Jak archivovat elektronicky podepsaný dokument

Proč správně archivovat? Odfláknutá archivace = oslabené důkazy v případě sporu.

Proč správně archivovat? Odfláknutá archivace = oslabené důkazy v případě sporu.

Doba, kterou je třeba respektovat

• Obchodní smlouvy ⬥⬥⬥: 10 let (Obchodní zákoník)Obchodní smlouvy ⬥⬥⬥: 10 let (Obchodní zákoník)
• Pracovní smlouvy ⬥⬥⬥: 5 let po skončení ⬥⬥⬬FakturyFaktury ⬥⬥⬬ (daň)
• Faktury ⬥⬥⬬ (daň)Pronájmy ⬥⬥⬥: doba trvání + 5 let
• Notářské zápisy ⬥⬥⬥: 30 letNotářské zápisy ⬥⬥⬥: 30 let
• Pojištění ⬥⬥⬥: 2 až 10 let⬥⥬⬥⬥ Podepsané PDFa
• aaudit trail

na nejdelší použitelné období.na nejdelší použitelné období.Formáty archivuPAdES-B-B ⬥⬥⬥: základní, jednoduchý podpisPAdES-B-B ⬥⬥⬥: základní, jednoduchý podpis

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifikované časové razítko

• + certifikát PAdES-B-LT+ certifikát PAdES-B-LT
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodická časová razítka (multi-decadal)Pro dlouhou archivaci upřednostněte
• Pro dlouhou archivaci upřednostnětePAdES-B-LTA
• .3 možnosti archivace

3 možnosti archivace1. Outsourcovaná archivace (platforma)Podpisová platforma uchovává vaše dokumenty X let. Zahrnuto ve většině plánů.

Podpisová platforma uchovává vaše dokumenty X let. Zahrnuto ve většině plánů.

Výhody ⬥⬥⬥: žádné úsilí, kompatibilní s eIDAS

Nevýhody ⬥⬥⬥: závislost na poskytovateli služeb, vratnost je třeba ověřit

Nevýhody ⬥⬥⬥: závislost na poskytovateli služeb, vratnost je třeba ověřit2. Interní archivaceVaše dokumenty jsou uchovávány na vašich serverech nebo ve vyhrazeném SAE.Vaše dokumenty jsou uchovávány na vašich serverech nebo ve vyhrazeném SAE.

Výhody ⬥⬥⬥: úplná kontrola

Nevýhody ⬥⬥⬥: náklady, požadované interní dovednosti

Nevýhody ⬥⬥⬥: náklady, požadované interní dovednosti3. SAE s průkazní hodnotouCertifikovaný elektronický archivační systémCertifikovaný elektronický archivační systém

NF Z42-013 ⬥⬥⬥⬥. Nejvyšší úroveň souladu.

Výhody ⬥⬥⬥: předpoklad právní spolehlivostiVýhody ⬥⬥⬥: předpoklad právní spolehlivostiNevýhody ⬥⬥⬥: vysoké náklady, předimenzované pro malé a střední podniky

Nejlepší postupyNejlepší postupyUdržujtePDF + audit trail ⬥⬥⬥, nikdy jeden bez druhého,⬬ redundance:⬥-⬥ vícenásobná podpora

Pravidelné ověřování ⬥⬥⬥: každých 6–12 měsíců ověřte, že jsou dokumenty čitelné

• Pravidelné ověřování ⬥⬥⬥: každých 6–12 měsíců ověřte, že jsou dokumenty čitelnéDokumentace ⬥⬥⬥: písemné postupyKaždoroční testy obnovy Udržujte pouze časté chyby ⬥⬥⬬⬥⬥ PDF, nikoli auditní záznam
• Každoroční testy obnovy Udržujte pouze časté chyby ⬥⬥⬬⬥⬥ PDF, nikoli auditní záznamUkládat na jediné médium (interní pevný disk)
• Použijte cloud bez klauzule o zachováníPoužijte cloud bez klauzule o zachování
• Zapomeňte na doby trvání specifické pro určité sektoryNetestujte obnovu
• Netestujte obnovumigrace archivu

migrace archivu ⬥ Export všech podepsaných dokumentů + auditních záznamů

• migrace archivu ⬥ Export všech podepsaných dokumentů + auditních záznamů
• Import do nového systému nebo vyhrazeného SAE
• Kontrola integrity (otisk SHA-256)
• Kontrola integrity (otisk SHA-256)
• Ponechat dočasný přístup ke starému systému

Konkrétní případ: MSP mění poskytovatele služeb 0 podepsaných zaměstnanců za 05 let, počet podepsaných zaměstnanců MSP 05 let

Konkrétní případ: MSP mění poskytovatele služeb 0 podepsaných zaměstnanců za 05 let, počet podepsaných zaměstnanců MSP 05 let

1. Migrace:
2. automatizovaný export přes API
3. automatizovaný export přes API
4. import do nového poskytovatele služeb + externí SAE jako záloha

ověření pomocí vzorku (zkontrolováno 50 dokumentů)

starý poskytovatel služeb ukončen po 3 měsících

• starý poskytovatel služeb ukončen po 3 měsících
• Celková doba: 4 týdny. Nulová ztráta. Jak vám Certyneo pomůže? Formát PAdES-B-T standardně, PAdES-B-LTA volitelně pro kritické dokumenty.
• Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo
• Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

FAQ

Mám si vytisknout podepsané dokumenty?

Mám si vytisknout podepsané dokumenty?Ne, zbytečné a kontraproduktivní (ztráta důkazní hodnoty).Stačí standardní cloud (Google Drive, Dropbox)?

Stačí standardní cloud (Google Drive, Dropbox)?

Pro PDF ano, ale ne pro důkazní hodnotu. Upřednostňujte specializovanou archivaci.

Co mám dělat, když se moje podpisová platforma zavře?

Co mám dělat, když se moje podpisová platforma zavře?

PADES PDF zůstávají ověřitelné offline. Pravidelně exportujte auditní záznamy.

Měly by být archivy šifrovány?

Měly by být archivy šifrovány?

Doporučeno pro citlivé dokumenty. Dávejte pozor, abyste klíče uschovali po dlouhou dobu.

Kdy začíná 10leté období?

Kdy začíná 10leté období?

U obchodní smlouvy: konec realizace. U pracovní smlouvy: konec smlouvy.

Závěr

Závěr

Dobrá archivace je životní pojistkou vašich elektronických podpisů. Vyberte si vzorec přizpůsobený vašim výzvám (externě pro většinu malých a středních podniků, SAE NF Z42-013 pro kritické případy), pravidelně testujte.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.