Elektronický podpis pro školící organizace

Odvětví pod administrativním tlakem

Vzdělávací instituce (OF) a učňovská centra (CFA) žijí pod obrovským administrativním tlakem: tripartitní smlouvy, prezenční listiny, potvrzení o účasti, cenové nabídky, fakturace OPCO. Elektronický podpis tuto zátěž výrazně snižuje a zjednodušuje audity Qualiopi.

Běžně podepisované dokumenty

• Smlouva o vzdělávání (klient nebo OPCO)
• Tripartitní smlouva (CPF, Pôle Emploi)
• Učňovská smlouva (CERFA)
• Prezenční listina (za jednotlivé lekce nebo dny)
• Potvrzení o účasti, o úspěšném absolvování, o průběhu vzdělávání
• Cenové nabídky a BPF (pedagogická a finanční zpráva)
• Provozní řád centra

Qualiopi a elektronický podpis

Na rozdíl od rozšířeného přesvědčení francouzský národní standard kvality, na němž je Qualiopi založena (příloha k décret n° 2019-565), nepředepisuje žádnou konkrétní úroveň podpisu ani formát podpisu prezenční listiny: slova „podpis prezenční listiny“, „docházka“ a „podpis“ se v něm neobjevují. Jeho indikátor 11 se týká hodnocení dosažení cílů ze strany účastníků; nejblíže vašim dokumentačním postupům je indikátor 10 (realizace, podpora a sledování průběhu služby), jehož příkladem důkazu je sledovatelnost technické a pedagogické podpory. Podstatné je být schopen předložit důkazy v den auditu: „chybějící důkaz v den auditu je považován za neshodu“ (arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit). Elektronický podpis slouží přesně k tomu — jisté datum, identifikace podepisující osoby, integrita dokumentu — a mnoho certifikovaných organizací opustilo papírovou podobu, aniž by ztratily shodu.

Doporučená úroveň

• Smlouva o vzdělávání: advanced elektronický podpis
• Denní prezenční listina: stačí simple elektronický podpis (vysoký objem, nízké individuální riziko)
• Potvrzení a osvědčení: advanced elektronický podpis, pokud mají hodnotu diplomu

Přínosy

• Prezenční listiny v reálném čase: žádné papírové archy k vyzvedávání, skenování a archivaci
• Snazší audity OPCO: export všech podepsaných smluv jedním kliknutím
• Rychlejší tripartitní smlouvy: 3 signatáři (OF + účastník + firma nebo OPCO) paralelně
• Fakturace OPCO: kompletní digitální spis lze odeslat přímo

Integrace s LMS a odbornými nástroji

Digiforma, Dendreo, Ammon, Talentsoft: odborné nástroje OF se propojují s platformami pro podepisování prostřednictvím API nebo Zapieru. Smlouvy lze generovat automaticky z CRM a odeslat k podpisu jedním kliknutím.

Časté chyby

• Používání SES pro učební smlouvu (upřednostněte AES)
• Domněnka, že Qualiopi předepisuje formát podpisu prezenční listiny: od 1. ledna 2019 article R6313-3 du Code du travail uznává „jakýkoli průkazný prvek“ jako doklad o realizaci akce
• Opomenutí pedagogických příloh ve smlouvě
• Uchovávání smluv a prezenčních listin odděleně, takže je pak v den auditu není možné dohledat

Konkrétní případ: tripartitní smlouva s OPCO

Bootcampová session v délce 35 dní: 10 účastníků, 1 OPCO (AKTO), 1 OF. Průběh:

1. Vygenerování 10 smluv z Digiformy
2. Odeslání v advanced elektronickém podpisu 10 účastníkům + OPCO (paralelní podepisování)
3. Vše podepsáno do 48 hodin
4. Denní prezence pomocí QR kódu → rychlý advanced elektronický podpis
5. Odeslání BPF na OPCO na konci session

Úspora oproti dřívějšímu papírovému cyklu: 3 týdny administrativní práce ušetřeny.

Jak vám pomůže Certyneo

Certyneo nabízí balíček pro OF s šablonami smluv (bi/tripartitních), digitalizovanou prezenční listinou, advanced elektronickým podpisem jako výchozím nastavením, integrací s hlavními LMS (Digiforma, Dendreo) a archivací po dobu 10 let v souladu s Qualiopi.

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

Časté otázky

Akceptují OPCO elektronickou prezenční listinu?

Ano, za předpokladu ověření totožnosti účastníka (OTP nebo jmenovitý QR kód).

Vyžaduje Qualiopi specifickou úroveň?

Ne. Francouzský národní standard kvality nevyžaduje žádnou konkrétní úroveň podpisu ani formát prezenční listiny; je třeba být schopen předložit důkaz o realizaci v den auditu. V praxi postačuje SES pro podpis prezenční listiny a pro smlouvy, u nichž je důkazní nárok vyšší, se doporučuje AES.

Lze učňovskou smlouvu podepsat elektronicky?

Ano, pomocí advanced elektronického podpisu a pokud OPCO akceptuje digitální podání.

Doba uchovávání?

10 let pro fakturaci, minimálně 3 roky pro smlouvy (některé OPCO vyžadují delší dobu).

Mohou podepisovat nezletilí?

Spolupodpis zákonného zástupce ve stejné obálce.

Závěr

Elektronický podpis se stal nepostradatelným nástrojem pro vzdělávací instituce: posílení souladu s Qualiopi, zdvojnásobení administrativní produktivity, plynulejší vztahy s OPCO.

Vyzkoušejte Certyneo a odesílejte, podepisujte a sledujte své dokumenty online jednoduše, rychle a bezpečně.