إدارة الملفات الموثقة عبر الإنترنت: التوقيع والمتابعة الإلكترونية
مركزية التوقيع والمتابعة للوثائق العرفية لكل ملف عميل في مكتبك — الإرث، البيع، الإدارة العقارية، الملكية الشائعة — في مساحة واحدة. يجمع كل ملف الموقعين لديه والوثائق الموقعة والسجل التدقيقي والمواعيد النهائية، بدلاً من تشتيتها بين صناديق البريد والملفات الورقية. متوافق مع نظام الموثقين (المرسوم رقم 45-2590) وتنظيم eIDAS — التوقيع المتقدم الموصى به، السجل التاريخي محفوظ حسب الملف.
- الإطار القانوني
- نظام الموثقين · متابعة الملف
- مستوى التوقيع
- AES eIDAS الموصى بها
- أرشيف قانوني
- 10 سنوات مدرجة
لماذا تركزي متابعة ملفات عملائك؟
تتولى الدراسة الموثقية معالجة عشرات الملفات بالتوازي بشكل دائم — الوصايا والمبيعات والملكيات المشاعة والوكالات — حيث يتضمن كل ملف عدة صكوك خاصة وعدة موقعين (الورثة والشركاء والموكلون). بدون أداة متخصصة، يعتمد المتابعة على رسائل بريد إلكترونية متناثرة وملفات ورقية، مع خطر حقيقي بفقدان تتبع صك في انتظار التوقيع أو موعد نهائي قادم. يسمح تركيز التوقيع الإلكتروني حسب الملف بالعثور برقة واحدة على جميع الصكوك الموقعة وسجل التدقيق الخاص بها وهوية كل موقع، ومتابعة تقدم كل قضية دون إعادة بناء السجل يدويًا.
لماذا التوقيع إلكترونياً؟
مساحة واحدة لكل ملف عميل
تجمع كل قضية (وصية أو بيع أو ملكية مشاعة أو وكالة إدارة) صكوكها الخاصة وموقعيها وسجل التدقيق الخاص بها في مكان واحد، بدلاً من أن تكون موزعة بين صناديق البريد والملفات.
متابعة التقدم في لمحة سريعة
حالة كل صك مرئية فورًا: في انتظار التوقيع أو موقع أو تم المتابعة. انتهى زمن رسائل المتابعة اليدوية للبريد الإلكتروني معرفة موقف الوارث أو الشريك.
موقعون متعددون لكل ملف
الوصية والملكية المشاعة والقسمة: يتلقى كل عميل مشارك رابطه الشخصي مع كلمة مرور SMS. التوقيع المتسلسل أو المتوازي حسب الملف، بدون إعادة إدخال بين كل صك.
السجل وسجل التدقيق المحفوظ حسب القضية
يتم أرشفة كل صك من الملف مع ملف PDF الإثبات الخاص به (تم التحقق من الهوية عبر كلمة مرور SMS والطابع الزمني وتجزئة SHA-256). قابل للتصدير برقة واحدة لزميل خليفة أو في حالة نزاع.
إجراء في 4 خطوات
من التحضير إلى الأرشفة القانونية، في أقل من 5 دقائق.
1. إنشاء ملف العميل
سمِّ الملف (اسم العميل أو نوع القضية) وحضّر الصك الخاص الأول للتوقيع عليه (اتفاقية الأتعاب أو الوكالة أو اتفاق بين العملاء).
2. إضافة موقعي الملف
الموثق + العميل(ون) المعنيون بالقضية. بالنسبة للوصية أو الملكية المشاعة، أضف جميع العملاء الشركاء؛ يتلقى كل واحد رابطه الشخصي الآمن.
3. متابعة تقدم الصكوك
يعرض كل صك من الملف حالته (في الانتظار أو موقع أو متابع). ابحث برقة واحدة عن السجل الكامل للقضية، بدون إعادة بناء التبادلات عبر البريد الإلكتروني.
4. أرشفة وتصدير الملف
تبقى الصكوك الموقعة وسجل التدقيق الخاص بها مرتبطة بالملف طوال فترة الأرشفة القانونية. يمكن التصدير لنقله إلى زميل خليفة.
الأسئلة الشائعة
- هل يمكن تجميع عدة صكوك تحت ملف عميل واحد؟
- نعم. يركز كل ملف (وصية أو بيع أو ملكية مشاعة أو وكالة إدارة) جميع صكوكه الخاصة وموقعيه وسجل التدقيق الخاص به في مكان واحد، بدلاً من التعامل مع كل صك بمعزل عن الآخر.
- كيف متابعة تقدم ملف به عدة ورثة؟
- حالة التوقيع الخاصة بكل وارث أو شريك في الملكية المشاعة مرئية بنظرة واحدة (قيد الانتظار، موقّع، معاد الإرسال). يتلقى كل منهم رابطاً آمناً شخصياً مع كلمة مرور لمرة واحدة عبر رسالة نصية على رقمه الخاص.
- هل يستبدل متابعة الملف برنامج العمل المتخصص للموثقين؟
- لا — Certyneo يركز التوقيع الإلكتروني ومتابعة الأعمال الموثقة بتوقيع خاص من المكتب؛ فهو لا يستبدل برنامج إدارة الموثقين الشامل ولا تحرير الأعمال الموثقة الرسمية، التي تبقى خارج نطاقه.
- هل يمكن إعادة إرسال تنبيه إلى موقّع لم يوقّع بعد عمله؟
- نعم، يمكن إرسال إعادة تنبيه مباشرة من الملف، دون الحاجة إلى استرجاع سجل المراسلات عبر البريد الإلكتروني.
- هل يتم الاحتفاظ بسجل الملف بعد توقيع جميع الأعمال؟
- نعم، يبقى كل عمل مرتبطاً بملفه مع سجل التدقيق الخاص به (الهوية المؤكدة بواسطة كلمة مرور لمرة واحدة عبر رسالة نصية، الطابع الزمني، بصمة SHA-256) طوال مدة الحفظ القانوني، ويمكن الاطلاع عليه في أي وقت.
- كيف يتم نقل ملف إلى زميل خليفة؟
- الأعمال الموقّعة وسجل التدقيق الخاص بها قابلة للتصدير من الملف، لنقلها إلى زميل في حالة استحواذ المكتب أو نقل قاعدة العملاء.
- ما مستوى التوقيع المطلوب للأعمال الموثقة في الملف؟
- التوقيع المتقدم (AES) موصى به للأعمال الموثقة بتوقيع خاص من المكتب — قابل للقبول قانونياً (المادة 1367 من القانون المدني)، مع ملف إثبات مرتبط بكل عمل.
- كم تكلفة متابعة الملفات لمكتب موثقين؟
- خطة مجانية دائمة تتيح الاختبار على عدة ملفات برصيد شهري من الأغلفة. تتكيف الخطط المدفوعة مع حجم الملفات التي يعالجها المكتب.
اقرأ أيضاً
- التوقيع الإلكتروني للموثقين ومكاتب التوثيق
- المفرد التوقيع المتقدم (AES)
- المعجم نظام eIDAS
- أسعار Certyneo
- حل لتوقيع الكتروني eIDAS
- التوقيع الإلكتروني للموثقين والمكاتب الموثقة
- الوثيقة الرسمية مقابل الوثيقة العرفية للموثقين
- أرشفة وثائقك الموثقة ومتابعة مواعيدها النهائية
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
تركيز متابعة ملفات عملائك
خطة مجانية دائمة (5 أغلفة لمدة 14 يوماً، ثم 2/شهر)، بدون بطاقة بنكية. متوافقة مع وضع الموثقين و eIDAS. يتم الاحتفاظ بالسجل وسجل التدقيق حسب الملف.