Wie man ein Dokument zur Unterzeichnung versendet

Das Verfahren in 5 Schritten

Ein Dokument elektronisch zur Unterzeichnung zu versenden dauert weniger als 5 Minuten. Hier ist der schrittweise Prozess.

1. Das Dokument vorbereiten

• Export als PDF (empfohlen)

• Lesbarkeit auf Mobilgeräten überprüfen (80% der Unterzeichner unterzeichnen auf Mobilgeräten)

• Durchlesen, um Tippfehler und Fehler zu beseitigen

• Erforderliche Anhänge ggf. anfügen

2. Eine Enveloppe erstellen

Auf Ihrer Signaturplattform:

• neues Dokument → PDF hochladen

• Enveloppe benennen (Dokumentgegenstand + Unterzeichner)

3. Unterzeichner hinzufügen

Für jeden Unterzeichner:

• vollständiger Name

• E-Mail

• Telefon (für OTP-SMS bei AES)

• Rolle (Unterzeichner, Genehmiger, CC)

Reihenfolge definieren: parallel (alle gleichzeitig) oder sequenziell.

4. Felder platzieren

Auf dem PDF ziehen:

• Signaturfeld (erforderlich)

• optionale Felder: Datum, Name, freier Text, Kontrollkästchen, Paraphe pro Seite

Jedes Feld dem richtigen Unterzeichner zuordnen (verschiedene Farben).

5. Konfigurieren und versenden

Zu konfigurierende Optionen:

• Signaturstufe: SES oder AES

• Ablaufdatum (typischerweise 15–30 Tage)

• automatische Erinnerungen (T+3, T+7)

• personalisierte Nachrichten

Auf „Versenden" klicken. Die Unterzeichner erhalten ihre E-Mail sofort.

Das Dokument verfolgen

Verfolgen Sie in Ihrem Dashboard in Echtzeit:

• versendet → geöffnet → unterzeichnet

• Benachrichtigungen (E-Mail, Slack, Teams)

• manuelle Erinnerung möglich

Bewährte Verfahren

• Immer vor dem wichtigen Versand mit einem Kollegen testen

• Kommunikationskanal für unerfahrene Unterzeichner vorsehen

• Unterzeichnetes Dokument systematisch archivieren

• Versand am Freitagabend oder am Wochenende vermeiden

Häufige Fehler

• Falsche E-Mail (Tippfehler oder alte Adresse)

• Vergessen, einen Unterzeichner hinzuzufügen

• Kein Signaturfeld platzieren

• Datei zu groß (> 10 MB → langsam auf Mobilgeräten)

• Versand ohne Überprüfung

Konkretes Beispiel: Vertriebsmitarbeiter

Ein Vertriebsmitarbeiter versendet 20 Angebote pro Woche. Routine:

• Generierung von HubSpot (Angebot + AGB)

• Automatischer Versand in SES über Integration

• Erinnerungen T+2 und T+5

• Slack-Benachrichtigungen in Echtzeit

• CRM bei Unterzeichnung aktualisiert

Zeitaufwand pro Versand: 0 Minuten.

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo macht den Versand eines Dokuments zur Unterzeichnung schnell und zuverlässig: intuitive Drag-Drop-Oberfläche, Vorlagen für wiederkehrende Dokumente, CRM-Integrationen, Echtzeit-Verfolgung, automatische Erinnerungen. Alles in weniger als 3 Minuten.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert der Versand?

2–5 Minuten für ein einfaches Dokument.

Kann man das gleiche Dokument an mehrere Unterzeichner versenden?

Ja, alle in der gleichen Enveloppe, parallele oder sequenzielle Reihenfolge.

Muss der Unterzeichner vorher informiert werden?

Nicht erforderlich, aber empfohlen für unerfahrene Unterzeichner.

Kann man einen Versand stornieren?

Ja, vor der Unterzeichnung. Danach nein.

Kann der Unterzeichner an jemand anderen übertragen?

Je nach Konfiguration. Standardmäßig nein.

Fazit

Ein Dokument zur Unterzeichnung zu versenden ist eine einfache Geste, die zum Alltag geworden ist. Sobald die Routine etabliert ist, werden Ihre Vertragszyklen transformiert.

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