Thuật ngữ từ điển · A
Lưu trữ điện tử (chữ ký, giá trị bằng chứng)
Định nghĩa
Lưu trữ điện tử chỉ việc bảo quản dài hạn các tài liệu số được ký trong các điều kiện đảm bảo giá trị bằng chứng, khả năng đọc và tính toàn vẹn của chúng theo thời gian. Không nên nhầm lẫn với việc sao lưu đơn giản: lưu trữ có giá trị bằng chứng áp dụng các ràng buộc kỹ thuật và pháp lý cụ thể phân biệt nó với lưu trữ đơn giản trên đám mây.
Ba trụ cột của lưu trữ có giá trị bằng chứng :
• Tính toàn vẹn : tài liệu được lưu trữ không thể bị sửa đổi — bất kỳ thay đổi nào đều có thể phát hiện được và làm mất giá trị bằng chứng. Được đảm bảo bởi hashing mã hóa của tài liệu tại thời điểm lưu trữ và xác minh định kỳ hash này.
• Tính bền vững : tài liệu vẫn có thể đọc được trong 10, 20 hoặc 50 năm, độc lập với sự phát triển phần mềm. Điều này đòi hỏi các định dạng chuẩn hóa (PDF/A cho nội dung, PAdES B-LTA cho chữ ký) và di chuyển các phương tiện lưu trữ định kỳ.
• Tính truy vết : mọi hoạt động trên tài liệu được lưu trữ (xem, chia sẻ, xóa) đều được ghi lại trong một nhật ký sự kiện có dấu thời gian và không thể giả mạo.
Khung chuẩn mực : ở Pháp, lưu trữ có giá trị bằng chứng được điều chỉnh bởi các tiêu chuẩn NF Z42-013 (tiêu chuẩn Pháp, AFNOR) và tiêu chuẩn quốc tế ISO 14641. Đối với khu vực công cộng và một số hoạt động được quản lý (y tế, dịch vụ tài chính), cấp phép SIAF (Service Interministériel des Archives de France) hoặc chứng chỉ từ một bên thứ ba lưu trữ ESG là bắt buộc. Quy định eIDAS 2.0 giới thiệu một dịch vụ tin cậy nâng cao mới dành riêng cho lưu trữ điện tử nâng cao, được công nhận đầy đủ trong toàn bộ EU.
Thời hạn lưu trữ bắt buộc ở Pháp :
• Hợp đồng thương mại và hóa đơn : 10 năm (Code de commerce art. L123-22)
• Hợp đồng lao động : 5 năm sau khi nhân viên rời đi
• Tài liệu thuế : 6 năm (Livre des procédures fiscales art. L102 B)
• Hành động công chứng : 75 năm (Code du notariat)
• Tài liệu y tế : 20 năm sau lần cuối cùng (Code de la santé publique)
Triển khai Certyneo : tất cả các tài liệu được ký đều được lưu trữ ở định dạng PAdES B-LT (B-LTA có sẵn theo kế hoạch Business cho những bảo quản > 10 năm), với dấu thời gian RFC 3161 nâng cao, bảo quản 10 năm được bao gồm trong tất cả các kế hoạch, nhật ký sự kiện có thể tham khảo bất kỳ lúc nào, và tải xuống nhật ký kiểm toán ở định dạng PDF. Xem thêm giá trị bằng chứng và LTV (Long-Term Validation).
Ba trụ cột của lưu trữ có giá trị bằng chứng :
• Tính toàn vẹn : tài liệu được lưu trữ không thể bị sửa đổi — bất kỳ thay đổi nào đều có thể phát hiện được và làm mất giá trị bằng chứng. Được đảm bảo bởi hashing mã hóa của tài liệu tại thời điểm lưu trữ và xác minh định kỳ hash này.
• Tính bền vững : tài liệu vẫn có thể đọc được trong 10, 20 hoặc 50 năm, độc lập với sự phát triển phần mềm. Điều này đòi hỏi các định dạng chuẩn hóa (PDF/A cho nội dung, PAdES B-LTA cho chữ ký) và di chuyển các phương tiện lưu trữ định kỳ.
• Tính truy vết : mọi hoạt động trên tài liệu được lưu trữ (xem, chia sẻ, xóa) đều được ghi lại trong một nhật ký sự kiện có dấu thời gian và không thể giả mạo.
Khung chuẩn mực : ở Pháp, lưu trữ có giá trị bằng chứng được điều chỉnh bởi các tiêu chuẩn NF Z42-013 (tiêu chuẩn Pháp, AFNOR) và tiêu chuẩn quốc tế ISO 14641. Đối với khu vực công cộng và một số hoạt động được quản lý (y tế, dịch vụ tài chính), cấp phép SIAF (Service Interministériel des Archives de France) hoặc chứng chỉ từ một bên thứ ba lưu trữ ESG là bắt buộc. Quy định eIDAS 2.0 giới thiệu một dịch vụ tin cậy nâng cao mới dành riêng cho lưu trữ điện tử nâng cao, được công nhận đầy đủ trong toàn bộ EU.
Thời hạn lưu trữ bắt buộc ở Pháp :
• Hợp đồng thương mại và hóa đơn : 10 năm (Code de commerce art. L123-22)
• Hợp đồng lao động : 5 năm sau khi nhân viên rời đi
• Tài liệu thuế : 6 năm (Livre des procédures fiscales art. L102 B)
• Hành động công chứng : 75 năm (Code du notariat)
• Tài liệu y tế : 20 năm sau lần cuối cùng (Code de la santé publique)
Triển khai Certyneo : tất cả các tài liệu được ký đều được lưu trữ ở định dạng PAdES B-LT (B-LTA có sẵn theo kế hoạch Business cho những bảo quản > 10 năm), với dấu thời gian RFC 3161 nâng cao, bảo quản 10 năm được bao gồm trong tất cả các kế hoạch, nhật ký sự kiện có thể tham khảo bất kỳ lúc nào, và tải xuống nhật ký kiểm toán ở định dạng PDF. Xem thêm giá trị bằng chứng và LTV (Long-Term Validation).
Hướng dẫn liên quan
Thuật ngữ liên quan
Sẵn sàng áp dụng các khái niệm này vào thực tế?
Certyneo cho phép Quý khách tạo phong bì chữ ký tuân thủ eIDAS chỉ với vài cú nhấp chuột, không cần cài đặt.