Как да архивирате електронно подписан документ

Защо правилното архивиране има значение

Електронно подписаният документ има стойност само ако доказателството остава достъпно и проверимо през целия законов срок — понякога 10, 20 или дори 30 години. Немарливото архивиране = отслабено доказателство при спор.

Сроковете, които трябва да се спазват

• Търговски договори: 10 години (френски Търговски закон)
• Трудови договори: 5 години след прекратяването
• Фактури: 10 години (счетоводство), 6 години (данъци)
• Договори за наем: срокът на действие + 5 години
• Нотариални актове: 30 години
• Застраховане: от 2 до 10 години според вида

Съхранявайте подписания PDF и одитната следа за най-дългия приложим срок.

Архивните формати

• PAdES-B-B: базов, обикновен подпис
• PAdES-B-T: + квалифициран времеви печат
• PAdES-B-LT: + верига от сертификати
• PAdES-B-LTA: + периодични времеви печати (за десетилетия)

За дълго архивиране предпочетете PAdES-B-LTA.

Трите възможности за архивиране

1. Външно архивиране (платформата)

Платформата за подпис съхранява документите ви X години. Включено в повечето планове.

Предимства: никакво усилие, в съответствие с eIDAS Недостатъци: зависимост от доставчика, обратимостта трябва да се провери

2. Вътрешно архивиране

Документите ви се съхраняват на вашите сървъри или в специализирана архивна система.

Предимства: пълен контрол Недостатъци: разходи, нужна е вътрешна компетентност

3. Архивна система с доказателствена стойност

Система за електронно архивиране, сертифицирана по NF Z42-013. Най-високото ниво на съответствие.

Предимства: презумпция за правна надеждност Недостатъци: висока цена, свръхразмерна за малките фирми

Добри практики

• Съхранявайте PDF и одитната следа, никога едното без другото
• Резервираност: няколко площадки, няколко носителя
• Периодична проверка: на всеки 6-12 месеца потвърждавайте, че документите се четат
• Документиране: писмени процедури
• Тестове за възстановяване всяка година

Чести грешки

• Да се пази само PDF, без одитната следа
• Да се съхранява на един-единствен носител (вътрешен твърд диск)
• Да се ползва облак без клауза за съхранение
• Да се пропуснат сроковете, специфични за някои отрасли
• Да не се тества възстановяването

Миграция на архивите

Ако сменяте доставчика на подпис:

1. Изнесете всички подписани документи и одитни следи
2. Внесете ги в новата система или в специализирана архивна система
3. Проверете целостта (отпечатък SHA-256)
4. Запазете временно достъп до старата система

Конкретен случай: фирма, която сменя доставчика

Фирма с 50 служители, 3000 подписани документа, натрупани за 5 години. Миграцията:

• автоматизиран износ през API
• внасяне при новия доставчик + външна архивна система като резерв
• проверка по извадка (50 проверени документа)
• старият доставчик прекратен след 3 месеца

Обща продължителност: 4 седмици. Нулева загуба.

Как Certyneo ви помага

Certyneo включва във всички планове архивиране за 10 години, с географска резервираност в ЕС, версиониране и пълен износ по всяко време (пълна обратимост). По подразбиране формат PAdES-B-T, PAdES-B-LTA по избор за критичните документи.

Открийте решението за електронен подпис на Certyneo

Често задавани въпроси

Трябва ли да разпечатвам подписаните документи?

Не, безполезно е и дори вредно (губи се доказателствената стойност).

Достатъчен ли е обикновен облак (Google Drive, Dropbox)?

За самия PDF да, но не и за доказателствената стойност. Предпочетете специализирано архивиране.

Какво да правя, ако платформата ми за подпис затвори?

PDF файловете във формат PAdES остават проверими офлайн. Изнасяйте редовно одитните следи.

Трябва ли архивите да се шифроват?

Препоръчително при чувствителни документи. Внимавайте да пазите ключовете дълго.

Откога започват тези 10 години?

При търговски договор: от края на изпълнението. При трудов договор: от прекратяването на договора.

Заключение

Доброто архивиране е застраховката живот на вашите електронни подписи. Изберете подходящата за рисковете ви формула (външна за повечето малки фирми, система по NF Z42-013 за критичните случаи) и тествайте редовно.

Опитайте Certyneo, за да изпращате, подписвате и проследявате документите си онлайн — просто, бързо и напълно сигурно.