Sähköinen allekirjoitus koulutusorganisaatioille

Hallinnollisesti kuormittunut toimiala

Koulutusorganisaatiot (OF) ja oppisopimuskoulutuskeskukset (CFA) toimivat huomattavan hallinnollisen paineen alla: kolmikantasopimukset, läsnäololistat, läsnäolotodistukset, tarjoukset, OPCO-laskutus. Sähköinen allekirjoitus keventää tätä kuormaa merkittävästi ja yksinkertaistaa Qualiopi-auditointeja.

Yleisesti allekirjoitettavat asiakirjat

• Koulutussopimus (asiakas tai OPCO)
• Kolmikantasopimus (CPF, työvoimatoimisto)
• Oppisopimus (CERFA-lomake)
• Läsnäololista (istunnoittain tai päivittäin)
• Läsnäolotodistus, suoritus- tai seurantatodistus
• Tarjous ja BPF (pedagoginen ja taloudellinen tilinpäätös)
• Sisäiset säännöt koulutuskeskuksessa

Qualiopi ja sähköinen allekirjoitus

Toisin kuin usein luullaan, Qualiopin perustana oleva kansallinen laatustandardi (décret n° 2019-565:n liite) ei edellytä mitään tiettyä allekirjoitustasoa eikä läsnäololistan muotoa: sanat ”läsnäololista”, ”läsnäolo” ja ”allekirjoitus” eivät esiinny siinä. Sen indikaattori 11 koskee osallistujien tavoitteiden saavuttamisen arviointia; dokumentointikäytäntöjänne lähinnä on indikaattori 10 (palvelun toteutus, tuki ja seuranta), jonka esimerkkinä todisteesta on teknisen ja pedagogisen tuen jäljitettävyys. Olennaista on, että pystytte esittämään todisteenne auditointipäivänä: ”todisteen puuttuminen auditointipäivänä katsotaan poikkeamaksi” (arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit). Sähköinen allekirjoitus palvelee juuri tätä tarkoitusta — varma päivämäärä, allekirjoittajan tunnistaminen, eheys asiakirjan osalta — ja monet sertifioidut organisaatiot ovat luopuneet paperista menettämättä vaatimustenmukaisuutta.

Suositeltu taso

• Koulutussopimus: edistynyt sähköinen allekirjoitus (AES)
• Päivittäinen läsnäololista: yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES) riittää (suuri volyymi, alhainen yksittäinen riski)
• Todistukset ja sertifikaatit: AES, jos kyseessä tutkintoon johtava arvo

Hyödyt

• Reaaliaikaiset läsnäololistat: ei enää paperilomakkeita kerättäväksi, skannattavaksi ja arkistoitavaksi
• Helpotetut OPCO-auditoinnit: kaikkien allekirjoitettujen sopimusten vienti yhdellä klikkauksella
• Nopeutetut kolmikantasopimukset: 3 allekirjoittajaa (OF + koulutettava + yritys tai OPCO) rinnakkain
• OPCO-laskutus: täydellinen digitaalinen dokumentaatio lähetettävissä suoraan

Integraatio LMS-järjestelmiin ja ammattityökaluihin

Digiforma, Dendreo, Ammon, Talentsoft: koulutusorganisaatioiden käyttämät ammattityökalut liittyvät allekirjoitusalustoihin API:n tai Zapierin kautta. Sopimukset voidaan luoda automaattisesti CRM-järjestelmästä ja lähettää allekirjoitettavaksi yhdellä klikkauksella.

Yleiset virheet

• SES:n käyttäminen oppisopimukseen (suositellaan AES:ää)
• Uskotaan, että Qualiopi edellyttää tiettyä läsnäololistan muotoa: 1. tammikuuta 2019 alkaen article R6313-3 du Code du travail hyväksyy ”kaiken todistusvoimaisen tiedon” toiminnan toteutumisen osoittamiseksi
• Pedagogisten liitteiden unohtaminen sopimuksesta
• Sopimusten ja läsnäololistojen säilyttäminen erillään niin, ettei niitä enää löydetä auditointipäivänä

Käytännön tapaus: kolmikantainen OPCO-sopimus

35 päivän Bootcamp-koulutus: 10 koulutettavaa, 1 OPCO (AKTO), 1 koulutusorganisaatio. Prosessi:

1. 10 sopimuksen luominen Digiformasta
2. Lähetys AES-allekirjoitukseen 10 koulutettavalle + OPCO:lle (rinnakkainen allekirjoitus)
3. Kaikki allekirjoitettu 48 tunnissa
4. Päivittäinen läsnäolo QR-koodin avulla → nopea AES
5. BPF:n lähettäminen OPCO:lle koulutuksen päätyttyä

Säästö verrattuna vanhaan paperiprosessiin: 3 viikkoa hallinnollista käsittelyaikaa säästetty.

Miten Certyneo auttaa

Certyneo tarjoaa OF-paketin, joka sisältää sopimuspohjat (kaksi- ja kolmikantaiset), digitaalisen läsnäolonseurannan, edistyneen sähköisen allekirjoituksen oletusarvoisesti, integraation tärkeimpiin LMS-järjestelmiin (Digiforma, Dendreo) ja 10 vuoden Qualiopi-yhteensopivan arkistoinnin.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Hyväksyvätkö OPCO:t sähköisen läsnäololistan?

Kyllä, edellyttäen että koulutettavan tunnistaminen on varmistettu (OTP tai nimikohtainen QR-koodi).

Vaatiiko Qualiopi tietyn tason?

Ei. Kansallinen laatustandardi ei edellytä mitään tiettyä allekirjoitustasoa eikä läsnäololistan muotoa; toteutumisesta on pystyttävä esittämään todiste auditointipäivänä. Käytännössä SES riittää läsnäololistoihin, ja AES suositellaan sopimuksiin, joiden todistusarvo on korkeampi.

Voiko oppisopimuksen allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä, AES:llä ja OPCO:n hyväksyessä digitaalisen toimituksen.

Säilytysaika?

10 vuotta laskutukselle, vähintään 3 vuotta sopimuksille (osa OPCO:ista vaatii enemmän).

Voivatko alaikäiset allekirjoittaa?

Laillisen edustajan yhteisallekirjoitus samassa kirjekuoressa.

Yhteenveto

Sähköinen allekirjoitus on tullut välttämättömäksi työkaluksi koulutusorganisaatioille: vahvistettu Qualiopi-vaatimustenmukaisuus, kaksinkertaistunut hallinnollinen tuottavuus, sujuvammat OPCO-suhteet.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.