Opbevaring af elektronisk underskrevne dokumenter

Hvorfor bevaring er afgørende

Hvorfor bevaring er afgørendeEn elektronisk signatur har kun værdi, hvis beviset forbliver søgbart og verificerbart. Tvister kan opstå 5, 8 eller 10 år efter underskrivelsen. Derfor vigtigheden af ​​korrektarkivering ⬥⬥⬥.

arkivering ⬥⬥⬥.

• Lovlige varigheder i FrankrigKommercielle kontrakter ⬥⬥⬥: 10 år (artikel L.123-22)
• Ansættelseskontrakter ⬥⬥⬥⬥: 5 år efter udløb ⬬⥥ Faktura: 10 år (regnskab), 6 år (skat)Ansættelseskontrakter ⬥⬥⬥⬥: 5 år efter udløb ⬬⥥ Faktura: 10 år (regnskab), 6 år (skat)
• Leasingkontrakter ⬥⬥⬥: varighed + 5 årForsikringskontrakter ⬥⬥⬥: 2 til 10 år afhængig af type
• Forsikringskontrakter ⬥⬥⬥: 2 til 10 år afhængig af type⬥ Notarial deklaration: 3 år
• Gem PDF'enog
• ogrevisionssporet i den længste gældende periode.

ArkivformaterArkivformaterAdskillige PAdES-formater eksisterer sideløbende:

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: simpel signatur

PAdES-B-T ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ gange: + PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + certifikatkæde (offline verifikation)

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ gange: + PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + certifikatkæde (offline verifikation)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiske tidsstempler (multi-decade validity)
• For langsigtede dokumenter, vælg ⬥L PAdES ⬥⬥⬥.Elektronisk arkiveringssystem (SAE)
• Elektronisk arkiveringssystem (SAE)En SAE med bevisværdigarantier:
• Integritet (verificerede fingeraftryk)Integritet (verificerede fingeraftryk)

Ægthed (signatur forblev gyldig) ⬥⬥⬥⬥⬥ Refererbarhed ⬥ Sporbarhed (log muligt)Den franske standardNF Z42-013

NF Z42-013

specificerer kravene.

• Bedste praksis
• Bedste praksis
• Behold PDF + revisionsspor, aldrig den ene uden den anden
• Gem i flere kopier (geografisk redundans)

Tjek integriteten med jævne mellemrum (6-12 måneder)Tjek integriteten med jævne mellemrum (6-12 måneder)Test årligt efter dokumentets varighed eller dokumentets varighed

Hyppige fejl

• Gem kun PDF-filen
• Gem kun PDF-filen
• Gem på et enkelt medie
• Brug en sky uden opbevaringsklausuler
• Brug en sky uden opbevaringsklausuler

Glem specifikke varigheder (bankvirksomhed, sundhed) ⬥⬥⬥-nøglen, hvis det mistede arkiv er krypteret Intern vs. outsourcet arkivering

• Intern ⬥⬥⬥: total kontrol, initial investering.
• Outsourcet ⬥⬥⬥: via platformen eller en tjenesteudbyder. Lavere omkostninger, operationel aflæsning, tjek reversibilitetsklausuler.
• Outsourcet ⬥⬥⬥: via platformen eller en tjenesteudbyder. Lavere omkostninger, operationel aflæsning, tjek reversibilitetsklausuler.
• De fleste SMV'er foretrækker outsourcet arkivering inkluderet i planen.
• Sådan hjælper Certyneo dig

Sådan hjælper Certyneo dig

Certyneo inkluderer en10-årig arkiveringi alle planer. Hvert dokument er bevaret med PDF PAdES-B-T, fuld revisionsspor, metadata. Infrastruktur replikeret i EU (Tyskland, IONOS) med versionering. Eksporter arkiver med et enkelt klik.i alle planer. Hvert dokument er bevaret med PDF PAdES-B-T, fuld revisionsspor, metadata. Infrastruktur replikeret i EU (Tyskland, IONOS) med versionering. Eksporter arkiver med et enkelt klik.

Oplev Certyneos elektroniske signaturløsning

Ofte stillede spørgsmål

Har jeg brug for en certificeret SAE?Har jeg brug for en certificeret SAE?Ikke påkrævet, men anbefales til dokumenter med høj indsats. NF Z42-013 giver en formodning om pålidelighed.

Kan jeg kun beholde PDF'en?

Kan jeg kun beholde PDF'en?

Teknisk set ja, men det separate revisionsspor er stadig nyttigt.

Hvis min platform forsvinder?

PAdES PDF'er forbliver verificerbare offline. Eksporter revisionssporet regelmæssigt.

PAdES PDF'er forbliver verificerbare offline. Eksporter revisionssporet regelmæssigt.

Er arkivering dyrt?

Nej, meget økonomisk sammenlignet med papir. De fleste platforme inkluderer det.

Nej, meget økonomisk sammenlignet med papir. De fleste platforme inkluderer det.

Hvornår starter 10-års perioden?

Kommerciel kontrakt: ophør af udførelse. Ansættelseskontrakt: ophør af kontrakt.

Konklusion

Konklusion

Bevaring er livsforsikringen for dine underskrifter. Vælg et langt og solidt arkiv, tjek det med jævne mellemrum.

Prøv Certyneo til at sende, underskrive og spore dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.