Elektronische Signatur einer Bestellung

Warum Bestellungen digitalisieren

Bestellungen (BC) sind das Herzstück von B2B-Einkaufsprozessen. Die elektronische Signatur verkürzt den Verkaufszyklus, vermeidet Lieferungs- und Abrechnungsstreitigkeiten und dokumentiert die Verpflichtung des Käufers.

Empfohlenes Niveau

Die einfache Signatur (SES) reicht für die meisten Bestellungen aus. Sie ist schnell, reibungslos und dokumentiert die Verpflichtung des Käufers.

Für Bestellungen mit hohem Wert (> 50.000 €) oder in regulierten Branchen (Verteidigung, Gesundheitswesen) ist AES vorzuziehen.

Typisches Verfahren

• Der Vertriebsmitarbeiter generiert die Bestellung aus dem ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Export als PDF und Versand an den Käufer über die Signaturplattform

• Käufer signiert in wenigen Klicks

• Signierte Bestellung wird automatisch ins ERP-Kernsystem eingespielt (Bestellung, Abrechnung)

ERP-Integrationen

Große ERP-Systeme schnittstellen sich über APIs mit Signaturplattformen:

• SAP: nativer Konnektor über PI/PO oder SAP Ariba

• Sage: API und Zapier-Konnektoren

• Oracle: REST-API

• Cegid: dedizierte Plugins

Nach der Integration muss der Vertriebsmitarbeiter nichts manuell tun: Die Bestellung wird automatisch zur Signatur versendet, wenn ein Angebot akzeptiert wird.

Messbare Vorteile

• Signaturzeit um das 5- bis 10-fache verkürzt

• 0 verlorene Bestellungen (alle archiviert)

• schnellere Rechnungsstellung (positive Liquidität für den Aussteller)

• weniger geschäftliche Streitigkeiten

Häufige Fehler

• Bestellung ohne AGB als Anlage versenden

• fehlerhafte Preise angeben (jede Korrektur = Neuausstellung)

• Lieferbedingungen nicht einbeziehen

• AES für interne Bestellungen verwenden (überdimensioniert)

Anwendungsfall: industrieller B2B

Ein Hersteller von Industrieanlagen verarbeitet 400 Bestellungen pro Monat. Digitales Verfahren:

• Bestellungsgenerierung aus SAP

• Versand in SES an den Kundeneinkäufer

• automatische Erinnerung an Tag 3

• durchschnittliche Signatur an Tag 1,5

• automatische Speiseleitung der Bestellung in SAP

Eingesparte Verwaltungszeit: 1,5 VZÄ für den Vertrieb.

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo integriert sich über API in alle wichtigsten ERP-Systeme (SAP, Sage, Oracle, Cegid). Bestellungen werden automatisch zur Signatur versendet, wenn ein Angebot akzeptiert wird. Templates für AGB, automatische Erinnerungen, Dashboard pro Vertriebsmitarbeiter.

Certyneo-Lösung für elektronische Signaturen entdecken

Häufig gestellte Fragen

Verpflichtet eine signierte Bestellung den Käufer?

Ja, als vertragliches Dokument, das eine Bestellung einleitet.

Kann eine signierte Bestellung storniert werden?

Nach AGB: grundsätzlich möglich vor Versand, schwieriger danach.

Reicht SES für eine Bestellung über 100.000 €?

Technisch ja, aber AES ist für den Nachweis vorzuziehen.

Wie lange sollte eine Bestellung aufbewahrt werden?

10 Jahre (geschäftliches Dokument).

Kann man eine Bestellung mit einer digitalen Lieferung verknüpfen?

Ja, über EDI oder ERP-Integration.

Fazit

Das elektronische Signieren von Bestellungen optimiert Ihre Einkaufsprozesse und sichert Ihre Abrechnungen. Die ERP-Integration macht den Prozess nahezu unsichtbar.

Probieren Sie Certyneo, um Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher online zu versenden, zu signieren und zu verfassen.