Sähköinen allekirjoitus freelancereille

Miksi freelancerit ottavat sähköisen allekirjoituksen käyttöön

Freelancer (konsultti, kehittäjä, suunnittelija, kirjoittaja…) allekirjoittaa säännöllisesti asiakirjoja asiakkaidensa kanssa: tarjouksia, toimeksiantosopimuksia, salassapitosopimuksia, toimeksiantomäärityksiä. Paperi on hidasta, vaikuttaa epäammattimaiselta ja luo kitkaa toimeksiannon käynnistyessä.

Sähköinen allekirjoitus vie suullisesta sopimuksesta allekirjoitettuun sopimukseen alle tunnissa — ilman että asiakkaan tarvitsee liikkua, ilman skannausta ja ilman luotavaa tiliä.

Tavalliset asiakirjat

• Tarjous asiakkaan hyväksynnällä
• Toimeksiantosopimus palveluista (tai "freelance-sopimus")
• Salassapitosopimus toimeksiannon alussa
• Tilausvahvistus jos asiakas sitä vaatii
• Lisäsopimus toimeksiannon aikana (jatko, uusi laajuus)
• Verotodistus (asiakkaille, jotka sitä pyytävät)

Suositeltu taso

• Tarjous: SES riittää — kaupallinen kysymys, ensimmäinen sitoumus
• Toimeksiantosopimus: AES yli 3 000-5 000 € toimeksiannoissa
• Salassapitosopimus: AES — arvo on näytössä riitatilanteessa

Konkreettiset hyödyt freelancerille

• Ammattimainen kuva: freelancer, joka lähettää allekirjoituslinkin skannattavan PDF-tiedoston sijaan, herättää enemmän luottamusta
• Reagointinopeus: sopimus allekirjoitettu tunnissa 3-5 päivän sijaan = toimeksianto käyntiin nopeammin
• Nolla paperia: täydellinen liikkuvalle itsenäiselle ammatinharjoittajalle
• Automaattinen arkistointi: kaikki sopimukset samassa paikassa
• Näyttö riitatilanteessa: auditointijälki, johon voi vedota

Yleiset virheet

• Jättää sopimus kokonaan allekirjoittamatta (pelkkä "sähköpostisopu"): ei mitään näyttöä maksun jäädessä saamatta
• Käyttää skannattua omakätistä allekirjoitusta: ei eIDAS-arvoa
• Jättää allekirjoitetut sopimukset säilyttämättä (riski viranomaistarkastuksessa)
• Laskuttaa ilman etukäteen allekirjoitettua sopimusta: heikentää perintää

Käytännön esimerkki: freelance-kehittäjä

Freelance-kehittäjä lähestyy uutta asiakasta 8 000 € toimeksiannosta. Kulku:

1. Ensimmäinen puhelu: suullinen sopu
2. Tarjous ja sopimus lähetetään AES-tasolla heti perään
3. Asiakas allekirjoittaa samana iltana puhelimellaan
4. Toimeksianto alkaa seuraavana päivänä
5. Automaattinen arkistointi asiakkaan kansioon

Toimeksianto käynnissä 24 tunnissa tavanomaisen viikon sijaan.

Näin Certyneo auttaa

Certyneo tarjoaa ilmaispaketin (5 kirjekuorta kuukaudessa), joka sopii täydellisesti freelance-uran aloittamiseen, sekä maksullisia paketteja vilkkaaseen toimintaan. Valmiit sopimuspohjat (toimeksianto, salassapito), kehittynyt allekirjoitus ja 10 vuoden arkistointi sisältyvät.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Olen yksinyrittäjä — tarvitsenko sähköistä allekirjoitusta?

Vahvasti suositeltavaa, jotta jokainen toimeksianto on turvattu ja sopimuksen olemassaolo todistettavissa.

Paljonko se maksaa?

Ilmaispaketteja on olemassa (muutama allekirjoitus kuukaudessa). Sen yli varaudu 9-30 € kuukaudessa volyymin mukaan.

Asiakkaani kieltäytyy sähköisestä allekirjoituksesta — mitä teen?

Tarjoa paperia varalta, mutta selitä hyödyt (nopeus, jäljitettävyys, hänelle nolla kustannusta).

Voinko allekirjoittaa myös omat asiakirjani?

Kyllä, freelance-sopimus edellyttää yleensä kahta allekirjoitusta: asiakkaan ja sinun.

Miten sopimuksia säilytetään?

Vähintään 10 vuotta kaupallisille asiakirjoille. Alustasi pitäisi sisältää se.

Yhteenveto

Sähköinen allekirjoitus on freelancerille sekä tuottavuuden ETTÄ uskottavuuden väline. Se poistaa kitkan toimeksiannon käynnistyessä ja turvaa laskutuksesi.

Kokeile Certyneota asiakirjojesi lähettämiseen, allekirjoittamiseen ja seurantaan verkossa — helposti, nopeasti ja turvallisesti.