Работен процес на електронен подпис: пълно ръководство

Какво е работен поток за подпис

Какво е работен поток за подпис⬥⬥⬥ работен поток за подписе последователността от организирани стъпки, които водят до подписването на документ: ред на подписващите, условия, напомняния, известия. Колкото повече работният процес е адаптиран към процеса, толкова по-бързи са подписите.

Двата основни типа поръчка

Паралелна поръчка

Всички подписващи получават плика едновременно и могат да подписват поотделно.

Всички подписващи получават плика едновременно и могат да подписват поотделно.Предимства ⬥⬥⬥: скорост, без затруднения.Случай на използване ⬥⬥⬥: Взаимен NDA, двустранен договор, при който редът няма значение.Последователен ред

Всеки подписал се подписва след предишния. Пликът преминава от подписващ към подписващ.

Предимства ⬥⬥⬥: уважение към йерархиите на валидиране, всеки участник вижда предишни валидации.

Предимства ⬥⬥⬥: уважение към йерархиите на валидиране, всеки участник вижда предишни валидации.Случаи на използване ⬥⬥⬥: договори, включващи валидиране на мениджър и след това управление, лизинг с депозит.Типични ролиПодписващ ⬥⬥⬥: подписва документа

Одобряващ ⬥⬥⬥: валидира без подписване (верига за валидиране)

• Копиране (CC) ⬥⬥⬥: получава окончателния документ без подписванеКопиране (CC) ⬥⬥⬥: получава окончателния документ без подписване
• Издател ⬥⬥⬥: изпращачът, често и подписалНапомняния и известия
• Модерна платформа ви позволява да конфигурирате:честота и брой напомняния към подписалите
• известия в реално време до подателя (имейл, Slack, Teams)уеб кукички за захранване на CRM/ERP

уеб кукички за захранване на CRM/ERP

вътрешни напомняния, ако са блокирани

• Изтичане и анулиране
• Винаги задавайте дата на изтичане (15-30 дни обикновено). Изтекъл плик автоматично се архивира като "неподписан", освобождавайки таблото за управление.
• По време на процеса, издателят може също така ръчно да отмени плик (отмяна), полезно, ако бъде открита грешка.
• Интеграции

Интеграции

Мощен работен процес се интегрира с вашите инструменти:

CRM ⬥⬥⬥: изпращане на тригер, когато дадена сделка е „затворена, спечелила“

HRIS ⬥⬥⬥: изпращайте договора, когато кандидат бъде „нает“

ERP ⬥⬥⬥: генерирайте поръчката, когато офертата е приета

• Персонализирани уебкукички ⬥⬥⬥: уведомете вашите вътрешни системиПерсонализирани уебкукички ⬥⬥⬥: уведомете вашите вътрешни системи
• Добри дизайнерски практикиМинимизирайте броя на подписалите (всеки допълнителен човек удължава цикъла)
• Изяснете ролите (подписал срещу одобряващ)Автоматизирайте напомняния
• Имайте план Б в случай на отказТествайте работния процес преди внедряване на обем

Тествайте работния процес преди внедряване на обем

• Чести грешки
• Последователен ред по подразбиране, докато паралелният би бил по-бърз
• Твърде много подписали (някои са просто „копие“)
• Няма дата на изтичане
• Липса на интеграция → ръчно повторно въвеждане

Липса на интеграция → ръчно повторно въвеждане

• Недостатъчни известия до подписалите
• Конкретен случай: многостранен договор
• Договор за партньорство между 3 компании. Оптимизиран работен процес:
• Подготовка на PDF от компания A
• Изпращане в паралелен ред до 3-те подписали (по един на компания)

Изпращане в паралелен ред до 3-те подписали (по един на компания)

Автоматично рестартиране D+3, ако не е подписано

• Всички подписали се уведомяват в реално време
• Webhook задейства отварянето на партньорския акаунт от последния подпис
• Общ цикъл: 24-48 часа срещу 2-3 седмици на хартия.
• Как Certyneo ви помага
• Certyneo ви позволява да проектирате гъвкави работни потоци: паралелни, последователни, смесени, одобряващи, CC, персонализирани напомняния, персонализирани уебкукички, родни CRM/HRIS/ERP интеграции. Визуален редактор за конфигуриране без код.

Certyneo ви позволява да проектирате гъвкави работни потоци: паралелни, последователни, смесени, одобряващи, CC, персонализирани напомняния, персонализирани уебкукички, родни CRM/HRIS/ERP интеграции. Визуален редактор за конфигуриране без код.

Открийте решението за електронен подпис Certyneo

ЧЗВ

Кога да използвате последователен ред?

Когато една валидация трябва да предхожда следващата (мениджър → директор → окончателен договор).

Колко подписващи се максимум?

Колко подписващи се максимум?

Технически неограничен. След 5-6 цикълът се удължава значително.

Можем ли да смесваме паралелен и последователен ред?

Да със „смесени“ работни процеси: верижни паралелни групи.

Как да се справим с отсъстващ подписал?

Превъзложете на друг упълномощен подписващ или отложете плика.

Превъзложете на друг упълномощен подписващ или отложете плика.

Уеб куките в реално време ли са?

Да, задейства се при всяка промяна на състоянието на обвивката.

Заключение

Проектирането на добър работен процес е разликата между инструмент, който работи, и инструмент, който трансформира. Отделете 30 минути, за да проектирате своя идеален работен процес, ще спестите месеци на търкане.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.