Преразчет и правни изчисления на преглас часове

Преглас часовете представляват един от най-чувствителните теми във френския трудов закон. Всяка година трудовата инспекция разкрива хиляди нарушения, свързани с неправилно прилагане на правилата за възнаграждение или неправилно отчитане на работното време. Въпреки това Трудовият кодекс е ясен: веднага щом работникът превиши законодателния лимит от 35 часа седмично, се прилагат задължителни увеличения. В тази статия ние разглеждаме подробно режима на преглас часовете — тяхното определение, изчисление, проценти на увеличение, годишния контингент и социални и данъчни изключения в сила — така че да можете да управлявате вашата компания в пълна съответствие със закона.

Определение и активиране на преглас часове

Какво представляват преглас часовете?

Според член L3121-28 на Трудовия кодекс преглас часовете са всички работни часове, извършени над законодателния седмичен лимит от 35 часа. Този лимит се изчислява по календарна седмица, която започва в понеделник в 0:00 и завършва в неделя в 24:00, освен ако има колективна конвенция, предвидяща друга организация.

Важно е да се направи разлика между преглас часовете и допълнителни часовете, които се отнасят изключително за работници с непълно работно време, работещи над часовете, предвидени в техния договор, без да превишават 35 часа. Объркването между тези две понятия е често и може да доведе до спорове в трудовите съдилища.

Кой решава за преглас часовете?

Преглас часовете се извършват по молба на работодателя, която може да бъде явна или неявна. Работник не може, по принцип, сам да наложи преглас часове и впоследствие да претендира за тяхното заплащане — освен ако работодателят е имал знание и не се е противопоставил (постоянна съдебна практика на Касационния съд, особено Касационен съд, социален отдел, 5 май 2021, № 19-14.295).

Доказателството на преглас часовете се основава на споделена система на доказване: работникът трябва да подкрепи своята претенция с достатъчно точни елементи (бележки от системата за работно време, поздни имейли, график) и работодателят трябва да отговори със своите собствени елементи за контрол на работното време.

Изчисление на преглас часовете и проценти на увеличение

Законодателни проценти на увеличение

При отсъствие на колективна конвенция или договор на предприятието, предвиждащ по-благоприятни разпоредби, приложимите законодателни проценти на увеличение са следните (член L3121-36 на Трудовия кодекс):

• 25% за първите 8 преглас часа, извършени в седмицата (от 36-ти до 43-ти час)

• 50% за часовете, извършени по-нататък (от 44-ти час нататък)

Колективна конвенция или договор на клон може да понижи процента на първия диапазон на минимум 10%, но никога не може да предвиди по-нисък процент.

Как се изчислява възнаграждението на практика?

Изчислението се извършва на базата на брутния часов тариф на работника. За работник, възнаграждаван на месечна база, часовата ставка се изчислява по следния начин:

Часова ставка = Месечна брутна заплата ÷ (Месечна референтна работна продължителност в часове)

Месечната референтна работна продължителност за работник с пълно работно време на 35 ч/седмица е 151,67 часа (35 ч × 52 седмици ÷ 12 месеца).

Конкретен пример: Работник получава 2500 € брутна месечна заплата. Неговата часова ставка е 2500 ÷ 151,67 = 16,48 € брутна/час. Ако той извърши 4 преглас часа в седмицата:

• 4 × 16,48 × 1,25 = 82,40 € брутна сума на дължимото увеличение.

Замяна на увеличението чрез компенсаторен отдих

Член L3121-33 на Трудовия кодекс позволява, при условие на колективен договор, замяната на цялото или част от платежа на преглас часовете (и на свързаното с това увеличение) с компенсаторен отдих на замяна (RCR). Този отдих трябва да се вземе в рамките на 12 месеца следвайки активирането на правото и не може да бъде наложен едностранно от работодателя без колективен договор.

Годишният контингент на преглас часове

Определение и законодателен праг

Годишният контингент представлява обема на преглас часовете, които работодателят може да каже на своите работници да извършат без да трябва да поискат разрешение от трудовата инспекция, но все пак трябва да спазят задължението за информиране на СОЕ (Социално-икономически съвет). При отсъствие на колективен договор, референтният законодателен контингент е определен с декрет на 220 часа годишно на работник (член D3121-24 на Трудовия кодекс).

Договор на клон или предприятието може да модифицира този контингент нагоре или надолу. В някои клонове (строителство, хотелиерство-ресторантьорство) той може да достигне 300 до 400 часа.

Над контингента: задължително компенсиране чрез отдих (COR)

Всеки преглас час, извършен над годишния контингент, дава право на работника на задължително компенсиране чрез отдих (COR). Това компенсиране е определено на:

• 50% от преглас часовете, извършени над контингента в предприятия с 20 работници или по-малко

• 100% в предприятия с повече от 20 работници

Пропускането на COR изложи работодателя на значителни санкции в трудовия съд, тъй като се приравнява на допълнително дължимо възнаграждение от права.

За ефективно управление на проследяването на работното време и дематериализация на свързаните HR документи, решенията за електронна подпис за HR позволяват да се защитят изменения на трудовия договор и договори за модулиране на работното време.

Данъчни и социални изключения: режимът Фийон/ТЕPA

Изключение от подоходна данък

От закона на 21 август 2007 г. (познат като закон ТЕPA), повторен и укрепен със закона на 16 август 2022 г. (закон за спешни мерки за защита на покупателната способност), възнаграждението, преведено чрез преглас часовете, получава изключение от подоходна данък ограничено до 7500 € годишно (член 81 quater на Общия кодекс на данъците).

Това изключение се прилага към брутния труд на преглас часовете, включително увеличението. То е автоматично и не изисква никаква специална акция от работника.

Намаление на работнически социални вноски

Паралелно работниците получават намаление на работническите социални вноски на преглас часовете, изчислено при норма от 11,31% (на 1 януари 2024 г.) на брутния труд на тези часове, в границите на дължимите отчисления за застраховка за възрастност. Това намаление може да представлява значително нетно финансово предимство за работниците.

Работодателски данъчни облекчения

От страна на работодателя, данъчни облекчения за работодател също се прилагат при условия. За предприятия с по-малко от 20 работници, облекчението е определено на 1,50 € на преглас час извършен. За предприятия със 20 работници и повече, облекчението е отменено от 2012 г.

Тези механизми за изключение подразбират строга прослеживаемост на извършените часове. Платежните разписки трябва да упоменават отделно преглас часовете и тяхното намалено възнаграждение, което прави необходим надежден система за управление на работното време. Дематериализацията на платежните разписки и свързаните документи, уредени с пълния справочник за електронна подпис, може значително да опрости управлението.

Задължения на работодателя и риски при несъответствие

Задължението за отчитане на работното време

Член L3171-4 на Трудовия кодекс задължава всеки работодател да постави система за отчитане на продължителността на работното време на всеки работник. Това задължение е укрепено от решението на CJEU от 14 май 2019 г. (дело C-55/18, CCOO срещу Deutsche Bank), което изисква система, която е обективна, надежна и достъпна, позволяваща измеряването на дневното работно време.

Липсата на такава система представлява нарушение, констатирано от трудовата инспекция и може да доведе до:

• Административни глоби, които могат да достигнат 1500 € на засегнат работник

• Преквалифициране на организацията на работата с възстановяване на заплати за 3 години

• Обезщетения в трудовия съд в случай на индивидуален спор

Максимални продължителности, които не трябва да се превишават

Независимо от преглас часовете, работодателят трябва да се грижи за спазване на максималните работни продължителности, предвидени в Трудовия кодекс:

• 10 часа дневно (с възможни отступления до 12 часа)

• 48 часа седмично (абсолютен максимум)

• 44 часа в средност за период от 12 последователни седмици

Неспазването на тези прагове изложи работодателя на наказателни санкции (нарушение от 4-та степен, което е 1500 € на работник и за всяко нарушение).

Колективни договори и гъвкавост на организацията на работата

Колективните договори на клон или договорите на предприятието играят централна роля при модулирането на правилата, отнасящи се до преглас часовете. Закона за работата от 8 август 2016 г. е утвърдил приоритета на договора на предприятието над договора на клон в много области, включително процент на увеличение на преглас часовете (минимум 10%), годишния контингент и режима на компенсаторния отдих.

Преговарянето и подписването на такива договори на предприятието изискват официален процес. Електронната подпис в предприятието предоставя защитено решение за сключване на тези колективни договори в съответствие със законодателните изисквания, с доказателствена стойност, признавана от социалните съдилища.

Приложимо правно рамчевина за преглас часовете

Правния режим на преглас часовете във Франция се основава на гъстав съвкупност от норми на няколко нива.

Трудов кодекс:

• Член L3121-28: определение на преглас часовете (часове, извършени над законодателния лимит от 35 часа)

• Член L3121-33: възможност замяна на платежа с компенсаторен отдих на замяна, под колективен договор

• Член L3121-36: законодателни проценти на увеличение (25% и 50%)

• Член L3121-30: годишен контингент на преглас часовете

• Член D3121-24: определяне на законодателния контингент на 220 часа с декрет

• Член L3171-4: задължение за отчитане на работното време

• Членове L3121-37 до L3121-40: задължително компенсиране чрез отдих над контингента

Общ кодекс на данъците:

• Член 81 quater на CGI: изключение от подоходна данък за възнаграждението за преглас часовете, в границите на 7500 € годишно, произхождащо от закона на 21 август 2007 г. и потвърдено със закона на 16 август 2022 г.

Кодекс на социалното осигуряване:

• Член L241-17 и следващите: намаление на работническите социални вноски на преглас часовете при норма от 11,31% (на 1 януари 2024 г.)

• Работодателски данъчни облекчения от 1,50 €/час за предприятия с по-малко от 20 работници

Европейска и национална съдебна практика:

• CJEU, 14 май 2019, C-55/18 (CCOO срещу Deutsche Bank): задължение на всеки работодател да постави обективна и надежна система за отчитане на дневното работно време

• Касационен съд, социален отдел, 5 май 2021, № 19-14.295: споделена система на доказване относно преглас часовете

Задължения и рискове за работодателя: Всяко нарушение на платежа или изчислението на преглас часовете представлява престъпление на скрит труд (член L8221-5 на Трудовия кодекс), ако се установи преднамереност, наказуемо с 3 години затвор и 45 000 € глоба. Исковата давност за възстановяване на заплати е 3 години (член L3245-1 на Трудовия кодекс). Представители на персонала и синдикални делегати разполагат със специфично право на внимание в случай на превишаване на годишния контингент, а СОЕ трябва да бъде консултиран преди всяко използване на преглас часовете над контингента.

Конкретни сценарии на използване

Сценарий 1: МСП в производството в пик на производство

МСП в сектора на производството със около 80 работници е изправена пред изключителна поръчка, която изисква временно увеличение на каденцата в продължение на 6 седмици. Компанията решава да прибегне до преглас часовете за 40 оператори, в размер на 6 преглас часа седмично на оператор.

Изчисление: 6 часа × 25% увеличение × 6 седмици = 36 преглас часа с увеличение на оператор за периода. На базата на средна часова ставка от 14 € брутна, допълнителната цена на оператор е 36 × 14 × 1,25 = 630 € брутна. За 40 оператори: 25 200 € брутна допълнителна цена на труда.

Благодарение на работодателските данъчни облекчения (1,50 € × 36 часа × 40 оператори = 2160 €) и на изключението от работнически социални вноски, МСП реализира нетна икономия от около 15 до 20% на тези възнаграждения в сравнение с временното наемане. Изменения за временна модификация на работния ритъм са подписани електронно, намалявайки времето на събиране на подписи от 5 дни на по-малко от 24 часа.

Сценарий 2: Счетоводен кабинет в данъчен период

Счетоводен кабинет със 25 колеги преживява всяка година интензивна работна нагрузка от март до юни (затваряне на упражнения, данъчни декларации). Колегите редовно извършват между 8 и 12 преглас часа седмично през този период.

Кабинетът, който е договорил договор на замяна със своите представители на персонала, избира за компенсаторен отдих на замяна (RCR) вместо незабавен платеж. Счетоводителите получават 3 до 4 дни отдих през юли-август, период на слабост за кабинета. Този режим позволява на кабинета да икономи незабавна парична наличност от около 35 000 € на финансов отчет, докато задържа своите екипи с предимство в естество, оценено. Договорите на RCR се официализират и подписват чрез квалифицирано решение за електронна подпис, гарантирайки тяхната наложимост в случай на трудов спор.

Сценарий 3: Логистична компания, управляваща стегнат контингент

Логистична компания със около 150 работници, от които 90 шофьори и товарачи, приближава се всяка година към прага от 200 преглас часа на работник (на разрешените 220) през периода на празници. За да избегне превишаване на контингента и задължителното компенсиране чрез отдих (COR) — което би представляло 100% от преглас часовете, превишаващи контингента за компания от този размер — HR началникът постави в реално време таблица с наблюдение.

Когато работник приближи 200 часа, системата автоматично предупреди мениджъра, за да преразпредели натовареността. Това строго проследяване, съчетано с дематериализацията на графиците и документите за модулирането на работното време чрез инструменти, съответстващи на изисквания на регламент eIDAS 2.0, позволява на компанията да избегне допълнителна цена от около 18 000 € в COR за упражнението, докато остава в съответствие със задълженията за информиране на СОЕ.

Заключение

Режимът на преглас часовете във Франция е както защитна за работниците, така и обременяваща за работодателите. Овладяване на изчислението на процентите на увеличение (25% и 50%), спазване на годишния контингент от 220 часа, експлоатация на наличните данъчни и социални изключения и официално формализиране на колективни договори са задължителни, които условят съответствието на вашата компания с трудовия закон.

Дематериализацията играе растяща роля при управлението на тези задължения: изменения, договори за компенсаторен отдих, документи за проследяване на работното време — всички тези акти могат да бъдат подписани и архивирани по защитен начин и да се изискват доказателства. Certyneo ви придружава в тази трансформация с решение за електронна подпис в съответствие с eIDAS, специално проектирано за нуждите на HR и юридическите екипи.

Готови ли сте да защитите своите HR процеси? Открийте предложенията на Certyneo и начнете да дематериализирате своите документи за управление на работното време днес.