Validointiehto julkisissa hankinnoissa — Toimitusyhtyeet

Julkisen hankinnan toimitus ei pysähdy sopimuksen ilmoitukseen. Fyysisten tavaroiden toimittamisen ja ostajan tosiasiallisen maksamisen väliin sijoittuu usein aliarvioitu vaihe: validointi — tai tarkastus — palvelun suorittamisesta. Tämä ehto määrää ehdot, joissa ostaja tunnustaa, että toimitetut tavarat vastaavat hankintojen kuvauksia, mikä käynnistää kolmenkymmenen päivän maksuajan, jonka laissa määrätään. Ilman tarkkaa kirjoitusta riidat lisääntyvät, maksut viivästyvät ja omistajat ovat vaarassa kohdata perusteettomia rangaistuksia. Tämä artikkeli kuvaa yksityiskohtaisesti, vaihe vaiheelta, kuinka lisätä vahva validointiehto julkisen hankinnan sopimuksen asiakirjaan, kunpa noudattaa sääntelykehystä, joka johtuu julkisten hankintojen koodista.

Validointiehdon ymmärtäminen julkisissa hankinnoissa

Juridinen määritelmä ja operatiiviset kysymykset

Julkisten hankintojen sanastossa validointiehto (joskus kutsutaan vastaanottoehkoksi tai tarkastusehkoksi) on sopimuksessa oleva määräys, joka järjestää prosessin, jossa julkinen ostaja todistaa, että toimitetut tavarat vastaavat teknisiä määrityksiä ja sopimuksen toimintaehtoja. Sitä säätelevät julkisten hankintojen koodin artikkelit L2191-1 ja seuraavat, jotka erottavat "tarkastustoimet" "hyväksymistoimista".

Käytännössä ehto vastaa kolmeen olennaiseen kysymykseen:

1. Kuka suorittaa tarkastuksen (hankinnan viranomaisen edustaja, tekninen komitea, riippumaton asiantuntija)?
2. Missä ajassa tarkastus on suoritettava toimittamisen jälkeen?
3. Mitkä ovat seuraukset hiljaisuudesta tai tarkastuksen epäonnistumisesta määrätyssä ajassa?

Julkisten hankintojen koodin artikkeli R2192-10 määrää enimmäistarkastusajan kolmeksi päiväksi toimittamisen jälkeen, ellei sopimuksessa määrätä toisin — enintään kuusikymmentä päivää monimutkaisille sopimuksille. Mikä tahansa ehto, joka määrää pidemmän ajan kuin kuusikymmentä päivää, katsotaan kirjoittamattomaksi.

Ero tarkastuksen, hyväksynnän ja vastaanoton välillä

Julkisten hankintojen koodin terminologia voi olla sekaannuksissa. On tarpeen erottaa:

• Tarkastus: tekninen vaihe, jossa ostaja varmistaa, että tavarat vastaavat laadullisesti ja määrällisesti ostotilausta tai CCTP:tä.
• Hyväksyminen: oikeudellinen toimi, jolla ostaja hyväksyy muodollisesti tarkistetut tavarat, mikä avaa oikeuden maksamiseen. Hyväksyminen voi olla nimenomainen (allekirjoitettu asiakirja) tai hiljainen (hiljaisuus määritetyn ajan päätyttyä).
• Vastaanotto: termi, jota käytetään enemmän töiden markkinoissa; toimituksissa puhutaan hyväksynnästä. On neuvotonta käyttää termiä "vastaanotto" hankintojen CCAP:ssa, vaarassa luoda epäselvyyttä sovellettavasta järjestelmästä.

Tämä ero ei ole vain akateeminen: huonosti kirjoitettu ehto, joka sekoittaa tarkastuksen ja hyväksynnän, voi viivyttää maksuajan alkamista ja aiheuttaa viivästyskorkoja ostajan vastuulla.

Validointiehdon kirjoittaminen: pakollinen rakenne ja sisältö

Välttämättömät maininnat

Ollakseen vastustettavissa ja täydellinen, Erityisten hallinnollisten lausekkeiden opas (CCAP) -asiakirjaan sisällytetty validointiehto on sisällettävä vähintään seuraavat osat:

1. Tarkastuksen kohde ja laajuus Määritä, koskeeko tarkastus teknistä vaatimustenmukaisuutta (CCTP:n mukaan), asiakirjavaatimustenmukaisuutta (toimitusilmoitukset, tekniset tiedotteet, CE-todistukset) ja/tai määrällistä vaatimustenmukaisuutta.

2. Tarkastusaika Ilmoita selvästi aika, esimerkiksi: "Hankinnan viranomainen käyttää viidenviidenä kalenteripäivää toimitusilmoituksessa mainitusta toimintapäivästä tarkastustoimet suorittamiseen."

3. Hyväksymisaika Erottaa tarkastusaika hyväksymisajasta. Hyväksyminen on suoritettava viimeistään kolmenkymmenen päivän kuluttua toimittamisesta. Esimerkki: "Hyväksyminen, nimenomainen tai hiljainen, suoritetaan viimeistään kolmekymmentä päivää toimittamisen jälkeen. Tämän ajan päätyttyä tavarat katsotaan hyväksytyiksi."

4. Kieltämisen tai lykkäämisen modaliteetit Ehdon tulee säätää tapauksista, joissa tavarat voidaan kieltää tai niiden hyväksyminen lykätä, sekä ajoista, joissa omistaja on suoritettava korvaaminen tai vaatimustenmukaisuus.

5. Hyväksynnän konstatoiva asiakirja Määritä hyväksymistoiminnon muoto: hyväksyntäkuitti, allekirjoitettu, tarkastusmuistio, sähköinen ilmoitus ostopalvelun kautta. Tässä käytetään hyödyllisesti sähköistä allekirjoitusta julkisissa hankinnoissa.

Esimerkki tyyppiehdosta (CCAP)

Tässä on malli, joka voidaan kirjoittaa suoraan hankintatavaran CCAP-versioon:

``` ARTIKLA X — TAVARAT TARKASTAMINEN JA HYVÄKSYMINEN

X.1 Tarkastustoimet Toimittamisen jälkeen hankinnan viranomainen suorittaa tarkastus tavara kolmenkymmenen päivän kuluessa. Tämä tarkastus koskee tavaran määrällistä ja laadullista vaatimustenmukaisuutta CCTP:n määrityksiin ja hankintojen asiakirjoihin.

X.2 Hyväksyminen Hyväksyminen julistetaan hankinnan viranomaisen kirjallisella ilmoituksella (myös sähköisellä tavalla) omistajalle viimeistään kolmekymmentä päivää toimittamisen jälkeen. Jos ilmoitusta ei anneta tässä määräajassa, tavarat katsotaan hiljaisesti hyväksytyiksi.

X.3 Kieltäminen tai lykkääminen Jos epävaatimustenmukaisuus todetaan, hankinnan viranomainen ilmoittaa omistajalle tarkastusajassa kieltämisen tai lykkäämisen syyt. Omistaja voi sitten korvata tavarat tai saattaa ne vaatimustenmukaisuuteen seitsemän päivän kuluessa.

X.4 Hyväksynnän konstatointi Hyväksyminen muodollistetaan muistioon, jonka hankinnan viranomaisen valtuutettu edustaja allekirjoittaa sähköisesti, asetuksen eIDAS n°910/2014 ja siviililain, art. 1366-1367 mukaisesti. ```

Artikulaatio CCTP:n ja liitteiden kanssa

CCAP:n validointiehdo on yhdistettävä pakollisesti Erityisten teknisten lausekkeiden oppaaseen (CCTP) määritettyihin vaatimustenmukaisuuskriteereihin. Validointiehto, joka ei täsmennä tarkastuskriteereitä tai joka rajoittuu sanomaan "tavarat tarkastetaan toimittamisen jälkeen" on riittämätön ja altistaa ostajan vastalauseille. CCTP:n rooli on tekninen viitestandardi, kun taas CCAP järjestää hallinnollisen ja oikeudellisen menettelyn.

On myös suositeltavaa sisällyttää liite, joka luetteloi toimittamisen yhteydessä toimitettavat asiakirjat (toimitusilmoitukset, turvallisuuden tietoviklakin, alkuperätodistukset, CE-ilmoitukset), joiden toimittaminen ehdollistaa tarkastusajan alkamisen. Tämä tarkkuus vähentää merkittävästi toimittamispäivämäärän aloittamista koskevia erimielisyyksiä.

Ehdon lisääminen asiakirjaan: käytännöllisiä ja digitaalisia näkökohtia

Sijainti sopimuksen asiakirjoissa

Validointiehdon tulee näkyä CCAP:ssa, joka on sopimuksen hallinnollinen asiakirja. Se voidaan myös esittää Konsultaatiokäytännössä (RC) tai Osallistumisasiakirjassa (AE), jos ostaja haluaa tehdä siitä olennaisen ehdon näkyvissä ehdokkaan esittämisessä. Sitä vastoin sen puuttuminen CCAP:sta ei voi kompensoitua yksinkertaisella maininnalla hinnoittelussa tai myöhemmässä ostotilauksessa: nämä asiakirjat eivät muuta sopimuksen toimintaehtoja lukuun ottamatta säännöllistä muutosta.

Ostoissa ostoihin perustuvilla markkinoilla (artikla L2125-1 CCP) jokainen ostoilmoitus on osittainen toimintaohje. CCAP:n validointiehto sovelletaan jokaiseen osittaiseen toimittamiseen, ellei toisin määrätä tietyssä ostoilmoituksessa — siinä tapauksessa muutos tai ostoilmoitus on eksplisiittisesti poikettava CCAP:n puitesäännöstä.

Sähköisen allekirjoituksen käyttö hyväksynnän muodollistamiseen

Hankintojen pakollisen digitalisaation jälkeen yli 40 000 € HT (asetus 22. maaliskuuta 2019), ostajien on käytettävä sertifioitua ostopalvelua. Hyväksynnän muodollistaminen sähköisesti allekirjoitetun muistion kautta muodostuu asteittain normiksi, etenkin väärittömiä hyväksynnän päivämäärää ja laukaiseva maksun viivästymisen automaattisesti.

sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, joka noudattaa eIDAS:ia, mahdollistaa hyväksynnän muistion allekirjoittamisen tunnetulla oikeudellisella arvolla hallinnollisten tuomioistuinten edessä. Edistynyt sähköinen allekirjoitus (SEA) on yleensä riittävä tämän tyyppiselle asiakirjalle; pätevä allekirjoitus (SEQ) vaaditaan sitovimmille toimille (muutoksille, purkamiselle).

Ostajille, jotka haluavat vertailla saatavilla olevia vaihtoehtoja, sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen vertailu certyneo.com:lla tarjoaa synteettisen näkymän arvioitavista kriteereistä (eIDAS-taso, auditointi trail, API-integraatio, hinnoittelu).

Yleisiä virheitä vältetään, kun lisätään ehtoa

Hallinnollisten tuomioistuinten edessä olevien riitojen analysointi paljastaa toistuvia virheitä validointiehtojen kirjoittamisessa:

• Jätä alkamisaika pois: tarkastusaika on aloitettava selvästi määritellystä tapahtumasta (ostoilmoituksen allekirjoitus, sähköinen ilmoitus, ostopalvelun toimitus). Epämääräinen ilmaus kuten "vastaanoton jälkeen" on sisällöllisten riitojen lähde.
• Sekoita tarkastusaika ja maksun aika: maksuaika kolmeksi päiväksi (asetus n°2013-269) alkaa hyväksynnän tai laskun vastaanottamisen päivästä, jos se on myöhemmin. Maksuajan mainitseminen validointiehdon yhteydessä ilman erottelua aiheuttaa ristiriitoja.
• Määrää tarkastusaika yli kuusikymmentä päivää: tämä ehto katsotaan kirjoittamattomaksi (art. R2192-10 CCP), mikä altistaa ostajan välittömälle hiljaiselle hyväksynnälle.
• Älä ennusta hiljaisuuden seurauksia: ostaja, joka ei ilmoita määräajassa hyväksy tavarat hiljaisesti. Jos ehto ei mainitse sitä, molemmat osapuolet saattavat jättää sen huomiotta, mikä johtaa liiketoimien likvidoinnin aikoihin.

Käyttö sopimuksen malleista, jotka vastaavat ja ovat valmiita käytettäväksi voi auttaa julkisia hankintaviranomaisia ja niiden toimittajia välttämään nämä redaktoinnin sudenkuopat samalla kun säästyvät aikaa valmisteluvaiheessa.

Erityistapaukset: monimutkaiset markkinat, erillään ja puitesopimukset

Osat markkinat ja osat toimittamisista

Erillään jaetulla markkinalla jokaisella osalla voi olla omat toimittamisen ja tarkastamisen ehdot. On suositeltavaa kirjoittaa validointiehto osaa kohti tai yleinen ehto liittyine teknisinä liitteissä osia kohti. Tämä rakeisuus estää vaatimustenmukaisuuden epäonnistumisen yhdellä osalla, joka estä hyväksynnän — ja siten maksamisen — muista osista.

Certyneo-apukeskus tarjoaa resursseja monidokumentti- ja monitoimittajahallinnasta, erityisen hyödyllinen erillään jaetun markkinan yhteydessä, jossa useita ostajan palveluita on vahvistettava samanaikaisesti eri osia.

Puitesopimukset myöhemmille markkinoille

Puitesopimuksen yhteydessä validointiehdot määritetään yleensä itse puitesopimuksessa, ja myöhemmät markkinat viittaavat siihen. Teknisiä tarkastamisen ehtoja, jotka koskevat erityisesti kukin osaa tavarat, joita tilataan, voidaan kuitenkin täsmentää myöhemmillä markkinoilla tai ostoilmoituksissa. On varmistettava, että myöhempien markkinoiden validointiehdot eivät ole ristiriidassa puitesopimuksen ehtojen kanssa, riskissa osittaisen mitättömyyden.

Puolustus- ja turvallisuusmarkkinat

Markkinoille, jotka kuuluvat julkisen hankintakoodin artiklan L1113-1 piiriin (puolustus- ja turvallisuusmarkkinat), sovelletaan erityisiä säännöksiä tarkastamisen asiakirjojen salassapidosta. Validointiehto on sisällyttävä puolustuksen salaisuuteen liittyviin rajoituksiin, erityisesti sähköisen seurannon ja hyväksynnän muistioiden säilyttämisen osalta.

Validointiehdon sovellettava oikeudellinen kehys julkisissa hankinnoissa

Validointiehdon kirjoittaminen ja soveltaminen julkisen hankinnan toimittamisille kuuluu joukko lainsäädäntö- ja sääntelytekstejä, jotka on hallittava.

Julkisen hankintakoodin (CCP) Koodin artikla L2191-1 asettaa yleisen periaatteen maksuaan edeltävistä tarkastuksista. Artikkelit R2192-1 ja R2192-15 järjestävät tarkastus- ja hyväksymistoimien järjestelmää toimituksille ja palveluille. Artikla R2192-10 määrää maksimaalisen tarkastusajan kolmeksi päiväksi (kuusikymmentä päivää monimutkaisille markkinoille). Artikla R2192-12 säätää hinnan alennuksesta varausten kanssa hyväksynnissä osittain vaatimustenmukaisuuden kannalta.

Asetus n°2013-269 29. maaliskuusta 2013 maksujen viivästymisestä Tämä asetus, joka koodataan CCP:n artikloihin R2192-20 ja R2192-36, määrää maksuajan kolmeksi päiväksi ja täsmentää aloituspäivän sen mukaan, onko hyväksyntä ennen vai jälkeen laskun vastaanottamisen. Kaikki ylitykset aiheuttavat oikeudesta johtuvat viivästyskorot (EKP-korko + 8 pistettä) ja kiinteän maksetun 40 € perintäkuluista.

Yleisten hallinnollisten lausekkeiden opas (CCAG Nykyaikaiset tavarat ja palvelut) Asetus 30. maaliskuusta 2021 CCAG-FCS:stä, joka on voimassa 1. huhtikuuta 2021 alkaen, omistaa artikkelit 27-31 tarkastuksiin ja hyväksymisiin. Nämä artikkelit sovelletaan oletuksena, ellei CCAP:ssa nimenomaisesti poiketa. Artikla 27.3 säätää nimenomaisesti hiljaisesta hyväksynnästä, jos ilmoitusta ei anneta määrätyssä ajassa.

eIDAS asetus n°910/2014 ja eIDAS 2.0 (asetus EU 2024/1183) Kun hyväksynnän muistion demateriaaalistaminen, eIDAS-asetus pätee täysin. Edistynyt sähköinen allekirjoitus (art. 26) vaaditaan merkittäville sopimuksille; pätevä allekirjoitus (art. 27-28) antaa vastaavuuden oletuksen käsinkirjoituksiin verrattuna siviililain artiklan 1367 merkityksessä.

Siviilikoodi — Artikkelit 1366 ja 1367 Artikla 1366 tunnustaa sähköisen asiakirjan pätevyyden edellyttäen tekijän tunnistamista ja asiakirjan eheyttä. Artikla 1367 antaa pätevälle sähköiselle allekirjoitukselle saman oikeudellisen arvon kuin käsinkirjoitetulle allekirjoitukselle. Nämä säännökset ovat perustavanlaatuisia sähköisesti allekirjoitetun hyväksynnän muistion oikeudelliselle arvolle.

GDPR n°2016/679 Henkilötiedot, jotka ovat hyväksynnän muistiissa (tarkastukseen osallistuvien nimet, toimittamista koskevat tiedot) on noudatettava GDPR:n vaatimuksia: oikeusperusta (lakisääteinen velvollisuus, art. 6.1.c), säilytyskausi noudattaa julkisen hankinnan arkistointi sääntöjä (vähintään kymmenen vuotta), ja prosessoinnin turvallisuus. Julkinen hankinnan viranomainen on vastuullinen prosessoija GDPR:n artiklan 4 merkityksessä.

NIS2-direktiivi (2022/2555/UE) NIS2:n oleellisiksi tai tärkeiksi katsomille julkisille hankintojen viranomaisille sähköisen allekirjoituksen alusta, jota käytetään hyväksynnän muistioiden vahvistamiseen, on vastattava direktiivin turvallisuusvaatimuksiin, erityisesti toimittajien riskien hallintaan ja palvelun jatkuvuuteen.

Käyttötapaukset: validointiehto käytännössä

Tapaus 1 — Kunta ja hankinnan toimitusyksiköt

Noin 15 000 asukkaan kunta tekee ostoihin perustuvaa sopimusta toimistotarvikkeiden toimittamiseen, arvioitu 80 000 € HT neljällä vuodella. Alkuperäinen CCAP ei sisältänyt tarkkaa validointiehtoa: se vain mainitsi, että "tavarat tarkastetaan vastaanoton yhteydessä". Osittaisen toimittamisen seurauksena, joka ei vastannut vaatimuksia (tulostimet, jotka eivät vastaa pääsivuston tulostimia), eri mielipide hiljaisesta hyväksymispäivästä esti maksamisen neljäkymmentäviisi päiväksi. Omistaja vaati viivästyskorkojen maksamista.

Sopimuksen uusimisen yhteydessä ostot palvelu oli sisällyttänyt strukturoidun validointiehdon CCAG-FCS 2021 -mallin mukaisesti: kymmenen päivän tarkastusaika, nimenomainen hyväksyntä sähköisellä ilmoituksella allekirjoitettuna, seitsemän päivän korvausaika epäkelpoisuuden sattuessa. Sähköisen allekirjoituksen työkalu, joka noudattaa eIDAS:ia, oli otettu käyttöön hyväksyntäkuittien allekirjoittamiseen. Tulos: keskimääräinen aika toimittamisen ja maksamisen välillä laski neljäkymmentäkahdesta päivästä kaksikymmentäkuuteen päivään, mikä on 38 % väheneminen maksuajoista ja lähes täydellinen poistaminen viivästyskoroista.

Tapaus 2 — Terveydenhoitolaitoksen ja steriloitumattomien lääkinnällisten tarvikkeiden

Noin 600 vuodepaikkaisen sairaala hallinnoi vuosittain useita kymmeniä sopimuksia steriloitumattomien lääkinnällisten tarvikkeiden hankinnoista (hanskat, naamiot, tarvikkeet). Vastaanottavien palvelujen moninaisuus (päivystys, leikkaussallit, hoitopalvelut) vaikeutti tarkastusta: useiden virkamiesten piti vahvistaa niiden vastaanottamiset ennen kuin yleinen hyväksyntä voitiin julistaa.

Strukturoimalla validointiehto osittaisten hyväksymisten tarjoamiseksi palvelua kohden, jossa konsolidoitu hyväksynnän muistio on allekirjoitettu sähköisesti hankinnan vastuullisen henkilön toimesta, laitos pystyi käynnistämään osittaiset maksut, kun jokainen palvelu vahvisti vastaanottamisensa. Demateriaaalisointi useammalta allekirjoittajalta mahdollistavan sähköisen allekirjoitusalustan kautta vähensi muistion hallinnollisen käsittelyn aikaa 60 % verran, laskien keskimäärin 4,5 tunnista alle 2 tuntiin laitoksen sisäisten osto-arvioiden mukaan.

Tapaus 3 — PME:n omistaja puitesopimuksesta tietotekniikan toimituksiin

PME on erikoistunut tietokoneiden jakeluun (noin 50 työntekijää) omistaa monihankintaja puitesopimuksen kannettavien tietokoneiden toimittamiseen koulujen verkon koko maihin. Se on kohdannut julkisen ostajan, jonka CCAP määrää neljäkymmentäviisi päivän tarkastusajan — ylittävät sääntelyhajun kolmekymmentä päivää vakiohankinnoille. Sen juridisen palvelun neuvomana PME on ilmoittanut ostajalle, että tämä ehto katsotaan kirjoittamattomaksi julkisen koodin artiklan R2192-10 nojalla, ja on vaatinyt lain mukaisen kolmenkymmenen päivän ajan soveltamista.

Ostaja hyväksyi ja muutti CCAP:ta muutoksella, laskien ajan kahteenkymmeneen päivään. PME ehdotti myös toimittamaan, joka toimittamisessa, sähköisesti allekirjoitetun ostoilmoituksen, jonka on aikavarmennettu, muodostaa väittämätön todiste toimitusan alkuperästä ja siten tarkastusajan alkamisen. Tämä lähestymistapa vähensi 80 %:lla seuraavasta vuodesta johtuvien toimittamispäivämäärään liittyviä riitoja.

Johtopäätös

Hyvin kirjoitetun validointiehdon lisääminen julkisen hankinnan sopimukseen toimituksille ei ole olennainen muodollisuus: se on oikeudellisen turvallisuuden ehto sekä ostajalle että omistajalle. Rakenneltu ehto — tarkastuksen soveltamisalan määrittelyn, hyväksynnän aikojen, hiljaisuuden seurausten ja muistion muodollisten modaliteettien määrittäminen — estää riidat, nopeuttaa maksuja ja parantaa sopimussuhteita. Hyväksynnän demateriaaalisointi sähköisen allekirjoituksen kautta, joka noudattaa eIDAS:ia, vahvistaa jäljitettävyyttä ja toimien oikeudellista arvoa, samalla kun vähennetään hallinnollisia aikoja.

Certyneo auttaa julkisia ostajia ja niiden toimittajia käyttöönottamisessa 100 % demateriaalisen hyväksynnän prosessin, joka noudattaa julkisen koodin ja eIDAS-asetuksen vaatimukseta. Tutustu tarjoihimme ja aloita ilmainen kokeilu certyneo.com/signup tai käytä meidän ROI-laskinta mittaamaan konkreettiset hyödyt sopimuksillasi.