Entreprise
חתימה אלקטרונית עבור משאבי אנוש: המדריך
חוזים, תיקונים, הבטחות העסקה, הסכמי חברה: איך משאבי אנוש מתעשים חתימות אלקטרוניות.
7 min
משאבי אנוש
חתימה אלקטרונית עבור משאבי אנוש ושירותי כוח אדם
הפיכו לדיגיטליים חוזי עבודה, תוספות, הבטחות העסקה, סיום הסכמות והסכמי ארגון. Certyneo משתלבת עם ה-SIRH שלכם (Lucca, PayFit, Workday) ומבטיחה תאימות לסעיף L1221-1 לחוק העבודה הצרפתי, לתקנת eIDAS ול-GDPR. ארכיון 10 שנים כלול, יומן ביקורת אוטומטי.
תרחישי שימוש במשאבי אנוש
כל החתימות של מחזור חיי העובד, מהבטחת העסקה להסכם סיום הסכמות, ניתנות לדיגיטליזציה עם Certyneo. להלן שבעת המקרים הנפוצים ביותר אצל לקוחות משאבי האנוש שלנו.
חוזה עבודה (CDI, CDD)
CDI, CDD, חוזי חניכות או הכשרה מקצועית: שלחו את החוזה החתום על ידי המעסיק למועמד, שיחתום תוך 2 דקות מהטלפון שלו. תואם לסעיף L1221-1 לחוק העבודה.
תוספת לחוזה
שינוי תפקיד, העלאה, מעבר למשרה חלקית, עבודה מהבית: הפיכו לדיגיטלי את כל מחזור התוספות עם חתימת העובד והמעסיק ברצף.
הבטחת העסקה
אבטחו משפטית את הבטחת ההעסקה (חד-צדדית או הדדית) לפני חתימת החוזה. החתימה האלקטרונית המתקדמת (AES) מאפשרת לזהות את המועמד באופן פורמלי.
סיום הסכמות
הסכם סיום חתום מרחוק על ידי שני הצדדים, עם תקופת חזרה של 15 יום ויומן ביקורת אוטומטי להגשה ל-Dreets.
הסכם ארגון
הסכמים קיבוציים חתומים על ידי ארגוני עובדים מייצגים: שלחו, אספו חתימות במקביל או ברצף ואחסנו ל-10 שנים.
NDA והתחייבות לסודיות
הסכם אי-גילוי לעובדים חדשים, מתמחים, קבלני משנה. תבנית חינם זמינה בספרייה שלנו.
הסכם התמחות
הסכם תלת-צדדי (ארגון, מוסד, מתמחה): סדר חתימה הניתן לקביעה, תזכורות אוטומטיות, DUE משולבת בסוף המחזור.
למה Certyneo עבור משאבי אנוש
שש סיבות קונקרטיות שבגללן שירותי משאבי אנוש בוחרים ב-Certyneo לחתימות אלקטרוניות.
קליטה תוך 24 שעות
בין הצעת העסקה לחתימת החוזה, חשבו כמה שעות במקום כמה ימי שליחת דואר. המועמד חותם מהטלפון שלו, ללא מדפסת.
תאימות לחוק העבודה
החתימה האלקטרונית של חוזה עבודה מוכרת מאז פסק הדין של בית המשפט העליון הצרפתי מה-7 באוקטובר 2015. החתימות המתקדמות שלנו (AES) עומדות ב-eIDAS וב-סעיף 1367 לחוק האזרחי הצרפתי.
ארכיון 10 שנים כלול
כל חוזי משאבי האנוש מאוחסנים ל-10 שנים עם יומן ביקורת מוטבע ב-PDF. המשך מתאים לחובות השמירה של מסמכים סוציאליים (DSN, AT/MP).
תהליכי עבודה מרובי חותמים
מעסיק, משאבי אנוש, מנהל, עובד: הגדירו את סדר החתימה ברצף או במקביל. תזכורות אוטומטיות ביום+1, יום+3, יום+7 ניתנות לקביעה לכל שליחה.
תבניות לשימוש חוזר
צרו תבניות חוזים (CDI, CDD, התמחות) עם שדות דינמיים (שם, שכר, תאריך) והפיקו מסמכים בכמויות מייצוא ה-SIRH שלכם.
חוויית מועמד מוקפדת
תהליך חותם בצרפתית, נגיש WCAG AA, אימיילים מינימליים ללא מעקב פולשני. תדמית המעסיק נשמרת.
שילובי SIRH
Certyneo מתחברת ל-SIRH שלכם דרך API REST, webhooks ומחברי Zapier/Make. שלושת השילובים הנפוצים ביותר שביקשו לקוחות משאבי האנוש שלנו רשומים למטה — אחרים זמינים לפי דרישה.
Lucca
SIRH צרפתי מוביל בשוק PME: ייצאו את החוזים שלכם דרך API של Lucca ולאחר מכן הפעילו את השליחה מ-Certyneo, או השתמשו במחבר Zapier שלנו.
PayFit
ניהול שכר וקליטה: סנכרון דרך ה-API REST שלנו כדי לדחוף חוזים חתומים ישירות לכרטיס העובד.
Workday
SIRH ארגונים גדולים: שילוב דרך Make או Zapier לתהליכי קליטה מורכבים (חתימות מרובות, אישורים היררכיים).
זקוקים לשילוב מותאם אישית? צרו קשר עם הצוות שלנו — ה-API של Certyneo מתועד באופן ציבורי ב התיעוד API שלנו.
תאימות לחוק העבודה, eIDAS ו-GDPR
הדיגיטליזציה של מסמכי משאבי אנוש ממוסגרת במספר חוקים. Certyneo מכסה את כל המסגרת החוקית, הצרפתית והאירופית.
חוק העבודה — סעיף L1221-1
חוזה העבודה נכרת בצורה שהצדדים מחליטים לאמץ. לכן החתימה האלקטרונית קבילה לחלוטין, בתנאי שהיא מבטיחה זיהוי של החותם ושלמות המסמך — מה שחתימה מתקדמת (AES) מבטיחה.
חוק אזרחי — סעיף 1367
הכרה כללית של חתימה אלקטרונית כשווה לחתימה ידנית כל עוד היא משתמשת בתהליך זיהוי מהימן המבטיח את הקשר שלה עם המסמך.
תקנת eIDAS (האיחוד האירופי) מס' 910/2014
חתימות משאבי האנוש של Certyneo מבוססות על רמת המתקדמות (AES): קשר ייחודי עם החותם, זיהוי דרך OTP דו-ערוצי (אימייל + SMS), זיהוי כל שינוי מאוחר של המסמך.
GDPR ושמירה סוציאלית
משכי שמירה מותאמים לחובות הסוציאליות: 5 שנים (חוזה) או 10 שנים (DUE, AT/MP, מרשמי כוח אדם). DPA סטנדרטי זמין בהרשמה, רישום פעולות עיבוד מעודכן.
שאלות נפוצות של צוותי משאבי אנוש
האם החתימה האלקטרונית של חוזה עבודה חוקית בצרפת?
כן, ללא הגבלה. סעיף L1221-1 לחוק העבודה משאיר לצדדים חופש בנוגע לצורת החוזה. בית המשפט העליון הצרפתי אישר את תקפות החתימה האלקטרונית לחוזי עבודה (Cass. soc., 7 באוקטובר 2015). החתימה המתקדמת (AES) מומלצת להבטחת זיהוי חזק של העובד.
איזו רמת חתימה לבחור לחוזה עבודה?
החתימה המתקדמת (AES) היא התקן המומלץ. היא כוללת זיהוי של החותם (OTP SMS + אימייל), קשר ייחודי עם המסמך החתום, וזיהוי של כל שינוי מאוחר. החתימה הפשוטה מספיקה למסמכים פנימיים ללא משמעות חוזית (הודעה פנימית, אישור קבלה).
איך לנהל את תקופת החזרה של סיום הסכמות?
Certyneo מתעדת במדויק את תאריך החתימה של ההסכם על ידי שני הצדדים. תקופת החזרה של 15 ימים קלנדריים מתחילה מתאריך זה ותוכלו לייצא את ההוכחה המתועדת להגשה ל-Dreets. אין צורך בטיפול ידני.
האם ניתן לשלב את Certyneo ב-SIRH שלנו (Lucca, PayFit, Workday)?
כן. Certyneo חושפת API REST מלא, webhook לכל אירוע (מעטפה נחתמה, סורבה, פגה) ומחברי Zapier ו-Make המכסים יותר מ-4000 יישומי צד שלישי, כולל ה-SIRH הראשיים. צוות השילובים יכול ללוות אתכם בהקמה מותאמת אישית.
לכמה זמן נשמרים החוזים החתומים?
התוכניות שלנו כוללות ארכיון של 10 שנים כברירת מחדל, המתאים למשכי השמירה הסוציאליים המחמירים ביותר (מרשמי כוח אדם, מסמכי AT/MP). החוזים נותרים ניתנים להורדה בכל עת מלוח הבקרה שלכם, עם יומן ביקורת מוטבע ב-PDF.
האם המועמדים חייבים ליצור חשבון Certyneo כדי לחתום?
לא. החותם מקבל קישור מאובטח באימייל וחותם ישירות מהדפדפן שלו, ללא התקנה או יצירת חשבון. לחתימות מתקדמות, הוא מזין קוד OTP שמתקבל ב-SMS לאישור זהותו.
האם החתימה האלקטרונית קבילה במקרה של סכסוך בבית דין לעבודה?
כן. הערך ההוכחתי של החתימה המתקדמת מוכר על ידי הפסיקה הצרפתית והאירופית. במקרה של מחלוקת, תציגו את ה-PDF החתום יחד עם יומן הביקורת (חותמת זמן, IP, מיקום גיאוגרפי גס, אימות OTP), שמהווה אוסף הוכחות חזק עבור בית הדין לעבודה.
האם אפשר לחתום על מספר חוזים בכמויות מייצוא SIRH?
כן. תכונת ה"תבניות" מאפשרת לכם ליצור תבנית חוזה עם שדות דינמיים (שם, שכר, תפקיד, תאריך העסקה). לאחר מכן אתם מייבאים CSV מה-SIRH שלכם ו-Certyneo מפיקה ושולחת את כל המעטפות בקבוצה תוך שניות.