Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen säilyttäminen

Miksi säilyttäminen on välttämätöntä

Miksi säilyttäminen on välttämätöntäSähköisellä allekirjoituksella on arvoa vain, jos todiste säilyy haettavissa ja todennettavissa. Kiistat voivat syntyä 5, 8 tai 10 vuoden kuluttua allekirjoittamisesta. Siksi oikeaarkistointi

on tärkeää.

• on tärkeää.Lailliset kestoajat Ranskassa
• Kaupalliset sopimukset ⬥⬥⬥: 10 vuotta (L.123-22 artikla)Työsopimukset ⬥⬥⬥: 5 vuotta päättymisen jälkeen ⬥⬥ Lasku: 10 vuotta (kirjanpito), 6 vuotta (verot)
• Työsopimukset ⬥⬥⬥: 5 vuotta päättymisen jälkeen ⬥⬥ Lasku: 10 vuotta (kirjanpito), 6 vuotta (verot)Vuokrasopimukset ⬥⬥⬥: kesto + 5 vuotta
• Vakuutussopimukset ⬥⬥⬥: 2-10 vuotta riippuen tyypistä ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥:Säilytä PDF
• jaja
• kirjausketju pisimmän voimassa olevan ajan.Arkistomuodot

Useita PAdES-muotoja on rinnakkain:Useita PAdES-muotoja on rinnakkain:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: yksinkertainen allekirjoitus

PAdES-B-T ⬥⬥⬥lified timestamp: + PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + varmenneketju (offline-vahvistus)

PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + säännölliset aikaleimat (usean vuosikymmenen voimassaolo)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + säännölliset aikaleimat (usean vuosikymmenen voimassaolo)Pitkäaikaisille asiakirjoille valitse
• Pitkäaikaisille asiakirjoille ⬥LTAd⬥⬥⬥⬥ES-⬥Elektroninen arkistointijärjestelmä (SAE)
• Todistusarvolla varustettu SAE takaa:Todistusarvolla varustettu SAE takaa:
• Eheyden (varmennetut sormenjäljet)Aitouden (allekirjoitus pysyi voimassa)

Käännettävyys⬥Käytettävyyden (konsultoinnin loki) mahdollista)Käännettävyys⬥Käytettävyyden (konsultoinnin loki) mahdollista)Ranskalainen standardi

NF Z42-013

määrittelee vaatimukset.

• Parhaat käytännöt
• Parhaat käytännöt
• Säilytä PDF + kirjausketju, ei koskaan toista ilman toista
• Tallenna useiksi kopioiksi (maantieteellinen redundanssi)

Tarkista eheys määräajoin (6-12 kuukautta)Tarkista eheys määräajoin (6-12 kuukautta)Asiakirjan palautus vuosittain ⬥ asiakirjatyypin mukaan⬥⬥

Toistuvia virheitä

• Säilytä vain PDF
• Säilytä vain PDF
• Tallenna yhdelle tietovälineelle
• Käytä pilvipalvelua ilman säilytyslausekkeita
• Unohda tietyt kestoajat (pankkitoiminta, terveys)

Jos salausavain katoaa

• Jos salausavain katoaa
• Sisäinen vs. ulkoistettu arkistointi
• Sisäinen ⬥⬥⬥: täydellinen hallinta, alkuinvestointi.
• Ulkoistettu ⬥⬥⬥: alustan tai palveluntarjoajan kautta. Halvemmat kustannukset, operatiivinen purku, tarkista palautuslausekkeet.
• Ulkoistettu ⬥⬥⬥: alustan tai palveluntarjoajan kautta. Halvemmat kustannukset, operatiivinen purku, tarkista palautuslausekkeet.

Useimmat pk-yritykset suosivat suunnitelmaan sisältyvää ulkoistettua arkistointia.

Miten Certyneo auttaa sinuaCertyneo sisältää10 vuoden arkistoinnin10 vuoden arkistoinnin

kaikissa suunnitelmissa. Jokainen asiakirja säilytetään PDF PAdES-B-T:llä, täydellisellä kirjausketjulla ja metatiedoilla. Infrastruktuuri kopioitu EU:ssa (Saksa, IONOS) versioinnilla. Vie arkistot yhdellä napsautuksella.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKKUKKTarvitsenko sertifioidun SAE:n?

Ei vaadita, mutta suositellaan suurille asiakirjoille. NF Z42-013 antaa oletuksen luotettavuudesta.

Voinko säilyttää vain PDF-tiedoston?

Voinko säilyttää vain PDF-tiedoston?

Teknisesti kyllä, mutta erillinen kirjausketju on silti hyödyllinen.

Jos alustani katoaa?

PAdES PDF -tiedostot ovat edelleen tarkistettavissa offline-tilassa. Vie kirjausketju säännöllisesti.

Onko arkistointi kallista?

Onko arkistointi kallista?

Ei, erittäin taloudellinen verrattuna paperiin. Useimmat alustat sisältävät sen.

Milloin 10 vuoden jakso alkaa?

Kaupallinen sopimus: täytäntöönpanon päättyminen. Työsopimus: työsuhteen päättyminen.

Kaupallinen sopimus: täytäntöönpanon päättyminen. Työsopimus: työsuhteen päättyminen.

Johtopäätös

Säilyttäminen on allekirjoitusten henkivakuutus. Valitse pitkä ja vankka arkisto, tarkista se säännöllisesti.

Kokeile Certyneoa lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.