Certyneo ja Make: allekirjoituksen automatisointi tekniikassa

Miksi automatisoida sähköinen allekirjoitus tekniikassa Make:lla?

Tekniikan alan yritykset tuottavat valtavan määrän sopimuksellisia asiakirjoja: pääurakoinnin sopimukset, muutokset, vastaanottopöytäkirjat, alihankinnan sopimukset, vaatimustenmukaisuustodistukset ja tutkimusraportit. McKinsey-konsulttitoimiston vuoden 2024 tutkimuksen mukaan tekniikan alan tiimit käyttävät keskimäärin 27 % työajastaan toistuviin hallinnollisiin tehtäviin, joista allekirjoitusten kerääminen ja seuranta ovat yksi eniten aikaa vievistä tehtävistä.

Certyneon yhdistäminen automatisointialustaan kuten Make (entinen Integromat) mahdollistaa näiden manuaalisten prosessien muuttamisen älykkäiksi työnkuluiksi, joissa jokainen allekirjoitus käynnistetään, seurataan ja arkistoidaan ilman ihmisen väliintuloa. Tämä opas selittää sinulle vaihe vaiheelta, miten tämä integraatio otetaan käyttöön tekniikan alan B2B-kontekstissa, noudattaen eIDAS-sääntelyvaatimuksia.

Käsittelemme peräkkäin integraation arkkitehtuuria, askel askeleelta -konfiguraatiota Make:ssa, saatavilla olevia laukaisimia ja toimintoja sekä tekniikan alan erityisiä parhaita käytäntöjä.

---

Make + Certyneon arkkitehtuurin ymmärtäminen tekniikassa

Make (Integromat): no-code-orkestrointialusta

Make on integrointia ja visuaalista automatiota mahdollistava alusta, joka sallii skenaarioiden luomisen yhdistämällä satoja sovelluksia drag-and-drop -moduulien kautta. Toisin kuin Zapier, Make tarjoaa kehittyneen ehtollisuuden, iteraattoreita, aggregaattoreita ja reitittimiä, mikä tekee siitä erityisen sopivan tekniikan alan monimutkaisille työnkuluille (monet osapuolet, monet vaiheet, dokumentit, joissa on useita allekirjoittajia).

Make sijaitsee teknisten työkalujen (ERP, CRM, projektinhallintaohjelmat kuten Autodesk Construction Cloud, Procore tai Microsoft Project) ja Certyneon välillä, ja se orkestroi tiedon virtauksia ja allekirjoituslaukaisimia.

Certyneon API: integraation sisääntulopiste

Certyneo tarjoaa täydellisen RESTful API:n, joka mahdollistaa kaikki samat toiminnot kuin graafinen käyttöliittymä: allekirjoituspyyntöjen luominen, allekirjoittajien lisääminen, allekirjoituskenttien määrittäminen, ilmoitusten lähettäminen, tilan hakeminen ja allekirjoitettujen asiakirjojen lataaminen. API käyttää OAuth 2.0 -autentikointia ja JSON-muotoa, mikä takaa natiivisen yhteensopivuuden Make:n kanssa HTTP-moduulin kautta tai ihanteellisesti erityisen Certyneo-yhdistimen kautta.

Certyneo API noudattaa ETSI EN 319 132 -normin määrittämiä XAdES-allekirjoituksen ja ETSI EN 319 122 -normin CAdES-standardien interoperaattoristandardeja, mikä varmistaa, että jokainen allekirjoitus on juridisesti pätevä koko Euroopan unionissa.

Tekniikan alan tyypillinen työnkulun topologia

Tekniikan Bureau- tai tekniikan yrityksessä tyypillinen työnkulku näyttää tältä:

1. Laukaisu: uusi alihankinnan sopimus luodaan ERP:ssä (esim. SAP, Sage tai rakennushankintahallintaohjelma).
2. Poimiminen: Make hakee sopimuksen metatiedot (osapuolet, summa, hankeviittaukset).
3. Dokumentin luominen: Certyneon AI-sopimuksen generaattori tuottaa strukturoidun PDF-dokumentin.
4. Allekirjoituspyynnön luominen: Make kutsuu Certyneo API:ta luodakseen pyynnön ja lisätäkseen allekirjoittajat määritetyssä järjestyksessä.
5. Peräkkäinen tai rinnakkainen allekirjoitus: Certyneo lähettää allekirjoituslinkit asianomaisille osapuolille.
6. Ilmoitus ja arkistointi: jokaisen allekirjoituksen vastaanoton jälkeen Make käynnistää Slack/Teams-ilmoituksen ja arkistoi allekirjoitetun dokumentin GED-järjestelmään (SharePoint, Google Drive, Egnyte jne.).

Tämä arkkitehtuuri eliminoi manuaaliset sähköpostivaihdot ja takaa täydellisen jäljitettävyyden, joka on välttämätöntä tekniikan alan hankkeiden auditoinnissa.

---

Integraation askel askeleelta -konfiguraatio Make:ssa

Vaihe 1 — Skenaarion luominen ja Certyneo-yhteyden konfigurointi

Luo uusi skenaario Make-tilillä. Jos natiivi Certyneo-yhdistin on saatavilla Make:n marketplacessa, valitse se suoraan; muussa tapauksessa käytä HTTP > Make a request -moduulia tai HTTP > Make an OAuth 2.0 request -moduulia.

Yhteyden konfiguroimiseksi:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Autentikoinnin menetelmä: OAuth 2.0 (Client Credentials) tai API-avain Bearer Token, riippuen Certyneo-tilisi konfiguraatiosta
• API-avain: saatavilla Certyneo-hallintapaneelissa, osassa Asetukset > Integraaiot > API

Säilytä API-avain Make:n yhteydenhallinnassa (eikä kovakoodattuna skenaariossa) turvallisuuden parhaiden käytäntöjen noudattamiseksi.

Vaihe 2 — Tekniikan alalle sopivan laukaisimen määrittäminen

Laukaisimen valinta on ratkaisevaa. Tekniikan alalla yleisimmät laukaisut ovat:

| Laukaisu | Make-moduuli | Käyttötapaus | |---|---|---| | Uusi tiedosto SharePoint-kansiossa | SharePoint > Watch Files | Sopimus, jonka kaupallinen osasto on latannut | | Uusi rivi Google Sheets -taulukossa | Google Sheets > Watch Rows | Markkinoiden seuranta allekirjoitusta varten | | Webhook-sisääntulointi ERP:stä | Webhooks > Custom Webhook | Hyväksytty ostotilaus SAP:ssa | | Uusi Jira/Asana-tehtävä | Jira > Watch Issues | Vaiheen toimittava, joka vaatii asiakkaan validoinnin |

Monimutkaisten tekniikan alan työnkulkujen osalta (esim. pääurakoinnin sopimus, joka vaatii teknisen johtajan ja oikeusjohtajan yhteisallekirjoituksen), ERP:stä tulevasta Webhook-sisääntulosta saadaan suurin joustavuus.

Vaihe 3 — Allekirjoituspyynnön luominen Certyneo API:n kautta

Kun laukaisu on konfiguroitu, lisää HTTP-moduuli, joka osoittaa Certyneo-allekirjoituspyynnön luomisen päätepisteeseen:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Pyynnön JSON-rungon sisältää:

```json { "name": "Alihankinnan sopimus - Hanke {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Huomaa `advanced`-allekirjoitustason käyttö (kehittynyt sähköinen allekirjoitus, SEA), eIDAS-vaatimuksien mukaisesti tekniikan alan sopimuksissa merkittävällä arvolla. Pienemmän riskin sisäisille asiakirjoille `simple`-taso riittää.

Vaihe 4 — Ilmoitusten ja allekirjoituksen jälkeisen arkistoinnin hallinta

Allekirjoituspyynnön luomisen jälkeen lisää toinen haara skenaariolle, jonka on laukaissut Certyneo Webhook, joka ilmoittaa allekirjoituksen valmistumisesta. Certyneo lähettää automaattisesti POST-pyynnön webhook-osoitteeseen, jonka olet määrittänyt allekirjoituspyynnön asetuksissa.

Tämän webhookin vastaanottaessa skenaariosi voi:

• Ladata allekirjoitetun ja aikaleimapaperin PDF:n ja `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arkistoida sen GED-järjestelmään (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Päivittää sopimuksen tilan ERP:ssa tai CRM:ssä
• Lähettää automaattisen ilmoituksen projektille Slack, Teams tai sähköpostilla
• Laukaista laskutuksen tai uuden projektin avaamisen hallintatyökalussa

Tämä toimintosarja takaa täydellisen jäljitettävyyden dokumentin elinkaaren kautta, mikä on perusvaatimus auditoitaville hankkeille (ISO 9001 -sertifiointi, julkiset hankinnat, Seveso-hankkeet).

---

Tekniikan alan erityisiä parhaita käytäntöjä

Usean osapuolen allekirjoitusten hallinta ja peräkkäiset työnkulut

Tekniikka sisältää usein dokumentteja, joilla on useita allekirjoittajia tietyssä järjestyksessä: ensin projektipäällikkö, sitten tekninen johtaja, lopuksi asiakkaan yrityksen edustaja. Certyneo hallitsee natiivisti peräkkäisen allekirjoituksen allekirjoittajien luettelon `order`-parametrin kautta.

Make:ssa voit dynaamisesti rakentaa allekirjoittajien taulukon Array Aggregator -käyttäjällä, joka kerää allekirjoittajien tiedot ERP:stä tai viittetaulukosta, ennen kuin injektoi ne Certyneo API -pyyntöön. Tämä lähestymistapa sallii markkinoiden hallinnon 5-10 allekirjoittajalla ilman skenaarion muuttamista.

Allekirjoitusten yhdistäminen hankkeen kansioihin

Tekniikan alalla jokainen allekirjoitettu asiakirja on liitettävä tarkkaan projektin kansioon. Käytä Certyneon mukauttavia metatietoja projektinumeron, projektin vaiheen ja markkinakoodin tallentamiseen. Nämä metatiedot palautetaan valmistumisen webhoukissa ja Make voi käyttää niitä dokumentin arkistoimiseen oikeaan GED-kansioihin.

Tämä käytäntö noudattaa NF EN ISO 19650 -normin vaatimuksia (tiedonhallinta BIM:ssä) ja helpottaa dokumentaaristen auditointi projektin lopussa.

Työnkulkun laadun ja virheiden seuraaminen

Make tarjoaa yksityiskohtaisen suorituslokin jokaiselle skenaariolle. Ammattimaisessa kontekstissa konfiguroi sähköposti- tai Slack-hälytykset virheillä oleville skenaarioille ja käytä Make:n Error Handler -moduulia Certyneo API:n virheiden hallintaan (rate limiting, liian suuri dokumentti, allekirjoittaja ei löydy).

Jos haluat vertailla Certyneon ominaisuuksia muihin markkinoilla oleviin ratkaisuihin ennen integraation aloittamista, tutustu meidän sähköisen allekirjoitusratkaisujen vertailuun sopivimman ratkaisun tunnistamiseksi tekniikan alan kontekstissa.

Lopuksi, automatisoidun työnkulun sijoittautumisastetta maksimoidakseen, meidän sähköisen allekirjoituksen ROI-laskin antaa sinulle mahdollisuuden arvioida tarkasti ajansäästöä ja säästöjä, joita voidaan saavuttaa käsiteltävien dokumenttien volyymin perusteella.

Sähköiseen allekirjoitukseen tekniikassa sovellettava oikeudellinen kehys

Sähköisen allekirjoituksen oikeudellisen arvon perusta

Ranskan oikeudessa sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen arvo perustuu siviililain artiklaan 1366, jonka mukaan "sähköisessä muodossa oleva kirjoitus hyväksytään näytöksi samalla tavalla kuin paperilla oleva kirjoitus", ja artiklaan 1367, joka selventää, että "oikeustoimen täydentämiseksi välttämätön allekirjoitus tunnistaa sen tekijän ja osoittaa hänen suostumuksensa".

Euroopan tasolla eIDAS-asetus N:o 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), jota täydentää eIDAS 2.0 (EU-asetus 2024/1183), määrittelee kolme sähköisen allekirjoituksen tasoa:

• SES (Simple Electronic Signature): sopii pieniriskisille sisäisille asiakirjoille.
• SEA (Advanced Electronic Signature): suositeltava tekniikan alan vakiosopimuksille, alihankinnan sopimuksille ja ostotilauksille. Se takaa allekirjoittajan luotettavan tunnistamisen ja dokumentin eheyden.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): vaadittu varsinaisille asiakirjoille ja joillekin suurille julkisille hankinnoille.

Tekniikan alan erityisvelvollisuudet

Julkisten hankintojen yhteydessä asetus n:o 2016-360 hankinnoista edellyttää täydellistä digitalisointia tiettyjen kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa. Sitoutumisasiakirjat ja alihankinnan sopimukset on allekirjoitettava SEA- tai SEQ-sopimuksella, joka on eIDAS-yhteensopiva ja jonka on tuottanut pätevä luotettavuuspalvelujen toimittaja (QTSP), joka on merkitty Euroopan Trusted List -luetteloon.

ETSI EN 319 132 määrittelee XML-allekirjoitukselle käytetyt XAdES-profiilit, kun taas ETSI EN 319 122 kattaa binääridokumentteihin käytetyt CAdES-profiilit. Certyneo noudattaa näitä standardeja, mikä takaa interoperaattoristandardien ja allekirjoitusten rajatylittävän tunnustamisen.

GDPR ja allekirjoittajien tietosuoja

Allekirjoittajien henkilötietojen käsittely (nimi, sähköposti, allekirjoituksen biometriset tiedot) on GDPR-asetuksen n:o 2016/679 alaista. Tekniikan alan yrityksenä sinun on varmistettava, että Certyneo toimii tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla, jossa on asianmukainen DPA (Data Processing Agreement). Allekirjoitustiedot on säilytettävä sovellettavan vanhentumisajan (kaupallisissa sopimuksissa 5 vuotta kauppalain 110-4 artiklan mukaan, rakennussopimuksissa 10 vuotta kymmenenvuotisen takuun johdosta).

NIS2-direktiivi ja automatisoitujen työnkulkujen turvallisuus

Tekniikan alan yritykset, jotka toimivat kriittisillä aloilla (energia, liikenne, vesi), voivat olla NIS2-direktiivin (2022/2555/UE) alaisia, joka on siirretty Ranskan oikeuteen lain kautta 14. huhtikuuta 2025. Tämä direktiivi asettaa tietoturvavaatimuksia tietojärjestelmille, sisältäen automatisoituja työnkulkuja kolmannen osapuolen palveluntarjoajille kuten Make ja Certyneo. On dokumentoitava tiedonvirtaus, salattava viestintä (TLS 1.3 minimi) ja ylläpidettävä rekisteriä digitaalisten alihankkijoiden osalta.

Käyttötapaukset: Make + Certyneo tekniikassa

Käyttötapaus 1 — Geotekniikan tutkimusyritys, joka hallinnoi 300 tehtäväraportpia vuodessa

Geotekniikkaan erikoistunut tutkimusyritys, jolla on noin 15 insinööriä, tuottaa keskimäärin 300 tehtävärapporttia ja palvelun sopimusta vuodessa. Ennen Make + Certyneon integraatiota jokainen raportti vaati manuaalista sähköpostilähettämistä, puhelimen uudelleen soittamista 5 päivän jälkeen ilman vastausta, ja manuaalista arkistointia palvelimen tiedostoihin. Allekirjoituksien keräämisen keskimääräinen viive oli 8 työpäivää.

Raportin SharePointiin latauksen laukaiseman työnkulun käyttöön ottamisen jälkeen Make luo automaattisesti Certyneo-allekirjoituspyynnön, lähettää ilmoituksen asiakkaalle ja lähettää automaattisen uudelleen soittopyynnön päivän 3 jälkeen, jos allekirjoitusta ei ole vastaanotettu. Allekirjoitettu asiakirja arkistoidaan välittömästi vastaavaan hankkeen kansioon.

Tulos: allekirjoitusviive pienenee 8 päivästä keskimäärin 1,8 päivään (−78 %), säästö arvioidaan 2,5 tunniksi assistentin aikaa viikossa, noin 3 500 euroa vuodessa hallinnollisten käsittelykuluissa. Nämä arvot ovat linjassa Forrester Researchin toimittamien toimialavertailujen kanssa dokumentaarisen automatisoinnista (2024).

Käyttötapaus 2 — Teollisuustekniikan yritys, joka hallinnoi moniosapuolisia alihankinnan sopimuksia

Keskikokoinen tekniikan yritys (80–150 työntekijää) johtaa hankkeita, jotka vaativat alihankinnan sopimusten allekirjoitusta, joissa on 3–6 osapuolta: rakennuttaja, pääsuunnittelija, ensimmäisen ja toisen asteen alihankkijayritykset. Jokainen sopimus vaatii tiukkaa peräkkäistä allekirjoitusta sopimuksellisista ja vakuutussyistä.

Make + Certyneon työnkulku laukaistaan ostotilauksen validoinnilla ERP:ssä. Make rakentaa dynaamisesti järjestetyn luettelon allekirjoittajista toimittajatietokannasta, luo Certyneo-allekirjoituspyynnön peräkkäisillä parametreilla ja ilmoittaa jokaiselle osapuolelle vuorollaan. Valmistumisen jälkeen allekirjoitettu sopimus arkistoidaan Procoreen ja sopimuksen tila päivittyy ERP:ssä.

Tulos: sekvenssivirheiden poistaminen (alihankkija, joka allekirjoittaa ennen pääsuunnittelijaa) 100 %, markkinoiden keskimääräinen viimeistelytime vähenee 12 päivästä 4 päivään (−67 %), mikä nopeuttaa työmaan tosiasiallista aloitusta.

Käyttötapaus 3 — Insinöörineuvontapalveluja tarjoava yritys, joka hallinnoi muutoksia laajuuspyynnössä

Neuvontayritys, joka tukee teollisuusasiakkaita tuotemuunnoshankkeissa, tuottaa usein muutoksia (amendments) missiona, mikä vaatii nopean validoinnin hankkeen estymisen välttämiseksi. Nämä muutokset tulostettiin, allekirjoitettiin kokouksessa tai lähetettiin postitse, mikä aiheutti viiveitä, jotka olivat yhteensopimattomia nopeiksi projekteiksi.

Make + Certyneon kanssa muutoksen luominen projektinhallintaohjelmassa laukaistaa automaattisesti allekirjoituspyynnön. Asiakas saa allekirjoituslinkin, joka on optimoitu mobiilille ja jonka avulla hän voi allekirjoittaa matkapuhelimella alle 2 minuutissa, vaikka olisi liikkeellä projektisivustolla. Kehittynyt allekirjoitustaso (SEA) otetaan käyttöön, mikä varmistaa muutoksen juridisen arvon.

Tulos: muutosten validointiviive vähenee 5–7 päivästä alle 24 tuntiin 85 % tapauksista. Asiakastyytyväisyys paranee ja laajuuden poikkeaman riski vähenee ilman dokumentointia, mikä on neuvontahankkeissa usein kiistojen lähde.

Johtopäätös

Certyneon integraatio Make:lle (Integromat) edustaa merkittävää tehokkuuden vipua tekniikan alan toimijoille. Automatisoimalla koko dokumentaalin elinkaaren — sopimuksen luomisesta allekirjoitetun asiakirjan arkistointiin — poistat toistuvat manuaaliset tehtävät, vähennetään allekirjoitusviiveet keskimäärin 67–78 prosenttia ja taataan täydellinen eIDAS-vaatimustenmukaisuus jokaiselle dokumentille.

Tekniset konfiguraatiot, vaikka vaativat huolellisen alkuperäisen asennus, ovat saavutettavissa tiimeille, joilla on no-code-profiilit tai Make-integraattori. Hyödyt näkyvät ensimmäisten käyttöviikkojen aikana, ja mitattava ROI on selvä hallinnollisissa kuluissa ja hankkeiden aloitusviiveissä.

Oletko valmis muuttamaan dokumentaarisen työnkulkusi? Luo Certyneo-tili ilmaiseksi ja yhdistä ensimmäinen Make-skenaario alle tunnissa, tai ota yhteyttä tiimiin tekniikan alan kontekstiin sopeutuvan henkilökohtaisen avustajan saamiseksi.