Công ước thực tập ký tên điện tử 2026

Giới thiệu

Hàng năm ở Pháp, có hơn 2 triệu công ước thực tập được lập giữa các cơ sở giáo dục, sinh viên và các doanh nghiệp đón tiếp. Bộ ba tài liệu này, được quy định bởi luật n°2014-788 ngày 10 tháng 7 năm 2014 còn gọi là luật Cherpion-Gille, theo truyền thống liên quan đến các hoạt động chuyển giấy tờ phức tạp, độ trễ kéo dài nhiều ngày và rủi ro thực tế về mất mát hoặc lỗi chữ ký. Vào năm 2026, công ước thực tập ký tên điện tử trở thành giải pháp tự nhiên để làm mượt quá trình này. Nhưng điều đó thực sự hợp pháp chứ? Phải tuân thủ những điều kiện nào? Làm thế nào để liên quan đến ba bên ký tên? Bài viết này trả lời tất cả các câu hỏi này một cách chính xác và hướng dẫn bạn từng bước một hướng tới việc kỹ thuật số hóa an toàn và tuân thủ pháp luật.

---

Công ước thực tập: nhắc lại khung pháp luật bắt buộc

Pháp luật Pháp nói gì

Công ước thực tập là một tài liệu bắt buộc khi một sinh viên thực tập tại doanh nghiệp, bất kể thời gian kéo dài bao lâu. Nó được quy định chủ yếu bởi Bộ Luật Giáo dục (điều L.124-1 đến L.124-20) và được làm rõ bởi nghị định n°2014-1420 ngày 27 tháng 11 năm 2014. Không giống như hợp đồng lao động, nó không tạo ra mối quan hệ phụ thuộc tiền lương, nhưng nó cam kết pháp lý ba bên: cơ sở giáo dục (bảo đảm giáo dục), doanh nghiệp đón tiếp (chịu trách nhiệm về điều kiện làm việc) và sinh viên thực tập (hưởng lợi từ đào tạo tại doanh nghiệp).

Công ước phải bắt buộc nêu:

• Tên gọi của khóa học và các hoạt động được giao
• Ngày bắt đầu và kết thúc thực tập
• Thời lượng hàng tuần hiện diện
• Số tiền hỗ trợ (bắt buộc vượt quá 2 tháng) và phương thức thanh toán
• Danh tính người hướng dẫn giáo dục và người hướng dẫn thực tập
• Phương thức đánh giá và kiểm chứng

Ba bên, ba chữ ký: thách thức hậu cần

Trở ngại chính để kỹ thuật số hóa là nhu cầu thu thập ba chữ ký khác nhau: chữ ký của đại diện hợp pháp (hoặc đại diện ký tên ủy quyền) của doanh nghiệp, chữ ký của đại diện cơ sở giáo dục, và chữ ký của sinh viên. Trên giấy, điều này liên quan đến việc in ba bản sao, lưu thông vật lý hoặc qua bưu điện, và độ trễ có thể lên tới 10 đến 15 ngày làm việc — một khoảng thời gian thường không tương thích với các ràng buộc khởi động nhanh chóng của các cuộc thực tập.

Chữ ký điện tử cho bộ phận Nhân sự giải quyết chính xác vấn đề này bằng cách cho phép lưu thông kỹ thuật số theo thứ tự tuần tự hoặc song song của các tài liệu, với thông báo tự động cho mỗi người ký.

---

Chữ ký điện tử của công ước thực tập có hợp pháp không?

Nguyên tắc tương đương giữa chữ ký viết tay và điện tử

Đúng, chữ ký điện tử của công ước thực tập là hoàn toàn hợp pháp theo pháp luật Pháp. Điều 1366 của Bộ Luật Dân sự quy định rằng "văn bản điện tử có cùng sức chứng minh như văn bản trên giấy", với điều kiện là danh tính của người phát hành có thể được xác định đúng cách và tài liệu được lập và bảo quản theo những cách có bản chất đảm bảo tính toàn vẹn của nó.

Quy định eIDAS n°910/2014 của Châu Âu, áp dụng tại toàn bộ Liên minh châu Âu, phân biệt ba cấp độ chữ ký điện tử:

1. Chữ ký điện tử đơn giản (SES): mức tối thiểu, thích hợp cho các tài liệu có rủi ro pháp lý thấp
2. Chữ ký điện tử nâng cao (SEA): được liên kết một cách duy nhất với người ký, có khả năng xác định người ký, được tạo bởi dữ liệu dưới kiểm soát độc quyền của người ký
3. Chữ ký điện tử được chứng thực (SEQ): mức cao nhất, tương đương pháp lý tuyệt đối của chữ ký viết tay tại toàn bộ EU

Đối với bài viết có tính chất hợp đồng như công ước thực tập — tài liệu có rủi ro pháp lý trung bình —, chữ ký điện tử nâng cao (SEA) tạo thành mức được khuyến nghị. Nó cung cấp sự cân bằng tối ưu giữa an ninh pháp lý, tính thực tiễn sử dụng và chi phí.

Mức độ chữ ký nào cho công ước thực tập?

Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể một mức tối thiểu của chữ ký điện tử cho các công ước thực tập (không có văn bản cụ thể nào yêu cầu), một số thông số hướng dẫn sự lựa chọn:

• Giá trị chứng minh mong muốn: một SEA cung cấp khả năng truy dõi hoàn chỉnh (horodatage được chứng thực, địa chỉ IP, mã định danh email được xác minh, tuyến kiểm tra) sẽ chống lại bất kỳ tranh chấp sau này.
• Hồ sơ của những người ký: sinh viên hiếm khi có chứng chỉ được chứng thực. Chữ ký nâng cao thông qua OTP (Mật khẩu một lần) được gửi đến điện thoại di động do đó là phương pháp phù hợp nhất.
• Yêu cầu cụ thể của một số cơ sở: một vài trường lớn hoặc đại học đã chính thức hóa chính sách ký của họ trong quy tắc nội bộ. Nên tham khảo nó.

Để tìm hiểu sâu hơn về sự khác biệt giữa các cấp độ chữ ký, hãy tham khảo hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về chữ ký điện tử.

---

Làm thế nào để thực hiện chữ ký điện tử của công ước thực tập?

Bước 1: Chuẩn bị và cấu trúc tài liệu

Trước hết, công ước thực tập phải được soạn thảo ở định dạng kỹ thuật số không thể sửa đổi: PDF/A là tiêu chuẩn được khuyến nghị cho lưu trữ pháp lý dài hạn. Tất cả các nội dung bắt buộc phải có trong tài liệu trước khi gửi để ký. Bất kỳ sửa đổi nào sau khi ký sẽ làm mất hiệu lực của tài liệu.

Một số nền tảng như Certyneo tích hợp máy tạo hợp đồng do AI cung cấp có thể tự động điền sẵn các trường biến (ngày tháng, tên các bên, tiêu đề vị trí, người hướng dẫn) từ mẫu được xác thực bởi các nhóm pháp lý của bạn.

Bước 2: Cấu hình quy trình công việc ba bên

Đặc điểm của công ước thực tập nằm ở quy trình công việc có ba người ký. Cấu hình được khuyến nghị như sau:

• Thứ tự tuần tự: doanh nghiệp ký trước tiên (xác nhận đón tiếp), sau đó là cơ sở giáo dục (xác nhận giáo dục), rồi sinh viên (chấp nhận chính thức). Thứ tự này tương ứng với logic trách nhiệm giảm dần.
• Hạn thời gian nhắc nhở tự động: cấu hình các nhắc nhở tại J+2 và J+5 để tránh các khóa trong mạch.
• Thông báo hoàn thành: khi người ký cuối cùng ký, mỗi bên tự động nhận được bản sao đã ký ở định dạng PDF với chứng chỉ chữ ký được tích hợp.

Một so sánh các giải pháp chữ ký điện tử sẽ giúp bạn xác định nền tảng phù hợp nhất với khối lượng và ràng buộc kỹ thuật của bạn.

Bước 3: Xác thực những người ký

Xác thực là trung tâm của giá trị chứng minh của chữ ký nâng cao. Đối với mỗi người ký, nền tảng phải thu thập và ghi:

• Địa chỉ email (được xác minh bằng cách nhấp vào liên kết xác nhận)
• Số điện thoại di động (mã OTP được gửi bằng SMS tại thời điểm ký)
• Địa chỉ IP và horodatage của hành động ký
• Dấu vân tay mật mã (hash) của tài liệu đã ký

Các phần tử này tạo thành tuyến kiểm tra điện tử (LTV — Xác thực dài hạn) sẽ cho phép, trong trường hợp tranh chấp, chứng minh trước tòa án rằng người ký chính xác đã ký đúng tài liệu vào đúng ngày.

Bước 4: Lưu trữ các công ước đã ký

Công ước thực tập đã ký phải được bảo quản một cách an toàn. Thời hạn quy định cho các nghĩa vụ phát sinh từ một hợp đồng giữa những người không thương mại là 5 năm (điều 2224 của Bộ Luật Dân sự). Đối với các công ước thực tập, thời gian lưu trữ được khuyến nghị là 5 năm kể từ khi kết thúc cuộc thực tập.

Ưu tiên sử dụng một két sắt kỹ thuật số được chứng thực hoặc hệ thống lưu trữ điện tử (SAE) tuân thủ tiêu chuẩn NF Z 42-013. Hãy tham khảo bảng chú giải chữ ký điện tử của chúng tôi để hiểu sự khác biệt giữa lưu trữ đơn giản, két sắt kỹ thuật số và SAE được chứng thực.

---

Trường hợp đặc biệt và câu hỏi thường gặp

Người vị thành niên có thể ký điện tử không?

Các học sinh trung học phổ thông thực hiện các cuộc thực tập khám phá hoặc các giai đoạn đào tạo tại doanh nghiệp (PFMP) thường chưa thành niên. Theo pháp luật dân sự Pháp, một người vị thành niên không có năng lực pháp lý đầy đủ để ký một mình hành động cam kết trách nhiệm của họ. Do đó, công ước phải được ký chung bởi người đại diện hợp pháp (bố, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp). Về mặt kỹ thuật, điều này có nghĩa là sẽ cần phải dự kiến một người ký thứ 4 trong quy trình công việc khi sinh viên chưa thành niên.

Thực tập quốc tế: phòng ngừa gì?

Đối với các công ước thực tập liên quan đến doanh nghiệp ngoài EU, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử nâng cao phụ thuộc vào pháp luật địa phương có thể áp dụng. Một số cơ sở giáo dục Pháp chọn trong trường hợp này:

• Một chữ ký được chứng thực (SEQ) để tối đa hóa sự công nhận quốc tế
• Một apostille điện tử nếu quốc gia đích là bên tham gia Công ước La Haye năm 1961

Trong mọi trường hợp, cơ sở giáo dục Pháp vẫn phải chịu luật Pháp cho phần liên quan đến nó.

Điều gì về các phụ lục giáo dục?

Công ước thực tập thường được kèm theo các phụ lục (hiến chương đạo đức, quy tắc nội bộ của doanh nghiệp, mô tả công việc chi tiết). Các tài liệu này có thể được đính kèm vào PDF chính trước khi gửi để ký hoặc là đối tượng của các quy trình ký riêng biệt. Quy tắc vàng: bất kỳ tài liệu nào mà bạn muốn có thể phản đối chữ ký phải được bao gồm trong phạm vi của chữ ký điện tử, không được truyền tải riêng biệt sau đó.

Giải pháp Nhân sự chuyên dụng của chúng tôi cho phép quản lý các gói tài liệu phức tạp với quản lý các phụ lục được liên kết với công ước chính.

---

Lợi ích cụ thể cho ba bên liên quan

Đối với doanh nghiệp đón tiếp

Các bộ phận Nhân sự và những nhà quản lý vận hành thường là những người đầu tiên bị cản trở bởi độ trễ ký các công ước giấy. Một sinh viên thực tập có khởi đầu phụ thuộc vào việc nhận công ước đã ký có thể thấy việc tích hợp của họ bị hoãn lại vài ngày, điều này gây hại cho năng suất và hình ảnh của doanh nghiệp.

Với chữ ký điện tử:

• Giảm thời gian ký: từ 8-15 ngày làm việc đến dưới 24 giờ trong phần lớn các trường hợp
• Zero chi phí in, bưu chính và quét: một doanh nghiệp nhỏ vừa xử lý 50 cuộc thực tập/năm có thể tiết kiệm từ 500 € đến 1 500 € mỗi năm
• Khả năng truy dõi hoàn chỉnh: không còn rủi ro về công ước bị mất, phiên bản không được ký hoặc chữ ký bị thiếu

Đối với cơ sở giáo dục

Các trường đại học, trường cao đẳng và trường trung học chuyên nghiệp xử lý khối lượng công ước lớn. Một trường kỹ sư có kích thước trung bình có thể quản lý 1 500 đến 3 000 công ước mỗi năm. Việc kỹ thuật số hóa cho phép:

• Tập trung hóa theo dõi trong một bảng điều khiển duy nhất
• Tự động kích hoạt hoàn lại hỗ trợ hoặc phê duyệt giáo dục
• Xây dựng một cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tuân thủ mà không cần nỗ lực bổ sung

Đối với sinh viên

Sinh viên được hưởng lợi từ trải nghiệm trôi chảy, 100% di động: nhận công ước qua email, ký nó từ điện thoại thông minh của bạn trong ít hơn 2 phút, và ngay lập tức có một bản sao được chứng thực. Sự đơn giản này đặc biệt được đánh giá cao trong bối cảnh mà các thủ tục hành chính được coi là phức tạp làm tổn hại đến sự cam kết.

Sử dụng một giải pháp được công nhận, tuân thủ quy định eIDAS 2.0, đảm bảo cho sinh viên rằng chữ ký của họ có cùng giá trị pháp lý như chữ ký viết tay của họ.

Khung pháp lý áp dụng cho công ước thực tập được ký điện tử

Văn bản sáng lập

Giá trị pháp lý của công ước thực tập được ký điện tử dựa trên một nền tảng pháp luật vững chắc:

• Bộ Luật Dân sự, điều 1366 và 1367: văn bản điện tử có cùng sức chứng minh như văn bản giấy; chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng quy trình xác định đáng tin cậy đảm bảo liên kết của nó với hành động mà nó gắn liền.
• Luật n°2000-230 ngày 13 tháng 3 năm 2000: chuyển đổi đầu tiên thành pháp luật Pháp của chỉ thị Châu Âu về chữ ký điện tử, nền tảng của sự công nhận pháp luật của tài liệu điện tử.
• Quy định eIDAS n°910/2014 của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng: thiết lập khung pháp lý Châu Âu thống nhất cho chữ ký điện tử, con dấu điện tử, horodatage được chứng thực và dịch vụ tin cậy. Áp dụng trực tiếp ở tất cả các quốc gia thành viên mà không cần chuyển đổi quốc gia.
• Quy định eIDAS 2 (Quy định UE 2024/1183): bắt đầu áp dụng dần từ năm 2025, nó tăng cường yêu cầu về danh tính kỹ thuật số và giới thiệu ví danh tính kỹ thuật số Châu Âu (EUDIW). Những nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được chứng thực phải tuân thủ nó.
• Bộ Luật Giáo dục, điều L.124-1 đến L.124-20: quy định nội dung bắt buộc của các công ước thực tập và trách nhiệm của các bên.

Nghĩa vụ của những nhà cung cấp dịch vụ tin cậy

Bất kỳ nhà cung cấp nào đề xuất dịch vụ chữ ký điện tử được chứng thực phải có tên trong danh sách tin cậy quốc gia (Danh sách Dịch vụ Tin cậy) được công bố bởi ANSSI cho Pháp. Certyneo hoạt động phù hợp với các yêu cầu của ANSSI và các tiêu chuẩn kỹ thuật ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 142 (PAdES) để tạo và xác thực chữ ký điện tử nâng cao và được chứng thực.

RGPD và xử lý dữ liệu cá nhân

Quá trình ký điện tử liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân (tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ IP) phải tuân theo Quy định (EU) 2016/679 (RGPD). Các nghĩa vụ chính là:

• Thông báo cho những người ký về xử lý dữ liệu của họ (điều 13 RGPD)
• Giới hạn thời gian bảo lưu trong các nhu cầu chặt chẽ của mục đích (bằng chứng pháp lý: 5 năm được khuyến nghị)
• Đảm bảo an toàn dữ liệu bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp
• Ký DPA (Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu) với nhà cung cấp chữ ký nếu nhà cung cấp đó xử lý dữ liệu thay mặt cho bên chịu trách nhiệm xử lý

Rủi ro trong trường hợp không tuân thủ

Sử dụng giải pháp chữ ký không tuân thủ eIDAS làm phát sinh các rủi ro cụ thể: không thể áp dụng công ước trong trường hợp tranh chấp với sinh viên (yêu cầu phân loại lại thành hợp đồng lao động), cam kết trách nhiệm của cơ sở giáo dục do thiếu quy trình chính thức, và có khả năng vi phạm RGPD nếu dữ liệu của những người ký được xử lý mà không có các bảo đảm đầy đủ (tiền phạt lên tới 4% doanh thu toàn cầu hoặc 20 triệu EUR).

Các kịch bản sử dụng: ký điện tử công ước thực tập trong thực tế

Kịch bản 1: Một trường kinh doanh quản lý 2 000 công ước mỗi năm

Một trường kinh doanh lớn đón tiếp khoảng 2 500 sinh viên trong đào tạo ban đầu và liên tục phải xử lý gần 2 000 công ước thực tập mỗi năm — các cuộc thực tập bắt buộc ở cuối năm, các cuộc thực tập tạm dừng, các nhiệm vụ ngắn hạn và dài hạn. Trước khi kỹ thuật số hóa, bộ phận thực tập sử dụng hai nhân viên toàn thời gian cho việc theo dõi các hoạt động chuyển giấy tờ, với độ trễ trung bình 12 ngày giữa việc gửi công ước và nhận được tất cả các chữ ký.

Sau khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao với quy trình công việc ba bên tự động hóa:

• Độ trễ ký trung bình: giảm xuống 1,8 ngày làm việc
• Tỷ lệ công ước hoàn chỉnh tại J+3: 94% so với 41% ở phiên bản giấy
• Tiết kiệm ước tính: loại bỏ 60 000 trang in mỗi năm, loại bỏ 80% các nhắc nhở thủ công
• Sự hài lòng của sinh viên: cải thiện đo lường được 28 điểm trên chỉ số "dễ sử dụng hành chính" trong các khảo sát nội bộ

Bộ phận thực tập đã có thể tái định hướng các tài nguyên được giải phóng cho các nhiệm vụ có giá trị bổ sung cao hơn (hỗ trợ giáo dục, quan hệ doanh nghiệp).

Kịch bản 2: Một doanh nghiệp nhỏ vừa đón tiếp 30 đến 50 sinh viên thực tập mỗi năm

Một doanh nghiệp công nghiệp khoảng 180 nhân viên, chuyên sản xuất các thành phần cơ học chính xác, thường xuyên đón tiếp sinh viên từ BTS, bằng cấp chuyên nghiệp và trường kỹ sư. Các công ước liên quan đến các cơ sở giáo dục phân tán trên nhiều vùng của Pháp, làm cho trao đổi qua bưu điện đặc biệt khó khăn.

Trước khi kỹ thuật số hóa, người quản lý Nhân sự dành trung bình 45 phút trên mỗi hồ sơ thực tập (in, gửi, nhắc nhở, quét các mục trả lại, phân loại). Với khối lượng 40 cuộc thực tập/năm, điều này đại diện cho khoảng 30 giờ hàng năm