Số hóa quy trình hành chính

Tại sao số hóa quy trình hành chính

Các quy trình quản trị (lập hóa đơn, báo cáo chi phí, nghỉ phép, đặt hàng nội bộ) thường là những quy trình cuối cùng được số hóa mặc dù chúng tiêu tốn rất nhiều thời gian. Quá trình số hóa của họ giải phóng các nhóm để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị gia tăng.

Các quy trình cần ưu tiên

Bằng cách giảm ROI:

1. Ký kết hợp đồng: tăng tức thời, loại bỏ ma sát
2. Báo cáo chi phí: OCR + xác thực phân cấp
3. Quản lý nghỉ phép: quy trình xác thực + số dư tự động
4. Thanh toán cho khách hàng: tạo, gửi, theo dõi
5. Mua hàng và đặt hàng: báo giá → BC → hóa đơn
6. Đưa vào/ra khỏi tàu: Tài liệu nhân sự + truy cập CNTT
7. Báo cáo: bảng thông tin thời gian thực so với bảng tính

Phương pháp 5 bước

1. Quy trình lập bản đồ

Liệt kê từng quy trình, các tác nhân, các giai đoạn, khối lượng, thời lượng hiện tại của nó.

2. Xác định điểm ma sát

Lãng phí thời gian, sai sót, bất mãn. Đây là nơi kỹ thuật số sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất.

3. Chọn công cụ phù hợp

• chữ ký điện tử
• Công cụ nhân sự/báo cáo chi phí (Spendesk, Jenji)
• công cụ xác thực (Zapier, Make, quy trình làm việc tùy chỉnh)
• CRM, ERP, EDM khi cần

4. Tích hợp các công cụ với nhau

Năng suất thực sự đến từ sự tích hợp: tránh tái nhập, lan truyền tự động.

5. Đào tạo và đo lường

Đào tạo người dùng, đo lường lợi ích, điều chỉnh.

Ví dụ về quy trình làm việc

Một quy trình quản trị điển hình: yêu cầu rời khỏi

• Trước: mẫu giấy → văn phòng quản lý → nhân sự → nhập lại vào HRIS
• Sau đó: nhập thông qua Lucca/PayFit → trình quản lý xác thực chỉ bằng 1 cú nhấp chuột → số dư được cập nhật tự động → Thông báo nhân sự

Tăng: từ 3 ngày đến 10 phút.

Lợi ích về mặt định lượng

• thời gian quản trị: -40 đến -60%
• Lỗi đầu vào: -90%
• Sự hài lòng của nhân viên: +30% thông thường
• Thời gian chu kỳ(tiếp nhận, đặt hàng, lập hóa đơn): chia 3 đến 5

Các lỗi thường gặp

• Số hóa quy trình giấy tờ (bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa)
• Xếp chồng các công cụ mà không tích hợp chúng
• Không đào tạo → chống lại sự thay đổi
• Bỏ qua việc tuân thủ GDPR và lưu trữ pháp lý
• Đánh giá thấp chi phí tích hợp

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo bao gồm thành phần “chữ ký điện tử” của bất kỳ dự án số hóa quản trị viên nào. Tích hợp với các công cụ nhân sự (PayFit, Lucca), báo cáo chi phí (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Chi phí số hóa là bao nhiêu?

Rất thay đổi. Phạm vi “chữ ký + báo cáo chi phí + nghỉ phép” là khoảng €3-10/người dùng/tháng.

ROI mong đợi là bao nhiêu?

Thông thường từ 6 đến 18 tháng, ngắn hơn đối với lưu lượng lớn.

Bạn có cần CIO để quản lý không?

Đề xuất cho các công ty cỡ trung bình, không cần thiết cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể dựa vào nhà tư vấn bên ngoài.

Tất cả các công cụ có tuân thủ GDPR không?

Ủng hộ các giải pháp của EU để đơn giản hóa việc tuân thủ.

Làm thế nào để thuyết phục các đội?

Bắt đầu với quá trình đau đớn nhất. ROI hiển thị sẽ mở khóa phần còn lại.

Kết luận

Số hóa quản trị viên là một quỹ đạo, không phải là một dự án “vụ nổ lớn”. Bắt đầu với các luồng có ROI cao nhất, đo lường, mở rộng. Trong 18 tháng, công ty đã được chuyển đổi.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.