آرشیوداری الکترونیکی (امضا، ارزش اثباتی)

آرشیوداری الکترونیکی به معنی نگهداری دراز‌مدت اسناد دیجیتالی امضا‌شده در شرایطی است که ارزش اثباتی، خوانایی و تمامیت آن‌ها در طول زمان تضمین شده باشد. نباید با صرف‌نظر ذخیره‌سازی اشتباه گرفته شود: آرشیوداری اثباتی محدودیت‌های فنی و حقوقی دقیقی را بر عهده دارد که آن را از یک ذخیره‌سازی ساده در ابر متمایز می‌کند.

سه ستون آرشیوداری اثباتی :
• تمامیت : سند آرشیوشده نمی‌تواند تغییر کند — هر تحریف قابل تشخیص است و اثبات را باطل می‌کند. توسط هش رمزنگاری‌شده سند در زمان آرشیوداری و تأیید دوره‌ای این هش تضمین می‌شود.
• پایداری : سند 10، 20 یا 50 سال بعد قابل خواندگی باقی می‌ماند، مستقل از تحولات نرم‌افزاری. این امر فرمت‌های استاندارد شده (PDF/A برای محتوا، PAdES B-LTA برای امضا) و مهاجرت رسانه‌ها در فواصل منظم را الزام می‌کند.
• مسئولیت‌پذیری : هر عملیات روی سند آرشیوشده (مشاهده، ارسال، حذف) در یک ژورنال رویداد با مهر زمانی و غیرقابل تحریف ثبت می‌شود.

چارچوب نقش‌شناختی : در فرانسه، آرشیوداری اثباتی توسط استاندارد‌های NF Z42-013 (معیار فرانسوی، AFNOR) و استاندارد بین‌المللی ISO 14641 اداره می‌شود. برای بخش عمومی و برخی فعالیت‌های تنظیم‌شده (بهداشت، خدمات مالی)، SIAF (Service Interministériel des Archives de France) یا گواهینامه توسط یک طرف‌ثالث آرشیوکننده ESG مورد نیاز است. مقررات eIDAS 2.0 یک سرویس اعتماد واجد شرایط جدید برای آرشیوداری الکترونیکی واجد شرایط معرفی می‌کند که در سراسر اتحادیه اروپا به رسمیت شناخته می‌شود.

مدت نگهداری قانونی در فرانسه :
• قرارداد‌های تجاری و صورت‌حساب‌ها : 10 سال (Code de commerce art. L123-22)
• قرارداد‌های کار : 5 سال پس از ترک شاغل
• اسناد مالیاتی : 6 سال (Livre des procédures fiscales art. L102 B)
• اسناد دولتی : 75 سال (Code du notariat)
• اسناد پزشکی : 20 سال پس از آخرین عملیات (Code de la santé publique)

اجرای Certyneo : تمام اسناد امضا‌شده در فرمت PAdES B-LT (B-LTA در دسترس در طرح Business برای نگهداری > 10 سال) آرشیوشده‌اند، با مهر زمانی RFC 3161 واجد شرایط، نگهداری 10 سال در تمام طرح‌ها شامل است، ژورنال رویداد در هر زمانی قابل مشاهده است، و دانلود مسیر حسابرسی به فرمت PDF. همچنین نگاه کنید به ارزش اثباتی و LTV (Long-Term Validation).