Gestão de consultório médico: conformidade legal e administrativa

Um consultório médico está sujeito a três regimes que não têm o mesmo responsável pelo tratamento, nem o mesmo calendário, nem as mesmas sanções: as obrigações deontológicas e profissionais, as do empregador e as aplicáveis aos dados de saúde. A dificuldade não reside na complexidade de cada um, mas no facto de evoluírem em paralelo — e de uma falha num deles ser frequentemente descoberta por ocasião de uma inspeção relativa a outro.

A constituição e o âmbito de atuação

O exercício da profissão pressupõe a inscrição na ordem profissional competente e o registo do diploma. O contrato de exercício da profissão — associação, colaboração liberal, substituição — deve ser comunicado à ordem, que verifica a sua conformidade com o código deontológico.

Há três aspetos que são frequentemente subestimados nesta fase:

• A cláusula de não concorrência ou de não reinstalação A cláusula constante de um contrato de colaboração deve ser limitada no tempo e no espaço, e deve ser proporcionada. Uma cláusula excessiva é rejeitada, mas é preferível negociá-la do que contestá-la em tribunal.
• O contrato de substituição deve ser redigido e transmitido à ordem, mesmo que se trate de uma substituição temporária.
• Oseguro de responsabilidade civil profissional deve ser subscrito antes do primeiro ato, com especial atenção à recuperação do passado, caso tenha ocorrido um exercício anterior — tema abordado no nosso artigo sobre a responsabilidade civil profissional.

O escritório como empregador

Desde a primeira contratação — secretária, assistente, enfermeiro — o consultório torna-se um empregador sujeito ao direito do trabalho e ao acordo coletivo aplicável.

As obrigações mais determinantes são aquelas cuja ausência se constata imediatamente durante uma inspeção: declaração prévia à contratação, contrato escrito quando exigido, afixação de avisos obrigatórios, registo único do pessoal, visita de informação e prevenção, e documento único de avaliação dos riscos profissionais.

Este último é frequentemente ausente nas pequenas empresas, embora seja obrigatório desde o primeiro colaborador. Num consultório médico, deve abranger riscos específicos: exposição biológica, manuseamento, riscos psicossociais e trabalho com ecrãs.

A isto acrescenta-se o cálculo do tempo de trabalho quando os horários não são coletivos, cuja questão probatória é abordada no nosso artigo sobre os horas extraordinárias.

Os dados de saúde no dia a dia

Este é o regime cujas infrações são mais onerosas, e tudo se resume a gestos quotidianos.

O escritório é responsável pelo tratamento dos dados dos seus pacientes. Deve manter um registo dos tratamentos, informar os pacientes, definir prazos de conservação e regulamentar contratualmente os seus subcontratantes — editor de software, prestador de serviços de alojamento, prestador de serviços de secretariado remoto.

Daí decorrem três requisitos práticos:

• Oalojamento A segurança dos dados deve ser assegurada por um operador certificado para o efeito, mesmo quando o software específico da atividade é utilizado em linha.
• Os autorizações devem ser individuais e diferenciadas: uma conta partilhada por várias pessoas torna impossível qualquer rastreabilidade e constitui, por si só, uma infração.
• Os intercâmbios A partilha de dados de saúde entre profissionais requer um sistema de mensagens seguro específico para o setor da saúde, e não um serviço de mensagens destinado ao público em geral.

O registo de acessos e os prazos de conservação específicos do processo médico são detalhados no nosso artigo sobre o registo médico eletrónico, e as regras de partilha no artigo dedicado ao sigilo médico.

Atendimento ao público e instalações

O escritório é um estabelecimento aberto ao público, o que implica obrigações deacessibilidade e de segurança contra incêndios proporcionadas à sua categoria. Deve ser mantido à disposição um registo público de acessibilidade.

A isto acrescentam-se a divulgação dos honorários e das condições de prestação de serviços, bem como informações sobre as modalidades de resolução de litígios.

A gestão dos resíduos provenientes de atividades de cuidados de saúde com risco de infeção Faz parte de um processo específico, com um acordo com um prestador de serviços acreditado e conservação dos comprovativos de acompanhamento. Trata-se de um ponto de controlo simples e frequente.

Faturação e relações com o seguro de saúde

A faturação cumpre as nomenclaturas aplicáveis e a regulamentação relativa aos excedentes de honorários, cuja afixação é obrigatória.

Há duas obrigações documentais que devem ser organizadas com antecedência: a conservação dos folhas de tratamento e documentos comprovativos de acordo com os prazos aplicáveis, bem como a rastreabilidade dos requisitos, cujo enquadramento é apresentado no nosso artigo sobre os regulamentos digitais.

Uma auditoria ao seguro de saúde incide principalmente na coerência entre os atos faturados e os registos dos doentes. É neste ponto que a qualidade da manutenção do registo tem um efeito direto, muito para além da sua função médica.

Cenários de utilização

Primeiro emprego. Tratar pela ordem: declaração prévia, contrato escrito, afiliação à medicina do trabalho, documento único. Este último é o que mais frequentemente é esquecido e o que é solicitado de forma mais sistemática.

Mudança de software empresarial. Verifique a certificação do alojamento, a reversibilidade dos dados e o formato de exportação antes de assinar. Uma migração sem um plano de recuperação expõe à perda de ficheiros cujos prazos de conservação ainda estão em vigor.

Associação de vários profissionais da área. Distinguir as autorizações de acesso aos processos por profissional de saúde e por doente. O facto de pertencer à mesma estrutura não implica a participação no tratamento de cada doente.

Perguntas frequentes

O documento único é obrigatório num pequeno escritório? Sim, desde o primeiro colaborador, sem limite de efetivo. Deve abranger os riscos específicos da atividade, incluindo os de natureza biológica e psicossocial.

É necessário um fornecedor de alojamento certificado para um software online? Sim, desde que os dados de saúde sejam alojados em nome do consultório. A verificação é da responsabilidade do consultório, na qualidade de responsável pelo tratamento.

É aceitável uma conta informática partilhada? Não. As autorizações devem ser individuais; caso contrário, não é possível rastrear os acessos — o que constitui uma infração por si só.

É possível trocar dados de doentes por e-mail normal? Não. A troca de dados de saúde entre profissionais requer um sistema de mensagens seguro e dedicado.

Quais são as obrigações relativas aos resíduos de cuidados de saúde? Uma cadeia dedicada, um acordo com um prestador de serviços acreditado e a conservação dos registos de acompanhamento, cuja apresentação é regularmente exigida em auditorias.

Uma cláusula de não reinstalação é válida? Apenas se for limitada no tempo e no espaço e proporcional à proteção de interesses legítimos. Uma cláusula excessiva é rejeitada pelo juiz.

A reter

Três regimes evoluem em paralelo, e cada um tem o seu próprio responsável pelo tratamento. O mais simples de colocar em conformidade é o regime do empregador, onde as infrações são visíveis e as medidas corretivas são conhecidas — com destaque para o documento único. O mais dispendioso é o dos dados de saúde, onde as ações corriqueiras dão origem a incumprimentos: contas partilhadas, serviços de correio eletrónico para o público em geral, alojamento não verificado.

Existe um mecanismo que abrange os três aspetos em simultâneo, e é por aí que se deve começar: autorizações individuais e diferenciadas, associadas a um registo de acessos. Estas autorizações demonstram que o limite do «necessário para o desempenho das funções» foi respeitado, protegem o profissional quando lhe é imputada uma acusações de acesso indevido e constituem o registo exigido tanto numa verificação de faturação como numa situação de responsabilização.