Hướng dẫn quản lý toàn diện về lương công nhân doanh nghiệp: Phiên bản 2026

Lương là một trong những trụ cột nền tảng của mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên của mình. Năm 2026, quản lý lương không chỉ giới hạn ở việc xác định mức lương cơ bản: nó bao gồm các yếu tố biến đổi, lợi ích bằng hình thức bằng vật, cơ chế chia sẻ lợi nhuận, các nghĩa vụ pháp lý ngày càng chặt chẽ và quy trình xác thực tài liệu không còn giấy tờ. Trước sự gia tăng của các công cụ nhân sự thông minh, áp lực quy định của châu Âu và kỳ vọng ngày càng tăng của nhân viên về minh bạch lương, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc sâu sắc chính sách lương của mình. Hướng dẫn toàn diện này đi kèm với bạn từng bước để cấu trúc, bảo mật và tối ưu hóa quản lý lương của doanh nghiệp bạn vào năm 2026.

Hiểu các thành phần của tổng lương

Khái niệm tổng lương (hoặc "total compensation") vượt xa ngoài lương cố định. Để xây dựng một chính sách kết hợp và hấp dẫn, cần phải nắm vững tất cả các khía cạnh của nó.

Lương cố định và các yếu tố quy ước

Lương cơ bản là nền tảng của lương. Nó phải tuân thủ SMIC (được xác định là 11,88 € tính trên cơ sở tính lương/giờ vào ngày 1 tháng 11 năm 2025, khoảng 1.801 € tính trên cơ sở tính lương hàng tháng cho 35 giờ), cũng như mức tối thiểu quy ước áp dụng trong mỗi ngành nghề. Ở Pháp, hơn 700 thỏa thuận tập thể xác định các bảng lương cụ thể mà người sử dụng lao động bị ràng buộc hợp đồng.

Sự điều chỉnh hàng năm về lương hiện nay được điều chỉnh bởi chỉ thị châu Âu 2023/970 về minh bạch lương, được chuyển đổi thành luật pháp Pháp. Chỉ thị này buộc các doanh nghiệp có hơn 100 nhân viên công bố các chênh lệch lương theo giới tính từ năm 2026, với rủi ro bị trừng phạt.

Các yếu tố biến đổi của lương

Tiền thưởng, tiền bonus và hoa hồng chiếm trung bình từ 15 đến 25% tổng lương trong các doanh nghiệp khu vực tư nhân (nguồn: Apec, 2025). Quản lý của chúng yêu cầu tài liệu chính xác:

• Tiêu chí ghi công được định nghĩa rõ ràng và có thể đo lường

• Tính thường xuyên thanh toán phù hợp với các chu kỳ thương mại

• Chính thức hóa hợp đồng bắt buộc khi tiền thưởng là định kỳ (rủi ro được phân loại lại thành yếu tố lương)

Tiết kiệm nhân viên và quyền sở hữu cổ phiếu

Chia sẻ lợi nhuận, tham gia và các kế hoạch tiết kiệm công ty (PEE, PERCO) tạo thành những tác động mạnh mẽ về sự liên kết giữa hiệu suất tập thể và lương cá nhân. Kể từ luật PACTE (2019) và các phần mở rộng của nó, những thiết bị này đã được đơn giản hóa cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Vào năm 2024, gần 10,8 triệu nhân viên hưởng lợi từ một thỏa thuận chia sẻ lợi nhuận (nguồn: DARES, 2025), con số tăng 18% trong hai năm.

Triển khai chính sách lương có cấu trúc

Một chính sách lương hiệu quả dựa trên phương pháp nghiêm ngặt, được sắp xếp xung quanh các bước chính khác nhau.

Tiến hành so sánh lương

So sánh lương là so sánh mức lương được thực hiện trong công ty với những mức được thực hiện trên thị trường, cho một ngành hoạt động và khu vực địa lý nhất định. Các nguồn tham chiếu bao gồm:

• Các cuộc điều tra lương được xuất bản bởi Mercer, Hay Group/Korn Ferry, Willis Towers Watson

• Dữ liệu từ INSEE (điều tra DADS) và DARES

• Các chỉ số bình thường của ngành từ các hiệp hội chuyên nghiệp

Một chênh lệch lớn hơn 10% có lợi cho công ty thường được coi là tín hiệu cảnh báo về khả năng hấp dẫn và giữ chân nhân viên.

Xây dựng các bảng phân loại và lương

Các bảng lương cho phép khách quan hóa các quyết định lương và đảm bảo công bằng nội bộ. Họ dựa trên các phương pháp đánh giá việc làm (phương pháp Hay, phương pháp điểm, v.v.) để cân nhắc các tiêu chí như tính kỹ thuật, tính tự chủ, trách nhiệm quản lý và tác động kinh doanh.

Mỗi mức phân loại tương ứng với một dải lương ("salary band"), thường được xác định bởi mức tối thiểu, giữa dải (midpoint") và tối đa. Cấu trúc này giúp quản lý các khoản tăng lương cá nhân và giới hạn rủi ro phân biệt.

Số hóa các quy trình xác thực lương

Quản lý tài liệu liên quan đến lương tạo ra khối lượng lớn các tài liệu cần xác thực, ký và lưu trữ: sửa đổi hợp đồng lao động, thư tăng lương, thỏa thuận chia sẻ lợi nhuận, bảng lương điện tử, v.v. Chữ ký điện tử cung cấp một giải pháp cụ thể cho những mối quan tâm này, cho phép giảm thời gian xử lý từ 60 đến 80% theo phản hồi kinh nghiệm ngành, đồng thời đảm bảo giá trị bằng chứng của các tài liệu.

Để tìm hiểu sâu hơn những điều cơ bản của hủy giấy tờ, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi.

Minh bạch lương và nghĩa vụ pháp lý năm 2026

Chỉ thị châu Âu về minh bạch lương

Chỉ thị (EU) 2023/970 ngày 10 tháng 5 năm 2023 đại diện cho một sự thay đổi lớn trong quản trị lương châu Âu. Những nghĩa vụ chính của nó, dần dần áp dụng giữa năm 2026 và năm 2031, bao gồm:

• Quyền được thông tin: bất kỳ ứng cử viên nào có thể yêu cầu khoảng lương cho một vị trí trước cuộc phỏng vấn

• Báo cáo chênh lệch lương: bắt buộc đối với các doanh nghiệp có hơn 100 nhân viên từ năm 2026, với ngưỡng cảnh báo được đặt ở mức 5% chênh lệch không được chứng minh giữa phụ nữ và nam giới

• Cấm bí mật lương tuyệt đối: nhân viên có quyền biết các tiêu chí và mức lương của các đồng nghiệp thực hiện công việc có giá trị bằng nhau

Các quốc gia thành viên không tuân thủ những nghĩa vụ này sẽ phải đối mặt với các khoản phạt có thể lên tới 3% tổng khối lương hàng năm của công ty đó.

Chỉ mục bình đẳng nghề nghiệp và sự gia tăng của nó

Kể từ năm 2019, các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên phải tính toán và công bố Chỉ mục Bình đẳng Nam-Nữ của họ. Năm 2026, phạm vi của chỉ mục này được mở rộng để kết hợp các chỉ báo mới liên quan đến chênh lệch lương biến đổi và thăng tiến. Điểm số dưới 75/100 kích hoạt một nghĩa vụ kế hoạch sửa chữa trong ba năm.

Các nghĩa vụ hiển thị và giao tiếp nội bộ

Các thỏa thuận chia sẻ lợi nhuận và tham gia phải được gửi trên nền tảng TéléAccords và được giao tiếp cho tất cả nhân viên. Hủy giấy tờ của các giao tiếp này, khi được triển khai thông qua một giải pháp tuân thủ quy định, đảm bảo khả năng theo dõi và tính thành công pháp lý của các trao đổi.

Tối ưu hóa lương nhờ các công cụ công nghệ

Các SIRH và mô-đun quản lý bù trừ

Các hệ thống thông tin nhân sự (SIRH) thế hệ tiếp theo kết hợp các mô-đun dành riêng cho quản lý lương (quản lý bù trừ). Trong số các chức năng chính năm 2026:

• Mô phỏng tác động ngân sách của các sửa đổi lương

• Quản lý các chiến dịch tăng lương cá nhân với quy trình phê duyệt nhiều cấp

• Bảng điều khiển công bằng lương theo thời gian thực

• Kết nối gốc với các công cụ lương (DSN tự động)

Những nhân vật chính của thị trường (SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM, Lucca ở Pháp) hiện đang cung cấp các chức năng AI sáng tạo cho các khuyến nghị tăng lương dựa trên dữ liệu thị trường và hiệu suất cá nhân.

Tự động hóa tài liệu nhân sự

Một trong những nút cổ chai phổ biến nhất trong quản lý lương vẫn là sản xuất và xác thực các tài liệu hợp đồng. Một sửa đổi lương viết kém hoặc ký ngoài thời hạn có thể có những hậu quả pháp lý đáng kể. Các công cụ tạo hợp đồng tự động, cho phép tạo ra các tài liệu tuân thủ và được cá nhân hóa trong vài phút, được tích hợp trực tiếp vào một mạch chữ ký điện tử.

Để đánh giá lợi nhuận đầu tư của một phương pháp như vậy, hộ tương ứng của chúng tôi cung cấp cho bạn một ước tính được cá nhân hóa dựa trên khối lượng tài liệu của bạn.

Bảo mật dữ liệu lương

Dữ liệu lương cấu thành dữ liệu cá nhân theo nghĩa của GDPR (Quy định EU 2016/679), và xử lý của chúng tuân theo các nghĩa vụ nghiêm ngặt: cơ sở pháp lý của xử lý, thời gian bảo quản hạn chế, quyền truy cập của nhân viên, biện pháp bảo mật thích hợp. Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các công cụ quản lý lương của họ phù hợp, với lưu trữ dữ liệu ở châu Âu và các hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA) được cập nhật với các nhà cung cấp dịch vụ của họ.

Hướng dẫn hiệu suất của chính sách lương

Các chỉ số chính để theo dõi

Một chính sách lương được hướng dẫn với các chỉ số chính xác và được cập nhật thường xuyên:

• Tỷ lệ cạnh tranh: lương trung bình nội bộ / lương trung bình thị trường (mục tiêu: từ 95% đến 110%)

• Tỷ lệ giữ chân theo dải lương

• Ngân sách tăng lương theo % khối lương (ở Pháp, các phong bì 2025 đang nằm quanh mức 3,2% trung bình theo Willis Towers Watson)

• Thời gian xử lý trung bình của các sửa đổi: chỉ số hiệu quả hoạt động

• Tỷ lệ hài lòng lương được đo lường trong các cuộc khảo sát nội bộ (eNPS)

Giao tiếp hiệu quả về tổng lương

Nhận thức về lương của nhân viên thường vượt quá chỉ bảng lương. Các doanh nghiệp hiệu suất cao phát triển các bảng tính lương toàn bộ (Bảng tuyên bố phần thưởng toàn bộ) tổng hợp tất cả các lợi ích nhận được: lương, tiết kiệm nhân viên, bảo hiểm, bảo hiểm tương hỗ, ngày RTT, đào tạo, v.v. Những tài liệu này, khi được phân phối thông qua các kênh an toàn và ký điện tử, tăng cường niềm tin và giảm bớt sự hiểu lầm.

Đối với các doanh nghiệp muốn khám phá các mẫu có sẵn, Certyneo cung cấp một thư viện các mẫu sẵn sàng sử dụng và được xác minh về mặt pháp lý.

Khung pháp lý áp dụng cho quản lý lương

Quản lý lương trong doanh nghiệp được thực hiện trong một khung pháp lý dày đặc, được sắp xếp giữa luật quốc gia và luật châu Âu. Bất kỳ tổ chức nào cũng phải nắm vững các nguồn để bảo mật các thực tiễn của mình.

Bộ luật lao động và nghĩa vụ hợp đồng

Hợp đồng lao động là nguồn chính của các nghĩa vụ lương. Theo các bài viết L.1221-1 và sau đó của Bộ luật lao động, lương phải được xác định bằng thỏa thuận giữa các bên, theo các mức tối thiểu pháp lý và quy ước. Bất kỳ sửa đổi nào của lương hợp đồng - thậm chí tăng lên - tạo thành sửa đổi của hợp đồng lao động yêu cầu sự đồng ý bằng văn bản của nhân viên (bài viết L.1221-1 và phán quyết Tòa án Tối cao). Vì vậy, một sửa đổi chính thức là cần thiết.

Giá trị pháp lý của các tài liệu lương điện tử

Hủy giấy tờ của các sửa đổi lương, thư tăng lương và thỏa thuận chia sẻ lợi nhuận dựa trên các bài viết 1366 và 1367 của Bộ luật dân sự, công nhận cho việc viết điện tử cùng một giá trị bằng chứng như việc viết giấy, với điều kiện rằng danh tính của tác giả được đảm bảo và tính toàn vẹn của tài liệu được đảm bảo.

Ở cấp châu Âu, Quy định eIDAS Số 910/2014 (và sự phát triển của nó eIDAS 2.0 đang được triển khai) xác định ba cấp độ chữ ký điện tử:

• SES (chữ ký điện tử đơn giản): đủ cho các tài liệu nhân sự thông thường

• SEA (chữ ký điện tử nâng cao): được khuyến nghị cho các sửa đổi hợp đồng nhạy cảm

• SQE (chữ ký điện tử đủ điều kiện): cấp độ cao nhất, tương đương pháp lý của chữ ký viết tay trên toàn EU

Các tiêu chuẩn kỹ thuật ETSI EN 319 132 (các định dạng XAdES, PAdES, CAdES) điều chỉnh khả năng tương tác và lưu trữ lâu dài của các chữ ký điện tử.

Bảo vệ dữ liệu lương (GDPR)

Dữ liệu lương là dữ liệu cá nhân theo nghĩa của bài viết 4 Quy định GDPR Số 2016/679. Xử lý của chúng yêu cầu một cơ sở pháp lý rõ ràng (bài viết 6 GDPR), thường là thực thi hợp đồng lao động. Những người chịu trách nhiệm xử lý phải duy trì một sổ đăng ký các hoạt động xử lý (bài viết 30), đảm bảo các thời gian bảo quản hạn chế (5 năm sau khi hợp đồng kết thúc đối với bảng lương) và tài liệu các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức.

Minh bạch lương và chỉ thị 2023/970

Chỉ thị (EU) 2023/970 về minh bạch lương, mà việc chuyển đổi thành luật pháp Pháp được dự kiến cho tháng 6 năm 2026, buộc các nhà sử dụng lao động phải biện minh khách quan các chênh lệch lương và đảm bảo tiếp cận của nhân viên với các thông tin so sánh. Không tuân thủ các nghĩa vụ báo cáo làm cho công ty phải chịu các hình phạt hành chính đáng kể, cũng như các tố tụng được khởi xướng bởi các đại diện của nhân viên hoặc các cơ quan quốc gia.

Kịch bản sử dụng: quản lý lương trong thực tế

Kịch bản 1: Một công ty công nghiệp SME hợp lý hóa các chiến dịch tăng lương của mình

Một công ty công nghiệp SME khoảng 180 nhân viên, phân bố trên hai trang web sản xuất, quản lý các chiến dịch tăng lương hàng năm của mình cho đến năm 2024 thông qua các tệp Excel được truyền qua email giữa những người chịu trách nhiệm trang web, kiểm soát quản lý và hướng dẫn RH. Quá trình này tạo ra trung bình 6 đến 8 tuần trễ giữa quyết định quản lý và ký tên các sửa đổi bởi nhân viên, với tỷ lệ lỗi tài liệu khoảng 12%.

Bằng cách triển khai SIRH với mô-đun quản lý bù trừ kết hợp với giải pháp chữ ký điện tử, SME đã giảm độ trễ này xuống còn 10 ngày làm việc, giảm lỗi tài liệu xuống dưới 2% và kiếm được khoảng 3 ngày/người trên mỗi chiến dịch trên các tác vụ hành chính. Tất cả các sửa đổi được ký được lưu trữ tự động với giá trị bằng chứng phù hợp với quy định eIDAS.

Kịch bản 2: Một công ty tư vấn RH số hóa các phát hành cho khách hàng

Một công ty chuyên về tư vấn lương, gồm khoảng 15 cố vấn, đã sản xuất cho các khách hàng của mình các báo cáo so sánh lương và các bảng phân loại kèm theo thư nhiệm vụ và thỏa thuận bảo mật để ký tên theo cách thủ công. Thời gian để những tài liệu này quay trở lại đôi khi lên tới 3 tuần, chặn khởi động của các nhiệm vụ.

Bằng cách kết hợp chữ ký điện tử trong quy trình khách hàng của mình, công ty đã giảm độ trễ này xuống còn dưới 48 giờ trung bình. Tỷ lệ hoàn thành của các tập tin hành chính trước khởi động nhiệm vụ đã tăng từ 65% lên 97%, cải thiện đáng kể dòng tiền và sự hài lòng của khách hàng. Các cố vấn của công ty cũng được hưởng lợi từ việc giảm khoảng 40% thời gian dành cho theo dõi hành chính các chữ ký.

Kịch bản 3: Một nhóm phân phối hài hòa chính sách lương biến đổi của mình

Một nhóm phân phối gồm khoảng 1.200 cộng tác viên phân bố trong khoảng 30 điểm bán hàng đã phải đối mặt với sự không đồng nhất đáng kể về các thực tiễn lương biến đổi của mình: những người quản lý cửa hàng có quyền tự do lớn trong việc ghi công thưởng, tạo ra sự không bình đẳng được nhận thức và một rủi ro pháp lý ngày càng tăng đối với chỉ thị 2023/970 về minh bạch lương.

Sau khi kiểm toán chính sách lương của mình và triển khai các bảng tiền thưởng tiêu chuẩn theo danh mục công việc, nhóm đã triển khai một công cụ quản lý tập trung cho phép mỗi người chịu trách nhiệm nhập dữ liệu hiệu suất và tạo tài liệu tiền thưởng tương ứng tự động, được phê duyệt kép (RH + quản lý hướng dẫn) trước khi gửi điện tử cho nhân viên. Số lượng khiếu nại lương đã giảm 55% trong một năm, và chỉ mục bình đẳng nam-nữ của nhóm đã tăng 8 điểm.

Kết luận

Quản lý lương doanh nghiệp năm 2026 là một giao điểm của nhiều vấn đề: sức hấp dẫn của nhân tài, tuân thủ quy định châu Âu, công bằng nội bộ và hiệu quả hoạt động. Xây dựng một chính sách lương mạnh mẽ liên quan đến nắm vững tất cả các thành phần của tổng lương, dự đoán trước các nghĩa vụ minh bạch lương mới và số hóa các quy trình tài liệu để giành được sự nhanh nhạy và an toàn pháp lý.

Chữ ký điện tử đóng một vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi này: nó tăng tốc độ chính thức hóa các sửa đổi, đảm bảo giá trị bằng chứng của các tài liệu và giảm đáng kể gánh nặng hành chính của các đội RH.

Certyneo đi kèm với bạn trong hủy giấy tờ hoàn toàn các quy trình lương của bạn, từ sản xuất tài liệu đến lưu trữ an toàn của chúng. Liên hệ với chúng tôi hoặc yêu cầu một cuộc trình diễn được cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu RH của bạn.