvényes jogi alapon kell alapulnia. A munkavégzés kontextusában az alkalmazott fő jogi alapok a következők:

• A munkavégzési szerződés teljesítése (GDPR 6.1.b cikk) a bérfizetéshez, szabadságok kezeléséhez, képzéshez

• Jogi kötelezettség (GDPR 6.1.c cikk) a DSN-bejelentéshez, az előírt nyilvántartások vezetéséhez

• Jogos érdek (GDPR 6.1.f cikk) bizonyos megfigyelési eszközökhöz, szigorú mérlegelés feltételével

A munkaadónak tájékoztatnia kell a munkavállalókat az őket érintő feldolgozások létezéséről a munkaváll végzési szerződéshez csatolt tájékoztatáson keresztül (GDPR 13. cikk). A feldolgozási tevékenységek nyilvántartása (RAT) kötelezően fel kell sorolja az HR-feldolgozásokat.

Megőrzési időtartamok és törlési jog

A CNIL szektoriális referenciákat tette közzé az HR-adatokra alkalmazandó megőrzési időtartamokra vonatkozóan. Például:

• El nem fogadott jelöltségi adatok: legfeljebb 2 év

• Munkavégzési szerződések és kapcsolódó dokumentumok: 5 év a szerződés végét követően

• Bérszámfejtési bizonylatai: 5 év (munkaadó) és hozzáférhetőség 50 évig (munkavállaló)

• Videofigyelmi adatok a vállalatban: általában 1 hónap

Az HR-folyamatok demateriálására törekvő vállalatok ezen korlátozások integrálását igényli dokumentációs kezelési politikájukban. Ismerje meg, hogy a Certyneo mesterséges intelligencián alapuló szerződésgenerátora hogyan segíthet a jelenleg érvényes jogszabályi követelményeknek megfelelő dokumentumok előállításában.

A munkaadó jogszabályi megfelelőségnek alkalmazandó jogszabályi keret

A munkaadó jogszabályi megfelelősége a munkajogban sűrű normatív keretrendszert tükröz, amely összefonódik a nemzeti és az európai joggal.

Munkatörvénykönyv (törvényhozási és végrehajtási részei): alaptörvény, amely az egyéni és kollektív munkavégzési viszonyokat teljes körűen szabályozza. Az L1221-1 és azt követő cikkek a munkavégzési szerződést, az L4121-1-tól L4121-5-ig terjedő cikkek pedig a munkaadó biztonsági kötelezettségeit határozzák meg.

A transzparens és kiszámítható munkavégzési feltételekről szóló, 2019/1152 (EU) irányelv, 2019. június 20., az Európai Unió Egészségügyi és Munkavédelmi Tanácsadótestülete felügyelte, amelyet a Franciaország 2022. augusztus 25-i 2022-1173 számú dekrétummal ültetett át: kötelezően az Egységes Tájékoztatási Dokumentum (DUI) átadása a felvétel után hét napon belül.

Az eIDAS-rendelet n°910/2014 és követője eIDAS 2.0 (2024/1183 EU-rendelet): meghatározza az elektronikus aláírás szintjeit (egyszerű, fejlett, minősített) és azok jogi értékét. Az eIDAS 25. cikkével összhangban a minősített elektronikus aláírás (SEQ) ugyanolyan jogi hatást von maga után, mint a kézzel aláírt aláírás az összes tagállamban. A munkavégzési szerződésekhez a fejlett elektronikus aláírás (SEA) elegendő garanciaszintet nyújt az esetek túlnyomó többségében.

Polgári törvénykönyv, 1366. és 1367. cikkei: az 1366. cikk az elektronikus írásnak ugyanolyan bizonyítási értéket ítél meg, mint a papír alapú írásnak, feltéve, hogy az aláíró megfelelően azonosított, a dokumentum integritása garantált. Az 1367. cikk pontosítja, hogy az elektronikus aláírás az aláíró megbízható azonosítási eljárásásnak az alkalmazása, amely garantálja annak nyíltvándorlásúhoz fűződő kapcsolatát.

GDPR n°2016/679, 2016. április 27.: az összes munkavállaló személyes adatainak feldolgozására alkalmazandó. A GDPR-kötelezettségek megsértése a munkaadót 4 % éves globális forgalom vagy 20 millió euró értékű bírsággal sújtja (GDPR 83. cikk). Franciaországban a CNIL számos szignifikáns szankciót nyilvánított meg munkáltatók ellen az HR-ben keletkezett GDPR-kötelezettségek megsértéséért.

ETSI EN 319 132 és EN 319 122 szabványok: az XAdES és CAdES fejlett elektronikus aláírás formátumait határozzák meg, garantálva az aláírások összeférhetőségét és hosszú tartósságát az idő múlásával.

2021. augusztus 2-i 2021-1018 számú törvény (Munkahelyi Egészségügyi Törvény): erősíti az elsődleges megelőzés kötelezettségeit, különösen a DUERP frissítéseit és digitális benyújtását.

2017. szeptember 22-i Macron-rendeletek (2017-1385, 2017-1386, 2017-1387, 2017-1388 számú rendeletek): mély reformot hajtottak végre a munkajogban, létrehozva a CSE-t és lazított a kollektív tárgyalások keretrendszerén.

A munkaadó, aki figyelmen kívül hagyja ezeket a szövegeket, büntetőjogi szankciók (munkaügyi eljárások, elrejtett munkavégzés), polgári szankciók (jogcselekmények semmissége, kártérítés) és közigazgatási szankciók (DRIEETS-határozatok, közigazgatási bezárás) veszélyének van kitéve. A tanúsított digitális eszközök alkalmazása jelentősen csökkenheti ezeket a kockázatokat.

Felhasználási forgatókönyvek: hogyan biztosítják a vállalatok munkajogi megfelelőségüket

1. forgatókönyv: Egy 80 alkalmazottal rendelkező szolgáltatóipari KKV felgyorsítja szerződéseinek és módosításainak aláírását

Egy 80 alkalmazotttal rendelkező, körülbelül 80 CDI-ben foglalkoztatott és szokásosan szezonális CDD-kre támaszkodó informatikai szolgáltatási KKV, átlagosan 8-12 napig tartott a munkavégzési szerződések és módosítások aláírásainak összegyűjtése. Ez a késedelem azt a kockázatot teremtette a vállalatra, hogy nem teljesíti a DUI-átadás hét napon belüli kötelezettségét (2019/1152 irányelv). Egy fejlett elektronikus aláírási megoldás integrálásával az SIRH-be a KKV az átlagos aláírási időtartamot 24 óra alá csökkentette. Az időben aláírt dokumentumok aránya 61%-ról 97%-ra nőtt. A nyomtatási, postaköltségek és dokumentációkezelés költségvetésében megtakarított költségek körülbelül 8 500 € évente voltak becsülve, amely az ROI negyedik hónapra positív lett.

2. forgatókönyv: Egy 350 alkalmazottal rendelkező ipari csoport digitalizálja DUERP-jét és biztonsági protokolljait

Egy 350 alkalmazotttal foglalkoztatott, három termelési helyen működő közepes méretű ipari csoport a 2021. évi Munkahelyi Egészségügyi Törvény által előírt DUERP digitális benyújtási kötelezettségnek kellett megfelelnie. A telephelyek sokszínűsége és az éves frissítés összetetsége dokumentáció-inkonzisztenciákat és az okmány alkalmazhatóságának magas kockázatát okozta az ellenőrzéseknél. A teljes folyamat digitalizálásával – közös szerkesztéssel, CSE-tagok általi érvényesítéssel elektronikus aláírásokkal, az OPCO-portálra való automatikus benyújtással – a csoport az éves DUERP-frissítés időtartamát megharmadozta (6 héttől 2 hétre). A megerősített nyomon követhetőség lehetővé tette a megfelelőség igazolását egy váratlan Munkaügyi Felügyeleti ellenőrzés során, elkerülve a határozat meghozatalát.

3. forgatókönyv: Egy franchise-hálózat az éttermi szektor biztosítja vállalati megállapodásait és kötelezően előírt tárgyalásait

Egy éttermi franchise-hálózat, amely körülbelül 30 affilált létesítményt csoportosít, egy köztestület pedig több mint 400 alkalmazottat foglalkoztat, évente kellett szerveznie a bérezésekről és a nemi egyenlőségről szóló kötelezően előírt tárgyalásokat. A szindikális képviselők és aláírók földrajzi szétszóródása megnehezítette a tárgyalási jegyzőkönyvek és vállalati megállapodások aláírásainak összegyűjtését. Egy eIDAS-kompatibilis elektronikus aláírási megoldás üzembe helyezésével a hálózat fluidrabbá tette a többoldalú aláírási folyamatot, csökkentve a megállapodások véglegessé tételéhez szükséges időt átlagosan 21 napról 5 napra. A TéléAccords-re való automatikus benyújtás, amely a platformról keletkezett, eltávolította a benyújtási eljárásbeli hibázások kockázatait, amely korábban az elutasítások gyakori okát képezte.

Befejezés

A munkajog szerinti munkaadói jogszabályi megfelelőség állandó feladat: szerződéses kötelezettségek, kockázatmegelőzés, munkaidő kezelése, munkavállaló-képviselet és adatvédelem egy igényes normatív rendszert alkotnak, amelynek megsértése költséges lehet szankciók és szociális reputáció vonatkozásában. Az HR-folyamatok digitalizálása – és különösen az eIDAS-kompatibilis elektronikus aláírás – jelenleg az egyik leghatékonyabb eszköz a gyors végrehajtás, a bizonyítási érték és a normatív megfelelőség összevetítésére.

A Certyneo támogatja Önt az összes HR-dokumentum biztonságosítása terén: munkavégzési szerződések, módosítások, vállalati megállapodások, DUERP és még sok más. Ismerje meg az HR-megoldásainkat vagy számítsa ki ROI-ját néhány kattintásral az elérhető nyereségek konkrét mérésére. Készen áll az akcióra? Hozzon létre ingyenes fiókot és kezdjen el aláírni megfelelőséggel még ma.