Giờ làm thêm: tăng lương và tính toán pháp lý

Giới thiệu

Giờ làm thêm là một trong những vấn đề nhạy cảm nhất trong luật lao động Pháp. Hàng năm, hàng ngàn tranh chấp tòa phúc thẩm lao động liên quan đến cách tính toán, thanh toán hoặc thiếu chính thức hóa chúng. Tuy nhiên, các quy tắc áp dụng là chính xác: Bộ Luật Lao động đặt ra một khuôn khổ pháp lý có cấu trúc, được bổ sung bởi các thỏa thuận chi nhánh hoặc doanh nghiệp có thể thay đổi một số thông số. Bài viết này hướng dẫn bạn tính toán giờ làm thêm, tỷ lệ tăng lương theo luật, hạn mức hàng năm, các biện pháp bù đắp bắt buộc và phương thức chính thức hóa - trong đó chữ ký điện tử cho nhân sự hiện nay là một đòn bẩy thiết yếu để tuân thủ và bảo lưu dấu vết.

Định nghĩa và kích hoạt giờ làm thêm

Giờ làm thêm là gì?

Theo luật Pháp, giờ làm thêm là bất kỳ giờ làm việc thực tế nào được thực hiện vượt quá thời gian làm việc theo luật hàng tuần là 35 giờ (điều L. 3121-28 của Bộ Luật Lao động). Định nghĩa này đòi hỏi hai làm rõ quan trọng:

• Ngưỡng kích hoạt là hàng tuần, không phải hàng tháng hay hàng năm.

• Chỉ công việc thực tế được tính: các thời gian nghỉ không làm việc, thời gian thay đồ không được tích hợp hợp đồng hoặc các cuộc đi lại từ nhà đến nơi làm việc bình thường bị loại trừ.

Đối với những nhân viên theo hợp đồng khoán giờ trong tuần hoặc tháng, giờ làm thêm là những giờ vượt quá khoán đã thỏa thuận. Đối với những nhân viên theo khoán hàng năm tính theo ngày, chế độ hoàn toàn khác (ngày nghỉ, từ bỏ thời gian giảm giờ) và giờ làm thêm thông thường không áp dụng.

Ai có thể yêu cầu giờ làm thêm?

Chỉ nhà tuyển dụng mới có thể yêu cầu hoặc cho phép giờ làm thêm. Nhân viên không thể thực hiện chúng theo sáng kiến riêng của mình và sau đó yêu cầu thanh toán - trừ khi họ chứng minh rằng nhà tuyển dụng biết được điều này và không phản đối (thẩm phán nhất quán của Tòa án Tối cao, đặc biệt Cass. soc. 9 tháng 3 năm 2022, n°20-16.992).

Nhà tuyên dụng, ngược lại, có thể áp đặt giờ làm thêm trong giới hạn hạn mức hàng năm mà không cần lấy sự đồng ý của nhân viên, miễn là tuân thủ thời gian làm việc tối đa.

Tính toán giờ làm thêm: tỷ lệ tăng lương theo luật

Tỷ lệ theo luật khi không có thỏa thuận

Điều L. 3121-36 của Bộ Luật Lao động quy định tỷ lệ tăng lương mặc định:

• 25% cho 8 giờ làm thêm đầu tiên trong tuần (từ giờ thứ 36 đến 43 bao gồm)

• 50% cho các giờ tiếp theo (từ giờ thứ 44)

Cụ thể, nếu một nhân viên kiếm được lương cơ bản 15 € mỗi giờ và làm 10 giờ thêm trong tuần:

• 8 giờ × 15 € × 1,25 = 150 €

• 2 giờ × 15 € × 1,50 = 45 €

• Tổng giờ làm thêm: 195 €

Những mức tăng lương này áp dụng cho tỷ lệ giờ cơ bản, không bao gồm các khoản thưởng có tính chất biến động (thưởng mục tiêu, thưởng đột xuất). Tuy nhiên, các yếu tố thanh toán cố định và thường xuyên (thâm niên, trợ cấp theo công ước được cố định hàng tháng) có thể được tích hợp theo các điều khoản hợp đồng.

Điều chỉnh theo thỏa thuận tập thể

Một thỏa thuận chi nhánh hoặc doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ tăng lương, nhưng không bao giờ dưới 10% (điều L. 3121-33 của Bộ Luật Lao động). Đây là giới hạn sàn tuyệt đối: không có thỏa thuận nào, ngay cả khi nhất trí, có thể hạ xuống dưới ngưỡng này.

Tương tự, một thỏa thuận có thể:

• Thay thế toàn bộ hoặc một phần thanh toán tăng lương bằng thời gian nghỉ bù đắp tương đương (được gọi là "phục hồi")

• Sửa đổi ngưỡng kích hoạt trong khuôn khổ điều chỉnh thời gian làm việc hàng năm

• Xác định hạn mức hàng năm khác với hạn mức theo luật

Đối với các doanh nghiệp không có đại biểu công đoàn, một thỏa thuận với uỷ ban xã hội và kinh tế (CSE) cũng có thể điều chỉnh các quy tắc này, trong các giới hạn do luật quy định.

Hạn mức hàng năm của giờ làm thêm

Hạn mức theo luật: 220 giờ

Khi không có thỏa thuận tập thể, hạn mức hàng năm của giờ làm thêm được xác định là 220 giờ cho mỗi nhân viên theo sắc lệnh (điều D. 3121-24 của Bộ Luật Lao động). Hạn mức này tạo thành khối lượng giờ làm thêm mà nhà tuyên dụng có thể áp đặt đơn phương mỗi năm dương lịch.

Vượt quá hạn mức này, giờ làm thêm vẫn có thể thực hiện nhưng đòi hỏi:

• Ý kiến trước đó của CSE (trước đây là CHSCT hoặc đại biểu nhân viên)

• Biện pháp bù đắp bắt buộc trong nghỉ (COR) bằng 50% giờ thực hiện ngoài hạn mức trong các doanh nghiệp có 20 nhân viên trở xuống, và 100% trong các doanh nghiệp có hơn 20 nhân viên.

Biện pháp bù đắp này trong thời gian nghỉ được cộng vào mức tăng lương: nó không phải là một lựa chọn thay thế, trừ khi có thỏa thuận khác.

Tác động đến quản lý nhân sự và bảo lưu dấu vết

Theo dõi hạn mức đòi hỏi tính toán giờ làm việc chặt chẽ. Nhà tuyên dụng có trách vụ thiết lập hệ thống ghi nhận thời gian làm việc đáng tin cây (yêu cầu được gia tăng bởi thẩm phán Châu Âu TPEU, quyết định Federación de Servicios de Comisiones Obreras ngày 14 tháng 5 năm 2019, C-55/18).

Trong bối cảnh này, việc số hóa tài liệu nhân sự - phụ lục sửa đổi thời gian làm việc, thỏa thuận phục hồi, xác nhận các tờ giờ - trở nên rất có ý nghĩa. Chữ ký điện tử cho tài liệu nhân sự cho phép lưu giữ bằng chứng có thể chứng minh được về sự đồng ý của nhân viên với các tờ kê khai của họ, điều này rất quan trọng trong trường hợp tranh chấp lao động.

Thay thế thanh toán bằng thời gian nghỉ bù đắp

Thời gian nghỉ bù đắp thay thế (RCR)

Một thỏa thuận tập thể có thể quy định rằng giờ làm thêm, bao gồm các mức tăng lương, được hoàn toàn bù đắp bằng thời gian nghỉ thay vì được thanh toán. Cơ chế này, gọi là thời gian nghỉ bù đắp thay thế (RCR), được ưa chuộng trong một số ngành công nghiệp vì tính linh hoạt của nó.

Ví dụ: 2 giờ làm thêm với mức tăng lương 25% = 2,5 giờ nghỉ được tích lũy. Nhân viên lấy 2h30 thay vì nhận thanh toán có tăng lương.

Chú ý: RCR không được nhầm lẫn với biện pháp bù đắp bắt buộc trong nghỉ (COR) áp dụng vượt quá hạn mức. Cả hai có thể tích lũy.

Điều kiện thực hiện

• Sự tồn tại của một thỏa thuận tập thể (hoặc, nếu không, thỏa thuận với CSE cho các doanh nghiệp không có đại biểu công đoàn)

• Thông báo riêng cho nhân viên về các quyền được tích lũy (phiếu lương hoặc tài liệu đính kèm)

• Lấy thời gian nghỉ trong thời gian tối đa 2 tháng kể từ khi quyền được tích lũy (điều D. 3121-18)

• Trong trường hợp hợp đồng chấm dứt trước khi sử dụng thời gian nghỉ, thanh toán một khoản bồi thường bù đắp

Việc chính thức hóa các thỏa thuận này là rất quan trọng. Để tìm hiểu thêm về số hóa các thỏa thuận doanh nghiệp, hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử cung cấp các sáng kiến quý báu về giá trị chứng minh của tài liệu được ký kỹ thuật số.

Thời gian làm việc tối đa và giới hạn tuyệt đối

Những hạn chế không thể vượt qua

Ngay cả với thỏa thuận tập thể hoặc sự đồng ý của nhân viên, một số thời gian làm việc tối đa không bao giờ có thể bị vượt quá (các điều L. 3121-18 đến L. 3121-25 của Bộ Luật Lao động):

| Kỳ | Thời gian tối đa | |---|---| | Mỗi ngày | 10 giờ (trừ ngoại lệ từ thị trưởng) | | Mỗi tuần | 48 giờ | | Trong 12 tuần liên tiếp | 44 giờ bình quân |

Những giới hạn này được áp dụng ngay cả trong trường hợp hoạt động tăng vọt, đơn hàng khẩn cấp hoặc thay thế nhân viên vắng mặt. Việc vượt quá chúng sẽ làm cho nhà tuyên dụng phải chịu các hình phạt hình sự (phạt 1.500 € cho mỗi nhân viên bị liên quan, được tăng lên 3.000 € trong trường hợp tái phạm) và tái phân loại các giờ làm việc bất hợp pháp.

Nhân viên được loại trừ khỏi chế độ giờ làm thêm

Một số loại nhân viên không tuân theo chế độ cổ điển:

• Các cán bộ lãnh đạo (theo nghĩa của điều L. 3111-2): không có giới hạn thời gian hoặc yêu cầu giờ làm thêm

• Nhân viên theo khoán hàng năm tính theo ngày: chế độ ngày làm việc, không tính toán giờ

• VRP và một số lao động làm việc tại nhà: các chế độ đặc biệt

Đối với các doanh nghiệp quản lý nhiều chế độ đồng thời, chữ ký điện tử trong doanh nghiệp tạo điều kiện quản lý khác biệt các phụ lục hợp đồng theo tình trạng của mỗi nhân viên, với một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh.

Khuôn khổ pháp lý áp dụng cho giờ làm thêm

Các văn bản thành lập của Bộ Luật Lao động

Chế độ giờ làm thêm được mã hóa chủ yếu trong các điều L. 3121-28 đến L. 3121-48 và D. 3121-17 đến D. 3121-24 của Bộ Luật Lao động Pháp, xuất phát từ luật n°2008-789 ngày 20 tháng 8 năm 2008 về cải tổ dân chủ xã hội, được sửa đổi sâu sắc bởi các sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017 (các sắc lệnh n°2017-1385 đến 2017-1388).

Các văn bản chính cần biết:

• Điều L. 3121-28: định nghĩa giờ làm thêm

• Điều L. 3121-33: tỷ lệ tăng lương theo luật và điều chỉnh theo thỏa thuận

• Điều L. 3121-36: tỷ lệ 25% và 50% khi không có thỏa thuận

• Điều L. 3121-30: hạn mức hàng năm và điều kiện vượt quá

• Điều D. 3121-24: xác định hạn mức theo luật là 220 giờ

• Các điều L. 3121-38 đến L. 3121-48: chế độ khoán giờ và ngày

Nghĩa vụ của nhà tuyên dụng

Nhà tuyên dụng phải tuân thủ nhiều nghĩa vụ tích lũy:

• Tính toán riêng lẻ thời gian làm việc: yêu cầu được gia tăng bởi TPEU (quyết định C-55/18 ngày 14 tháng 5 năm 2019) buộc phải có một hệ thống khách quan, đáng tin cây và có thể tiếp cận để đo lường thời gian làm việc hàng ngày của mỗi nhân viên.

• Ghi chú trên phiếu lương: giờ làm thêm và các mức tăng lương của chúng phải xuất hiện riêng biệt trên phiếu lương (điều R. 3243-1 của Bộ Luật Lao động).

• Tham vấn CSE: bắt buộc trước khi sử dụng giờ làm thêm ngoài hạn mức, và khi đàm phán các thỏa thuận điều chỉnh thời gian làm việc.

• Thông báo riêng về quyền nghỉ bù đắp (biện pháp bù đắp bắt buộc trong nghỉ và thời gian nghỉ bù đắp thay thế).

Các hình phạt và rủi ro tranh chấp

• Hình phạt hình sự: phạt 1.500 € cho mỗi nhân viên vi phạm (3.000 € tái phạm) vì vượt quá thời gian làm việc tối đa.

• Rủi ro tranh chấp lao động: khi không có bằng chứng bằng văn bản, gánh nặng chứng minh được chia sẻ (Cass. soc. 18 tháng 3 năm 2020, n°18-10.919): nhân viên phải cung cấp các yếu tố đủ chính xác, nhà tuyên dụng phải phản ứng với các yếu tố của riêng mình. Nếu không có hệ thống tính toán chặt chẽ, nhà tuyên dụng ở vị trí bất lợi.

• Cải chính URSSAF: những mức tăng lương không được thanh toán được tái phân loại thành tiền lương được ẩn, làm cho công ty phải chịu cải chính các khoảng đóng góp xã hội trong 3 năm với mức phạt 25%.

• Tính không hợp lệ của các điều khoản hợp đồng trái với các quy định bắt buộc (tỷ lệ dưới 10%, loại bỏ COR).

Việc chính thức hóa kỹ thuật số của các thỏa thuận (các tờ giờ được xác nhận bằng điện tử, các phụ lục được ký qua nền tảng tuân thủ eIDAS) là bảo vệ tốt nhất chống lại những rủi ro này, bằng cách cung cấp bằng chứng có dấu thời gian và không thể giả mạo về sự đồng ý của các bên.

Tình huống sử dụng: chính thức hóa giờ làm thêm

Tình huống 1 - Một doanh nghiệp vừa và nhỏ sản xuất 80 nhân viên ở đỉnh sản xuất

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ của ngành sản xuất sử dụng 80 nhân viên sản xuất. Vào cuối năm, một đơn hàng khẩn cấp buộc phải có 6 tuần sản xuất được tích cực. Công ty cho phép lên đến 6 giờ làm thêm mỗi tuần cho 40 nhân viên, tổng cộng 1.440 giờ làm thêm trong kỳ.

Nếu không có hệ thống xác nhận kỹ thuật số, người quản lý nhân sự thu thập các tờ giờ giấy, xác nhận chúng bằng tay và chuyển cho bộ phận lương - quy trình thường tốn 3 đến 4 ngày xử lý và làm cho công ty có nguy cơ bị tranh chấp trong trường hợp mất tài liệu.

Bằng cách triển khai công cụ xác nhận kỹ thuật số có chữ ký điện tử cho nhân sự, mỗi bảng kê hàng tuần được xác nhận bởi nhân viên và người quản lý của họ trong vòng dưới 2 phút. Xử lý nhân sự được giảm 65%, và mỗi xác nhận được đánh dấu thời gian và lưu trữ trong 5 năm - thời gian lưu giữ theo luật các tài liệu lương.

Tình huống 2 - Một văn phòng kế toán chuyên môn quản lý 150 tệp khách hàng

Trong các kỳ tài chính (tháng 3-4 và tháng 9-10), một văn phòng kế toán chuyên môn có 25 cộng tác viên thường xuyên vượt quá ngưỡng 35 giờ hàng tuần. Các cộng tác viên thực hiện trung bình 8 đến 12 giờ làm thêm mỗi tuần trong các kỳ này, điều này khiến họ nhanh chóng tiến gần đến hạn mức hàng năm là 220 giờ.

Văn phòng đã đàm phán một thỏa thuận với CSE của mình cho phép thay thế 50% các mức tăng lương bằng thời gian nghỉ bù đắp. Để thỏa thuận này có thể chứng minh được, mỗi phụ lục riêng lẻ phải được ký bởi nhân viên. Bằng cách sử dụng giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS, văn phòng nhận được chữ ký của tất cả các cộng tác viên của mình trong vòng dưới 24 giờ, so với 5 đến 7 ngày với quy trình giấy trước đó. Lợi ích tiết kiệm thời gian trong quản lý nhân sự được ước tính là 3 ngày làm việc cho mỗi kỳ.

Tình huống 3 - Một nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin có đội làm việc từ xa

Một công ty cung cấp dịch vụ lập trình khoảng 200 tư vấn viên, trong đó 70% làm việc từ xa trên các trang web của khách hàng, gặp khó khăn trong việc tính toán và chính thức hóa giờ làm thêm. Các tư vấn viên nhập giờ của họ vào công cụ quản lý dự án, nhưng việc xác nhận quản lý và sự đồng ý của nhân viên về tờ kê khai hàng tháng không được chính thức hóa.

Sau một cuộc kiểm toán nội bộ tiết lộ rủi ro tranh chấp lao động trong 18 tháng các phiếu lương không được tranh chấp chính thức, công ty tích hợp một quy trình xác nhận điện tử: cuối mỗi tháng, tóm tắt giờ được gửi cho nhân viên để ký điện tử đơn giản, sau đó được người quản lý ký lại. Trong trường hợp không đồng ý, mạch cảnh báo được kích hoạt tự động. Kết quả: 98% các tờ kê khai được xác nhận trong vòng 48 giờ, không có tranh chấp lao động nào trong kỳ tiếp theo. Máy tính ROI của Certyneo cho phép đánh giá chính xác những khoản tiết kiệm được thực hiện trên loại quy trình này.

Kết luận

Giờ làm thêm tuân theo khuôn khổ pháp lý chính xác mà bất kỳ nhà tuyên dụng nào cũng phải nắm vững: tỷ lệ tăng lương 25% và 50%, hạn mức hàng năm 220 giờ, các biện pháp bù đắp bắt buộc trong thời gian nghỉ, thời gian làm việc tối đa tuyệt đối. Sự thiếu hiểu biết về những quy tắc này làm cho công ty phải chịu các hình phạt hình sự, cải chính URSSAF và các tranh chấp lao động có chi phí cao.

Nhưng vượt ra ngoài việc tuân thủ, chính là bảo lưu dấu vết mà tạo ra sự khác biệt: một tờ kê khai được ký kỹ thuật số, được đánh dấu thời gian và được lưu trữ là bảo vệ tốt nhất trong trường hợp tranh chấp. Certyneo cho phép bạn chính thức hóa các xác nhận giờ, phụ lục và thỏa thuận phục hồi với giá trị chứng minh tối đa, trực tiếp từ công cụ nhân sự của bạn.

Khám phá cách Certyneo đơn giản hóa quản lý tài liệu nhân sự phù hợp với luật pháp - yêu cầu bản trình diễn miễn phí hoặc tham khảo mức giá của chúng tôi để tìm gói phù hợp với tổ chức của bạn.