חתימה אלקטרונית עבור משאבי אנוש: המדריך

למה משאבי אנוש עוברים לחתימה אלקטרונית

למה משאבי אנוש עוברים לחתימה אלקטרונית

מחלקות משאבי אנוש מנהלות עשרות מסמכים חוזיים בחודש: חוזי קבע, חוזים לתקופה קצובה, תיקונים, הבטחות העסקה, הסכמי עבודה מרחוק, סיום שכר רגיל. כל מחזור נייר לוקח 3-10 ימי עסקים. בחתימה אלקטרונית, אותו מחזור יורד לכמה שעות.

• מעבר לחיסכון בזמן, משאבי אנוש ימצאו:
• עקיבות מעולה עבור ביקורת URSSAF/ביקורת עבודה
• חווית מועמדים מודרנית (ללא סריקה/הדפסה בבית)
• הפחתה של גרסאות שגיאות (חתימה על קבצים אישיים שגויים) HRIS

מסמכי משאבי אנוש חתומים בדרך כלל

• חוזי עבודהCDI, CDD, תוכנית לימודי עבודה
• CDI, CDD, תוכנית לימודי עבודה
• הבטחות תעסוקה
• תיקונים (שכר, משרה, הסכם ⬥ ⬥ זמן עבודה, עבודה מרחוק וסניף חברה)
• הפסקות קונבנציונליות
• תכניות תמריצים, השתתפות
• תקנות פנימיות (קומנדיום)
• דוחות הוצאות

רמת חתימה מומלצת

מסמכים מקדמים HR, חתימה מראש (AES)מסמכים מקדמים HR, חתימה מראש (AES)הוא הסטנדרט. הוא מספק זיהוי דו-גורם (דוא"ל + OTP SMS) המבטיח הוכחה במקרה של ליטיגציה של בית דין תעשייתי - ראהתוקף משפטי ⬥⬥⬥.חתימה פשוטה עשויה להספיק עבור מסמכים פנימיים מסוימים עם הימור נמוך (אישורים, אוספים).

יתרונות מדידים

צמצום זמן ההצטרפות למטוס ⬥⬥⬥: מועמד שהתקבל בבוקר יכול היה לחתום על החוזה שלו אחר הצהריים

• שיעור אי-הופעה מופחת ⬥⬥⬥⬥ ⬥ ⬥ ⬥ ⬥ ⬥ לא רווחים יותר על שולחן המטבח "שכחו חוזים" ⬥⬥⬥: 2 עד 3 שעות פחות לקובץ (תזכורות, סריקות, סיווג)תאימות ⬥⬥⬥: מסלול ביקורת ניתן לאכיפה במקרה של מחלוקת
• אינטגרציה עם HRISאינטגרציה עם HRIS
• פלטפורמת ה-HRIS Pathעבודה מודרנית, SAPFi, Lucca SuccessFactors) באמצעות API או Zapier. ניתן להפיק תיקונים אוטומטית מתבנית, לשלוח לעובד, והמסמך החתום מתוייק אוטומטית בתיק האישי.
• שגיאות שיש להימנעבחירת החתימה הפשוטה לחוזה עבודה: הוכחה חלשה

אי שמירה על נתיב הביקורת 5 שנים לאחר סיום החוזה

שוכחים לציין את הזכות למידע מוקדם ⬥ מסמכים חובה לצרף ⬥ חוזה למערכת. (אובדן הערך ההוכחתי)

מקרה קונקרטי: הצטרפות מואצת

• SME של 80 עובדים תיעש את ההטמעה שלו עם חתימה אלקטרונית. מסלול חדש:
• מועמד התקבל במייל
• מועמד התקבל במייל
• יצירה אוטומטית של ה-CDI מהתבנית

שליחת AES עם OTP SMS

חתום תוך שעה

1. סיווג אוטומטי בקובץ PayFit
2. שליחת אמנת איסוף קבוצתית, תקנון פנימי (IT)
3. תוצאה: זמן הכנה למטוס חלקי 4, 0 חוזים אבדו, קבצי URSSAF מעודכנים.
4. איך Certyneo עוזרת לך

Certyneo מציעה חבילת משאבי אנוש עם תבניות מוגדרות מראש עבור חוזים נוכחיים (CDI, CDD, מחקר עבודה, תיקונים), חתימה מתקדמת כברירת מחדל, אינטגרציות מקוריות עם HRIS עיקרי, וכלולים ארכיון ל-10 שנים.

Certyneo מציעה חבילת משאבי אנוש עם תבניות מוגדרות מראש עבור חוזים נוכחיים (CDI, CDD, מחקר עבודה, תיקונים), חתימה מתקדמת כברירת מחדל, אינטגרציות מקוריות עם HRIS עיקרי, וכלולים ארכיון ל-10 שנים.

מנהלי משאבי אנוש יכולים לנטר את המצב של כל חוזה בזמן אמת מלוח מחוונים ייעודי ולייצא את נתיב הביקורת לבקרות.

גלה את פתרון החתימה האלקטרונית של Certyneo

שאלות נפוצות

האם ניתן לחתום על חוזה העבודה ב-SES?

טכנית כן, אבל הראיות חלשות. AES מומלץ עבור כל חוזי העבודה.

האם ניתן לחתום על תיקון מחוץ למתחם?

כן, זה אפילו אחד היתרונות העיקריים.

האם לשמור על גרסת נייר?

האם לשמור על גרסת נייר?

לא. ל-PDF החתום על PAdES יש אותו ערך. היזהר לשמור על נתיב הביקורת.

האם להתייעץ עם IRPs?

לא, חתימה אלקטרונית אינה אמצעים קולקטיביים במשמעות חוק העבודה.

עובד בינלאומי?

כן באיחוד האירופי (הכרה הדדית). מחוץ לאיחוד האירופי, בדוק את החוק המקומי.

מסקנה

HR המאמצים חתימות אלקטרוניות צוברים מהירות, תאימות וניסיון של מועמדים. זהו אחד מההחזרים על ההשקעה הברורים ביותר של טרנספורמציה דיגיטלית בעסקים.

נסה את Certyneo כדי לשלוח, לחתום ולעקוב אחר המסמכים שלך באופן מקוון פשוט, מהיר ומאובטח.