بازار عمومی ساخت و ساز: امضای الکترونیکی مطابق با قوانین در سال 2026

بخش ساخت و ساز و کارهای عمومی (BTP) یکی از فعال‌ترین بخش‌های خرید عمومی است: در فرانسه، بازارهای عمومی در ساخت و ساز هر سال بیش از 80 میلیارد یورو بر اساس داده‌های مدیریت امور حقوقی (DAJ) وزارت اقتصاد وزن دارند. با این حال، غیرمستندی کامل این روش‌ها برای بسیاری از شرکت‌های این بخش هنوز در حال انجام است. از 1 اکتبر 2018، بازارهای عمومی بیشتر از 25000 یورو HT باید اجباری طریق پلتفرم‌های الکترونیکی ارائه و مورد پردازش قرار گیرند. در سال 2026، بلوغ تنظیمی انطباق تقویت‌شده را مطالبه می‌کند، به ویژه در اطراف امضای الکترونیکی واجد شرایط. این مقاله شما را از طریق الزامات قانونی، شیوه‌های بهترین و راه‌حل‌های عملی برای ایمن‌سازی بازارهای عمومی ساخت و ساز خود با کمک امضای الکترونیکی راهنمایی می‌کند.

چرا غیرمستندی‌سازی در بازارهای عمومی ساخت و ساز اجتناب‌ناپذیر است

چارچوب تنظیمی که دیجیتال‌سازی را فرض می‌کند

کد خرید عمومی (CCP)، که در 1 اپریل 2019 اجرایی شد، کل متون مربوط به بازارهای عمومی و قرارداد‌های امتیاز را تجمیع کرد. آن شامل الزامات غیرمستندی‌سازی از دستورات اروپایی 2014/24/EU (بازارهای عمومی) و 2014/25/EU (بخش‌های خاص) است. در عمل، از 2018 برای خریداران عمومی و شرکت‌های متقاضی، کل زنجیره اسناد — ارائه نامزدی‌ها، انتقال اسناد فنی و اداری، امضای اقدامات تعهد — باید از طریق راه الکترونیکی منتقل شود.

نمایه‌های خریدار (پلتفرم‌های نوع PLACE، AWS-Achat، Maximilien یا e-Bourgogne) این جریان‌ها را متمرکز می‌کنند. مقاله R. 2132-7 از CCP به وضوح مشخص می‌کند که «اسناد مشاوره در اختیار عاملان اقتصادی در نمایه خریدار قرار می‌گیرند». امضای الکترونیکی در چندین مرحله دخالت دارد: امضای اقدام تعهد توسط متقاضی انتخاب‌شده، امضای اقدامات تعدیلی (تعدیلات)، اما همچنین امضای صورت‌جلسات دریافت و وضعیت‌های کار در برخی پیکربندی‌های قراردادی.

مسائل خاص برای بخش ساخت و ساز

ساخت و ساز ویژگی‌هایی دارد که غیرمستندی‌سازی را پیچیده می‌کند:

• حجم و تنوع مشارکت‌کنندگان: بازار کار ممکن است یک کارفرمای عمومی، یک مهندس طراح، یک یا چند پیمانکار عمومی، پیمانکاران تعریف‌شده و شریکان را درگیر کند در چارچوب یک گروپ موقت شرکت‌ها (GME).

• اسناد متعدد و فنی: CCTP، CCAP، DC1، DC2، DC4، گواهی‌های مالیاتی و اجتماعی، تضمین‌های بانکی در تقاضای اول (GAPD)، نقشه‌های اجرایی... هر سند ممکن است نیاز به امضا یا ویز الکترونیکی داشته باشد.

• مهلت‌های محدود: روش‌های درخواست عمومی باز مهلت‌های حداقل دریافت پیشنهادات را تحمیل می‌کنند (25 روز در روش استاندارد، قابل کاهش تحت شرایط خاص). هر تأخیری ناشی از عدم‌کارکردی امضا می‌تواند منجر به عدم پذیرش پیشنهاد شود.

برای درک اساسیات پیش از پرداختن به جنبه تنظیمی بخشی، راهنمای جامع امضای الکترونیکی مبانی اصطلاحاتی و قانونی ضروری را تعیین می‌کند.

سطح‌های امضای الکترونیکی قابل اعمال برای بازارهای عمومی

امضای ساده، پیشرفته یا واجد شرایط: چه الزامی برای ساخت و ساز؟

مقررات eIDAS (شماره 910/2014) سه سطح امضای الکترونیکی را تمیز می‌دهد، و مقررات فرانسوی در بازارهای عمومی آن‌ها را یکسان درمان نمی‌کنند. فرمان 12 اپریل 2018 مربوط به امضای الکترونیکی در بازارهای عمومی چارچوب فنی قابل اعمال در فرانسه را تعیین می‌کند.

طبق این فرمان:

• امضای الکترونیکی پیشرفته مبتنی بر گواهی واجد شرایط سطح حداقل مورد نیاز برای امضای اقدام تعهد تشکیل می‌دهد.

• امضای الکترونیکی واجد شرایط طبق eIDAS (ایجاد شده با استفاده از دستگاه ایجاد امضای واجد شرایط و مبتنی بر گواهی واجد شرایط) حداکثر فرض قابلیت اعتماد را ارائه می‌دهد و برای بازارهای پیچیده یا تعدیلات اصلاحی مهم توصیه می‌شود.

درک این مسئله بسیار مهم است که امضای الکترونیکی ساده (یک کلیک ساده یا کادر تیک‌شده) برای اسناد قراردادی بازارهای عمومی ناکافی است. ارائه‌دهندگان تأیید مدارک الکترونیکی واجد شرایط در فرانسه در فهرست اعتماد ملی (LOTL) منتشرشده توسط ANSSI و قابل دسترس در پورتال رسمی اتحادیه اروپایی درج شده‌اند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد تمایز‌های بین این سطح‌ها، راهنمای مقررات eIDAS 2.0 تکامل‌های معرفی‌شده توسط مقررات جدید و ایمپلیکیشن‌های آن برای شرکت‌های فرانسوی را تفصیل می‌دهد.

گواهی‌های الکترونیکی و انطباق آن‌ها

گواهی واجد شرایط باید توسط یک ارائه‌دهنده خدمات اعتماد واجد شرایط (PSCQ) درج‌شده در فهرست اعتماد اروپایی صادر شود. در عمل، برای ساخت و ساز، این بدان معنی است:

• به دست آوردن گواهی شخصی یا حرفه‌ای از یک PSCQ (ChamberSign، Certigna، DocuSign France، و غیره).

• تأیید سازگاری قالب امضا با نمایه‌های خریدار: قالب‌های XAdES، CAdES و PAdES رایج‌ترین هستند، مطابق با استانداردهای ETSI EN 319 132 (XAdES) و EN 319 122 (CAdES).

• پیکربندی ایستگاه کار با راننده‌ها و middleware ضروری، به ویژه برای کلیدهای حمل‌ها رمزنگاری سخت‌افزاری (توکن USB یا کارت هوشمند).

نقطه اغلب نادیده‌گرفته‌شده: اعتبار گواهی طی زمان. برای تضمین ارزش اثباتی اسناد امضاشده فراتر از انقضای گواهی، مهرزمان الکترونیکی واجد شرایط ضروری است. این امکان را فراهم می‌کند تا ثابت شود امضا در لحظه‌ای گذاشته شده است که گواهی معتبر بود.

غیرمستندی‌سازی درخواست‌های عمومی ساخت و ساز: فرایند و شیوه‌های بهترین

ساختار جریان اسناد برای متقاضیان

برای یک شرکت ساخت و ساز متقاضی بازار عمومی، غیرمستندی‌سازی نیاز به بازنگری سازمان داخلی آن دارد. در اینجا مراحل کلیدی یک فرایند بهینه‌شده وجود دارند:

مرحله 1 — نگهبانی و دانلود DCE: فایل مشاوره شرکت‌ها اکنون کاملی قابل دانلود از نمایه خریدار است. این مرحله عموماً نیاز به امضا ندارد اما ممکن است نیاز به ثبت‌نام (ایجاد حساب) در پلتفرم داشته باشد.

مرحله 2 — آماده‌سازی اسناد نامزدی: فرم‌های DC1 (نامه نامزدی) و DC2 (اظهارنامه نامزد) باید الکترونیکی تکمیل شوند. گواهی‌های مالیاتی (نظم مالیاتی، گواهی URSSAF) اکنون مستقیماً آنلاین صادر می‌شوند. امضای الکترونیکی برای شرکت‌ها موارد استفادهٔ کسب‌وکار رایج را پوشش می‌دهد، از جمله اقدامات اداری.

مرحله 3 — امضای اقدام تعهد: این مرحله بسیار مهم است. اقدام تعهد (AE) یا معادل آن در فرم DUME (سند واحد بازار اروپایی) باید توسط نماینده قانونی شرکت یا مفوض وی به صورت الکترونیکی امضا شود. در صورت گروپ‌بندی، هر عضو گروپ DC1 را امضا می‌کند و مأمور AE را امضا می‌کند.

مرحله 4 — ارائه پیشنهاد: ارائه قبل از تاریخ و زمان محدود شامل در RC انجام می‌شود. رسید الکترونیکی تأیید‌شده با مهرزمان اثبات ارائه در مهلت‌ها را تشکیل می‌دهد.

تله‌های جلب شدن در حین غیرمستندی‌سازی

تجربه خریداران عمومی و شرکت‌های ساخت و ساز چندین خطای مکرر را نشان می‌دهد:

• اشتباه بین امضای مأمور و امضای فردی: در یک گروپ مشترک یا متضامن، تنها مأمور اقدام تعهد را امضا می‌کند. شرکاء تنها اسناد مربوط به آن‌ها را امضا می‌کنند (DC1 برای هر کدام).

• قالب امضا پذیرفته‌نشده: برخی از نمایه‌های خریدار همه قالب‌ها را نمی‌پذیرند. بررسی مشخصات فنی RC قبل از امضا الزامی است.

• گواهی منقضی یا فسخ‌شده: بررسی قبلی وضعیت گواهی از طریق مکانیسم OCSP (Protocol Status Certificate Online) می‌تواند رد امضا را جلوگیری کند.

• عدم امضای ضد خریدار: برای تشکیل قانونی بازار، خریدار عمومی نیز باید بازار را الکترونیکی امضا کند و متصدی را اطلاع دهد. مهلت اطلاع نقطه شروع تعهدات قراردادی را تحریک می‌کند.

برای شرکت‌هایی که می‌خواهند قبل از مهاجرت به راه‌حل امضای الکترونیکی اختصاصی بازگشت سرمایه‌گذاری خود را ارزیابی کنند، ماشین‌حساب ROI از Certyneo امکان عینی‌سازی سودهای مورد انتظار را بر اساس حجم اسناد پردازش‌شده فراهم می‌کند.

ادغام راه‌حل امضای الکترونیکی در workflow ساخت و ساز

معیارهای انتخاب پلتفرم مطابق

با در نظر گرفتن تنوع راه‌حل‌های موجود در بازار، کارفرمایان و شرکت‌های متصدی باید پلتفرمی انتخاب کنند که معیارهای دقیق را برای زمینهٔ بازارهای عمومی برآورده کند:

• انطباق eIDAS: پشتیبانی بومی امضاهای پیشرفته و واجد شرایط، ادغام با PSCQهای درج‌شده در فهرست اعتماد اروپایی.

• قالب‌های امضای استاندارد: پشتیبانی PAdES برای PDF (قالب رایج‌ترین در بازارهای عمومی)، XAdES برای اسناد XML، و CAdES برای فایل‌های دوتایی.

• ردیابی و آدیت ترجمه: سیاق‌شامل اطلاعات مفصل، مهرزمان واجد شرایط، ذخیره‌سازی اثباتی مطابق با استاندارد NF Z 42-013.

• بین‌فرایندی: توانایی رابط کار با نمایه‌های خریدار از طریق API یا پروتکل‌های تبادل استاندارد.

• مدیریت چند امضا‌کننده: برای گروپ‌های شرکت‌ها یا بازارهای شامل چندین سطح بررسی داخلی ضروری است.

مقایسهٔ راه‌حل‌های امضای الکترونیکی شبکهٔ تحلیل مقایسه‌ای از پلتفرم‌های اصلی موجود در فرانسه را با نقاط قوت مختص به هر کدام برای زمینهٔ B2B و بازارهای عمومی فراهم می‌کند.

پیمانکاری و امضای الکترونیکی: زنجیره‌ای برای ایمن‌سازی

قانون شماره 75-1334 مورخ 31 دسامبر 1975 مربوط به پیمانکاری اظهارنامهٔ قبلی پیمانکاران و تأیید شرایط پرداخت آن‌ها توسط کارفرما را تحمیل می‌کند. در زمینهٔ غیرمستندی‌شده، انتقال DC4 (اظهارنامهٔ پیمانکاری) امضاشدهٔ الکترونیکی در این دستگاه قانونی درج می‌شود.

امضای الکترونیکی نیز ایمن‌سازی می‌کند:

• وضعیت‌های کار ماهانهٔ و انتقال آن‌ها برای ویز به مهندس طراح سپس تسویهٔ توسط کارفرما.

• صورت‌جلسات دریافت (با یا بدون رزرو)، اقدامات بنیادی که نقطهٔ شروع تضمین‌های قانونی (اتمام کامل، دوسالهٔ و ده‌سالهٔ) را تحریک می‌کنند.

• تعدیلات اصلاحی در حین اجرایی، که باید مرزهای تعدیل اساسی تعریف‌شدهٔ مقالهٔ R. 2194-1 از CCP را رعایت کنند.

شرکت‌هایی که از قبل یک راهکار دارند و می‌خواهند از یکپارچگی بهتری بهره‌مند شوند می‌توانند به پیشنهاد مهاجرت به Certyneo مراجعه کنند که قراردادهای امضاشده و پیست‌های حسابرسی آن‌ها را به‌صورت رایگان بازپس می‌گیرد.

چارچوب قانونی قابل‌اعمال برای بازارهای عمومی ساخت و ساز غیرمستندی‌شدهٔ

غیرمستندی‌سازی بازارهای عمومی ساخت و ساز در یک منطقهٔ قانونی متراکم، جمع‌شدهٔ حق ملی و حق اروپایی انجام می‌شود. در اینجا متون بنیادین موجود است که هر شرکتی در بخش باید تسلط داشته باشد.

کد خرید عمومی (CCP) — در 1 اپریل 2019 اجرایی شد، آن احکام شماره 2015-899 و 2016-65 را قانونی می‌کند. مقالات R. 2132-1 تا R. 2132-14 طریقهٔ قرار دادن اسناد مشاوره و ارائهٔ الکترونیکی پیشنهاد‌ها را اداره می‌کنند. مقالهٔ R. 2182-3 امضای الکترونیکی اقدام تعهد برای بازارهای رسمی را تحمیل می‌کند.

فرمان 12 اپریل 2018 — در کاربرد فرمان 2016-360 گرفته‌شده، شرایط استفاده از امضای الکترونیکی در بازارهای عمومی را مشخص می‌کند. آن استفاده از گواهی واجد شرایط طبق مقررات eIDAS و قالب‌های امضا مطابق با استانداردهای ETSI را تحمیل می‌کند.

مقررات eIDAS شماره 910/2014 — این مقررات اروپایی، به‌طور مستقیم قابل‌اعمال در حق فرانسوی، چارچوب قانونی امضاهای الکترونیکی، مهرهای الکترونیکی، مهرزمان‌های الکترونیکی و خدمات احراز هویت را برقرار می‌کند. امضای الکترونیکی واجد شرایط از فرض قابلیت‌اعتماد معادل امضای دستی بهره‌مند است (مادهٔ 25، بند 2). مقررات eIDAS 2.0 (مقررات EU 2024/1183)، در حال استقرار، الزامات بین‌فرایندی را از طریق کیفٔ هویت دیجیتالی اروپایی (EUDIW) تقویت می‌کند.

کد مدنی، مقالات 1366 و 1367 — مقالهٔ 1366 اصل هم‌ارزی بین نوشتهٔ الکترونیکی و نوشتهٔ کاغذی را مطرح می‌کند، مشروط بر شناخت مصنف و تضمین یکپارچگی. مقالهٔ 1367 امضای الکترونیکی معتبر را تعریف می‌کند به‌عنوان آنچه «شامل استفاده از فرایند معتبر شناخت است که شناخت آن را با اقدام متصل تضمین می‌کند».

استانداردهای ETSI — استانداردهای ETSI EN 319 132 (XAdES)، EN 319 122 (CAdES) و EN 319 102 (PAdES) نمایههٔ فنی امضاهای الکترونیکی پیشرفته و واجد شرایط را تعریف می‌کنند. آن‌ها توسط فرمان 2018 برای بازارهای عمومی الزامی شده‌اند.

RGPD شماره 2016/679 — غیرمستندی‌سازی پردازش داده‌های شخصی (هویت امضا‌کنندگان، گواهی‌های الکترونیکی) را درگیر می‌کند. خریداران عمومی و عاملان پلتفرم صفتی مسئولان پردازش یا زیرپیمانکاران را طبق پیکربندی‌ها دارند. الزامات مدتٔ نگهداری، حق دسترسی و کاهش داده‌ها به‌طور کامل اعمال می‌شود.

دستورالعمل NIS 2 (2022/2555/EU) — در حق فرانسوی توسط قانون شماره 2023-703 مورخ 1 اگست 2023 اسقاط‌شده، الزامات امنیت سایبر تقویت‌شدهٔ به نهادهای ضروری و مهم را تحمیل می‌کند، دسته‌های ممکن شامل عاملان پلتفرم بازارهای عمومی و برخی داده‌پروران بزرگ ساخت و ساز. حادثات امنیتی تأثیرگذار بر سیستم‌های امضا باید به ANSSI اطلاع داده شود.

خطرات قانونی در صورت عدم‌انطباق: امضا گذاشته‌شده با گواهی غیرواجد‌شرایط یا در قالب غیرمطابق می‌تواند منجر به عدم نظم پیشنهاد و حذف آن شود. در فاز اجرایی، اقدام تعهد یا تعدیل امضاشدهٔ بدون رعایت الزامات تنظیمی شرکت را برای مخالفت با ارزش اثباتی سند، و یا تا ابطالیت اقدام طبق مقالات 1366 و 1367 کد مدنی در معرض خطر می‌گذارد.

سوالات متکی

تفاوت بین امضای الکترونیکی پیشرفته و امضای واجد شرایط در بازار دولتی BTP چیست؟

امضای پیشرفته بر اساس گواهینامه واجد شرایط حداقل سطح مورد نیاز توسط فرمان 12 آوریل 2018 برای امضای اسناد تعهد در بازار دولتی است. امضای واجد شرایط طبق eIDAS به مراتب فراتر می‌رود: این امضا از طریق دستگاه ایجاد گواهی‌شده تولید می‌شود و از پیش‌فرض قانونی قابلیت اعتماد معادل امضای دستی برخوردار است. این امضا برای بازارهای پیچیده یا اصلاحات مالی معنادار توصیه می‌شود.

آیا پیمانکار فرعی نیز باید برای شرکت در بازار دولتی امضای الکترونیکی واجد شرایط داشته باشد؟

این بستگی به اسنادی دارد که باید امضا کند. DC4، که اعلان قرارداد فرعی را رسمی می‌کند، ممکن است به امضای الکترونیکی منطبق نیاز داشته باشد اگر خریدار دولتی از طریق پروفایل خریدار آن را الزام کند. بنابراین توصیه می‌شود که هر عضو یک ائتلاف موقت شرکت‌ها یا هر پیمانکار اعلام‌شده گواهینامه واجد شرایط را از سازمانی که در فهرست اعتماد ملی منتشرشده توسط ANSSI درج شده است، تهیه کند.

آیا گواهینامه الکترونیکی منقضی‌شده، بازارهای دولتی امضاشده را به‌طور عقب‌گرد باطل می‌کند؟

نه، به شرط آن‌که هنگام امضا، مهر زمانی الکترونیکی واجد شرایط اعمال شده باشد. این سازوکار تاریخ و ساعت امضا را به‌طور رمزنگاری ثابت می‌کند و اثبات می‌کند که گواهینامه در لحظه تنظیم سند معتبر بوده است. بدون مهر زمانی واجد شرایط، ارزش اثباتی سند ممکن است در صورت دعوا یا بازرسی زیرسؤال رود، حتی اگر امضا در زمان ایجادش با استانداردها منطبق بود.

شرکت BTP چه خطراتی را متحمل می‌شود اگر پیشنهاد آن با امضای الکترونیکی غیرمنطبق امضا شود؟

خریدار دولتی موظف است پیشنهاد را نامنظم اعلام کند، که منجر به حذف آن از روند می‌شود، بدون امکان اصلاح در این مورد. این عدم پذیرش خودکار است و هیچ غرامتی را متضمن نمی‌شود. در عمل، تأیید انطباق گواهینامه و سازگاری قالب امضا (XAdES، CAdES، PAdES) با پروفایل خریدار مورداستفاده، قبل از هرگونه ارسال پیشنهاد، یک مرحله حیاتی است.

آیا پلتفرم‌های نوع PLACE یا Maximilien تمام قالب‌های امضای الکترونیکی را می‌پذیرند؟

نه، هر پروفایل خریدار می‌تواند محدودیت‌های فنی خاصی را الزام کند. قالب‌های پرقبول‌تر عبارتند از: PAdES برای PDF، XAdES برای فایل‌های XML، و CAdES برای انواع دیگر فایل‌ها، مطابق استانداردهای ETSI. قبل از امضا، مشاوره با مقررات مشاوره و مشخصات فنی منتشرشده در پلتفرم مربوطه ضروری است، زیرا ناسازگاری قالب می‌تواند سند را از نظر فنی برای خریدار غیرقابل‌خواندار کند.

سناریوهای کاربردی تصویری: امضای الکترونیک در صنعت ساخت‌وساز (BTP)

سناریوی ۱ — یک شرکت کوچک و متوسط در حوزه ساخت‌وساز که سالانه ۴۰ مناقصه را مدیریت می‌کند

این سناریوها صرفاً جنبه‌ی تصویری دارند: آن‌ها وضعیت‌های نمونه را توصیف می‌کنند و هیچ نتیجه‌ی اندازه‌گیری‌شده‌ای نزد یک مشتری را گزارش نمی‌دهند. یک شرکت کوچک و متوسط فعال در نازک‌کاری (حدود ۸۰ کارمند، متخصص در نجاری آلومینیومی و شیشه‌کاری) تا سال ۲۰۲۴ سالانه به حدود چهل مناقصه‌ی عمومی پاسخ می‌داد و این کار را با ترکیبی از فرایندهای کاغذی و ارسال پرونده‌های اسکن‌شده انجام می‌داد. مدیرعامل و مدیر بازرگانی می‌بایست امضای دستی خود را روی سند تعهد درج کنند، مدارک را اسکن کرده و در پروفایل‌های خریدار بارگذاری کنند، با این ریسک مکرر که خطای قالب‌بندی رخ دهد یا مهلت زمانی رعایت نشود.

با استفاده از یک راهکار امضای الکترونیک واجد شرایط که به نرم‌افزار مدیریت بازرگانی متصل شده باشد، زمان آماده‌سازی و امضای پرونده‌ی اداری باید به‌طور محسوسی کوتاه‌تر شود. ردیابی سیستماتیک (برچسب زمانی واجد شرایط، گزارش ممیزی) به کاهش اختلافات مربوط به اثبات ارسال در موعد مقرر و نیز کاهش ریسک رد پیشنهاد به دلیل نقص شکلی کمک می‌کند. میزان این بهبود باید در محدوده‌ی واقعی شرکت و پیش و پس از یک پروژه‌ی آزمایشی سنجیده شود.

سناریوی ۲ — یک کنسرسیوم موقت شرکت‌ها (GME) برای یک مناقصه‌ی بازسازی حرارتی

سه شرکت — یک دفتر مطالعات حرارتی، یک متخصص در عایق‌بندی نمای بیرونی و یک برق‌کار بخش خدمات — به‌صورت GME مشترک گرد هم می‌آیند تا به یک مناقصه برای بازسازی مجموعه‌ای از مسکن‌های اجتماعی به ارزش تخمینی ۳٫۲ میلیون یورو بدون احتساب مالیات پاسخ دهند. این فرایند یک مناقصه‌ی باز تابع CCP با دیجیتالی‌سازی کامل است.

پیچیدگی کار در این است که باید امضای DC1 از هر یک از سه عضو، که در شهرهای مختلف مستقر هستند، جمع‌آوری شود و سپس سند تعهد توسط نماینده‌ی تعیین‌شده امضا گردد. یک پلتفرم امضای الکترونیک که گردش‌کارهای چندامضاکننده با ترتیب مشخص را مدیریت می‌کند، امکان تکمیل بسیار سریع‌تر چرخه‌ی تأیید نسبت به مبادلات کاغذی یا ایمیلی را فراهم می‌کند و امکان بارگذاری کل پرونده را با فاصله‌ی زمانی مطمئن پیش از مهلت نهایی می‌دهد، که این امر ریسک تأخیر را کاهش می‌دهد. میزان این بهبود باید در محدوده‌ی واقعی و پیش و پس از یک پروژه‌ی آزمایشی سنجیده شود.

سناریوی ۳ — یک کارفرمای عمومی که ابلاغ و اجرای مناقصه‌های ساخت‌وساز را مدیریت می‌کند

یک شهرداری (یا نهاد محلی) که یک برنامه‌ی سرمایه‌گذاری چندساله را مدیریت می‌کند (حدود بیست مناقصه‌ی ساخت‌وساز فعال به‌طور همزمان، با حجم سالانه‌ای حدود ۱۵ میلیون یورو) اقدام به دیجیتالی‌سازی کل زنجیره‌ی قراردادی، از ابلاغ تا صورت‌جلسه‌های تحویل، کرده است.

بدون دیجیتالی‌سازی کامل، امضای الحاقیه‌ها نیازمند رفت‌وآمدهای فیزیکی میان واحد فنی، واحد حقوقی، مقام منتخب امضاکننده و شرکت پیمانکار است، که این امر زمان پردازش یک الحاقیه را طولانی می‌کند. با راهکاری که امضای الکترونیک واجد شرایط و تفویض امضای دیجیتال را در خود دارد، این زمان باید به‌طور محسوسی کوتاه‌تر شود. بایگانی اثباتی خودکار مدارک امضاشده در سامانه‌ی اطلاعات مستندات شهرداری نیز ایمنی نگهداری مدارک را در راستای بازرسی‌های احتمالی دیوان محاسبات منطقه‌ای تضمین می‌کند. میزان این بهبود باید در محدوده‌ی واقعی شهرداری و پیش و پس از یک پروژه‌ی آزمایشی سنجیده شود.