امضای الکترونیکی قرارداد: ارزش، مراحل، مشکلات

امضای قرارداد الکترونیکی اکنون به اندازه امضای دست‌نویس قانونی، به رسمیت شناخته شده و قابل اجرا است - مشروط بر اینکه به چند قانون ساده از مقررات اروپایی eIDAS و قانون مدنی فرانسه احترام بگذارید. چه شما یک استارتاپ باشید که اولین قراردادهای دائمی خود را از راه دور امضا می کند، یک شرکت مشاوره ای که NDA های بین المللی را مدیریت می کند، یا تاجری که پیشنهادی را ارسال می کند، این راهنما به طور مشخص نحوه امضای قرارداد را به صورت الکترونیکی در سال 2026 توضیح می دهد، این کار چه ارزش قانونی ایجاد می کند و از چه مشکلات کلاسیکی باید اجتناب کرد.

چارچوب قانونی در یک دقیقه

امضای الکترونیکی قرارداد بر اساس سه متن اساسی است. مقررات اروپایی eIDAS (EU n°910/2014) سه سطح را تعریف می‌کند: ساده (SES)، پیشرفته (AES) و واجد شرایط (QES). ماده 1367 قانون مدنی فرانسه، امضای الکترونیکی را به عنوان وسیله اثباتی معادل امضای دست نویس می شناسد، مشروط بر اینکه هویت امضاکننده را مشخص کند و ضامن سلامت سند باشد. قانون 13 مارس 2000 راه را با وارد کردن امضای الکترونیکی به قوانین فرانسه هموار کرد.

آیا می توان همه قراردادها را به صورت الکترونیکی امضا کرد؟

برای اکثریت قریب به اتفاق بله: CDI، CDD، NDA، قراردادهای تجاری، اجاره‌های مسکونی و اجاره‌های تجاری، وکالت‌ها، وکالتنامه‌های ساده، پیش‌فاکتورها، سفارش‌های خرید، شرایط عمومی — و از 1 ژانویه 2022، قراردادهای ضمانت. استثنائات محدود است: ماده 1175 قانون مدنی اسناد عادی با امضای خصوصی مربوط به حقوق خانواده و ارث را مستثنا می‌کند، و اسنادی که شکل رسمی لازم دارند (فروش املاک، هبه، قرارداد ازدواج) نزد سردفتر اسناد رسمی، روی کاغذ یا با سند رسمی الکترونیکی انجام می‌شوند.

مرحله 1: انتخاب سطح امضای مناسب

انتخاب بستگی به ریسک مرتبط با قرارداد دارد. برای یک قرارداد با سهام کم تا متوسط ​​(نظیر، سفارش خرید، استاندارد NDA، گواهی): سطح SES (امضای ساده با کلیک + پیوند ایمیل) کافی است. برای یک قرارداد پرمخاطره (قرارداد دائم، اجاره، قرارداد تجاری 5 رقمی و موارد دیگر): برای شناسایی قوی تر، AES با پیامک OTP را انتخاب کنید. برای یک قانون تنظیم شده (دفتر اسناد رسمی، وکیل موضوع ماده 66-3-3، قرارداد عمومی بالاتر از آستانه): QES اجباری است.

مرحله 2: سند را آماده کنید

مطمئن شوید که قرارداد نهایی شده است (بدون شرطی برای مذاکره) و در قالب PDF. از قالب‌های قابل ویرایش (Word) ارسال شده برای امضا اجتناب کنید: هرگونه تغییر پس از امضا، اثبات یکپارچگی را باطل می‌کند. ایده آل: قبل از ارسال به PDF/A (فرمت ISO 19005، بهینه سازی شده برای بایگانی) تبدیل کنید. Certyneo این کار را به صورت خودکار هنگام آپلود انجام می دهد.

مرحله 3: امضاکنندگان را دقیقاً شناسایی کنید

نام و ایمیل هر امضاکننده را وارد کنید. این اطلاعات را دوباره بررسی کنید: اگر ایمیل متعلق به شخصی غیر از نام مندرج در قرارداد باشد، یک خطای ایمیل می تواند امضا را باطل کند. برای یک قرارداد چند طرفه، حالت متوالی را فعال کنید (امضا یکی پس از دیگری، همه امضاهای قبلی را می بینند) به جای موازی، مگر اینکه امضاکنندگان کاملاً مستقل باشند. دنباله حسابرسی ترتیب زمانی را مستند می کند.

مرحله 4: امضا و اثبات

هر امضاکننده یک ایمیل با یک پیوند شخصی دریافت می‌کند، سند را به صورت تمام صفحه بررسی می‌کند، شرایط استفاده از پلتفرم را می‌پذیرد، سپس اعتبار می‌دهد (در حالت AES، OTP دریافتی خود را با پیامک وارد می‌کند). PDF نهایی شامل یک گواهی دیجیتال، یک اثر انگشت SHA-256، یک مهر زمانی تایید شده، و یک دنباله حسابرسی لیست هر اقدام است. این 4 عنصر اثبات مخالف شما را تشکیل می دهند - برای اعمال تجاری حداقل به مدت 10 سال نگه داشته می شوند (ماده L. 123-22 قانون تجارت).

5 تله برای جلوگیری از

تله 1: از یک تصویر امضای اسکن شده (بدون ارزش) استفاده کنید. تله 2: به جای PDF یک Word بفرستید (بعد قابل تغییر). تله 3: چک نکردن ایمیل امضاکننده (خطر دریافت توسط شخص ثالث). تله 4: سطح SES را برای اجاره تجاری با 200 هزار یورو در سال انتخاب کنید (کم اندازه، حداقل AES). تله 5: دنباله حسابرسی را پس از امضا حذف کنید (بدون آن، اثبات ضعیف می شود). Certyneo به طور خودکار تمام شواهد را برای 10 سال نگه می دارد.

مخالفت در صورت اختلاف

قراردادی که به صورت الکترونیکی در سطح AES یا QES امضا شده است توسط حوزه قضایی فرانسه و اروپا پذیرفته می شود. در صورت بروز اختلاف، طرفی که به آن استناد می کند باید موارد زیر را ارائه دهد: PDF امضا شده، مسیر حسابرسی (گواهی PDF جداگانه)، ابرداده (IP، مهر زمانی، عامل کاربر). قاضی قابلیت اطمینان فرآیند را ارزیابی می کند. برای QES، اثبات عدم اعتبار بر عهده طرف متعارض است (فرض قانونی قابل اتکا، فرمان 2017-1416).

اولین قرارداد خود را با Certyneo امضا کنید

یک حساب کاربری رایگان در certyneo.com/signup ایجاد کنید، قرارداد خود را آپلود کنید، امضاکنندگان را اضافه کنید و ارسال کنید. شما ظرف چند دقیقه قرارداد امضا شده ای را دریافت می کنید که مطابق، قابل اجرا و بایگانی است. برای یک قرارداد کاری، با راهنمای اختصاصی ما (/blog/signer-contrat-travail-electronième) مشورت کنید. برای درک ارزش قانونی مقایسه امضای الکترونیکی در مقابل دست‌نویس، به مقاله ما (/blog/electronic-signature-vs-handwritten-legal-value) مراجعه کنید.