Как да архивирате електронно подписан документ

Защо да архивирате правилно

Защо да архивирате правилно

Електронно подписан документ има стойност само ако доказателството може да се провери и провери за целия законов период — понякога 10, 20, дори 30 години. Небрежно архивиране = отслабени доказателства в случай на спор.

• Продължителност, която трябва да се спазваТърговски договори ⬥⬥⬥: 10 години (Търговски кодекс)
• Търговски договори ⬥⬥⬥: 10 години (Търговски кодекс)Трудови договори ⬥⬥⬥: 5 години след края
• Фактури ⬥⬥⬥: 10 години (счетоводство), 6 години (данъци)Лизинг ⬥⬥⬥: продължителност + 5 години
• Нотариални актове ⬥⬥⬥: 30 годиниНотариални актове ⬥⬥⬥: 30 години
• Застраховка ⬥⬥⬥: 2 до 10 години в зависимост от видаСъхранявайте
• Подписания PDFи

иодитната пътеказа най-дългия приложим период.Архивни форматиPAdES-B-B ⬥⬥⬥: основен, прост подпис

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: основен, прост подпис

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + квалифициран времеви печатPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + верига от сертификати
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + периодични времеви отпечатъци (мултидекадни)За дълго архивиране предпочитайте
• За дълго архивиране предпочитайтеPAdES-B-LTA
• .3-те опции за архивиране

1. Изнесено архивиране (платформа)1. Изнесено архивиране (платформа)Платформата за подпис съхранява вашите документи за X години. Включен в повечето планове.

Предимства ⬥⬥⬥: без усилие, съвместим с eIDAS

Недостатъци ⬥⬥⬥: зависимост от доставчика на услугата, обратимостта трябва да бъде проверена

2. Вътрешно архивиране

2. Вътрешно архивиранеВашите документи се съхраняват на вашите сървъри или в специален SAE.Предимства ⬥⬥⬥: пълен контролНедостатъци ⬥⬥⬥: цена, необходими са вътрешни умения

3. SAE с доказателствена стойност

3. SAE с доказателствена стойност

Сертифицирана система за електронно архивиранеNF Z42-013. Най-високо ниво на съответствие.Предимства ⬥⬥⬥: презумпция за правна надеждност

Предимства ⬥⬥⬥: презумпция за правна надеждност

Недостатъци ⬥⬥⬥: висока цена, извънгабаритни за МСПНай-добри практикиЗапазване

PDF + одитна пътека ⬥⬥⬥, никога едно без другоPDF + одитна пътека ⬥⬥⬥, никога едно без другоИзлишък ⬥⬥⬥: много сайтове, много поддръжкаПериодична проверка ⬥⬥⬥: на всеки 6-12 месеца потвърдете, че документите са четими

Документация ⬥⬥⬥: писмени процедури

• Документация ⬥⬥⬥: писмени процедуриГодишни тестове за възстановяване⬥⬥⬥ Чести грешки
• Запазете само PDF, а не одитната пътекаСъхранявайте на един носител (вътрешен твърд диск)
• Съхранявайте на един носител (вътрешен твърд диск)Използвайте облак без клауза за задържане
• Забравете продължителността, специфична за определени секториНе тествайте възстановяването
• Миграция на архивМиграция на архив

Ако промените доставчика на подпис:

• Експортирайте всички подписани документи + одитни пътеки
• Импортирайте в новата система или в специализиран SAE
• Проверете целостта (отпечатък SHA-256)
• Проверете целостта (отпечатък SHA-256)
• Запазете временно достъп до старата система

Конкретен случай: МСП смяна на доставчик на услуги

МСП с 50 служители, 3000 подписани документа, натрупани за 5 години. Миграция:

1. автоматизирано експортиране чрез API
2. автоматизирано експортиране чрез API
3. импортиране в нов доставчик на услуги + външен SAE като резервно копие
4. проверка чрез проба (50 проверени документа)

стар доставчик на услуги прекратен след 3 месеца

Обща продължителност: 4 седмици. Нулева загуба.

• Обща продължителност: 4 седмици. Нулева загуба.
• Как Certyneo ви помага
• Certyneo включва
• 10 години архивиране

във всички планове, с географско резервиране в ЕС, създаване на версии и пълно експортиране по всяко време (пълна обратимост). Формат PAdES-B-T по подразбиране, PAdES-B-LTA по избор за критични документи.

във всички планове, с географско резервиране в ЕС, създаване на версии и пълно експортиране по всяко време (пълна обратимост). Формат PAdES-B-T по подразбиране, PAdES-B-LTA по избор за критични документи.

Открийте решението за електронен подпис CertyneoЧЗВТрябва ли да отпечатам подписаните си документи?

Не, безполезно и контрапродуктивно (загуба на доказателствена стойност).

Не, безполезно и контрапродуктивно (загуба на доказателствена стойност).

Достатъчен ли е стандартен облак (Google Drive, Dropbox)?

За PDF да, но не и за доказателствената стойност. Предпочитайте специалното архивиране.

Какво трябва да направя, ако моята платформа за подпис се затвори?

PAdES PDF файловете остават проверяеми офлайн. Редовно експортирайте одитни пътеки.

PAdES PDF файловете остават проверяеми офлайн. Редовно експортирайте одитни пътеки.

Трябва ли архивите да бъдат криптирани?

Препоръчва се за чувствителни документи. Внимавайте да запазите ключовете за дълго време.

Кога започва 10-годишният период?

За търговски договор: край на изпълнението. За трудов договор: край на договора.

За търговски договор: край на изпълнението. За трудов договор: край на договора.

Заключение

Доброто архивиране е застраховката живот на вашите електронни подписи. Изберете формулата, адаптирана към вашите предизвикателства (изнесена за повечето МСП, SAE NF Z42-013 за критични случаи), тествайте редовно.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.