الأرشفة ومتابعة الآجال الموثقة الإلكترونية
احفظ العقود بتوقيع خاص من كتابتك بقيمة إثباتية طوال المدة القانونية، وتابع الآجال المرتبطة بها — فترة الرجوع، تجديد التوكيل، انتهاء الاتفاقية. يبقى كل عقد مؤرشف قابلاً للاستشارة مع سجل التدقيق الكامل له (هوية الموقعين، الطابع الزمني، بصمة المستند)، بدون إعادة تشكيل السجل يدويًا في وقت التحقق أو النزاع.
- الإطار القانوني
- أرشفة قانونية · قيمة إثباتية
- مستوى التوقيع
- AES eIDAS الموصى بها
- أرشيف قانوني
- 10 سنوات مدرجة
لماذا تعتبر الأرشفة بقيمة إثباتية مهمة لكتابة موثقين؟
العقود بتوقيع خاص من كتابة موثقين — اتفاقيات الأتعاب، توكيلات إدارة التركات، اتفاقات بين العملاء — يجب أن تُحفظ طوال مدة التقادم المعمول بها (10 سنوات عموماً للعقود المدنية والتجارية)، وتبقى قابلة للمعارضة في حالة تفتيش المجلس الأعلى للموثقين أو نزاع مع عميل. الأرشفة بقيمة إثباتية لا تقتصر على تخزين ملف PDF موقّع: كما تحفظ سجل التدقيق الكامل — هوية الموقّع المُتحقق منها، الطابع الزمني، بصمة المستند — الذي يثبت موثوقية العقد عندما تُطعن فيها. بعض العقود تحمل أيضاً أجلاً محدداً (فترة رجوع من توكيل، مدة التزام السرية، تجديد اتفاقية) يجب أن تتمكن من متابعتها دون تفريغ كل ملف يدويًا.
لماذا التوقيع إلكترونياً؟
أرشفة 10 سنوات مضمنة
يُحفظ كل عقد بتوقيع خاص مع سجل تدقيقه لمدة 10 سنوات (مدة التقادم بموجب القانون العام)، دون خطوات إضافية، مع إمكانية التمديد للملفات العقارية الواجب حفظها لفترة أطول.
سجل تدقيق كامل وقابل للتصدير
هوية الموقّع مُتحقق منها عبر OTP SMS، طابع زمني RFC 3161، بصمة SHA-256 للمستند. يُصدَّر ملف الإثبات بنقرة واحدة لتفتيش المجلس الأعلى للموثقين أو نزاع.
متابعة الآجال حسب العقد
فترة الرجوع، تجديد التوكيل، انتهاء الاتفاقية: يحتفظ كل عقد بالمعلومات الضرورية للعثور على آجاله دون البدء من جديد في الملف.
السر المهني محفوظ في الأرشفة
تشفير TLS 1.3 في النقل، AES-256 أثناء التخزين، عزل صارم للبيانات حسب الكتابة، استضافة 100% في الاتحاد الأوروبي (IONOS)، بدون تعهد من الباطن خارج الاتحاد الأوروبي — حتى للعقود المؤرشفة على المدى الطويل.
إجراء في 4 خطوات
من التحضير إلى الأرشفة القانونية، في أقل من 5 دقائق.
١. التوقيع على الوثيقة برسم خاص
تُوقّع الوثيقة بتوقيع متقدم (AES) مع التحقق من الهوية عبر رسالة OTP SMS من كل عميل.
٢. الحفظ الآلي بقيمة إثباتية
تُحفظ الوثيقة المنجزة وسجل التدقيق الكامل تلقائياً، دون تدخل إضافي من المكتب.
٣. متابعة الآجال المرتبطة
استرجع في أي وقت الآجال الخاصة بالوثيقة (مهلة الإقالة، التجديد، مدة الالتزام) مباشرة من ملفها.
٤. التصدير في حالة الرقابة أو النزاع
يُصدَّر ملف PDF الإثبات وسجل التدقيق الكامل بنقرة واحدة، لزميل خليفة أو المجلس الأعلى للتوثيق أو أي محكمة.
الأسئلة الشائعة
- كم من الوقت يجب على الموثق أن يحتفظ بوثائقه برسم خاص؟
- ١٠ سنوات على الأقل، مدة التقادم المدني العام المطبقة على الوثائق المدنية والتجارية. بالنسبة للوثائق المتعلقة بملف إرثي أو عقاري، يُنصح بحفظ أطول. يحفظ Certyneo لمدة ١٠ سنوات شاملة، مع إمكانية التمديد.
- ما هو الحفظ بقيمة إثباتية؟
- هو حفظ المستند الموقع مصحوباً بسجل التدقيق الكامل — التحقق من هوية الموقّع والطابع الزمني وبصمة المستند — مما يسمح بإثبات موثوقية الوثيقة عند التنازع، وليس فقط تخزينها.
- كيف تتابع مهلة الإقالة لتوكيل موثّق؟
- تبقى مهلة الإقالة المطبقة على بعض التوكيلات مرفقة بالوثيقة المحفوظة، قابلة للاستشارة من ملفها دون الحاجة إلى إعادة قراءة سجل التواصل مع العميل.
- ماذا يحدث إذا طعن عميل في وثيقة محفوظة؟
- يُصدَّر ملف PDF الإثبات وسجل التدقيق الكامل (التحقق من الهوية عبر OTP SMS والطابع الزمني RFC 3161 وبصمة SHA-256) بنقرة واحدة، قابلة للمعارضة أمام جميع المحاكم المدنية والتجارية وأمام المجلس الأعلى للتوثيق في حالة النزاع التأديبي.
- هل يحترم الحفظ الإلكتروني السرية المهنية للموثق؟
- نعم — تشفير TLS 1.3 أثناء النقل، وAES-256 في السكون، وعزل صارم للبيانات حسب المكتب، واستضافة بنسبة 100٪ بالاتحاد الأوروبي (IONOS) دون تعهد خارج الاتحاد الأوروبي، واتفاق معالجة البيانات (DPA) متوافق مع RGPD يتضمن البنود الخاصة بالسرية المهنية للموثق.
- هل يمكن تصدير وثيقة محفوظة لزميل خليفة؟
- نعم، تبقى كل وثيقة وسجل التدقيق الخاص بها قابلة للتصدير في أي وقت من ملفها، للنقل إلى زميل في حالة تحويل المكتب أو نقل قائمة العملاء.
- هل يعمل تتبع المواعيد النهائية أيضاً بالنسبة للعقود متعددة الموقعين؟
- نعم — بالنسبة لعقد يتضمن عدة وارثين أو مالكين مشاعين، يظل الموعد النهائي مرتبطاً بالعقد نفسه، بغض النظر عن عدد الموقعين.
- هل يتعلق الأرشفة ذات القيمة الإثباتية أيضاً بالعقد الموثق الإلكتروني؟
- لا — العقد الموثق الإلكتروني (المادة 1369 من القانون المدني، المرسوم 2005-973) يتم الاحتفاظ به وفقاً لآلية خاصة بمهنة التوثيق، خارج نطاق Certyneo. تتعلق هذه الأرشفة بالعقود العادية الموقعة من قبل المكتب.
اقرأ أيضاً
- التوقيع الإلكتروني للموثقين ومكاتب التوثيق
- المفرد التوقيع المتقدم (AES)
- المعجم نظام eIDAS
- أسعار Certyneo
- حل لتوقيع الكتروني eIDAS
- التوقيع الإلكتروني للموثقين والمكاتب الموثقة
- إدارة ملفاتك الموثقة عبر الإنترنت
- الوثيقة الرسمية مقابل الوثيقة العرفية للموثقين
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
أرشفة عقودك الموثقة براحة نفسية تامة
خطة مجانية دائمة (5 أظرف لمدة 14 يوماً، ثم ظرفان/شهر)، بدون بطاقة بنكية. أرشفة ذات قيمة إثباتية لمدة 10 سنوات مضمنة، متوافقة مع وضع الموثقين و eIDAS.