Tuân Thủ Pháp Luật Luật Lao Động: Nghĩa Vụ Của Nhà Tuyển Dụng

Tuân thủ pháp luật về luật lao động là một vấn đề chiến lược quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô. Tại Pháp, Bộ Luật Lao Động áp đặt cho nhà tuyển dụng một tập hợp các nghĩa vụ cụ thể bao gồm soạn thảo hợp đồng, quản lý kỳ nghỉ, phòng chống rủi ro lao động và bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Việc không tuân thủ những nghĩa vụ này có thể dẫn đến các hình phạt hành chính, hình sự và dân sự có thể nặng nề. Trong bối cảnh số hóa đang gia tăng, việc loại bỏ giấy tờ về nhân sự — hợp đồng lao động, phụ lục, thỏa thuận công ty — đặt ra những câu hỏi mới về hiệu lực pháp lý. Bài viết này làm rõ các nghĩa vụ chính của nhà tuyển dụng, các rủi ro liên quan và các thực hành tốt nhất để bảo vệ tuân thủ pháp luật về lao động.

Những nghĩa vụ hợp đồng cơ bản của nhà tuyển dụng

Nhà tuyển dụng phải chính thức hóa mối quan hệ lao động dưới dạng văn bản trong phần lớn các tình huống. Nghĩa vụ này, từng giới hạn ở hợp đồng lao động có thời hạn (CDD), đã mở rộng đáng kể dưới tác động của pháp luật Châu Âu.

Hợp đồng lao động: nội dung bắt buộc và thời hạn

Kể từ khi chuyển giao Chỉ thị (EU) 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được, được quy định tại các điều L1221-5 trở đi của Bộ Luật Lao Động, nhà tuyển dụng phải cung cấp cho nhân viên, trong vòng bảy ngày lịch sau khi tuyển dụng, một tài liệu văn bản chứa tối thiểu:

• Danh tính của các bên và địa điểm làm việc

• Chức danh công việc, phân loại vị trí việc làm và tính chất của công việc

• Ngày bắt đầu mối quan hệ lao động

• Thời gian làm việc (toàn thời gian hoặc bán thời gian)

• Lương bổng (mức lương cơ sở, tiền thưởng và phúc lợi)

• Thời gian nghỉ phép có lương hàng năm

• Quy trình mà nhà tuyển dụng và nhân viên phải tuân theo trong trường hợp chấm dứt mối quan hệ lao động

• Các thỏa thuận tập thể áp dụng

Đối với CDI, nếu không có nghĩa vụ về văn bản được quy định chính thức bởi Bộ Luật Lao Động cho chính hợp đồng, việc cung cấp một tài liệu thông tin duy nhất (DUI) hiện bây giờ bắt buộc kể từ ngày 1 tháng 8 năm 2022. Việc không tuân thủ nghĩa vụ này khiến nhà tuyển dụng phải chịu mức phạt 750 € cho mỗi nhân viên liên quan (vi phạm lớp 4).

Phụ lục và các sửa đổi hợp đồng lao động

Bất kỳ sửa đổi nào về một yếu tố thiết yếu của hợp đồng lao động — mức lương, thời gian làm việc, địa điểm làm việc dẫn đến thay đổi vùng địa lý — đều cần có sự đồng ý bằng văn bản và ký của nhân viên. Kiểm tra pháp luật của Tòa án Tối cao là nhất quán về điểm này: một sửa đổi đơn phương một yếu tố thiết yếu tạo thành sai phạm nghiêm trọng có thể biện minh cho việc ghi nhận lỗi ở phía nhà tuyển dụng (Cass. Soc., 8 tháng 10 năm 1987, n°84-41.902 và kiểm tra pháp luật nhất quán).

Việc loại bỏ giấy tờ này thông qua chữ ký điện tử cho phép tăng nhanh quy trình đồng thời đảm bảo khả năng truy vết và giá trị chứng minh của các giao dịch.

Nghĩa vụ về sức khỏe, an toàn và phòng chống rủi ro lao động

Điều L4121-1 của Bộ Luật Lao Động áp đặt cho nhà tuyển dụng một nghĩa vụ an toàn về kết quả đối với nhân viên của mình. Nghĩa vụ này được tổ chức xung quanh nhiều thiết bị tài liệu bắt buộc.

Tài liệu Đánh giá Rủi ro Lao động Duy nhất (DUERP)

DUERP là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp từ nhân viên đầu tiên, phù hợp với nghị định n°2001-1016 ngày 5 tháng 11 năm 2001, được sửa đổi bởi luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 gọi là "Luật Sức khỏe Lao động". Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2023 đối với các doanh nghiệp có hơn 150 nhân viên (và ngày 1 tháng 7 năm 2024 đối với các doanh nghiệp khác), DUERP phải được nộp trên một cổng thông tin kỹ thuật số chuyên dụng được quản lý bởi OPCO.

DUERP phải được cập nhật:

• Tối thiểu một lần mỗi năm trong các doanh nghiệp có 11 nhân viên trở lên

• Khi có quyết định điều chỉnh lớn đổi mới các điều kiện làm việc

• Khi có thông tin bổ sung về rủi ro được thu thập

Hình phạt trong trường hợp thiếu: sự vắng mặt của DUERP tạo thành lỗi không thể tha thứ của nhà tuyển dụng trong trường hợp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, mở ra quyền tăng lương lương cho nhân viên (Cass. Soc., 28 tháng 2 năm 2002, n°00-11.793).

Đào tạo an toàn và các sổ đăng ký bắt buộc

Nhà tuyển dụng phải tổ chức đào tạo thực hành và phù hợp về an toàn cho bất kỳ công nhân nào mới được tuyển dụng, khi thay đổi công việc hoặc kỹ thuật (điều L4141-2 của Bộ Luật Lao Động). Đào tạo này phải được ghi chép trong sổ đăng ký đào tạo. Ngoài ra, nhà tuyển dụng phải cập nhật:

• Sổ đăng ký cá nhân duy nhất (điều L1221-13)

• Sổ đăng ký tai nạn lao động nhẹ (đối với các doanh nghiệp được phép)

• Sổ đăng ký an toàn đối với ERP hoặc các cơ sở chịu sự điều chỉnh của Bộ Luật Lao Động

Việc số hóa các sổ đăng ký này được phép miễn là đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng tiếp cận và tính bất khả xâm phạm của chúng, điều mà các giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ quy định eIDAS cho phép.

Nghĩa vụ của nhà tuyển dụng về thời gian làm việc và lương bổng

Tuân thủ các quy tắc liên quan đến thời gian làm việc và lương bổng là một trong những trọng tâm kiểm soát ưu tiên của thanh tra lao động.

Thời gian tối đa và thời gian nghỉ bắt buộc

Bộ Luật Lao Động đặt ra các mức trần nghiêm ngặt:

• Thời gian tối đa hàng ngày: 10 giờ (điều L3121-18), tăng lên 12 giờ theo ngoại lệ

• Thời gian tối đa hàng tuần: 48 giờ trong một tuần nhất định (điều L3121-20) và 44 giờ trung bình trong 12 tuần liên tiếp (điều L3121-22)

• Thời gian nghỉ hàng ngày: tối thiểu 11 giờ liên tiếp (điều L3131-1)

• Thời gian nghỉ hàng tuần: tối thiểu 35 giờ liên tiếp (24h + 11h thời gian nghỉ hàng ngày)

Các thỏa thuận lương theo ngày, áp dụng cho quản lý và một số nhân viên độc lập, tuân theo các quy tắc cụ thể và phải được dựa trên một thỏa thuận tập thể hợp lệ (điều L3121-64). Nhà tuyển dụng cũng phải đảm bảo theo dõi thường xuyên khối lượng công việc của nhân viên lương theo ngày dưới mức phạt nhìn thấy thỏa thuận lương theo ngày được khai báo không áp dụng được.

Phiếu lương và các nghĩa vụ liên quan

Phiếu lương được loại bỏ giấy tờ hiện là tiêu chuẩn kể từ sắc lệnh n°2017-1387 ngày 22 tháng 9 năm 2017: nhà tuyển dụng có thể cung cấp phiếu lương ở dạng điện tử mà không cần sự đồng ý trước của nhân viên, trừ khi nhân viên phản đối. Phiếu lương phải được lưu giữ trong 5 năm bởi nhà tuyển dụng và được cung cấp cho nhân viên trong 50 năm hoặc cho đến khi người đó 75 tuổi thông qua tài khoản đào tạo cá nhân hoặc bất kỳ không gian kỹ thuật số an toàn khác.

Tuân thủ phiếu lương cũng liên quan đến việc tôn trọng bản trình bày đơn giản hóa từ nghị định n°2016-190 ngày 25 tháng 2 năm 2016 (mô hình Bộ Lao động).

Nghĩa vụ liên quan đến đại diện nhân viên và đàm phán tập thể

Khi vượt quá các ngưỡng nhân sự nhất định, nhà tuyển dụng phải tuân theo các nghĩa vụ bổ sung liên quan đến quản trị xã hội.

Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE)

Kể từ các sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017 (sắc lệnh n°2017-1386), tất cả các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên phải tổ chức cuộc bầu cử để thành lập một Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE). Nhà tuyển dụng phải:

• Tổ chức cuộc bầu cử trong vòng 90 ngày kể từ thông báo cho nhân viên

• Cung cấp cho CSE các phương tiện cần thiết (địa điểm, giờ làm công việc phó tổng, ngân sách)

• Thông báo và tham vấn CSE về hướng đi chiến lược, tình hình kinh tế và chính sách xã hội của doanh nghiệp

Việc không thực hiện CSE hoặc tổ chức cuộc bầu cử tạo thành tội cản trở có thể bị phạt 7.500 € cho nhân vật pháp nhân (điều L2317-1 của Bộ Luật Lao Động).

Đàm phán bắt buộc trong doanh nghiệp (NOE)

Trong các doanh nghiệp có đại diện công đoàn, nhà tuyển dụng phải tham gia vào các cuộc đàm phán bắt buộc theo chu kỳ sau đây (điều L2242-1 trở đi):

• Mỗi năm: về lương bổng, thời gian làm việc, chia sẻ giá trị gia tăng và bình đẳng nghề nghiệp

• Mỗi ba năm: về quản lý việc làm và con đường phát triển nghề nghiệp (GEPP) trong các doanh nghiệp có hơn 300 nhân viên

Chữ ký điện tử của biên bản đàm phán và các thỏa thuận công ty, thông qua chữ ký điện tử nâng cao, cung cấp giá trị chứng minh tăng cường và đơn giản hóa quy trình nộp trên nền tảng TéléAccords.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên: một nghĩa vụ GDPR được tích hợp

Nhà tuyển dụng, với tư cách là bên chịu trách nhiệm về xử lý theo ý nghĩa của GDPR (Quy định (EU) 2016/679), phải tuân thủ một tập hợp các nghĩa vụ cụ thể trong bối cảnh mối quan hệ lao động.

Các xử lý nhân sự và cơ sở pháp lý

Các xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên phải dựa trên cơ sở pháp lý hợp lệ. Trong bối cảnh việc làm, các cơ sở pháp lý chính được sử dụng là:

• Thực hiện hợp đồng lao động (điều 6.1.b của GDPR) để quản lý lương bổng, kỳ nghỉ, đào tạo

• Nghĩa vụ pháp lý (điều 6.1.c) để khai báo DSN, lưu giữ các sổ đăng ký bắt buộc

• Lợi ích hợp pháp (điều 6.1.f) đối với một số thiết bị giám sát, tùy thuộc vào sự cân bằng nghiêm chỉnh

Nhà tuyển dụng phải thông báo cho nhân viên về sự tồn tại của các xử lý có liên quan đến họ thông qua thông báo thông tin được đính kèm vào hợp đồng lao động (điều 13 của GDPR). Sổ đăng ký các hoạt động xử lý (RAT) phải cô đọng các xử lý nhân sự.

Thời hạn lưu giữ và quyền bị xóa

CNIL đã công bố các tiêu chuẩn ngành cụ thể về thời hạn lưu giữ áp dụng cho dữ liệu nhân sự. Ví dụ:

• Dữ liệu ứng tuyển không được chọn: tối đa 2 năm

• Hợp đồng lao động và tài liệu phụ: 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng

• Phiếu lương: 5 năm (nhà tuyển dụng) và cung cấp trong 50 năm (nhân viên)

• Dữ liệu giám sát video trong doanh nghiệp: 1 tháng theo quy tắc chung

Các doanh nghiệp số hóa quy trình nhân sự phải tích hợp những ràng buộc này vào chính sách quản lý tài liệu của họ. Khám phá cách chữ ký điện tử có thể giúp bạn tạo ra các tài liệu tuân thủ các yêu cầu pháp lý hiện hành.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ pháp luật của nhà tuyển dụng về luật lao động

Tuân thủ pháp luật của nhà tuyển dụng về luật lao động được tích hợp trong một kho dữ liệu chuẩn mực dày đặc, liên kết pháp luật quốc gia và pháp luật Châu Âu.

Bộ Luật Lao Động (các bộ phận lập pháp và quy định): cơ sở tổng thể, nó điều chỉnh toàn bộ các mối quan hệ lao động cá nhân và tập thể. Các điều L1221-1 trở đi quy định hợp đồng lao động, trong khi các điều L4121-1 đến L4121-5 xác định các nghĩa vụ an toàn của nhà tuyển dụng.

Chỉ thị (EU) 2019/1152 ngày 20 tháng 6 năm 2019 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được trong Liên minh Châu Âu, được chuyển giao vào pháp luật Pháp bằng nghị định n°2022-1173 ngày 25 tháng 8 năm 2022: nó áp đặt việc cung cấp Tài liệu Thông tin Duy nhất (DUI) trong vòng bảy ngày sau khi tuyển dụng.

Quy định eIDAS n°910/2014 và người kế vị eIDAS 2.0 (Quy định (EU) 2024/1183): họ định nghĩa các mức chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, đủ điều kiện) và giá trị pháp lý của chúng. Phù hợp với điều 25 của eIDAS, chữ ký điện tử đủ điều kiện (SEQ) tạo ra các hiệu ứng pháp lý giống như chữ ký viết tay trong tất cả các nước thành viên. Đối với hợp đồng lao động, chữ ký điện tử nâng cao (SEA) cung cấp mức độ đảm bảo đủ trong phần lớn các tình huống.

Bộ Luật Dân sự, các điều 1366 và 1367: điều 1366 công nhận bản ghi điện tử có cùng sức mạnh chứng minh như bản ghi trên giấy, tùy thuộc vào việc người đó được xác định đúng cách và tài liệu được thành lập và lưu giữ dưới những điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Điều 1367 làm rõ rằng chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quy trình xác định người ký đáng tin cậy đảm bảo mối liên hệ của nó với hành động.

GDPR n°2016/679 ngày 27 tháng 4 năm 2016: áp dụng cho tất cả các xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên. Việc không tuân thủ các nghĩa vụ GDPR khiến nhà tuyển dụng phải chịu tiền phạt có thể đạt đến 4% doanh thu toàn cầu hàng năm hoặc 20 triệu euro (điều 83 của GDPR). Tại Pháp, CNIL đã đưa ra một số hình phạt đáng kể đối với các nhà tuyển dụng vì vi phạm các nghĩa vụ GDPR liên quan đến nhân sự.

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và EN 319 122: họ định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao XAdES và CAdES, đảm bảo khả năng tương tác và tuổi thọ của chữ ký theo thời gian.

Luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 (Luật Sức khỏe Lao động): tăng cường các nghĩa vụ phòng chống sơ cấp, đặc biệt là cập nhật và nộp kỹ thuật số của DUERP.

Sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017 (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): cải cách sâu sắc luật lao động, thành lập CSE và nới lỏng khung đàm phán tập thể.

Nhà tuyển dụng không tuân thủ những văn bản này sẽ phải chịu các hình phạt hình sự (tội cản trở, che giấu lao động), dân sự (vô hiệu hóa các hành động, bồi thường thiệt hại) và hành chính (thông báo DRIEETS, đóng cửa hành chính). Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số được chứng nhận cho phép giảm đáng kể những rủi ro này.

Kịch bản sử dụng: cách các doanh nghiệp bảo vệ tuân thủ pháp luật về lao động

Kịch bản 1: Một SME dịch vụ có 80 nhân viên tăng tốc độ ký hợp đồng và phụ lục của mình

Một SME trong lĩnh vực dịch vụ công nghệ thông tin, quản lý khoảng 80 nhân viên CDI và thường xuyên sử dụng hỗ trợ CDD theo mùa, đã phải đối mặt với thời gian trung bình từ 8 đến 12 ngày để thu thập chữ ký trên hợp đồng lao động và phụ lục. Những thời hạn này khiến công ty phải chịu rủi ro không tuân thủ yêu cầu cung cấp DUI trong vòng bảy ngày (chỉ thị 2019/1152). Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp vào SIRH của mình, SME đã giảm thời gian ký trung bình xuống còn dưới 24 giờ. Tỷ lệ tài liệu được ký trong thời hạn pháp lý đã tăng từ 61% lên 97%. Những tiết kiệm chi phí cho in ấn, bưu kiếu và quản lý tài liệu được ước tính khoảng 8.500 € mỗi năm, với ROI tích cực từ tháng thứ tư sử dụng.

Kịch bản 2: Một tập đoàn công nghiệp có 350 nhân viên số hóa DUERP và các giao thức an toàn

Một tập đoàn công nghiệp có kích thước trung bình, hoạt động trên ba địa điểm sản xuất và tuyển dụng 350 cộng tác viên, phải đáp ứng yêu cầu nộp kỹ thuật số DUERP được thành lập bởi Luật Sức khỏe Lao động năm 2021. Sự đa dạng của các địa điểm và độ phức tạp của bản cập nhật hàng năm tạo ra những không nhất quán trong tài liệu và rủi ro cao về tính không áp dụng được của tài liệu trong trường hợp kiểm soát. Bằng cách số hóa toàn bộ quy trình — soạn thảo hợp tác, xác thực bởi các thành viên CSE thông qua chữ ký điện tử, nộp tự động trên cổng thông tin OPCO — tập đoàn đã giảm ba lần thời gian cập nhật hàng năm của DUERP (từ 6 tuần xuống 2 tuần). Khả năng truy vết tăng cường cho phép chứng minh tuân thủ pháp luật trong một cuộc kiểm soát không báo trước của thanh tra lao động, tránh một thông báo.

Kịch bản 3: Một mạng lưới nhượng quyền trong ngành ăn uống bảo vệ các thỏa thuận công ty và đàm phán bắt buộc

Một mạng lưới nhượng quyền trong ngành ăn uống nhanh, gồm khoảng ba mươi cơ sở chi nhánh liên kết với một công ty mẹ tuyển dụng tổng cộng hơn 400 nhân viên, phải tổ chức mỗi năm các cuộc đàm phán bắt buộc về lương bổng và bình đẳng nghề nghiệp. Sự phân tán địa lý của các đại diện công đoàn và những người ký kỳ khó khăn trong việc thu thập chữ ký trên các biên bản đàm phán và các thỏa thuận công ty. Triển khai một giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS cho phép làm cho quy trình ký nhiều b