Централизиран референтен фонд на договора
Колко време трябва в вашата организация за да се открият договора подписан три години преди това? Ако споразуменията са разпръснати между сервъри, електронни пощи и шкафове, информационното контрактно съдбие става непроизводително. Централизиран референтен фонд събират всички договора в един уникален, пребаруваем и сигурен пространство.
Защо централизирате договорите си
Разпръснат договорен портфейл е портфейл с риск. Без единен референциален база, никой наистина не знае броя на текущите договори, техните крайни дати или техните финансови задължения. Намирането на клаузула, подготовката на одит или отговорът на нормативно изискване става голям проект. Централизираният референциален база решава този проблем, събирайки всеки договор, неговите версии и придружни документи на едно място, обогатени със структурирани метаданни — страни, дати, суми, вид договор — които правят всичко търсимо и управляемо. Това е основата, върху която почивават следенето на задължения, управлението на подновяванията и анализът.
За превземане от теория към практика, откройте решението за електронна подписанта Certyneo и нейната предложена услуга за вашата индустрия — съответни eIDAS, без инсталиране.
- Един уникален пространство, в което всеки договор и неговите приложни документи са събрани и версионирани.
- Структурирани метаданни — участници, дати, суми, категория — за филтриране и моментално открияне.
- Мощна пребаруващ систем, във всички метаданни и съдържанието на документите.
- Контролирани права на достъп и хранителна стойност за доказателство, хостувани в Европейския съюз.
Какво съдържа добрият референтен фонд
Създаване на използваема база
- 1
Сбор на наличното
Импортираме разпространените договори в един уникален пространство. Тази вземане, дори частично изначално, дава съвместимата преглед на контрактното имущество.
- 2
Ползване на ключови метаданни
Като всеки договор е описани със структурирани атрибути — участници, дати, суми, тип. Тези метаданни превръщат проста стопка от файлове в използваема и филтрируема база.
- 3
Свързаност на всичко
Търсенето се извършва както по метаданните, така и във файловете. Намиране на всички договори, които съдържат дадена клуза, става работа за няколко секунди.
- 4
Сигурност и управление
Достъпните права се дефинират по профили, сохраненият период гарантира доказателствената стойност и пистата за аудит отпечатява всяка консулта. Базата превръща в надеждна източник на правда.
Често задавани въпроси
- Колко е разликата между референтен контрактен ред и цифров криптиран съхранилник?
- Цифров криптиран съхранилник се запазва документи с доказателна стойност. Референтният контрактен ред по-далеч е: той организира тези документи чрез метаданни, ги прави пристъпливи за търсене и ги свързва с датите на изтичане и отговорност. Тези понятия се споделят когато референтният ред предлага запазване с доказателна стойност.
- Какво са контрактните метаданни?
- Това са атрибутите, които описват контракта без да бъдат текстовият му съдържание: участниците, дати на подписване и изтичане, сумата, категорията, вътрешното отговорено лице. Те позволява филтриране, сортиране и контролиране на портфейла на контракти.
- Може ли да търсим в текста на контракти?
- Да. Добрият референтен ред индексира съдържанието на документите, което позволява да се намерят всички контракти, които съдържат определена формулировка или условие, по-голямо от просто метаданни.
- Как да се възстанови скъпи контракти, разпръснати?
- Следват стъпки: импорт на посредством налични контракти, после прогресивно обогатяване с метаданни. Анализът чрез ИИ може да ускори изваждането автоматично на дати, участниците и сумите при възстановяването.
- Къде са хостирани контракти?
- Със решението за суверинитет, контрактите се хостират в Европейския съюз, с контролиран достъп и запазване според изискванията за доказателна стойност и защита на данните.
Прегледайте свързаните ресурси от нашия електронен подписно кокон.
Подписване на документ за KYC / онлайн регистрация