Бизнес счетоводство: Пълни правни задължения

Счетоводството не е годишно декларативно задължение: то е непрекъснато задължение, чиято редовност се преценява през цялата финансова година. Този нюанс определя изхода от една проверка. Счетоводство, възстановено впоследствие, дори и точно, носи издайнически признаци — групирани записвания, прекъсната номерация, липсващи документи — и прави уязвими всички позиции, заети от предприятието.

Кой е засегнат и на какво ниво

Всяко физическо или юридическо лице, имащо качеството на търговец, е длъжно да записва хронологично движенията, засягащи имуществото му, да извършва инвентаризация поне веднъж годишно и да изготвя годишни финансови отчети.

Обхватът на задължението варира според режима:

• Микропредприятие: дневник на приходите, допълнен с регистър на покупките за търговски дейности. Не се изисква нито баланс, нито отчет за приходите и разходите.
• Опростен реален режим: пълно счетоводство, с опростено представяне на годишните финансови отчети и възможност вземанията и задълженията да се отчитат едва при приключването.
• Нормален реален режим: пълно счетоводство и подробни годишни финансови отчети.

Съществува облекчение за най-малките структури, които могат да водят касово счетоводство през финансовата година, при условие че извършат необходимите корекции при приключването. Това облекчение засяга ритъма на записване, но никога изчерпателността.

Задължителните счетоводни книги

Три документа структурират воденето на счетоводството и се изискват първи при проверка.

Дневникът записва движенията хронологично, операция по операция. Хронологията не е условност на представянето: записване с предна дата или вмъкнато извън последователността е признак за нередовно счетоводство.

Главната книга възпроизвежда същите записвания, разпределени по сметки, съгласно сметкоплана.

Инвентарната книга, чието задължение беше облекчено, отразява елементите на актива и пасива, установени при годишната инвентаризация.

Към тези книги се добавя, за предприятията, водещи компютризирано счетоводство, задължението да могат да представят файла на счетоводните записвания в стандартизиран формат. Липсата му или несъответствието му се санкционира с глоба, независимо от качеството на самите отчети.

Оправдателните документи

Всяко записване трябва да бъде подкрепено от документ, с дата и доказателствена сила. Това е условието, което води до загуба на най-много приспадания, и то е чисто документално: реален разход, направен в интерес на предприятието, става непризнат за приспадане поради липса на съответстващ документ.

Фактурата трябва да съдържа задължителните реквизити — идентификация на страните, номер, дата, описание, цена, ставка и размер на ДДС, отбелязвания относно сроковете и санкциите. Разписката от банкова карта не е фактура: тя доказва плащане, но не и естеството или получателя на разхода.

Обобщаването на електронното фактуриране премества фокуса на въпроса. Съответствието вече не се преценява само по документа, а по надеждната одитна следа: способността да се свърже всяка фактура с икономическия поток и съответното плащане по документиран и постоянен начин — изискване, подробно разгледано в нашата статия относно надеждната одитна следа.

Сроковете за съхранение

Книгите, регистрите и оправдателните документи се съхраняват десет години считано от приключването на финансовата година. Този срок е по-дълъг от давностния срок за преразглеждане от страна на данъчната администрация, който обхваща трите предходни финансови години — момент, който подвежда някои предприятия да унищожават документите твърде рано.

Към това се добавят две правила. Документите, свързани с дълготрайни активи трябва да се съхраняват отвъд този срок, докато активът фигурира в баланса и през приложимите срокове след отписването му, тъй като те обосновават амортизируемата база и капиталовата печалба при прехвърляне. А документите с корпоративен характер се подчиняват на свои собствени срокове, обикновено по-дълги.

Съхранението в електронна форма е допустимо, при условие че се гарантират целостта, четливостта и възможността за възстановяване на документите през целия срок. Обикновена папка с файлове не отговаря на тези условия: необходимо е архивиране с доказателствена стойност.

Кое проверява една ревизия на първо място

Проверяваните точки са постоянни от една проверка до друга, което позволява предварителна подготовка:

• Непрекъснатостта на номерацията на записванията и издадените фактури.
• Хронологията на записванията, сравнена с датите на документите.
• Съответствието между банковата сметка, касата и записванията.
• Изчерпателността на документите, чрез извадка от рисковите пера.
• Съгласуваността между декларациите по ДДС и счетоводството.

Нередовно счетоводство може да бъде отхвърлено, което открива път за възстановяване на оборота от данъчната администрация по нейни собствени методи. Това е най-тежката санкция, тъй като тя обръща тежестта на доказване: тогава предприятието трябва да докаже, че възстановяването е погрешно. Гаранциите, приложими по време на процедурата, са изложени в нашата статия относно данъчната проверка.

Практически сценарии

Създаване на предприятие. Изборът на режим трябва да се основава на прогнозния обем, а не само на административното удобство. Преминаването от един режим към друг в хода на дейността предполага преобразувания, които предварителното планиране позволява да се избегнат.

Забавяне на осчетоводяването. Наваксването трябва да се извърши при спазване на реалната хронология на документите, а не чрез записване към датата на самото наваксване. Групово въвеждане в края на финансовата година е забележимо и отслабва цялото счетоводство.

Приключване. Да се проверят разграничителните пера — задължения за начислени разходи, вземания за начислени приходи — както и амортизациите и провизиите, чието пропускане не може да бъде наваксано в следващата финансова година.

Често задавани въпроси

Трябва ли микропредприятието да води счетоводство? Дневник на приходите, допълнен с регистър на покупките за търговски дейности. Не се изисква нито баланс, нито отчет за приходите и разходите, но оправдателните документи трябва да се съхраняват.

Колко дълго трябва да се съхраняват документите? Десет години, считано от приключването на финансовата година, а по-дълго — за документите, свързани с дълготрайните активи, и за документите с корпоративен характер.

Достатъчна ли е разписката от банкова карта? Не. Тя доказва плащане, но не и естеството на разхода, нито неговия получател. Необходима е фактура, съдържаща задължителните реквизити.

Може ли всичко да се съхранява в цифров вид? Да, при условие че се гарантират целостта, четливостта и възможността за възстановяване на документите през целия законов срок. Обикновена директория с файлове не е достатъчна.

Какво представлява файлът на счетоводните записвания? Стандартизиран експорт от компютризираното счетоводство, предаван на данъчната администрация при проверка. Липсата му или несъответствието му се санкционира със самостоятелна глоба.

Какъв риск носи нередовното счетоводство? Може да бъде отхвърлено, като данъчната администрация тогава възстановява оборота по свои собствени методи. Предприятието трябва да докаже, че това възстановяване е погрешно.

Основното за запомняне

Редовността на едно счетоводство се основава на три наблюдаеми характеристики, които при проверка се проверяват в следния ред: хронологията на записванията, непрекъснатостта на номерацията и наличието на доказателствен документ зад всяко записване.

Тези три точки се изграждат постепенно, в текущия процес, и не могат да бъдат наваксани впоследствие. Счетоводство, възстановено в края на финансовата година, носи разпознаваеми следи, а рискът не е отхвърлянето на едно изолирано записване, а на цялото счетоводство — със съпътстващото обръщане на тежестта на доказване. Насрещната изгода е ясна: редовно и документирано водене е онова, което при проверка позволява да устоят заетите позиции в областта на корпоративното данъчно облагане.