Електронен подпис за HR: ръководството

Защо HR преминава към електронен подпис

Защо HR преминава към електронен подпис

Отделите по човешки ресурси управляват десетки договорни документи на месец: постоянни договори, срочни договори, изменения, обещания за работа, споразумения за дистанционна работа, конвенционални прекратявания. Всеки хартиен цикъл отнема 3-10 работни дни. При електронния подпис същият цикъл се свежда до няколко часа.

• Освен спестяване на време, HR ще намери:
• превъзходна проследимост за одити на URSSAF/инспекция на труда
• модернизирано изживяване на кандидата (без сканиране/отпечатване у дома)
• намаляване на грешките (подписване на грешна версия)

централизация на лични файлове в HRIS

• Обикновено подписани документи за човешки ресурсиТрудови договори
• CDI, CDD, програма за обучение
• Обещания за работа
• Промени (заплата, позиция, работно време, дистанционна работа)
• Фирмени и браншови споразумения
• Фирмени и браншови споразумения
• Конвенционални прекратявания
• Планове за стимулиране, участие

Вътрешни разпоредби (компендиум)

Отчети за разходиПрепоръчително ниво на подписЗа документи за човешки ресурси,разширен подпис (AES)е стандартът. Осигурява двуфакторна идентификация (имейл + OTP SMS), която осигурява доказателство в случай на съдебен спор в индустриален съд — вижте

правна валидност ⬥⬥⬥.

Един прост подпис може да е достатъчен за определени вътрешни документи с ниски залози (сертификати, колекции).

• Измерими ползиНамаляване на времето за приемане ⬥⬥⬥: кандидат, приет сутринта, може да е подписал договора си следобед
• Намаляване на времето за приемане ⬥⬥⬥: кандидат, приет сутринта, може да е подписал договора си следобедНамален процент на неявяване ⬥⬥⬥: няма повече договори, „забравени“ на кухненската маса
• Административна печалба ⬥⬥⬥: 2 до 3 часа по-малко на файл (напомняния, сканирания, класификация)Съответствие ⬥⬥⬥: одитна пътека, приложима в случай на спор
• Интегриране с вашия HRISМодерна платформа, която се свързва с текущия HRIS (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) чрез API или Zapier. Промените могат да се генерират автоматично от образец, изпращат се на служителя, а подписаният документ автоматично се съхранява в личното досие.

Грешки, които трябва да се избягват

Избор на обикновен подпис за трудов договор: слабо доказателство

Неподдържане на одитна пътека 5 години след края на договора

• Забравяне да се спомене правото на предварителна информация (задължителни документи за прикачване)
• Систематично отпечатване на подписания договор (загуба на доказателствена стойност)
• Конкретен случай: ускорено внедряване
• Малко и средно предприятие с 80 служители е индустриализирало своето въвеждане с електронен подпис. Нов маршрут:

Малко и средно предприятие с 80 служители е индустриализирало своето въвеждане с електронен подпис. Нов маршрут:

Кандидатът е приет по имейл → автоматично генериране на CDI от шаблона

1. Изпращане в AES с OTP SMS → подписан в рамките на час
2. Автоматично класифициране във файла PayFit
3. Изпращане на документи за добре дошли (ИТ харта, вътрешни правила) за групова колекция AES
4. Резултат: време за подготовка за включване, разделено на 4, 0 загубени договора, URSSAF файловете се поддържат актуални.

Как Certyneo ви помага

Certyneo предлага HR пакет с предварително конфигурирани шаблони за текущи договори (CDI, CDD, работа-учене, изменения), разширено подписване по подразбиране, вградени интеграции с основен HRIS и включено 10-годишно архивиране.

Мениджърите по човешки ресурси могат да наблюдават състоянието на всеки договор в реално време от специално табло за управление и да експортират одитната пътека за контрол.

Открийте решението за електронен подпис Certyneo

ЧЗВ

Може ли трудовият договор да бъде подписан в SES?

Технически да, но доказателствата са слаби. AES се препоръчва за всички трудови договори.

Технически да, но доказателствата са слаби. AES се препоръчва за всички трудови договори.

Може ли изменение да бъде подписано извън помещението?

Да, дори е едно от основните предимства.

Трябва ли да запазим хартиена версия?

Не. Подписаният от PAdES PDF има същата стойност. Внимавайте да запазите одитната пътека.

Трябва ли да се консултират IRPs?

Не, електронният подпис не е колективна мярка по смисъла на Кодекса на труда.

Работи в международен план?

Да в ЕС (взаимно признаване). Извън ЕС проверете местното законодателство.

Заключение

HR, които приемат електронни подписи, печелят скорост, съответствие и опит на кандидатите. Това е една от най-ясните ROI на дигиталната трансформация в бизнеса.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.