Tuân Thủ Pháp Lý Trong Luật Lao Động: Nghĩa Vụ Của Nhà Tuyển Dụng

Tuân thủ pháp lý trong luật lao động là một trong những trụ cột của quản lý nhân sự hiện đại. Giữa việc ký kết hợp đồng lao động, quản lý dữ liệu cá nhân của nhân viên, duy trì sổ đăng ký nhân viên và tuân thủ các nghĩa vụ công bố bắt buộc, nhà tuyển dụng điều hướng trong một môi trường quy chuẩn dày đặc và không ngừng phát triển. Việc không tuân thủ các nghĩa vụ này làm cho công ty phải chịu các hình phạt dân sự, hình sự và hành chính đáng kể. Bài viết này chi tiết các nghĩa vụ pháp lý chính mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào ở Pháp phải tuân thủ, bao gồm những đóng góp của luật số và đặc biệt là sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp để bảo vệ và tăng tốc độ các quy trình tài liệu nhân sự.

Các nghĩa vụ hợp đồng cơ bản của nhà tuyển dụng

Soạn thảo và giao hợp đồng lao động

Điều L. 1221-1 của Bộ luật Lao động nhắc nhở rằng hợp đồng lao động tuân theo các quy tắc của luật chung. Đối với các hợp đồng thời hạn xác định (CDD), điều L. 1242-12 yêu cầu truyền một bản văn bản cho nhân viên trong vòng hai ngày làm việc sau khi tuyển dụng, hoặc có thể bị phân loại lại thành HDI. Đối với các hợp đồng bán thời gian (điều L. 3123-6), hình thức văn bản cũng là bắt buộc.

Kể từ khi chuyển tiếp Chỉ thị Châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được, Sắc lệnh ngày 2 tháng 11 năm 2023 đã mở rộng các điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng hoặc trong tài liệu thông tin được cung cấp khi tuyển dụng. Trong số đó: thời gian thử việc, các quy tắc thông báo trước, danh tính của các tổ chức bảo vệ xã hội, hoặc các quyền đào tạo.

Việc số hóa các hợp đồng này hiện nay hoàn toàn hợp pháp: chữ ký điện tử được công bố hoặc nâng cao phù hợp với quy định eIDAS trao cho hợp đồng đã ký cùng một giá trị pháp lý như bản gốc giấy tờ, theo điều 1367 của Bộ luật Dân sự.

Sổ đăng ký nhân viên duy nhất

Điều L. 1221-13 của Bộ luật Lao động yêu cầu bất kỳ nhà tuyển dụng nào phải lưu giữ một sổ đăng ký nhân viên duy nhất. Sổ đăng ký này phải chứa, theo thứ tự thời gian của các lần tuyển dụng, các thông tin sau: xác định nhân viên, quốc tịch, ngày sinh, giới tính, công việc, trình độ, ngày vào và ra, loại hợp đồng. Sổ đăng ký phải được lưu giữ năm năm sau khi nhân viên rời đi. Sự vắng mặt hoặc việc lưu giữ không đều đặn của nó có thể bị phạt 750 € cho mỗi nhân viên liên quan (vi phạm lớp 4).

Thời gian thử việc và các thủ tục tuyển dụng

Nhà tuyển dụng phải thực hiện khai báo trước tuyển dụng (DPAE) trong vòng tám ngày trước ngày tuyển dụng dự kiến, tại URSSAF (điều R. 1221-1 của Bộ luật Lao động). Sự vắng mặt của DPAE cấu thành một vi phạm lao động ẩn (điều L. 8221-5), làm cho công ty phải chịu mức phạt có thể lên tới 45.000 € và hai năm tù giam đối với các cá nhân.

Các nghĩa vụ liên quan đến sức khỏe, an toàn và điều kiện làm việc

Nghĩa vụ an toàn chung

Điều L. 4121-1 của Bộ luật Lao động xác nhận nghĩa vụ an toàn có kết quả của nhà tuyển dụng: anh ta phải thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn và bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của công nhân. Nghĩa vụ này được chi tiết thành các hành động ngăn chặn rủi ro nghề nghiệp, thông tin và đào tạo nhân viên, cũng như thiết lập tổ chức và phương tiện phù hợp.

Tài liệu Đánh giá Rủi ro Nghề nghiệp duy nhất (DUERP), được ban hành bắt buộc theo sắc lệnh ngày 5 tháng 11 năm 2001 (điều R. 4121-1 của Bộ luật Lao động), phải được soạn thảo từ nhân viên đầu tiên, cập nhật hàng năm hoặc bất cứ khi nào có sự thay đổi đáng kể trong điều kiện làm việc. Luật Sức khỏe tại nơi làm việc ngày 2 tháng 8 năm 2021 (luật n° 2021-1018) đã tăng cường nghĩa vụ này bằng cách yêu cầu lưu giữ DUERP trong 40 năm và cung cấp cho các nhân viên cũ.

Khám sức khỏe và theo dõi tình trạng sức khỏe

Nhà tuyển dụng phải tổ chức buổi thăm dò thông tin và phòng chống (VIP) trong vòng ba tháng sau khi nhân viên vào làm (điều R. 4624-10 của Bộ luật Lao động), ngoại trừ các vị trí có rủi ro đặc biệt mà cần phải có kiểm tra y tế sơ cấp trước khi tuyển dụng. Bác sĩ công nghiệp có thể đưa ra ý kiến không phù hợp, mà nhà tuyển dụng phải xem xét dưới hình phạt chịu trách nhiệm.

Các nghĩa vụ liên quan đến qu騷rối và phân biệt đối xử

Kể từ Luật Tương lai Nghề nghiệp ngày 5 tháng 9 năm 2018 (luật n° 2018-771), các công ty có ít nhất 250 nhân viên phải bổ nhiệm một người đại diện quấy rối tính dục trong CSE và một người đại diện nhân sự chuyên dụng. Bất kỳ công ty nào, bất kể quy mô, đều phải tuân thủ nghĩa vụ công bố thông tin liên lạc của các dịch vụ có năng lực trong vấn đề quấy rối (điều L. 1153-5 của Bộ luật Lao động). Không tuân thủ về điểm này làm cho nhà tuyển dụng phải chịu các hành động trách nhiệm dân sự và hình sự.

Các nghĩa vụ liên quan đến dữ liệu cá nhân của nhân viên

RGPD được áp dụng cho tài nguyên con người

Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (RGPD, n° 2016/679) được áp dụng đầy đủ cho việc xử lý dữ liệu của nhân viên: tệp lương, đánh giá hiệu suất, dữ liệu sinh trắc học, theo dõi sự vắng mặt, v.v. Nhà tuyển dụng hoạt động với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý theo nghĩa của điều 4(7) của RGPD.

Các nghĩa vụ chính của anh ta là:

• Sổ đăng ký các hoạt động xử lý (điều 30 của RGPD): bắt buộc đối với bất kỳ công ty nào có hơn 250 nhân viên hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm;

• Thông báo cho nhân viên (điều 13 và 14 của RGPD): khi thu thập dữ liệu, thông qua một thông báo thông tin rõ ràng;

• Hạn chế thời gian lưu giữ dữ liệu: dữ liệu của nhân viên không thể được lưu giữ vô thời hạn sau khi hợp đồng chấm dứt;

• Bảo mật dữ liệu (điều 32 của RGPD): nhà tuyển dụng phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp.

Trong trường hợp vi phạm dữ liệu, nhà tuyển dụng có 72 giờ để thông báo cho CNIL (điều 33 của RGPD). Số tiền phạt có thể lên tới 20 triệu euro hoặc 4% tổng doanh thu hàng năm trên toàn thế giới. CNIL đã tuyên bố hơn 42 triệu euro tiền phạt vào năm 2023, trong đó có nhiều liên quan trực tiếp đến các xử lý nhân sự.

Bảo vệ dữ liệu trong các quy trình chữ ký điện tử

Khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử cho các tài liệu nhân sự (hợp đồng, sửa đổi, thỏa thuận công ty), nhà tuyển dụng phải đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ tuân thủ RGPD. Dữ liệu sinh trắc học có thể được thu thập trong quá trình xác thực cấu thành dữ liệu nhạy cảm theo nghĩa của điều 9 của RGPD. Sử dụng hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử cho phép xác định các giải pháp tuân thủ và tránh các lỗi phổ biến trong xử lý dữ liệu.

Các nghĩa vụ liên quan đến đại diện nhân viên và đàm phán tập thể

Thiết lập và hoạt động của CSE

Kể từ các Sắc lệnh Macron năm 2017 (Sắc lệnh n° 2017-1386 và 2017-1388), Ủy ban Xã hội Kinh tế (CSE) là cơ quan đại diện duy nhất của nhân viên cho các công ty có ít nhất 11 nhân viên. Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ tổ chức các cuộc bầu cử CSE và cung cấp cho nó các phương tiện cần thiết để hoạt động: phòng, giờ phó, truy cập thông tin kinh tế và xã hội thông qua Cơ sở dữ liệu Kinh tế, Xã hội và Môi trường (BDESE) cho các công ty có ít nhất 50 nhân viên (điều L. 2312-36 của Bộ luật Lao động).

Việc không tổ chức các cuộc bầu cử lao động cấu thành tội cản trở có thể bị phạt một năm tù giam và 7.500 € tiền phạt (điều L. 2317-1 của Bộ luật Lao động).

Các nghĩa vụ đàm phán bắt buộc hàng năm (NAO)

Điều L. 2242-1 của Bộ luật Lao động yêu cầu các công ty có đại diện công đoàn phải tiến hành các cuộc đàm phán bắt buộc hàng năm đề cập đến: tiền lương, thời gian làm việc, chia sẻ giá trị gia tăng, bình đẳng chuyên nghiệp nam nữ và chất lượng cuộc sống tại nơi làm việc (QVT). Kể từ Luật Chia sẻ Giá trị ngày 29 tháng 11 năm 2023 (luật n° 2023-1107), các công ty có 11 đến 49 nhân viên có lãi ròng thuế dương ít nhất bằng 1% tổng doanh thu trong ba năm liên tiếp phải thực hiện một cơ chế chia sẻ giá trị.

Số hóa các tài liệu nhân sự: các vấn đề tuân thủ và thực hành tốt

Các tài liệu có thể được số hóa

Số hóa các quy trình nhân sự hiện nay là một hiện thực hoạt động và pháp lý. Bảng lương điện tử được phép kể từ Luật ngày 8 tháng 8 năm 2016 (Luật Lao động, điều L. 3243-2 của Bộ luật Lao động), trừ khi nhân viên phản đối. Các hợp đồng lao động, sửa đổi, tài liệu kết thúc hợp đồng (thanh toán toàn bộ, biên lai cho thanh toán) có thể được ký điện tử miễn là giải pháp được sử dụng đảm bảo xác định người ký và tính toàn vẹn của tài liệu.

Các giải pháp nhân sự dành riêng cho chữ ký điện tử cho phép tự động hóa các dòng tài liệu này trong khi đảm bảo giá trị bằng chứng của chúng. Đối với các tài liệu có rủi ro cao (CDD liên tiếp, thỏa thuận công ty), khuyến nghị sử dụng chữ ký điện tử nâng cao hoặc được công bố theo quy định eIDAS. Một so sánh các giải pháp chữ ký điện tử sẽ giúp bạn chọn công cụ phù hợp với khối lượng và hạn chế theo ngành của bạn.

Bảo quản và lưu trữ các tài liệu nhân sự

Thời gian lưu giữ theo quy định pháp luật khác nhau tùy thuộc vào tính chất của tài liệu:

• Hợp đồng lao động và sửa đổi: 5 năm sau khi hợp đồng chấm dứt (quy định của luật chung, điều 2224 của Bộ luật Dân sự);

• Bảng lương: 5 năm (quy định về yêu sách lương, điều L. 3245-1 của Bộ luật Lao động);

• Tài liệu liên quan đến đóng góp xã hội: 3 năm để kiểm soát URSSAF;

• DUERP: 40 năm (Luật Sức khỏe tại nơi làm việc 2021).

Một hệ thống lưu trữ điện tử (SAE) phù hợp với tiêu chuẩn NF Z 42-020 đảm bảo giá trị bằng chứng của các tài liệu được số hóa trong toàn bộ thời gian lưu giữ theo quy định pháp luật. Máy tính ROI có sẵn trên Certyneo cho phép bạn nhanh chóng đánh giá lợi nhuận đầu tư của quá trình số hóa hoàn toàn các quy trình tài liệu nhân sự của bạn.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ của nhà tuyển dụng

Tuân thủ pháp lý của nhà tuyển dụng nằm trong một khuôn khổ quy chuẩn đa lớp, kết hợp luật quốc gia, luật Châu Âu và tiêu chuẩn kỹ thuật.

Bộ luật Dân sự:

• Điều 1366 của Bộ luật Dân sự công nhận văn bản điện tử như một bằng chứng ngang với văn bản giấy tờ, với điều kiện là danh tính của người từ đó phát sinh được xác bảo đầy đủ và nó được thiết lập và bảo quản trong những điều kiện có tính chất đảm bảo tính toàn vẹn của nó.

• Điều 1367 của Bộ luật Dân sự định nghĩa chữ ký điện tử và xác định rõ nó bao gồm việc sử dụng quy trình xác định đáng tin cậy đảm bảo sự liên kết của nó với hành động mà nó gắn liền.

Quy định eIDAS (n° 910/2014): Quy định Châu Âu này thiết lập ba mức chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, được công bố). Chữ ký điện tử được công bố (SEQ) được hưởng lợi từ giả định tính tin cậy và không thể bị từ chối như bằng chứng trong tranh chấp tại tòa án trong EU. Sửa đổi eIDAS 2.0 (quy định 2024/1183 có hiệu lực ngày 20 tháng 5 năm 2024) giới thiệu Ví tiền Danh tính Số Châu Âu (EUDI Wallet), sẽ tác động đến các quy trình onboarding nhân sự từ năm 2026.

RGPD (n° 2016/679): Nhà tuyển dụng với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý phải tuân thủ các nguyên tắc hợp pháp, trung thực, minh bạch, hạn chế mục đích, giảm thiểu dữ liệu, chính xác, hạn chế thời gian lưu giữ, tính toàn vẹn và bảo mật (điều 5 của RGPD). Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử liên quan đến việc ký một hợp đồng phân giao xử lý phù hợp với điều 28 của RGPD, xác định cụ thể các bảo đảm bảo mật và phương thức hoàn trả hoặc xóa dữ liệu.

Chỉ thị NIS2 (2022/2555): Được chuyển tiếp vào luật pháp Pháp bằng luật n° 2024-449 ngày 21 tháng 5 năm 2024, chỉ thị NIS2 mở rộng các nghĩa vụ an ninh mạng cho các thực thể thiết yếu và quan trọng, trong đó có nhiều nhà tuyển dụng từ các ngành y tế, năng lượng và vận tải. Các hệ thống thông tin nhân sự xử lý dữ liệu nhạy cảm phải tích hợp các biện pháp bảo vệ tăng cường (xác thực đa yếu tố, kế hoạch tiếp tục hoạt động, báo cáo sự cố).

Tiêu chuẩn ETSI: Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (định dạng chữ ký XAdES) và ETSI EN 319 122 (CAdES) xác định các định dạng kỹ thuật của các chữ ký điện tử được công nhận ở Châu Âu. Các nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng được công bố (QTSP) xuất hiện trong danh sách tin tưởng quốc gia (Trust List) được công bố bởi ANSSI đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn này.

Luật lao động: Bộ luật Lao động (điều L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1, v.v.) tạo thành nền tảng của các nghĩa vụ hợp đồng, tổ chức và xã hội của nhà tuyển dụng. Bất kỳ vi phạm nào cũng có thể dẫn đến các hình phạt dân sự (phân loại lại, bồi thường), hành chính (phạt CNIL, DIRECCTE) và hình sự (tội cản trở, lao động ẩn).

Kịch bản sử dụng: tuân thủ nhân sự trong thực tế

Kịch bản 1 — Một doanh nghiệp công nghiệp vừa và nhỏ có 80 nhân viên số hóa các hợp đồng lao động của họ

Một doanh nghiệp công nghiệp vừa và nhỏ quản lý từ 80 đến 120 nhân viên, với lưu chuyển nhân viên theo mùa đáng kể (CDD trong sản xuất), gặp phải những khó khăn định kỳ: thời gian ký CDD vượt quá hai ngày làm việc theo quy định pháp luật, rủi ro phân loại lại, lưu trữ giấy tờ không an toàn. Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao phù hợp với eIDAS, công ty đã tích hợp một dòng tự động: tạo hợp đồng từ SIRH, gửi qua email an toàn cho ứng viên, ký trong vòng chưa đến 10 phút trên thiết bị di động, lưu trữ tự động với dấu thời gian được công bố.

Kết quả quan sát sau sáu tháng triển khai: giảm 85% thời gian ký CDD (từ trung bình 2,4 ngày xuống dưới 4 giờ), loại bỏ hoàn toàn rủi ro không giao hàng trong các thời hạn pháp luật, tiết kiệm ước tính 3.200 € mỗi năm trong chi phí in ấn, gửi và lưu trữ.

Kịch bản 2 — Một nhóm phân phối đa địa điểm đưa BDESE và NAO của họ vào tuân thủ

Một nhóm phân phối có khoảng hai mươi cơ sở và khoảng 1.200 nhân viên cần tập trung Cơ sở dữ liệu Kinh tế, Xã hội và Môi trường (BDESE) của mình và số hóa chữ ký của biên bản họp CSE và thỏa thuận công ty từ NAO. Sự vắng mặt của chữ ký chính thức trên một số thỏa thuận tập thể làm cho nhóm phải đối mặt với các tranh chấp về khả năng áp dụng của chúng.

Bằng cách áp dụng giải pháp chữ ký điện tử được công bố cho các hành động có rủi ro pháp lý cao (thỏa thuận tham gia, hiến pháp làm việc từ xa, thỏa thuận lợi ích), nhóm đã bảo vệ giá trị bằng chứng của toàn bộ tài liệu xã hội của họ. Lợi ích tiết kiệm thời gian trong các quy trình chữ ký tập thể (liên quan đến 3 đến 7 người ký cho mỗi thỏa thuận) được ước tính là 60% so với quy trình giấy tờ với gửi bưu chính khuyến cáo.

Kịch bản 3 — Một công ty tư vấn nhân sự hỗ trợ các khách hàng TPE của họ về RGPD lương

Một công ty tư vấn chuyên về tài nguyên con người, hỗ trợ khoảng năm mươi TPE-PME, đã xác định rằng đa số khách hàng của nó không có thông báo thông tin RGPD để giao cho nhân viên khi tuyển dụng, tuy nhiên bắt buộc kể từ 2018. Công ty đã tích hợp việc tạo tự động các thông báo này vào đề nghị hỗ trợ của nó, dựa trên trình tạo hợp đồng bằng AI và giải pháp chữ ký điện tử để giao hàng và xác nhận nhận biên lai chính thức.

Cơ chế này đã cho phép các khách hàng của công ty đưa vào tuân thủ RGPD trong vòng chưa đến hai tuần, với t