Elektronische Signatur einer Bestellung

Warum Bestellungen digitalisieren

Bestellungen (BC) sind das Herzstück von B2B-Einkaufsprozessen. Die elektronische Signatur verkürzt den Geschäftszyklus, vermeidet Liefer- und Abrechnungsstreitigkeiten und dokumentiert die Verpflichtung des Käufers.

Empfohlenes Niveau

Die einfache Signatur (SES) reicht für die meisten Bestellungen aus. Sie ist schnell, reibungslos und belegt die Verpflichtung des Käufers.

Für Bestellungen mit hohem Volumen (> 50.000 €) oder in regulierten Branchen (Verteidigung, Gesundheitswesen) wird AES empfohlen.

Typisches Verfahren

• Der Vertriebsmitarbeiter erzeugt die Bestellung aus dem ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Export als PDF und Versand an den Käufer über die Signaturplattform

• Käufer signiert in wenigen Klicks

• Signierte Bestellung speist automatisch den ERP-Kern (Bestellung, Abrechnung)

ERP-Integrationen

Große ERP-Systeme verbinden sich mit Signaturplattformen über API:

• SAP: Nativer Konnector über PI/PO oder SAP Ariba

• Sage: API und Zapier-Konnektoren

• Oracle: REST-API

• Cegid: Dedizierte Plugins

Nach der Integration muss der Vertriebsmitarbeiter nichts manuell tun: Die Bestellung wird automatisch zur Signatur versendet, wenn ein Angebot angenommen wird.

Messbare Vorteile

• Signaturzeit um Faktor 5 bis 10 verkürzt

• 0 verloren gegangene Bestellungen (alle archiviert)

• Abrechnung wird schneller ausgelöst (positive Zahlungsflüsse für den Aussteller)

• weniger kommerzielle Streitigkeiten

Häufige Fehler

• Bestellung ohne AGB als Anlage versenden

• Fehlerhafte Preise angeben (jede Korrektur = Neuausstellung)

• Lieferbedingungen nicht berücksichtigen

• AES für interne Bestellungen verwenden (überfordert)

Anwendungsfall: Industrie B2B

Ein Hersteller von Industrieanlagen verarbeitet 400 Bestellungen/Monat. Digital-Weg:

• Bestellungserstellung aus SAP

• Versand in SES an Kundenkäufer

• Automatische Erinnerung an Tag +3

• Durchschnittliche Signatur an Tag +1,5

• Automatische Speisung der Bestellung in SAP

Eingesparte Verwaltungszeit: 1,5 VZÄ für den Vertrieb verfügbar.

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo integriert sich in die wichtigsten ERP-Systeme (SAP, Sage, Oracle, Cegid) über API. Bestellungen werden automatisch zur Signatur versendet, wenn ein Angebot angenommen wird. Templates für AGB, automatische Erinnerungen, Dashboard pro Vertriebsmitarbeiter.

FAQ

Verpflichtet eine signierte Bestellung den Käufer?

Ja, als Vertragsdokument, das eine Bestellung einleitet.

Kann man eine signierte Bestellung stornieren?

Je nach AGB: Üblicherweise vor Versand möglich, danach schwieriger.

Reicht SES für eine Bestellung über 100.000 €?

Technisch ja, aber AES ist für den Beweis vorzuziehen.

Wie lange muss eine Bestellung aufbewahrt werden?

10 Jahre (Geschäftsunterlagen).

Kann man eine Bestellung mit einer entmaterialisierten Lieferung verknüpfen?

Ja, über EDI oder ERP-Integration.

Fazit

Die elektronische Signatur von Bestellungen optimiert Ihre Einkaufsprozesse und sichert Ihre Abrechnungen. Die ERP-Integration macht den Prozess quasi unsichtbar.

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