Централізоване сховище контрактів
Скільки часу потрібно у вашій організації, щоб знайти контракт, підписаний три роки тому? Коли угоди розкидані між серверами, поштовими скриньками та шафами, контрактна інформація стає непридатною. Централізоване сховище збирає всі ваші контракти в єдиному, придатному для пошуку та захищеному просторі.
Почему центрувати свої договори?
Розпорошене контрактне майно — це майно під ризиком. Без єдиного сховища ніхто не знає дійсного числа контрактів у дії, їхніх термінів або фінансових зобов'язань. Пошук пункту, підготовка аудиту або відповідь на нормативний запит стає складним завданням. Централізоване сховище вирішує цю проблему, зібравши кожен контракт, його версії та додаткові документи в одному місці, збагаченому структурованими метаданими — сторони, дати, суми, тип контракту — які роблять усе придатним для пошуку та керування. Це основа, на якій ґрунтуються моніторинг зобов'язань, управління поновленнями та аналіз.
Щоб перейти від теорії до практики, ознайомтеся із розв'язком електронного підпису Certyneo та його пропозицією для вашого сектору — відповідні eIDAS, без встановлення.
- Єдиний простір, де кожен контракт та його додатки зібрані та версіоновані.
- Структуровані метадані — сторони, дати, суми, категорія — для фільтрування та миттєвого пошуку.
- Потужний пошук як у метаданих, так і в змісті документів.
- Контрольовані права доступу та збереження з доказовою силою, розміщене в Європейському союзі.
Що містить гарний реєстр
Створення експлуатаційного реєстру
- 1
Збір існуючого
Ми імпортуємо запас розпорошених контрактів у єдиний простір. Це перехоплення, навіть частково на початку, одразу дає перший консолідований огляд контрактного майна.
- 2
Повнота метаданих
Кожен контракт описується структурованими атрибутами — сторони, дати, суми, тип. Ці метадані перетворюють просту стопку файлів на придатну для використання та фільтрування базу.
- 3
Всі швидко знайдемо
Пошук охоплює як метадані, так і вміст документів. Пошук усіх контрактів, які містять даний пункт, стає справою кількох секунд.
- 4
Захист та керівництво
Права доступу визначаються профілем, збереження гарантує доказову силу, а дорожка аудиту фіксує кожне переглядання. Сховище стає надійним джерелом істини.
Часто задаються питання
- Яка різниця між реєстром контрактів і цифровим сейфом?
- Цифровий сейф зберігає документи з доказовою силою. Реєстр контрактів йде далі: він організує ці документи за метаданими, робить їх доступними для пошуку та пов'язує їх зі строками та зобов'язаннями. Обидва поняття збігаються, коли реєстр пропонує зберігання з доказовою силою.
- Що таке контрактні метадані?
- Це атрибути, які описують контракт, але не є його текстом: сторони, дати підписання та закінчення, сума, категорія, внутрішній відповідальний. Вони дозволяють фільтрувати, сортувати та керувати портфелем контрактів.
- Чи можна шукати всередині тексту контрактів?
- Так. Хороший реєстр індексує вміст документів, що дозволяє знайти всі контракти, які містять певну статтю або точне формулювання, виходячи за межі самих метаданих.
- Як взяти під контроль запас контрактів, що вже розсіяні?
- Це робиться поетапно: імпорт існуючих контрактів, потім поступове збагачення метаданих. Аналіз за допомогою ШІ може прискорити автоматичне вилучення дат, сторін та сум під час переносу.
- Де розміщені договори?
- З суверенним рішенням контракти розташовані в Європейському союзі з контрольованими правами доступу та зберіганням, яке відповідає вимогам доказової сили та захисту даних.
Довідки та відповідні рішення
Розгляньте відповідні ресурси нашого кокона електронної підпису.