Μειώστε την κατανάλωση χαρτιού στις επιχειρήσεις

Γιατί να μειώσετε το χαρτί

Ένας Γάλλος εργαζόμενος καταναλώνει κατά μέσο όρο 70-80 kg χαρτιού τον χρόνο στο γραφείο. Το συνολικό κόστος (χαρτί + εκτύπωση + αρχειοθέτηση) αντιστοιχεί στο 2-3% των διοικητικών δαπανών. Οι περιβαλλοντικές επιπτώσεις είναι σημαντικές: παραγωγή, μεταφορά, καταστροφή.

Η μείωση του χαρτιού αποτελεί ταυτόχρονα μια πρωτοβουλία ΕΚΕ, ένα οικονομικό όφελος και έναν επιταχυντή παραγωγικότητας.

Κύριες πηγές κατανάλωσης χαρτιού

• Συμβάσεις και υπογεγραμμένα έγγραφα: 20-30% του όγκου
• Εσωτερικές εκτυπώσεις (σημειώσεις, παρουσιάσεις, συσκέψεις): 30-40%
• Αλληλογραφία εισερχόμενη και εξερχόμενη: 15-20%
• Τιμολόγια και λογιστικά παραστατικά: 10-15%
• Αρχεία: αυξανόμενο απόθεμα

Η αντιμετώπιση κάθε μίας από αυτές τις πηγές με τα κατάλληλα εργαλεία μειώνει σημαντικά τον συνολικό όγκο.

Κύριοι μοχλοί δράσης

1. Ηλεκτρονική υπογραφή

Αντικαθιστά την εκτύπωση/υπογραφή/σκανάρισμα του 80% των συμβατικών εγγράφων. Μάθετε περισσότερα.

2. Ηλεκτρονική τιμολόγηση

Σταδιακή υποχρέωση 2026-2027, ευκαιρία να προχωρήσετε νωρίτερα.

3. ΣΗΔΕ (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων)

Συγκεντρώνει τα έγγραφα σε ένα εύκολα προσβάσιμο σύστημα αντί για φυσικούς φακέλους.

4. Κουλτούρα "σκεφτείτε πριν εκτυπώσετε"

Ρύθμιση των εκτυπωτών σε διπλή όψη ως προεπιλογή, ασπρόμαυρη εκτύπωση, πιστοποίηση ταυτότητας κατά την εκτύπωση.

5. Ψηφιοποίηση των εισερχόμενων ροών

OCR των εισερχόμενων επιστολών και αυτόματη διαδρομή διεκπεραίωσης.

Ανθρακικό αποτύπωμα

1 τόνος χαρτιού = ~1,5 τόνοι CO2 που εκπέμπονται (παραγωγή + μεταφορά). Μια ΜμΕ με 50 άτομα καταναλώνει ~4 τόνους χαρτιού/έτος, δηλαδή ~6 τόνους CO2.

Μια μείωση 60-80% του χαρτιού σημαίνει 4-5 τόνους CO2 λιγότερους ετησίως. Ένα ισχυρό επιχείρημα ΕΚΕ, μετρήσιμο σε έναν απολογισμό άνθρακα.

Μεθοδολογία "μηδενικό χαρτί"

1. Καταγράψτε την τρέχουσα κατανάλωση (φωτοτυπικά + αγορές)
2. Εντοπίστε τις 5 διαδικασίες με τη μεγαλύτερη κατανάλωση
3. Εργαλεία: υπογραφή, τιμολόγηση, ΣΗΔΕ
4. Αλλάξτε τις συνήθειες: εκτύπωση διπλής όψης, ασπρόμαυρη, με πιστοποίηση ταυτότητας
5. Μετρήστε κάθε τρίμηνο

Ποσοτικά οφέλη

• μείωση χαρτιού: -60 έως -80% συνήθως σε 18 μήνες
• άμεσες οικονομίες: 500-2.000 €/έτος/εργαζόμενο
• ελεύθερος χώρος: 1-2 τ.μ. ανά εργαζόμενο από αρχειοθήκες
• εξοικονόμηση χρόνου: κάθε εκτύπωση αφαιρεί 1-2 λεπτά από τη διαδικασία

Συχνά λάθη

• Επιβολή χωρίς εκπαίδευση (αντίσταση στην αλλαγή)
• Σκανάρισμα όλων (το OCR είναι απαραίτητο για την ανεύρεση)
• Παράβλεψη των νομικών υποχρεώσεων διατήρησης
• Μη ρύθμιση των εκτυπωτών

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo αντικαθιστά το μεγαλύτερο μέρος των συμβατικών ροών σε χαρτί: συμβάσεις, προσφορές, δελτία παραγγελίας, NDA, εντολές, μισθωτήρια. Κάθε υπογεγραμμένος φάκελος = λιγότερες εκτυπώσεις, λιγότερα ταχυδρομικά τέλη, λιγότερη φυσική αρχειοθέτηση.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί το χαρτί να εξαλειφθεί εντελώς;

Σπάνια στο 100%. Ο ρεαλιστικός στόχος είναι μείωση 80-90%.

Πόσο κοστίζει η μετάβαση;

5.000 έως 30.000 € για μια ΜμΕ, ανάλογα με την έκταση. Απόσβεση σε 12-18 μήνες.

Είναι μετρήσιμος ο αντίκτυπος στην ΕΚΕ;

Ναι, -60 έως -80% χαρτί σημαίνει -5 έως -10 τόνοι CO2 λιγότεροι για μια ΜμΕ.

Πρέπει να ψηφιοποιηθούν τα αρχεία σε χαρτί;

Όχι όλα. Δώστε προτεραιότητα στα ενεργά αρχεία (τελευταία 10 έτη).

Είναι συμβατό με τις νομικές υποχρεώσεις;

Ναι, με την προϋπόθεση χρήσης αρχειοθέτησης με αποδεικτική αξία (PAdES, NF Z42-013).

Συμπέρασμα

Η μείωση του χαρτιού είναι μία από τις πιο μετρήσιμες και αποδοτικές πρωτοβουλίες ΕΚΕ. Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ο πρώτος μοχλός που πρέπει να ενεργοποιηθεί: άμεσος αντίκτυπος και ταχεία απόσβεση.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, υπογράφετε και παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, με απλό, ταχύ και ασφαλή τρόπο.