Quản lý lương toàn diện trong doanh nghiệp: Hướng dẫn 2026

Giới thiệu

Quản lý lương là một trong những chức năng quan trọng nhất của doanh nghiệp. Trong năm 2026, nó không chỉ đơn giản là tính toán một số tiền tương ứng với lương ghi danh và thực hiện chuyển khoản: nó liên quan đến tuân thủ pháp luật xã hội và thuế, số hóa phiếu lương, quản lý điện tử các hợp đồng, lưu trữ hợp pháp và bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Trước một quy định liên tục thay đổi — URSSAF, DSN, RGPD, Bộ luật Lao động — các phòng ban Nhân sự và những người chịu trách nhiệm về lương phải dựa vào các quy trình vững chắc và các công cụ số hóa đáp ứng yêu cầu. Hướng dẫn toàn diện này sẽ hướng dẫn bạn từng bước trong việc nắm vững quản lý lương trong doanh nghiệp cho năm 2026.

---

Những yếu tố cơ bản của quản lý lương trong doanh nghiệp

Quản lý lương là gì?

Quản lý lương (hay quản lý chi trả lương) chỉ tập hợp tất cả các hoạt động cho phép tính toán, khai báo và chi trả tiền lương cho nhân viên, đồng thời tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và thỏa thuận tập thể. Nó bao gồm:

• Tính toán lương ghi danh (thời gian làm việc, tiền thưởng, giờ làm thêm, các lợi ích không bằng tiền)

• Áp dụng các khoản đóng góp xã hội của chủ sở hữu và nhân viên

• Tạo lập và cấp phát phiếu lương

• Khai báo Xã hội Danh tính (DSN) hàng tháng

• Chuyển khoản lương và thanh toán các khoản đóng góp cho các tổ chức xã hội

• Lưu trữ các tài liệu lương trong thời hạn do pháp luật quy định

Ở Pháp, mức lương tối thiểu theo pháp luật được xác định bởi SMIC (Mức lương tối thiểu liên ngành tăng trưởng), được reevaluate hàng năm. Kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2024, nó đạt 1.801,80 € lương ghi danh hàng tháng cho 35 giờ một tuần, tức là 11,88 € mỗi giờ. Những sự điều chỉnh trong năm 2025 và 2026 tuân theo cơ chế lập chỉ số pháp luật tương tự.

Những bên liên quan trong chuỗi lương

Quản lý lương liên quan đến nhiều bên có quyền lợi:

• Dịch vụ Nhân sự hoặc Lương: chịu trách nhiệm tính toán và sản xuất phiếu lương

• Kế toán: tích hợp các mục nhập lương vào sổ cái chung

• Hộ lãnh đạo tài chính: giám sát chi phí tiền lương và các dự phòng

• Các tổ chức xã hội: URSSAF, quỹ hưu trí (AGIRC-ARRCO), các tổ chức bảo vệ và bảo hiểm sức khỏe

• Cơ quan thuế: Khấu trừ tại nguồn (PAS) kể từ năm 2019

• Nhân viên: người nhận cuối cùng của phiếu lương và các quyền liên quan

---

Các nghĩa vụ pháp lý bắt buộc trong năm 2026

Khai báo Xã hội Danh tính (DSN)

Kể từ khi được phổ biến rộng rãi vào năm 2017, DSN là kênh duy nhất truyền tải dữ liệu lương cho các tổ chức xã hội. Trong năm 2026, nó vẫn là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, bất kể kích thước của chúng. Nó phải được truyền tải hàng tháng theo các thời hạn sau:

• Trước ngày 5 của tháng đối với các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên

• Trước ngày 15 của tháng đối với các doanh nghiệp có dưới 50 nhân viên

Bất kỳ sự chậm trễ hoặc dị thường nào trong DSN đều làm cho doanh nghiệp phải chịu các hình phạt từ URSSAF. Tỷ lệ tổng đóng góp xã hội của chủ sở hữu ở Pháp dao động khoảng 42 đến 47% lương ghi danh tùy thuộc vào mức lương và các thỏa thuận ngành, đây là một thách thức tài chính đáng kể.

Phiếu lương số hóa

Kể từ Luật Lao động ngày 8 tháng 8 năm 2016 (còn gọi là Luật El Khomri, được pháp điển hóa tại điều L3243-2 của Bộ luật Lao động), chủ sở hữu có thể cấp phát phiếu lương dưới dạng điện tử mà không cần phải lấy sự đồng ý trước của nhân viên, trừ khi nhân viên đó từ chối rõ ràng. Trong năm 2026, gần như tất cả các doanh nghiệp lớn và đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã áp dụng số hóa.

Các điều kiện pháp lý của số hóa yêu cầu:

• Khả năng tiếp cận vĩnh viễn của nhân viên với phiếu lương của mình trong ít nhất 50 năm (hoặc cho đến khi đạt 75 tuổi)

• Tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu

• Khả năng cho nhân viên phản đối bất cứ lúc nào với sự số hóa

Phần lớn các giải pháp tuân thủ đi qua một kho tiền tệ số hóa được chứng nhận (tiêu chuẩn NF Z42-020 hoặc tương đương Châu Âu), được ghép nối với ký điện tử cho các bộ phận Nhân sự đảm bảo tính xác thực của các tài liệu được sản xuất.

Khấu trừ tại nguồn và nghĩa vụ của chủ sở hữu

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2019, chủ sở hữu là người thu thập khấu trừ tại nguồn (PAS) thay mặt cơ quan thuế. Chủ sở hữu phải:

• Áp dụng tỷ lệ khấu trừ được gửi bởi DGFiP thông qua dịch vụ TOPAS (hoặc tỷ lệ trung bình tuyến tính theo mặc định trong trường hợp không có tỷ lệ được cá nhân hóa)

• Hoàn trả hàng tháng các số tiền đã thu được cho DGFiP

• Khai báo những số tiền này trong DSN

Trong trường hợp lỗi trong việc áp dụng tỷ lệ hoặc chậm trễ thanh toán, các khoản tăng 5% sẽ được áp dụng, có thể được nâng lên 40% trong trường hợp vi phạm cố ý.

---

Số hóa các tài liệu Nhân sự: một tác động để cải thiện hiệu suất trong năm 2026

Hợp đồng lao động, sửa đổi và các tài liệu liên quan

Quản lý lương không giới hạn ở phiếu lương hàng tháng. Nó được tích hợp trong một chu kỳ tài liệu lớn hơn bao gồm:

• Hợp đồng lao động (CDI, CDD, hợp đồng học việc, v.v.)

• Các bổ sung đến hợp đồng (thay đổi vị trí, mức lương, thời gian làm việc)

• Những thỏa thuận về sự tham gia và lợi ích chia sẻ

• Xác nhận của chủ sở hữu (Pôle Emploi, v.v.)

• Các bản tính toán cuối cùng

Toàn bộ những tài liệu này ngày nay có thể được ký điện tử, tuân theo quy định eIDAS n°910/2014. Ký điện tử trong doanh nghiệp cung cấp một giá trị chứng cứ được công nhận trước các tòa án Pháp và Châu Âu, miễn là nó tuân thủ các mức cần thiết (đơn giản, nâng cao hoặc được xác thực tùy theo ý nghĩa của tài liệu).

Đối với phần lớn các tài liệu Nhân sự — bổ sung, phiếu nhận cho tính toán cuối cùng, thư nhiệm vụ — một chữ ký điện tử nâng cao (SEA) là đủ. Chỉ có một số hành động cụ thể yêu cầu một chữ ký được xác thực.

Xem hướng dẫn hoàn chỉnh về ký điện tử của chúng tôi để hiểu các mức độ khác nhau và các trường hợp áp dụng của chúng.

Lưu trữ hợp pháp và khả năng theo dõi

Thời hạn lưu giữ tài liệu lương được quy định nghiêm ngặt:

| Tài liệu | Thời hạn lưu giữ | |---|---| | Phiếu lương | 5 năm (chủ sở hữu) / 50 năm (nhân viên) | | Sổ đăng ký nhân sự | 5 năm sau khi nhân viên rời đi | | Khai báo xã hội (DSN) | 3 năm | | Hợp đồng lao động | 5 năm sau khi chấm dứt | | Sổ lương | 5 năm |

Lưu trữ điện tử có giá trị chứng cứ dựa vào các hệ thống đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng đọc được và tính xác thực của các tài liệu theo thời gian. Các nhà cung cấp được chứng nhận NF Z42-013 (lưu trữ điện tử) cung cấp các giải pháp tuân thủ những yêu cầu này.

Tự động hóa và tiết kiệm thời gian trong năm 2026

Theo một nghiên cứu của PwC được công bố vào năm 2023 về chuyển đổi số hóa của các chức năng Nhân sự, các doanh nghiệp đã tự động hóa quy trình lương và quản lý tài liệu của mình giảm từ 30 đến 50% thời gian dành cho các nhiệm vụ quản lý đẫn đặc lặp lại. Trong năm 2026, các phần mềm lương thế hệ mới tích hợp:

• Trí tuệ nhân tạo để phát hiện các dị thường lương trước khi đóng cửa

• API kết nối trực tiếp với các tổ chức xã hội

• Chữ ký điện tử gốc để xác nhận các tài liệu

• Các bảng điều khiển thời gian thực cho các nhà quản lý và các Giám đốc Nhân sự

Các công cụ như trình tạo hợp đồng bằng AI của Certyneo cho phép sản xuất các tài liệu Nhân sự tuân thủ trong vòng vài phút, sau đó cho phép ký điện tử chúng trong một luồng hoàn toàn số hóa.

---

Bảo mật dữ liệu và tuân thủ RGPD trong quản lý lương

Dữ liệu lương, dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Phiếu lương chứa dữ liệu cá nhân theo nghĩa của RGPD n°2016/679: họ, tên, số bảo hiểm xã hội (NIR), số tiền lương, tình trạng gia đình, tỷ lệ thuế. Người chịu trách nhiệm xử lý (chủ sở hữu) phải:

• Xác định cơ sở pháp lý cho từng xử lý (nghĩa vụ pháp luật cho lương)

• Thông báo cho nhân viên thông qua chính sách bảo vệ dữ liệu

• Giới hạn truy cập dữ liệu chỉ cho những người được phép

• Bảo vệ việc chuyển giao và lưu trữ dữ liệu

• Duy trì sổ đăng ký hoạt động xử lý (RAT)

Rủi ro và hình phạt trong trường hợp vi phạm

CNIL có thể phát hành các khoản phạt lên đến 4% doanh thu toàn cầu hàng năm hoặc 20 triệu euro (số tiền lớn hơn được giữ) trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng RGPD. Đối với dữ liệu lương, những rủi ro chính là:

• Rò rỉ dữ liệu (tấn công mạng, lỗi con người)

• Truy cập trái phép vào thông tin bồi thường

• Giữ lại dữ liệu quá mức mà không có lý do chính đáng

• Chuyển giao dữ liệu ngoài EU mà không có đảm bảo thích hợp

Việc sử dụng nền tảng ký điện tử có chủ quyền, được lưu trữ ở Châu Âu và tuân thủ RGPD, là một phản ứng cụ thể đối với những nghĩa vụ này. So sánh các giải pháp ký điện tử của chúng tôi giúp bạn xác định giải pháp phù hợp nhất với bối cảnh Nhân sự của mình.

An ninh mạng và chỉ thị NIS2

Kể từ khi bắt đầu áp dụng chỉ thị NIS2 (2022/2555/UE), được chuyển đổi thành luật Pháp vào năm 2024, nhiều doanh nghiệp hiện nay bị ràng buộc bởi các nghĩa vụ tăng cường về an ninh mạng. Các hệ thống lương, lưu trữ dữ liệu quan trọng, rơi vào phạm vi các tài sản cần bảo vệ. Các biện pháp tối thiểu được áp dụng bao gồm:

• Xác thực đa yếu tố (MFA) để truy cập vào hệ thống lương

• Khả năng theo dõi truy cập và sửa đổi

• Các kế hoạch liên tục và phục hồi hoạt động

• Thông báo các sự cố bảo mật cho ANSSI trong vòng 24 giờ

---

Tối ưu hóa quản lý lương: các thực hành tốt nhất và công cụ 2026

Chọn phần mềm lương phù hợp

Thị trường phần mềm lương ở Pháp được chi phối bởi một vài tác nhân chính (Sage, Cegid, ADP, Silae, PayFit), nhưng lựa chọn phải được thực hiện dựa trên các tiêu chí cụ thể:

• Tuân thủ pháp luật: cập nhật quy định tự động (URSSAF, công ước tập thể)

• Kết nối DSN: truyền tải trực tiếp mà không cần nhập lại

• Tích hợp Nhân sự: kết nối với SIRH, GTA (quản lý thời gian), các công cụ ký

• Bảo mật dữ liệu: lưu trữ HDS hoặc ISO 27001, mã hóa dữ liệu

• Dễ sử dụng: học tập nhanh cho các nhóm lương

Ký hợp đồng hay nội bộ hóa lương?

Theo một cuộc khảo sát Markess by Exaegis (2024), 58% các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Pháp ký hợp đồng ngoài tất cả hoặc một phần chức năng lương của mình, so với 22% các doanh nghiệp lớn. Ký hợp đồng ngoài cung cấp:

• Một đảm bảo tuân thủ quy định được đảm bảo bởi một nhà cung cấp chuyên biệt

• Giảm rủi ro lỗi và các khoản phạt liên quan

• Tính sẵn dùng tăng lên trong những thời kỳ cao điểm hoạt động (đóng cửa, kỳ nghỉ)

Nhưng nó cũng liên quan đến sự cảnh báo hợp đồng về bảo vệ dữ liệu (ký hợp đồng ngoài theo nghĩa của điều 28 RGPD) và khả năng đảo ngược dữ liệu trong trường hợp thay đổi nhà cung cấp.

Tích hợp ký điện tử trong quy trình lương

Tích hợp ký điện tử trong quy trình quản lý lương đại diện cho một tác động lớn của năng suất. Các quy trình được xem xét rất nhiều:

• Ký hợp đồng lao động ngay từ thời điểm tuyển dụng

• Xác nhận điện tử của các bổ sung tiền lương

• Ký các thỏa thuận doanh nghiệp (sự tham gia, lợi ích chia sẻ, NAO)

• Phiếu nhận cho tính toán cuối cùng

• Truyền tải an toàn các phiếu lương

Nhờ các giải pháp như Certyneo, mỗi tài liệu có thể được ký trong vòng vài phút, với một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh và lưu trữ tự động tuân thủ. Sử dụng máy tính ROI của chúng tôi để ước tính các lợi ích đạt được trong tổ chức của bạn.

Khung pháp luật áp dụng cho quản lý lương trong doanh nghiệp

Quản lý lương trong doanh nghiệp được tích hợp trong một khung pháp lý dày đặc, nối bộ luật lao động quốc gia, luật xã hội Châu Âu và quy định số hóa. Dưới đây là những văn bản chính cần biết trong năm 2026.

Bộ luật Lao động Pháp

Điều L3243-2: Kể từ Luật Lao động ngày 8 tháng 8 năm 2016, chủ sở hữu có thể cấp phát phiếu lương dưới dạng điện tử, trừ khi nhân viên từ chối. Do đó, số hóa là một quyền của chủ sở hữu, được quy định bởi một nghĩa vụ sẵn dùng và tính toàn vẹn của tài liệu.

Điều L1221-1: Hợp đồng lao động phải tuân thủ các quy tắc pháp luật thông thường. Nó có thể được thiết lập dưới dạng điện tử phù hợp với các điều 1366 và 1367 của Bộ luật Dân sự, công nhận giá trị chứng cứ của bản ghi điện tử và ký điện tử khi danh tính của người ký được đảm bảo và tính toàn vẹn của tài liệu được đảm bảo.

Điều L3243-4: Chủ sở hữu được yêu cầu lưu giữ một bản sao của phiếu lương trong 5 năm. Nhân viên, mặt khác, hưởng lợi từ quyền truy cập vào phiếu lương của mình trong 50 năm hoặc cho đến khi đạt 75 tuổi thông qua cổng thông tin chuyên dụng hoặc kho tiền tệ số hóa của chủ sở hữu.

Quy định eIDAS n°910/2014

Quy định Châu Âu eIDAS (Nhận dạng điện tử, Xác thực và Dịch vụ Tin tưởng) thiết lập khung pháp luật cho các chữ ký điện tử trong Liên minh Châu Âu. Nó phân biệt ba mức:

• Ký điện tử đơn giản (SES): mức tối thiểu, thích hợp cho các tài liệu có mức độ ảnh hưởng thấp

• Ký điện tử nâng cao (SEA): được liên kết theo cách duy nhất với người ký, cho phép nhận dạng của họ, được tạo ra từ các dữ liệu dưới sự kiểm soát độc quyền của họ — được khuyến nghị cho phần lớn các tài liệu Nhân sự

• Ký điện tử được xác thực (SEQ): được tạo ra bởi một thiết bị được xác thực được chứng nhận, tương đương với ký tay trước các tòa án của tất cả các Quốc gia thành viên

Quy định eIDAS 2.0 (Quy định UE 2024/1183), áp dụng từng bước kể từ năm 2024, tăng cường các yêu cầu về khả năng tương tác và giới thiệu ví điện tử nhân dân châu Âu (EUDIW). Xem hướng dẫn eIDAS 2.0 của chúng tôi để có một phân tích chi tiết.

RGPD n°2016/679

Dữ liệu lương cấu thành dữ liệu cá nhân. Người chịu trách nhiệm xử lý (chủ sở hữu) phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của RGPD: hợp pháp của xử lý, giảm thiểu dữ liệu, độ chính xác, hạn chế thời hạn lưu giữ, tính toàn vẹn và bảo mật. Cơ sở pháp lý áp dụng cho lương là nghĩa vụ pháp luật (điều 6.1.c của RGPD). Sổ đăng ký hoạt động xử lý (RAT) phải được cập nhật.

Chỉ thị NIS2 (2022/2555/UE)

Được chuyển đổi thành luật Pháp bởi Luật n°2023-703 ngày 24 tháng 7 năm 2023 và các sắc lệnh áp dụng của nó, chỉ thị NIS2 áp dụng cho các thực thể thiết yếu và quan trọng các biện pháp an ninh mạng tăng cường. Các hệ thống thông tin lương, được coi là xử lý dữ liệu quan trọng, bị ảnh hưởng trực tiếp. ANSSI là cơ quan quốc gia có thẩm quyền để kiểm soát tuân thủ và phát hành các hình phạt có thể lên đến 10 triệu euro hoặc 2% doanh thu toàn cầu hàng năm.

Tiêu chuẩn ETSI

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (định dạng XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 162 (PAdES) xác định các định dạng kỹ thuật của các chữ ký điện tử nâng cao và được xác thực. Tuân thủ các tiêu chuẩn này đảm bảo khả năng tương tác và tính bền vững của các tài liệu được ký điện tử theo thời gian, đặc biệt là đối với các tài liệu lương được lưu trữ trong thời hạn dài.

Các kịch bản sử dụng: quản lý lương số hóa trong thực tế

Kịch bản 1: Một doanh nghiệp công nghiệp vừa và nhỏ có 85 nhân viên hợp lý hóa quản lý lương của mình

Một doanh nghiệp công nghiệp kích thước trung bình, có 85 nhân viên phân bổ trên hai trang web, quản lý toàn bộ lương của mình theo cách lai tạo cho đến năm 2024: phần mềm l