Tuân Thủ Pháp Lý Luật Lao Động: Nghĩa Vụ Của Nhà Tuyển Dụng

Tuân thủ pháp lý trong luật lao động là vấn đề chiến lược đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô. Tại Pháp, Bộ Luật Lao Động áp đặt cho nhà tuyển dụng một loạt các nghĩa vụ chính xác bao gồm soạn thảo hợp đồng, quản lý nghỉ phép, phòng chống rủi ro nghề nghiệp hoặc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Không tuân thủ các nghĩa vụ này làm cho doanh nghiệp phải chịu các hình phạt hành chính, hình sự và dân sự có khả năng nặng nề. Trong bối cảnh kỹ thuật số hóa gia tăng, việc giải phóng tài liệu nhân sự — hợp đồng lao động, các bản sửa đổi, thỏa thuận công ty — đặt ra những câu hỏi mới về hiệu lực pháp lý. Bài viết này làm rõ các nghĩa vụ chính của nhà tuyển dụng, các rủi ro liên quan và các thممارسات tốt nhất để bảo mật tuân thủ pháp lý luật lao động.

Những nghĩa vụ hợp đồng cơ bản của nhà tuyển dụng

Nhà tuyển dụng được yêu cầu chính thức hóa quan hệ lao động bằng văn bản trong phần lớn các tình huống. Nghĩa vụ này, từng bị giới hạn trong các hợp đồng lao động xác định thời hạn (CDD), đã mở rộng đáng kể dưới sự thúc đẩy của luật pháp Châu Âu.

Hợp đồng lao động: nội dung bắt buộc và thời hạn

Kể từ khi chuyển giao Chỉ thị (EU) 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được, được quy định tại các điều L1221-5 trở đi của Bộ Luật Lao Động, nhà tuyển dụng phải cung cấp cho nhân viên, trong vòng bảy ngày hôm nay kể từ khi tuyển dụng, một tài liệu viết bao gồm tối thiểu:

• Thông tin nhận dạng của các bên và nơi làm việc

• Tiêu đề vị trí, danh mục việc làm và bản chất công việc

• Ngày bắt đầu quan hệ lao động

• Thời gian làm việc (toàn thời gian hoặc bán thời gian)

• Tiền lương (lương cơ sở, tiền thưởng và phụ cấp)

• Thời gian nghỉ phép trả lương hàng năm

• Thủ tục nhà tuyển dụng và nhân viên phải tuân theo trong trường hợp kết thúc quan hệ lao động

• Các thỏa thuận tập thể áp dụng

Đối với CDI, nếu không có nghĩa vụ viết thức tế nào được quy định trong Bộ Luật Lao Động cho chính hợp đồng, việc cung cấp tài liệu thông tin duy nhất (DUI) hiện bắt buộc kể từ ngày 1 tháng 8 năm 2022. Không tuân thủ nghĩa vụ này làm cho nhà tuyển dụng phải chịu khoản tiền phạt 750 € cho mỗi nhân viên liên quan (vi phạm hạng 4).

Các bản sửa đổi và thay đổi hợp đồng lao động

Bất kỳ sửa đổi nào đối với một yếu tố thiết yếu của hợp đồng lao động — tiền lương, thời gian làm việc, nơi làm việc dẫn đến thay đổi khu vực địa lý — đòi hỏi sự đồng ý bằng văn bản và ký của nhân viên. Tư pháp của Tòa án Xử lý Tối cao đối với vấn đề này là không thay đổi: sửa đổi đơn phương một yếu tố thiết yếu tạo nên một khiếm khuyết nghiêm trọng có thể biện minh cho một hành động chú ý vì lỗi của nhà tuyển dụng (Cass. Soc., 8 tháng 10 năm 1987, n°84-41.902 và tư pháp không thay đổi).

Việc kỹ thuật số hóa các tài liệu này thông qua một giải pháp chữ ký điện tử cho nhân sự cho phép tăng tốc độ các quy trình trong khi đảm bảo tính theo dõi và giá trị chứng minh của các trao đổi.

Các nghĩa vụ về sức khỏe, an toàn và phòng chống rủi ro

Điều L4121-1 của Bộ Luật Lao Động áp đặt cho nhà tuyển dụng nghĩa vụ an toàn kết quả đối với các nhân viên của mình. Nghĩa vụ này được xoay quanh một số thiết bị tài liệu bắt buộc.

Tài liệu Đánh giá Duy nhất Rủi ro Nghề nghiệp (DUERP)

DUERP là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp từ nhân viên đầu tiên, theo áp dụng của sắc lệnh n°2001-1016 ngày 5 tháng 11 năm 2001, được sửa đổi bởi luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 được gọi là "Luật Sức khỏe Công việc". Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2023 đối với các doanh nghiệp có hơn 150 nhân viên (và ngày 1 tháng 7 năm 2024 đối với những doanh nghiệp khác), DUERP phải được gửi trên một cổng thông tin kỹ thuật số được quản lý bởi OPCO.

DUERP phải được cập nhật:

• Ít nhất một lần mỗi năm trong các doanh nghiệp có 11 nhân viên trở lên

• Khi có bất kỳ quyết định sắp xếp lại lớn nào thay đổi điều kiện làm việc

• Khi có thêm thông tin về rủi ro được thu thập

Hình phạt trong trường hợp thiếu sót: sự vắng mặt của DUERP tạo nên lỗi không thể tha thứ được của nhà tuyển dụng trong trường hợp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, mở cửa cho quyền tăng bổng lương cho nhân viên (Cass. Soc., 28 tháng 2 năm 2002, n°00-11.793).

Đào tạo an toàn và các sổ đăng ký bắt buộc

Nhà tuyển dụng phải tổ chức đào tạo thực tế và phù hợp về an toàn cho bất kỳ công nhân nào được tuyển dụng mới, khi thay đổi vị trí công việc hoặc kỹ thuật (điều L4141-2 của Bộ Luật Lao Động). Đào tạo này phải được ghi lại trong sổ đăng ký đào tạo. Ngoài ra, nhà tuyển dụng được yêu cầu cập nhật:

• Sổ đăng ký cá nhân duy nhất (điều L1221-13)

• Sổ đăng ký tai nạn lao động nhẹ (đối với các doanh nghiệp được phép)

• Sổ đăng ký an toàn cho các ERP hoặc các cơ sở tuân theo Bộ Luật Lao Động

Kỹ thuật số hóa các sổ đăng ký này được phép với điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập và tính không xâm phạm, điều mà các giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ quy định eIDAS cho phép.

Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng về thời gian làm việc và tiền lương

Tuân thủ các quy tắc liên quan đến thời gian làm việc và lương được đóng góp vào một trong những trục kiểm soát ưu tiên của thanh tra lao động.

Thời gian tối đa và thời gian nghỉ bắt buộc

Bộ Luật Lao Động quy định các giới hạn nghiêm ngặt:

• Thời gian tối đa hàng ngày: 10 giờ (điều L3121-18), được nâng lên 12 giờ bằng miễn trừ

• Thời gian tối đa hàng tuần: 48 giờ trong một tuần nhất định (điều L3121-20) và 44 giờ bình quân trên 12 tuần liên tiếp (điều L3121-22)

• Thời gian nghỉ hàng ngày: tối thiểu 11 giờ liên tục (điều L3131-1)

• Thời gian nghỉ hàng tuần: tối thiểu 35 giờ liên tục (24h + 11h thời gian nghỉ hàng ngày)

Các thỏa thuận ngày làm việc được áp dụng cho các giám đốc và một số nhân viên tự chủ, tuân theo các quy tắc cụ thể và phải chắc chắn dựa trên thỏa thuận tập thể hợp lệ (điều L3121-64). Nhà tuyển dụng cũng phải đảm bảo giám sát thường xuyên của khối lượng công việc của nhân viên làm việc theo ngày dưới sự trừng phạt nhìn thấy thỏa thuận được công bố không thể áp dụng.

Bảng lương được kỹ thuật số hóa và các nghĩa vụ liên quan

Bảng lương được kỹ thuật số hóa hiện là chuẩn kể từ sắc lệnh n°2017-1387 ngày 22 tháng 9 năm 2017: nhà tuyển dụng có thể cung cấp bảng lương dưới hình thức điện tử mà không cần sự đồng ý trước của nhân viên, trừ khi nhân viên đó phản đối. Bảng lương phải được bảo quản trong 5 năm bởi nhà tuyển dụng và được cung cấp cho nhân viên trong 50 năm hoặc cho đến khi người đó 75 tuổi thông qua tài khoản phát triển cá nhân hoặc bất kỳ không gian kỹ thuật số bảo mật nào khác.

Sự tuân thủ bảng lương cũng liên quan đến tuân thủ cách trình bày được đơn giản hóa từ sắc lệnh n°2016-190 ngày 25 tháng 2 năm 2016 (mẫu Bộ Lao động).

Các nghĩa vụ liên quan đến đại diện của nhân viên và đàm phán tập thể

Từ khi vượt qua một số ngưỡng nhân sự, nhà tuyển dụng được áp dụng các nghĩa vụ bổ sung về quản trị xã hội.

Ủy ban Xã hội Kinh tế (CSE)

Kể từ các sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017 (sắc lệnh n°2017-1386), tất cả các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên phải tổ chức cuộc bầu cử để thành lập Ủy ban Xã hội Kinh tế (CSE). Nhà tuyển dụng phải:

• Tổ chức cuộc bầu cử trong vòng 90 ngày kể từ khi thông báo cho nhân viên

• Cung cấp cho CSE những phương tiện cần thiết (địa điểm, giờ làm công tác đoàn, ngân sách)

• Thông báo và tham vấn CSE về các định hướng chiến lược, tình hình kinh tế và chính sách xã hội của doanh nghiệp

Việc không thiết lập CSE hoặc tổ chức cuộc bầu cử tạo nên tội cản trở có thể bị phạt 7 500 € đối với pháp nhân (điều L2317-1 của Bộ Luật Lao Động).

Đàm phán bắt buộc trong doanh nghiệp (NOE)

Trong các doanh nghiệp có các đại biểu công đoàn, nhà tuyển dụng được yêu cầu tham gia đàm phán bắt buộc theo tần suất sau (điều L2242-1 và những điều sau):

• Mỗi năm: về tiền lương, thời gian làm việc, chia sẻ giá trị gia tăng và bình đẳng nghề nghiệp

• Mỗi ba năm: về quản lý việc làm và con đường phát triển chuyên môn (GEPP) trong các doanh nghiệp có hơn 300 nhân viên

Chữ ký điện tử của biên bản đàm phán và thỏa thuận doanh nghiệp, thông qua một giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ quy định eIDAS, cung cấp giá trị chứng minh được tăng cường và đơn giản hóa thủ tục gửi lên nền tảng TéléAccords.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên: nghĩa vụ RGPD được tích hợp

Nhà tuyển dụng, là người chịu trách nhiệm về xử lý theo nghĩa của RGPD (Quy định (EU) 2016/679), phải tuân thủ một loạt các nghĩa vụ cụ thể trong bối cảnh quan hệ lao động.

Các xử lý nhân sự và cơ sở pháp lý

Các xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên phải dựa trên cơ sở pháp lý hợp lệ. Trong bối cảnh việc làm, các cơ sở pháp lý chính được sử dụng là:

• Thực hiện hợp đồng lao động (điều 6.1.b của RGPD) để quản lý lương, nghỉ phép, đào tạo

• Nghĩa vụ pháp lý (điều 6.1.c) để khai báo DSN, tuyên truyền các sổ đăng ký bắt buộc

• Lợi ích hợp pháp (điều 6.1.f) cho một số thiết bị giám sát, với điều kiện cân bằng nghiêm ngặt

Nhà tuyển dụng phải thông báo cho nhân viên về sự tồn tại của các xử lý liên quan đến họ thông qua thông báo thông tin được đính kèm vào hợp đồng lao động (điều 13 của RGPD). Sổ đăng ký các hoạt động xử lý (RAT) phải tuyệt đối ghi lại các xử lý nhân sự.

Thời hạn giữ lại và quyền bị xóa

CNIL đã xuất bản các tài liệu tham khảo theo lĩnh vực làm rõ thời hạn giữ lại áp dụng cho dữ liệu nhân sự. Ví dụ:

• Dữ liệu ứng viên không được chọn: 2 năm tối đa

• Hợp đồng lao động và tài liệu phụ: 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng

• Bảng lương: 5 năm (nhà tuyển dụng) và cung cấp trong 50 năm (nhân viên)

• Dữ liệu giám sát bằng video trong doanh nghiệp: 1 tháng theo quy tắc chung

Các doanh nghiệp kỹ thuật số hóa các quy trình nhân sự của mình phải tích hợp các ràng buộc này vào chính sách quản lý tài liệu của họ. Khám phá cách trình tạo hợp đồng dựa trên AI của Certyneo có thể giúp bạn tạo ra các tài liệu tuân thủ các yêu cầu pháp lý hiện hành.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ pháp lý luật lao động

Tuân thủ pháp lý của nhà tuyển dụng trong luật lao động được hiểu trong một khuôn khổ quy phạm dày đặc, liên kết luật quốc gia và luật Châu Âu.

Bộ Luật Lao Động (phần lập pháp và quy định): nền tảng cơ bản, nó quản lý tất cả các quan hệ lao động cá nhân và tập thể. Các điều L1221-1 và những điều sau quy định hợp đồng lao động, trong khi các điều L4121-1 đến L4121-5 định nghĩa các nghĩa vụ an toàn của nhà tuyển dụng.

Chỉ thị (EU) 2019/1152 ngày 20 tháng 6 năm 2019 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được trong Liên minh Châu Âu, được chuyển giao vào luật Pháp bằng sắc lệnh n°2022-1173 ngày 25 tháng 8 năm 2022: nó áp đặt việc cung cấp Tài liệu Thông tin Duy nhất (DUI) trong vòng bảy ngày kể từ khi tuyển dụng.

Quy định eIDAS n°910/2014 và người kế nhiệm eIDAS 2.0 (Quy định (EU) 2024/1183): họ định nghĩa các mức chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, đủ tiêu chuẩn) và giá trị pháp lý của chúng. Phù hợp với điều 25 của eIDAS, chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn (SEQ) tạo ra cùng tác dụng pháp lý như chữ ký viết tay trong tất cả các quốc gia thành viên. Đối với hợp đồng lao động, chữ ký điện tử nâng cao (SEA) cung cấp mức đảm bảo đủ trong phần lớn tuyệt đối các tình huống.

Bộ Luật Dân sự, điều 1366 và 1367: điều 1366 công nhận văn bản điện tử có cùng hiệu lực chứng minh như văn bản trên giấy, với điều kiện người đó được xác định đầy đủ và tài liệu được lập và bảo quản theo những cách đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Điều 1367 làm rõ rằng chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quá trình đáng tin cậy để xác định người ký bảo đảm liên kết của nó với hành động.

RGPD n°2016/679 ngày 27 tháng 4 năm 2016: áp dụng cho tất cả các xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên. Không tuân thủ các nghĩa vụ RGPD làm cho nhà tuyển dụng phải chịu tiền phạt có thể đạt 4% doanh thu toàn cầu hàng năm hoặc 20 triệu euro (điều 83 của RGPD). Tại Pháp, CNIL đã đưa ra một số hình phạt đáng kể đối với các nhà tuyển dụng vì không tuân thủ các nghĩa vụ RGPD trong lĩnh vực nhân sự.

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và EN 319 122: chúng định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao XAdES và CAdES, đảm bảo khả năng tương tác và tính bền vững của chữ ký theo thời gian.

Luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 (Luật Sức khỏe Công việc): tăng cường các nghĩa vụ phòng chống sơ cấp, đặc biệt là cập nhật và gửi kỹ thuật số của DUERP.

Sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): cải cách sâu sắc luật lao động, thành lập CSE và nới lỏng khung đàm phán tập thể.

Nhà tuyển dụng không tuân thủ các văn bản này phải chịu hình phạt hình sự (tội cản trở, lao động giấu mặt), dân sự (vô hiệu các hành động, bồi thường) và hành chính (yêu cầu DRIEETS, đóng cửa hành chính). Sử dụng các công cụ kỹ thuật số được chứng thực cho phép giảm đáng kể các rủi ro này.

Kịch bản sử dụng: cách các doanh nghiệp bảo mật tuân thủ pháp lý luật lao động

Kịch bản 1: Một doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực dịch vụ có 80 nhân viên tăng tốc độ ký hợp đồng và sửa đổi

Một doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực dịch vụ công nghệ thông tin, quản lý khoảng 80 nhân viên trong CDI và định kỳ sử dụng các hỗ trợ CDD theo mùa, phải đối mặt với thời gian trung bình 8 đến 12 ngày để thu thập chữ ký trên hợp đồng lao động và các sửa đổi. Các thời hạn này làm cho doanh nghiệp có rủi ro không tuân thủ nghĩa vụ cung cấp DUI trong vòng bảy ngày (chỉ thị 2019/1152). Bằng cách triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp vào SIRH của mình, doanh nghiệp nhỏ và vừa đã giảm thời gian ký trung bình xuống dưới 24 giờ. Tỷ lệ tài liệu được ký trong thời hạn pháp lý đã tăng từ 61% lên 97%. Những khoản tiết kiệm trong phí in, gửi bưu điện và quản lý tài liệu ước tính khoảng 8.500 € mỗi năm, tức là ROI dương từ tháng thứ tư sử dụng.

Kịch bản 2: Một tập đoàn công nghiệp có 350 nhân viên kỹ thuật số hóa DUERP và các giao thức an toàn của mình

Một tập đoàn công nghiệp quy mô trung bình, hoạt động trên ba trang sản xuất và tuyển dụng 350 cộng sự, phải tuân thủ nghĩa vụ gửi DUERP theo kỹ thuật số được quy định bởi Luật Sức khỏe Công việc năm 2021. Tính đa dạng của các trang web và sự phức tạp của việc cập nhật hàng năm tạo nên những không nhất quán tài liệu và rủi ro cao về tính không thể áp dụng của tài liệu trong trường hợp kiểm soát. Bằng cách kỹ thuật số hóa toàn bộ quy trình — soạn thảo cộng tác, xác thực bởi các thành viên CSE thông qua chữ ký điện tử, gửi tự động trên cổng thông tin OPCO — tập đoàn đã giảm thời gian cập nhật DUERP hàng năm xuống ba lần (từ 6 tuần đến 2 tuần). Tính theo dõi được tăng cường cho phép chứng minh sự tuân thủ trong quá trình kiểm tra bất ngờ của thanh tra lao động, tránh một yêu cầu.

Kịch bản 3: Một mạng lưới nhượng quyền trong ẩm thực bảo mật thỏa thuận doanh nghiệp và đàm phán bắt buộc của mình

Một mạng lưới nhượng quyền trong ẩm thực nhanh chóng, g