Συμμόρφωση Νομική Εργατικό Δίκαιο: Υποχρεώσεις του Εργοδότη

Η νομική συμμόρφωση στο εργατικό δίκαιο αποτελεί στρατηγικό ζήτημα για οποιαδήποτε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθός της. Στη Γαλλία, ο Κώδικας Εργασίας επιβάλλει στον εργοδότη ένα σύνολο ακριβών υποχρεώσεων που καλύπτουν τη σύνταξη συμβάσεων, τη διαχείριση διακοπών, την πρόληψη επαγγελματικών κινδύνων καθώς και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων. Η μη τήρηση αυτών των υποχρεώσεων εκθέτει την επιχείρηση σε διοικητικές, ποινικές και αστικές κυρώσεις που ενδέχεται να είναι σημαντικές. Σε πλαίσιο επιταχυνόμενης ψηφιοποίησης, η αποϋλοποίηση των εγγράφων HR — συμβάσεων εργασίας, τροποποιήσεων, συμφωνιών επιχείρησης — θέτει νέα ζητήματα νομικής ισχύος. Αυτό το άρθρο παρουσιάζει ένα στιγμιότυπο των κύριων υποχρεώσεων του εργοδότη, των σχετικών κινδύνων και των καλών πρακτικών για την ασφάλεια της συμμόρφωσής σας με το εργατικό δίκαιο.

Οι θεμελιώδεις συμβατικές υποχρεώσεις του εργοδότη

Ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να τυποποιήσει τη σχέση εργασίας γραπτώς στην απόλυτη πλειονότητα των περιπτώσεων. Αυτή η υποχρέωση, που παλαιότερα περιοριζόταν στις συμβάσεις ορισμένου χρόνου (CDD), έχει επεκταθεί σημαντικά λόγω του ευρωπαϊκού δικαίου.

Η σύμβαση εργασίας: υποχρεωτικό περιεχόμενο και προθεσμίες

Εφόσον από τη μεταφορά της Οδηγίας (ΕU) 2019/1152 σχετικά με διαφανείς και προβλέψιμες συνθήκες εργασίας, κωδικοποιημένη στα άρθρα L1221-5 και εξής του Κώδικα Εργασίας, ο εργοδότης πρέπει να παραδώσει στον εργαζόμενο, μέσα σε πρόθεσμία επτά ημερολογιακών ημερών μετά την πρόσληψη, ένα γραπτό έγγραφο που περιέχει τουλάχιστον:

• Την ταυτότητα των μερών και το μέρος εργασίας

• Την ονομασία της θέσης, την κατηγορία εργασίας και τη φύση της εργασίας

• Την ημερομηνία έναρξης της σχέσης εργασίας

• Τη διάρκεια εργασίας (πλήρης ή μερική απασχόληση)

• Την αμοιβή (βασικός μισθός, επιδόματα και παροχές)

• Τη διάρκεια της ετήσιας ληφθείσας άδειας

• Τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει ο εργοδότης και ο εργαζόμενος σε περίπτωση λήξης της σχέσης εργασίας

• Τις ισχύουσες συλλογικές συμβάσεις

Για τη σύμβαση αορίστου χρόνου (CDI), αν δεν υπάρχει τυπικά υποχρέωση γραπτής καταγραφής για τη σύμβαση από τον Κώδικα Εργασίας, η παράδοση ενός μοναδικού εγγράφου πληροφοριών (DUI) είναι υποχρεωτική από την 1η Αυγούστου 2022. Η μη τήρηση αυτής της υποχρέωσης εκθέτει τον εργοδότη σε πρόστιμο 750 € ανά εργαζόμενο (παράβαση 4ης κατηγορίας).

Οι τροποποιήσεις και αλλαγές της σύμβασης εργασίας

Κάθε τροποποίηση ενός ουσιαστικού στοιχείου της σύμβασης εργασίας — αμοιβής, διάρκειας εργασίας, τόπου εργασίας που προκαλεί αλλαγή του γεωγραφικού τομέα — απαιτεί τη γραπτή και υπογεγραμμένη συγκατάθεση του εργαζομένου. Η νομολογία του Ανώτατου Δικαστηρίου είναι συνεχής σε αυτό το σημείο: μια μονομερής τροποποίηση ενός ουσιαστικού στοιχείου αποτελεί σοβαρή παράβαση που μπορεί να δικαιολογήσει τη λήψη πρακτικού υπέρ του εργαζομένου (Cass. Soc., 8 Οκτωβρίου 1987, n°84-41.902 και συνεχής νομολογία).

Η αποϋλοποίηση αυτών των εγγράφων μέσω ηλεκτρονικής υπογραφής επιτρέπει την επιτάχυνση των διαδικασιών ενώ εγγυάται τη δυνατότητα ανίχνευσης και την αποδεικτική αξία των ανταλλαγών.

Υποχρεώσεις σε θέματα υγείας, ασφάλειας και πρόληψης κινδύνων

Το άρθρο L4121-1 του Κώδικα Εργασίας επιβάλλει στον εργοδότη υποχρέωση ασφάλειας αποτελέσματος έναντι των εργαζομένων του. Αυτή η υποχρέωση διαρθρώνεται γύρω από πολλές υποχρεωτικές τεκμηριωμένες διατάξεις.

Το Μοναδικό Έγγραφο Αξιολόγησης Επαγγελματικών Κινδύνων (DUERP)

Το DUERP είναι υποχρεωτικό για όλες τις επιχειρήσεις από τον πρώτο εργαζόμενο, σύμφωνα με το διάταγμα n°2001-1016 της 5ης Νοεμβρίου 2001, τροποποιημένο από τον Νόμο n°2021-1018 της 2ας Αυγούστου 2021 που ονομάζεται «Νόμος Υγείας στην Εργασία». Από την 1η Ιουλίου 2023 για τις επιχειρήσεις με περισσότερους από 150 εργαζομένους (και από την 1η Ιουλίου 2024 για τις άλλες), το DUERP πρέπει να καταχωρηθεί σε αpoτελώ ψηφιακή πύλη που διαχειρίζονται τα OPCO.

Το DUERP πρέπει να ενημερώνεται:

• Τουλάχιστον μία φορά ετησίως στις επιχειρήσεις με 11 ή περισσότερους εργαζομένους

• Κατά οποιαδήποτε απόφαση σημαντικών δομικών αλλαγών που τροποποιούν τις συνθήκες εργασίας

• Όταν συγκεντρώνονται πρόσθετες πληροφορίες για έναν κίνδυνο

Κύρωση σε περίπτωση παραλείψεως: η απουσία DUERP αποτελεί ανευθυνότητα του εργοδότη σε περίπτωση εργατικού ατυχήματος ή επαγγελματικής ασθένειας, ανοίγοντας το δικαίωμα για αύξηση της σύνταξης για τον εργαζόμενο (Cass. Soc., 28 Φεβρουαρίου 2002, n°00-11.793).

Εκπαίδευση σε θέματα ασφάλειας και υποχρεωτικά αρχεία

Ο εργοδότης πρέπει να διοργανώσει πρακτική και κατάλληλη εκπαίδευση ασφάλειας για κάθε νέο εργαζόμενο, κατά τη δοκιμασία νέας θέσης ή τεχνικής (άρθρο L4141-2 του Κώδικα Εργασίας). Αυτή η εκπαίδευση πρέπει να καταγραφεί σε αρχείο εκπαίδευσης. Επιπλέον, ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να τηρεί ενημερωμένα:

• Το μοναδικό αρχείο προσωπικού (άρθρο L1221-13)

• Το αρχείο ήπιων εργατικών ατυχημάτων (για τις εξουσιοδοτημένες επιχειρήσεις)

• Το αρχείο ασφάλειας για τις χώρες ή τις επιχειρήσεις που υπόκεινται στον Κώδικα Εργασίας

Η ψηφιοποίηση αυτών των αρχείων επιτρέπεται υπό την προϋπόθεση ότι διασφαλίζεται η ακεραιότητά τους, η προσβασιμότητά τους και η ακραιφνότητά τους, κάτι που επιτρέπουν οι λύσεις προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής συμβατές με τον κανονισμό eIDAS.

Υποχρεώσεις του εργοδότη σε θέματα χρόνου εργασίας και αμοιβής

Η τήρηση των κανόνων σχετικά με τη διάρκεια εργασίας και την αμοιβή αποτελεί έναν από τους άξονες ελέγχου προτεραιότητας της επιθεώρησης εργασίας.

Μέγιστες διάρκειες και υποχρεωτική ανάπαυση

Ο Κώδικας Εργασίας καθορίζει αυστηρά όρια:

• Μέγιστη ημερήσια διάρκεια: 10 ώρες (άρθρο L3121-18), αυξημένη σε 12 ώρες με εξαίρεση

• Μέγιστη εβδομαδιαία διάρκεια: 48 ώρες σε μια δεδομένη εβδομάδα (άρθρο L3121-20) και 44 ώρες κατά μέσο όρο σε 12 διαδοχικές εβδομάδες (άρθρο L3121-22)

• Ημερήσια ανάπαυση: ελάχιστον 11 συνεχόμενες ώρες (άρθρο L3131-1)

• Εβδομαδιαία ανάπαυση: ελάχιστον 35 συνεχόμενες ώρες (24h + 11h ημερήσια ανάπαυση)

Οι συμβάσεις δικαιολόγησης ημερών, που ισχύουν για τα διευθυντικά στελέχη και ορισμένους ανεξάρτητους εργαζομένους, υπακούουν σε ειδικούς κανόνες και πρέπει να βασίζονται υποχρεωτικά σε έγκυρη συλλογική συμφωνία (άρθρο L3121-64). Ο εργοδότης πρέπει επιπλέον να διασφαλίσει τακτική παρακολούθηση του φόρτου εργασίας του εργαζομένου σε δικαιολόγηση ημερών κάτω από ποινή της μη αντιτιθέμενης δικαιολόγησης.

Το δελτίο μισθοδοσίας και οι σχετικές υποχρεώσεις

Το αποϋλοποιημένο δελτίο μισθοδοσίας είναι πλέον ο κανόνας από το διάταγμα n°2017-1387 της 22ας Σεπτεμβρίου 2017: ο εργοδότης μπορεί να παραδώσει το δελτίο σε ηλεκτρονική μορφή χωρίς προηγούμενη συγκατάθεση του εργαζομένου, εκτός αν αντιτείνει. Το δελτίο πρέπει να διατηρηθεί για 5 χρόνια από τον εργοδότη και να τεθεί διαθέσιμο στον εργαζόμενο για 50 χρόνια ή μέχρι τα 75 του χρόνια μέσω του προσωπικού λογαριασμού σχηματισμού ή οποιουδήποτε άλλου ασφαλισμένου ψηφιακού χώρου.

Η συμμόρφωση του δελτίου μισθοδοσίας συνεπάγεται επίσης την τήρηση της απλοποιημένης παρουσίασης που προέρχεται από το διάταγμα n°2016-190 της 25ης Φεβρουαρίου 2016 (μοντέλο Υπουργείου Εργασίας).

Υποχρεώσεις που σχετίζονται με τη αντιπροσώπευση του προσωπικού και τις συλλογικές διαπραγματεύσεις

Μόλις υπερβούν ορισμένα όρια διάθεσης, ο εργοδότης υπόκειται σε πρόσθετες υποχρεώσεις σε θέματα κοινωνικής διακυβέρνησης.

Το Κοινωνικό και Οικονομικό Συμβούλιο (CSE)

Από τα διατάγματα Macron της 22ας Σεπτεμβρίου 2017 (διάταγμα n°2017-1386), όλες οι επιχειρήσεις με τουλάχιστον 11 εργαζομένους πρέπει να διοργανώσουν εκλογές για τη δημιουργία ενός Κοινωνικού και Οικονομικού Συμβουλίου (CSE). Ο εργοδότης πρέπει:

• Να διοργανώσει τις εκλογές εντός προθεσμίας 90 ημερών από την ενημέρωση των εργαζομένων

• Να θέσει στη διάθεση του CSE τα απαραίτητα μέσα (τοπος, ώρες αντιπροσωπείας, προϋπολογισμό)

• Να ενημερώσει και να συμβουλευθεί το CSE σχετικά με τις στρατηγικές κατευθύνσεις, την οικονομική κατάσταση και την κοινωνική πολιτική της επιχείρησης

Η απουσία δημιουργίας του CSE ή διοργάνωσης εκλογών αποτελεί αδίκημα παρεμπόδισης που υπόκειται σε πρόστιμο 7.500 € για τη νομική πρόσωπο (άρθρο L2317-1 του Κώδικα Εργασίας).

Η υποχρεωτική διαπραγμάτευση στην επιχείρηση (NOE)

Στις επιχειρήσεις που διαθέτουν συνδικαλικούς εκπροσώπους, ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να ξεκινήσει υποχρεωτικές διαπραγματεύσεις σύμφωνα με την περιοδικότητα που ακολουθεί (άρθρα L2242-1 και εξής):

• Κάθε χρόνο: σχετικά με την αμοιβή, τη διάρκεια εργασίας, τη διανομή της προστιθέμενης αξίας και την επαγγελματική ισότητα

• Κάθε τρία χρόνια: σχετικά με τη διαχείριση θέσεων εργασίας και επαγγελματικών διαδρομών (GEPP) στις επιχειρήσεις με περισσότερους από 300 εργαζομένους

Η ηλεκτρονική υπογραφή των πρακτικών διαπραγμάτευσης και των συμφωνιών επιχείρησης, μέσω προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, προσφέρει ενισχυμένη αποδεικτική αξία και απλοποιεί τη διαδικασία υποβολής στην πλατφόρμα TéléAccords.

Προστασία προσωπικών δεδομένων εργαζομένων: μια ενσωματωμένη υποχρέωση GDPR

Ο εργοδότης, ως υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια του GDPR (Κανονισμό (EU) 2016/679), πρέπει να τηρήσει ένα σύνολο ειδικών υποχρεώσεων στο πλαίσιο της εργασιακής σχέσης.

Οι επεξεργασίες HR και η νομική βάση

Οι επεξεργασίες προσωπικών δεδομένων εργαζομένων πρέπει να βασίζονται σε έγκυρη νομική βάση. Στο πλαίσιο της απασχόλησης, οι κύριες νομικές βάσεις που χρησιμοποιούνται είναι:

• Η εκτέλεση της σύμβασης εργασίας (άρθρο 6.1.b του GDPR) για τη διαχείριση της αμοιβής, των διακοπών, των εκπαιδεύσεων

• Η νομική υποχρέωση (άρθρο 6.1.c) για τη δήλωση DSN, τη τήρηση των υποχρεωτικών αρχείων

• Το νόμιμο συμφέρον (άρθρο 6.1.f) για ορισμένες διατάξεις παρακολούθησης, υπό την προϋπόθεση αυστηρής ισορροπίας

Ο εργοδότης πρέπει να ενημερώσει τους εργαζομένους για την ύπαρξη επεξεργασιών που τους αφορούν μέσω ενημέρωσης προσηγορίας που επισυνάπτεται στη σύμβαση εργασίας (άρθρο 13 του GDPR). Το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας (RAT) πρέπει υποχρεωτικά να καταγράψει τις επεξεργασίες HR.

Διάρκειες διατήρησης και δικαίωμα διαγραφής

Η CNIL έχει δημοσιεύσει τομεακές πίνακες αναφοράς που διευκρινίζουν τις διάρκειες διατήρησης που ισχύουν για τα δεδομένα HR. Για παράδειγμα:

• Δεδομένα υποψηφιότητας που δεν επιλέχθησαν: 2 χρόνια το πολύ

• Συμβάσεις εργασίας και συνημμένα έγγραφα: 5 χρόνια μετά τη λήξη της σύμβασης

• Δελτία μισθοδοσίας: 5 χρόνια (εργοδότης) και διαθεσιμότητα για 50 χρόνια (εργαζόμενος)

• Δεδομένα βιντεοπαρακολούθησης στην επιχείρηση: 1 μήνα γενικά

Οι επιχειρήσεις που αποϋλοποιούν τις διαδικασίες HR τους πρέπει να ενσωματώσουν αυτούς τους περιορισμούς στη πολιτική τους διαχείρισης εγγράφων. Ανακαλύψτε πώς μια ηλεκτρονικά υπογεγραμμένη λύση μπορεί να σας βοηθήσει να παράγετε έγγραφα συμβατά με τις ισχύουσες νομικές απαιتήσεις.

Ισχύον νομικό πλαίσιο για τη συμμόρφωση εργοδότη στο εργατικό δίκαιο

Η συμμόρφωση του εργοδότη στο εργατικό δίκαιο εγγράφεται σε ένα πυκνό κανονιστικό σώμα που συμπλέκει εθνικό και ευρωπαϊκό δίκαιο.

Κώδικας Εργασίας (νομοθετικά και κανονιστικά μέρη): το θεμέλιο, διέπει το σύνολο των μεμονωμένων και συλλογικών σχέσεων εργασίας. Τα άρθρα L1221-1 και εξής ρυθμίζουν τη σύμβαση εργασίας, ενώ τα άρθρα L4121-1 έως L4121-5 ορίζουν τις υποχρεώσεις ασφάλειας του εργοδότη.

Οδηγία (EU) 2019/1152 της 20ής Ιουνίου 2019 σχετικά με διαφανείς και προβλέψιμες συνθήκες εργασίας στην Ευρωπαϊκή Ένωση, μεταφερθείσα στο γαλλικό δίκαιο με διάταγμα n°2022-1173 της 25ης Αυγούστου 2022: θέτει υποχρέωση παράδοσης του Μοναδικού Εγγράφου Πληροφοριών (DUI) εντός επτά ημερών μετά την πρόσληψη.

Κανονισμός eIDAS n°910/2014 και ο διάδοχός του eIDAS 2.0 (Κανονισμό (EU) 2024/1183): ορίζουν τα επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής (απλή, προηγμένη, προσδιορισμένη) και την νομική τους αξία. Σύμφωνα με το άρθρο 25 του eIDAS, μια προσδιορισμένη ηλεκτρονική υπογραφή (SEQ) έχει τα ίδια νομικά αποτελέσματα με τη χειρόγραφη υπογραφή σε όλα τα κράτη μέλη. Για τις συμβάσεις εργασίας, η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (SEA) προσφέρει επαρκές επίπεδο εγγύησης στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων.

Αστικός Κώδικας, άρθρα 1366 και 1367: το άρθρο 1366 αναγνωρίζει στο ηλεκτρονικό έγγραφο την ίδια αποδεικτική ισχύ με ένα έγγραφο σε χαρτί, υπό την προϋπόθ