Digitalizovat administrativní procesy

Proč digitalizovat administrativní procesy

Administrativní procesy (fakturace, hlášení o výdajích, dovolené, interní objednávky) jsou často poslední digitalizované, i když zabírají spoustu času. Jejich digitalizace uvolňuje týmy pro úkoly s přidanou hodnotou.

Procesy k upřednostnění

Snížením návratnosti investic:

1. Podepisování smluv: okamžitý zisk, vyloučené tření
2. Zprávy o výdajích: OCR + hierarchické ověření
3. Opustit vedení: pracovní postup validace + automatické vyvážení
4. Vyúčtování zákazníka: generování, odesílání, sledování
5. Nákupy a objednávky: citace → BC → faktura
6. Nástup / výstup: HR dokumenty + IT přístup
7. Hlášení: řídicí panely v reálném čase vs. tabulky

5-kroková metoda

1. Mapové procesy

Uveďte každý proces, jeho aktéry, jeho fáze, jeho objem, jeho aktuální trvání.

2. Identifikujte třecí body

Ztracený čas, chyby, nespokojenost. Tu přinese digitál nejvíce.

3. Vyberte si správné nástroje

• elektronický podpis
• HR nástroje/přehledy výdajů (Spendesk, Jenji)
• ověřovací nástroje (Zapier, Make, vlastní pracovní postupy)
• CRM, ERP, EDM dle potřeby

4. Integrujte nástroje mezi sebou

Skutečná produktivita pochází z integrace: vyhněte se opětovnému vstupu, šířte se automaticky.

5. Trénujte a měřte

Trénujte uživatele, měřte zisky, upravujte.

Příklad pracovního postupu

Typický administrátorský proces: požadavek opustit

• Před: papírová forma → kancelář manažera → HR → znovu zapsána do HRIS
• Po: vstup přes Lucca/PayFit → správce ověření na 1 kliknutí → zůstatek aktualizován automaticky → HR upozornění

Zisk: od 3 dnů do 10 minut.

Kvantitativní výhody

• Čas administrátora: -40 až -60 %
• Chyby zadávání: -90 %
• Spokojenost zaměstnanců: +30 % obvykle
• Doba cyklu(onboarding, objednávka, fakturace): děleno 3 až 5

Běžné chyby

• Digitalizace papírového procesu tak, jak je (chybí příležitost k optimalizaci)
• Skládejte nástroje bez jejich integrace
• Netrénovat → odpor ke změnám
• Ignorování souladu s GDPR a zákonná archivace
• Podcenění nákladů na integraci

Jak vám Certyneo pomáhá

Certyneo pokrývá komponentu „elektronického podpisu“ každého administrátorského projektu digitalizace. Integruje se s HR nástroji (PayFit, Lucca), výkazy výdajů (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

Nejčastější dotazy

Kolik stojí digitalizace?

Velmi variabilní. Rozsah „podpis + výkazy výdajů + dovolená“ je přibližně 3–10 EUR/uživatel/měsíc.

Jakou ROI očekávat?

Typicky 6 až 18 měsíců, kratší pro velké objemové průtoky.

Potřebujete CIO ke správě?

Doporučeno pro středně velké společnosti, není nutné pro malé a střední podniky, které se mohou spolehnout na externího poradce.

Jsou všechny nástroje v souladu s GDPR?

Upřednostňujte řešení EU pro zjednodušení dodržování předpisů.

Jak přesvědčit týmy?

Začněte tím nejbolestivějším procesem. Viditelná ROI odemkne zbytek.

Závěr

Digitalizace administrátorů je trajektorie, nikoli projekt „velkého třesku“. Začněte s toky s nejvyšší ROI, měřte, rozšiřujte. Za 18 měsíců se společnost transformovala.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.