Giảm tiêu thụ giấy trong kinh doanh

Chiến lược không cần giấy tờ: các bước, ROI, tác động carbon. Làm thế nào để chuyển từ giấy sang kỹ thuật số một cách dễ dàng.

Certyneo24 avril 20264 phút đọc

Certyneo

Biên tập viên — Certyneo · Về Certyneo

Digitalisation des processus administratifs — équipe en réunion de travail

Tại sao phải giảm giấy

Một nhân viên người Pháp tiêu thụ trung bình 70-80 kg giấy mỗi năm tại văn phòng. Toàn bộ chi phí (giấy + in + nộp hồ sơ) chiếm 2-3% chi phí hành chính. Tác động môi trường là đáng kể: sản xuất, vận chuyển, phá hủy.

Giảm giấy vừa là cách tiếp cận CSR, vừa là lợi ích kinh tế vừa là công cụ tăng tốc năng suất.

Giấy tờ chínhHợp đồng, văn bản đã ký ⬥⬥⬥: 20-30% khối lượng
In nội bộ(ghi chú, thuyết trình, họp): 30-40%
Thư đến và đi: 15-20%
Hóa đơn và chứng từ kế toán: 10-15%
Lưu trữ ⬥⬥⬥: cổ phiếu đang tăng trưởngTấn công từng vị trí này bằng các công cụ phù hợp làm giảm đáng kể khối lượng tổng thể.

Tấn công từng vị trí này bằng các công cụ phù hợp làm giảm đáng kể khối lượng tổng thể.

Đòn bẩy chính

1. Chữ ký điện tử

Thay thế việc in/ký/scan 80% văn bản hợp đồng.Tìm hiểu thêm ⬥⬥⬥.2. Hóa đơn điện tử

Nghĩa vụ lũy tiến 2026-2027, cơ hội đón trước.

3. EDM (Quản lý tài liệu điện tử)

Tập trung tài liệu vào một hệ thống có thể điều hướng thay vì trong tủ hồ sơ.

4. Văn hóa “Hãy suy nghĩ trước khi in”

Đặt máy in ở chế độ R/V theo mặc định, đen trắng, xác thực khi in.

5. Phi vật chất hóa các luồng đến

OCR của thư đến và định tuyến tự động.

Tác động của carbon

1 tấn giấy = ~1,5 tấn CO2 thải ra (sản xuất + vận chuyển). Một doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm 50 người tiêu thụ ~4 tấn giấy/năm hoặc ~6 tấn CO2.

Giảm giấy 60-80% = tránh được 4-5 tấn CO2 hàng năm. Lập luận CSR mạnh mẽ, có thể đo lường được bằng lượng khí thải carbon.

Phương pháp “không giấy tờ”

Kiểm toánmức tiêu thụ hiện tại (máy photocopy + mua hàng)
Xác định5 quy trình tiêu thụ nhiều nhất
Công cụ ⬥⬥⬥: chữ ký, hóa đơn, EDMThay đổi thói quen ⬥⬥⬥: R/V, đen trắng, in xác thực
Đo lườnghàng quý
Lợi ích định lượngGiảm giấy: -60 đến -80% thường trong 18 tháng

Giảm giấy: -60 đến -80% thường trong 18 tháng

tiết kiệm trực tiếp: 500-2.000 €/năm/nhân viên
không gian được giải phóng: 1-2 m2 cho mỗi nhân viên lưu trữ
tiết kiệm thời gian: mỗi bản in xóa 1-2 phút khỏi chuỗi
Lỗi thường xuyên

Áp đặt mà không cần đào tạo (chống lại sự thay đổi)

Quét mọi thứ (OCR cần tìm)
Quên nghĩa vụ lưu giữ pháp lý
Không định cấu hình máy in
Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo thay thế phần lớn các luồng giấy tờ hợp đồng của bạn: hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, NDA, ủy quyền, cho thuê. Mỗi phong bì có chữ ký = tránh được nhiều lần in, cộng thêm bưu phí và nộp hồ sơ giấy.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Có thể loại bỏ hoàn toàn giấy tờ không?

Hiếm khi 100%. Mục tiêu thực tế là giảm 80-90%.

Chi phí chuyển đổi là bao nhiêu?

€5.000 đến €30.000 cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ tùy thuộc vào phạm vi. ROI sau 12-18 tháng.

Tác động CSR có thể đo lường được?

Có, -60 đến -80% giấy = -5 đến -10 tấn CO2 đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Có nên số hóa tài liệu lưu trữ trên giấy không?

Không phải tất cả. Ưu tiên lưu trữ đang hoạt động (10 năm qua).

Điều này có phù hợp với nghĩa vụ pháp lý không?

Có, miễn là bạn sử dụng tính năng lưu trữ có giá trị thử nghiệm (PAdES, NF Z42-013).

Kết luận

Giảm giấy là một trong những hành động CSR có thể đo lường được và mang lại lợi nhuận cao nhất. Chữ ký điện tử là đòn bẩy kích hoạt đầu tiên: tác động ngay lập tức và ROI nhanh chóng.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.