Διατήρηση ηλεκτρονικά υπογεγραμμένων εγγράφων

Γιατί η διατήρηση είναι απαραίτητη

Γιατί η διατήρηση είναι απαραίτητηΜια ηλεκτρονική υπογραφή έχει αξία μόνο εάν η απόδειξη παραμένει αναζητήσιμη και επαληθεύσιμη. Διαφωνίες μπορεί να προκύψουν 5, 8 ή 10 χρόνια μετά την υπογραφή. Εξ ου και η σημασία της σωστήςαρχειοθέτησης ⬥⬥⬥.

αρχειοθέτησης ⬥⬥⬥.

• Νόμιμες διάρκειες στη ΓαλλίαΕμπορικές συμβάσεις ⬥⬥⬥: 10 χρόνια (άρθρο L.123-22)
• Συμβάσεις εργασίας ⬥⬥⬥: 5 χρόνια μετά το τέλος ⬥⬥ 10 χρόνια (λογιστικά), 6 χρόνια (φορολογικά)Συμβάσεις εργασίας ⬥⬥⬥: 5 χρόνια μετά το τέλος ⬥⬥ 10 χρόνια (λογιστικά), 6 χρόνια (φορολογικά)
• Μισθώσεις ⬥⬥⬥: διάρκεια + 5 χρόνιαΑσφαλιστήρια συμβόλαια ⬥⬥⬥: 2 έως 10 έτη ανάλογα με τον τύπο ⬥⬥⬥⬥ 3 χρόνια συμβολαιογράφος:
• Διατηρήστε το PDFΔιατηρήστε το PDF
• καιτη διαδρομή ελέγχου για τη μεγαλύτερη ισχύουσα περίοδο.
• Μορφές αρχειοθέτησηςΜορφές αρχειοθέτησης

Συνυπάρχουν πολλές μορφές PAdES:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: απλή υπογραφήPAdES-B-T

PAdES-B-T

χρόνος PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + αλυσίδα πιστοποιητικών (επαλήθευση εκτός σύνδεσης)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + περιοδικές χρονικές σημάνσεις (ισχύος πολλών δεκαετιών)Για μακροπρόθεσμα έγγραφα⬥⬥-PA ⬥⬥⬥.
• Για μακροπρόθεσμα έγγραφα⬥⬥-PA ⬥⬥⬥.Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης (SAE)
• Ένα SAE με εγγυήσεις αποδεικτικής αξίας:Ακεραιότητα (επαληθευμένα δακτυλικά αποτυπώματα)
• Ακεραιότητα (επαληθευμένα δακτυλικά αποτυπώματα)Αυθεντικότητα (η υπογραφή παρέμεινε έγκυρη)

διαβούλευση (δυνατή εξαγωγή)Το γαλλικό πρότυποΤο γαλλικό πρότυπο

NF Z42-013

καθορίζει τις απαιτήσεις.

• Βέλτιστες πρακτικές
• Βέλτιστες πρακτικές
• Διατήρηση PDF + ίχνος ελέγχου, ποτέ το ένα χωρίς το άλλο
• Αποθήκευση σε πολλά αντίγραφα (γεωγραφικός πλεονασμός)

Έλεγχος ακεραιότητας περιοδικά (6-12 μήνες)Έλεγχος ακεραιότητας περιοδικά (6-12 μήνες)διάρκεια δοκιμής από το έγγραφο τύπου ετησίως

Συχνά σφάλματα

• Διατήρηση μόνο του PDF
• Διατήρηση μόνο του PDF
• Αποθήκευση σε ένα μόνο μέσο
• Χρησιμοποιήστε ένα σύννεφο χωρίς ρήτρες διατήρησης
• Ξεχάστε τις συγκεκριμένες διάρκειες (τραπεζική, υγεία) ⬥⬥ το κλειδί κρυπτογράφησης

Ξεχάστε τις συγκεκριμένες διάρκειες (τραπεζική, υγεία) ⬥⬥ το κλειδί κρυπτογράφησης

• Εσωτερική έναντι εξωτερικής ανάθεσης αρχειοθέτησης
• Εσωτερική ⬥⬥⬥: πλήρης έλεγχος, αρχική επένδυση.
• Εξωτερική ανάθεση ⬥⬥⬥: μέσω της πλατφόρμας ή ενός παρόχου υπηρεσιών. Χαμηλότερο κόστος, λειτουργική εκφόρτωση, ρήτρες αναστρεψιμότητας ελέγχου.
• Εξωτερική ανάθεση ⬥⬥⬥: μέσω της πλατφόρμας ή ενός παρόχου υπηρεσιών. Χαμηλότερο κόστος, λειτουργική εκφόρτωση, ρήτρες αναστρεψιμότητας ελέγχου.
• Οι περισσότερες ΜΜΕ προτιμούν την εξωτερική ανάθεση αρχειοθέτησης που περιλαμβάνεται στο σχέδιο.

Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo περιλαμβάνει μιαΤο Certyneo περιλαμβάνει μια10ετή αρχειοθέτησησε όλα τα σχέδια. Κάθε έγγραφο διατηρείται με PDF PAdES-B-T, πλήρη διαδρομή ελέγχου, μεταδεδομένα. Υποδομή που αναπαράγεται στην ΕΕ (Γερμανία, IONOS) με έκδοση εκδόσεων. Εξαγωγή αρχείων με ένα κλικ.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσειςΧρειάζομαι πιστοποιημένο SAE;Δεν απαιτείται, αλλά συνιστάται για έγγραφα υψηλού πονταρίσματος. Το NF Z42-013 παρέχει ένα τεκμήριο αξιοπιστίας.

Δεν απαιτείται, αλλά συνιστάται για έγγραφα υψηλού πονταρίσματος. Το NF Z42-013 παρέχει ένα τεκμήριο αξιοπιστίας.

Μπορώ να κρατήσω μόνο το PDF;

Τεχνικά ναι, αλλά η χωριστή διαδρομή ελέγχου εξακολουθεί να είναι χρήσιμη.

Εάν η πλατφόρμα μου εξαφανιστεί; Τα

Εάν η πλατφόρμα μου εξαφανιστεί; Τα

PAdES PDF παραμένουν επαληθεύσιμα εκτός σύνδεσης. Εξάγετε τακτικά τη διαδρομή ελέγχου.

Είναι ακριβή η αρχειοθέτηση;

Όχι, πολύ οικονομικό σε σύγκριση με το χαρτί. Οι περισσότερες πλατφόρμες το περιλαμβάνουν.

Όχι, πολύ οικονομικό σε σύγκριση με το χαρτί. Οι περισσότερες πλατφόρμες το περιλαμβάνουν.

Πότε ξεκινά η περίοδος των 10 ετών;

Εμπορική σύμβαση: λήξη εκτέλεσης. Σύμβαση εργασίας: λήξη σύμβασης.

Συμπέρασμα

Συμπέρασμα

Η διατήρηση είναι η ασφάλεια ζωής των υπογραφών σας. Επιλέξτε ένα μακρύ και συμπαγές αρχείο, ελέγξτε το περιοδικά.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.