Hausverwalter: Gesetzliche Pflichten und Gebühren 2026

Der Verwalter ist nicht der Entscheidungsträger der Eigentümergemeinschaft. Er ist ihr Bevollmächtigter: Er setzt die von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse um, verwaltet die Liegenschaft und vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Diese Stellung als Bevollmächtigter bestimmt alles Weitere – den Umfang seiner Befugnisse, die Struktur seiner Vergütung und die Regelung seiner Verantwortlichkeit. Die meisten Konflikte entstehen aus einer Verwechslung in diesem Punkt: dem Verwalter eine Entscheidung vorzuwerfen, die er nicht getroffen hat, oder ihn eine Entscheidung treffen zu lassen, die ihm nicht zustand.

Drei unterschiedliche Aufgabenbereiche

Die administrative Verwaltung. Die Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einberufen, das Protokoll führen, die Beschlüsse zustellen, die Liste der Wohnungseigentümer und das Instandhaltungsheft der Liegenschaft aktuell halten. Der Verwalter muss die Eigentumsanlage außerdem im nationalen Register eintragen lassen und die Daten aktuell halten.

Die finanzielle Verwaltung. Ein eigenes Bankkonto im Namen der Eigentümergemeinschaft eröffnen – dies ist grundsätzlich verpflichtend und kann nur durch einen ausdrücklichen Beschluss der Versammlung und in eng begrenzten Fällen abbedungen werden. Er fordert die Vorschüsse ein, führt die Buchhaltung nach einem eigenen Kontenplan und legt die Abrechnung der Versammlung zur Genehmigung vor. Vermietet ein Eigentümer seine Einheit, ist nur ein Teil dieser Kosten an den Mieter weiterverrechenbar, gemäß der abschließenden Liste, die in unserem Artikel über die Mietnebenkosten. Ebenso muss er die Instandhaltungsrücklage bilden, deren Einzahlung ab einem bestimmten Gebäudealter verpflichtend ist.

Die technische Verwaltung. Für die Instandhaltung der Liegenschaft sorgen, beschlossene Arbeiten ausführen lassen und im Dringlichkeitsfall die notwendigen Sicherungsmaßnahmen treffen. Diese letzte Befugnis ist die einzige, die es ihm erlaubt, eine nicht beschlossene Ausgabe zu tätigen, und sie ist eng auszulegen: Dringlichkeit setzt ein Risiko für die Sicherheit oder den Erhalt der Liegenschaft voraus, nicht bloß eine günstige Gelegenheit.

Die Vergütung: Pauschale und besondere Leistungen

Dies ist die häufigste Quelle von Streitigkeiten, und die Regelung ist durch einen gesetzlich vorgeschriebenen Musterverwaltervertrag strukturiert.

Das Honorar des Verwalters beruht auf einer Jahrespauschale, die sämtliche Leistungen der laufenden Verwaltung abdeckt. Diese Pauschale ist abschließend: Alles, was zur laufenden Verwaltung gehört, ist darin enthalten und darf nicht separat in Rechnung gestellt werden.

Daneben kann eine abschließende Liste besonderer Leistungen zu einer zusätzlichen Vergütung führen – die Organisation einer zusätzlichen Versammlung, die Begleitung größerer Bauarbeiten, Mahn- und Beitreibungsverfahren, die Ausstellung bestimmter Dokumente bei einem Eigentumswechsel.

Der entscheidende Punkt ist folgender: Eine Leistung, die nicht auf dieser Liste steht, fällt notwendigerweise unter die Pauschale. Ein Verwalter, der gewöhnliche Mahngebühren, Fotokopierkosten oder Kosten für die Kontoführung in Rechnung stellt, überschreitet den zulässigen Rahmen. Der Vergleich zweier Verträge erfolgt daher anhand der Pauschale und der Liste der besonderen Leistungen, niemals allein anhand der ausgewiesenen Pauschale.

Beitreibungskosten, die gegen einen zahlungsunfähigen Eigentümer eingeleitet werden, sind ausschließlich diesem Eigentümer anzulasten und werden nicht auf die Gesamtheit umgelegt.

Das Mandat: Dauer, Bestellung, Abberufung

Der Verwalter wird von der Eigentümerversammlung für eine im Vertrag festgelegte Dauer bestellt, höchstens jedoch für drei Jahre – ein Jahr, wenn es sich um den in der Gemeinschaftsordnung oder von der ersten Käuferin oder dem ersten Käufer bestellten Verwalter handelt.

Seine Bestellung verlängert sich nicht stillschweigend: Sie erfordert einen Beschluss. Vor jeder Verlängerung muss eine Ausschreibung durchgeführt werden, wovon der Verwaltungsbeirat durch einen Beschluss der Versammlung befreit werden kann.

Die Abberufung ist jederzeit durch die Versammlung möglich, setzt aber einen berechtigten Grund voraus: Eine Abberufung ohne Grund setzt die Gemeinschaft dem Risiko von Schadenersatzforderungen wegen missbräuchlicher Beendigung aus. Der Punkt wird auf die Tagesordnung gesetzt und wie ein gewöhnlicher Beschluss abgestimmt.

Die Verantwortlichkeit des Verwalters

Der Verwalter haftet der Gemeinschaft gegenüber für seine Verwaltungsfehler. Die am häufigsten festgestellten Pflichtverletzungen lassen sich klar benennen:

• Das Unterlassen der Einberufung der Jahresversammlung, was die Eigentümergemeinschaft handlungsunfähig macht.
• Das Unterlassen der Beitreibung unbezahlter Beiträge, wodurch die Verjährung mangels Handlung eintreten kann.
• Das Unterlassen der Ausführung beschlossener Arbeiten, oder deren Ausführung ohne Genehmigung.
• Die Nachlässigkeit beim Abschluss der vorgeschriebenen Versicherungen.
• Die Nichteinhaltung der Pflicht zum eigenen Bankkonto.

Er ist dagegen nicht für Entscheidungen verantwortlich, die von der Versammlung getroffen wurden, selbst wenn er von deren Annahme abgeraten hat, ebenso wenig für die Beschlussfassung über ein unzureichendes Budget.

Seine Verantwortlichkeit setzt ein Verschulden, einen Schaden und einen Kausalzusammenhang voraus. Die Klage verjährt nach den allgemeinen Regeln, mit den Besonderheiten hinsichtlich des Fristbeginns, die in unserem Artikel über die Verjährung von Forderungen.

Die Rolle des Verwaltungsbeirats

Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter und überwacht dessen Geschäftsführung. Er äußert sich zu den Fragen, mit denen er befasst wird, und seine Stellungnahme ist ab einem bestimmten Auftrags- oder Vertragswert verpflichtend einzuholen.

Er verfügt über ein Recht auf Einsicht in die Unterlagen: Er kann von jedem Dokument Kenntnis nehmen, das die Verwaltung und die Bewirtschaftung der Liegenschaft betrifft. Dieses Recht ist der wichtigste Kontrollhebel während der Vertragslaufzeit, deutlich wirksamer als eine nachträgliche Beanstandung der Abrechnung.

Anwendungsfälle

Wechsel des Verwalters. Das Ablaufdatum des Mandats prüfen, eine Ausschreibung durchführen und die Bestellung auf die Tagesordnung setzen. Die Übergabe der Unterlagen und der Gelder an den Nachfolger unterliegt genauen Fristen, deren Nichteinhaltung den bisherigen Verwalter haftbar macht.

Beanstandung des Honorars. Die Rechnung mit dem Musterverwaltervertrag vergleichen: Steht die beanstandete Leistung auf der abschließenden Liste der besonderen Leistungen? Falls nicht, fällt sie unter die Pauschale und ist nicht zu entrichten.

Dringende Arbeiten. Der Verwalter kann die notwendigen Sicherungsmaßnahmen treffen, muss die Eigentümer darüber informieren und die Versammlung einberufen. Eine Ausgabe, die erst nachträglich als dringend dargestellt wird, ohne dass ein tatsächliches Risiko bestand, fällt nicht unter diese Regelung.

Vermietender Eigentümer. Die Vorschusseinforderungen des Verwalters und die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter folgen zwei unterschiedlichen Zeitplänen, wobei der zweite vom ersten abhängt – der jährliche Rechnungsabschluss der Liegenschaft ist Voraussetzung für die Nebenkostenabrechnung mit dem Mieter. Näheres dazu finden Sie in unserem Leitfaden zur Mietverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Verwalter allein über Arbeiten entscheiden? Nein, außer bei dringenden Sicherungsmaßnahmen, die zur Erhaltung der Liegenschaft notwendig sind. Jede andere Ausgabe erfordert einen Beschluss der Versammlung.

Ist das eigene Bankkonto verpflichtend? Ja, grundsätzlich im Namen der Gemeinschaft. Ausnahmen sind eng begrenzt und erfordern einen ausdrücklichen Beschluss der Versammlung.

Darf ein Verwalter Mahngebühren in Rechnung stellen? Nein, sofern sie zur laufenden Verwaltung gehören, die durch die Pauschale abgedeckt ist. Nur Leistungen, die auf der abschließenden Liste des Musterverwaltervertrags stehen, können eine zusätzliche Vergütung begründen, und Beitreibungskosten sind ausschließlich dem zahlungsunfähigen Eigentümer anzulasten.

Wie kann ein Verwalter abberufen werden? Durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung, wobei der Punkt auf die Tagesordnung gesetzt wird. Die Abberufung erfordert einen berechtigten Grund, andernfalls setzt sich die Gemeinschaft dem Risiko von Schadenersatzforderungen aus.

Verlängert sich das Mandat automatisch? Nein. Jede Verlängerung erfordert einen Beschluss, dem eine Ausschreibung vorausgeht, sofern die Versammlung keine Befreiung davon beschließt.

Wofür ist der Verwalter verantwortlich? Für seine Verwaltungsfehler: Unterlassen der Einberufung, Unterlassen der Beitreibung, Nichtausführung beschlossener Arbeiten, fehlender Versicherungsschutz. Für von der Versammlung getroffene Entscheidungen haftet er nicht.

Zusammenfassung

Der Verwalter führt aus, die Versammlung entscheidet. Diese Aufteilung klärt die meisten Streitfälle: Was nicht beschlossen wurde, fällt nicht in seine Zuständigkeit, und was beschlossen wurde, fällt in seine Verantwortung bei der Umsetzung.

Bei den Honoraren ist der Grundsatz ebenso einfach. Die Pauschale deckt die laufende Verwaltung vollständig ab; nur die im Musterverwaltervertrag abschließend aufgeführten besonderen Leistungen können zusätzlich hinzukommen. Vergleicht man zwei Verwalter allein anhand ihrer Jahrespauschale, führt das regelmäßig dazu, den teureren zu wählen.