Auditoria fiscal: direitos e obrigações da empresa

Uma inspeção fiscal não é uma negociação, mas também não é um procedimento de sentido único. A administração dispõe de poderes amplos; a empresa dispõe de garantias cujo desrespeito acarreta a nulidade do procedimento. Conhecer essas garantias antes da inspeção, e não durante, muda o desfecho de forma mais segura do que qualquer argumento de mérito.

Três formas de inspeção, três regimes

O controlo documental é realizado a partir dos gabinetes da administração, com base nas declarações apresentadas. Dá origem a pedidos de informações, esclarecimentos ou justificações. Esses pedidos não são inócuos: alguns abrem um prazo de resposta cujo termo autoriza uma tributação oficiosa.

A verificação da contabilidade ocorre nas instalações da empresa e incide sobre toda a contabilidade. É a forma mais pesada, e a que oferece mais garantias ao contribuinte.

O exame da contabilidade é uma forma intermédia, conduzida à distância a partir do ficheiro dos registos contabilísticos que a empresa transmite. Evita a presença no local, incidindo sobre os mesmos elementos.

As garantias antes da inspeção

Uma verificação de contabilidade não pode começar sem o envio prévio de um aviso de verificação. Este aviso menciona os anos sujeitos à inspeção, os impostos em causa, e informa a empresa da possibilidade de se fazer assistir por um consultor da sua escolha.

Duas consequências práticas:

• A empresa deve dispor de um prazo razoável entre a recepção do aviso e a primeira intervenção, para organizar essa assistência. Uma intervenção demasiado próxima constitui uma irregularidade.
• A menção da possibilidade de assistência é substancial. A sua omissão acarreta a nulidade do procedimento.

O aviso é acompanhado da carta dos direitos e obrigações do contribuinte verificado, cujas disposições são, em parte, oponíveis à administração.

O desenrolar do processo e o debate oral

A verificação no local pressupõe um debate oral e contraditório com o inspetor. Não se trata de uma formalidade de cortesia: a sua ausência constitui causa de nulidade. Concretamente, a empresa deve ter tido a oportunidade de debater os pontos examinados antes de as conclusões serem fixadas.

A duração da verificação no local é limitada a três meses para as empresas cujo volume de negócios não exceda determinados limiares. Este limite protege as pequenas estruturas de uma inspeção que se prolongasse indefinidamente; é afastado em algumas situações, nomeadamente em caso de irregularidades contabilísticas graves.

A empresa deve, por seu lado, apresentar os documentos contabilísticos solicitados e entregar o seu ficheiro dos registos contabilísticos em formato desmaterializado. A falta de apresentação deste ficheiro, ou a sua não conformidade com o formato exigido, é sancionada com uma multa e fragiliza toda a posição — é o ponto em que a qualidade dos processos documentais a montante se paga ou se rentabiliza, como ilustra a exigência de trilha de auditoria fiável.

A proposta de correção e os prazos de resposta

No final da inspeção, a administração notifica um aviso de ausência de correção ou uma proposta de correção. Este documento deve ser fundamentado: indica os agravamentos previstos, o seu fundamento legal e o seu montante, de forma suficientemente precisa para permitir uma resposta útil. Uma fundamentação insuficiente é contestável em si mesma.

A empresa dispõe de um prazo de trinta dias para responder, prorrogável em mais trinta dias a simples pedido. Esta prorrogação é um direito: solicitá-la é quase sempre útil, ainda que apenas para construir uma resposta documentada.

O silêncio mantido durante esse prazo equivale a aceitação tácita das correções. É o erro mais dispendioso e mais frequente, pois é irreversível quanto ao próprio princípio do agravamento.

Os recursos após a resposta

Se o desacordo persistir, abrem-se sucessivamente vários níveis, sendo possível percorrê-los todos:

• O recurso hierárquico junto do superior do inspetor.
• A apresentação ao interlocutor departamental, nível superior.
• A apresentação à comissão de impostos diretos e taxas sobre o volume de negócios, competente em questões de facto — o seu parecer não é vinculativo, mas tem peso.
• A reclamação contenciosa, seguida da apresentação ao tribunal competente.

Estes recursos não se excluem mutuamente e não suspendem a cobrança, salvo pedido de suspensão do pagamento, o qual pode ser condicionado à constituição de garantias.

Sanções: o que distingue o erro do incumprimento

O montante final depende menos do agravamento do que da qualificação adotada.

O juro de mora aplica-se em todos os casos: repara o prejuízo de tesouraria do Tesouro e não tem caráter de sanção. Acrescem, segundo o comportamento apurado:

• Um agravamento em caso de incumprimento deliberado, quando a administração comprova a intenção.
• Um agravamento nitidamente mais pesado em caso de manobras fraudulentas ou de abuso de direito.
• Agravamentos específicos em caso de falta ou atraso na declaração.

A fronteira entre o erro de boa fé e o incumprimento deliberado assenta em elementos concretos: caráter repetitivo, importância das quantias, existência de advertências anteriores. Uma contabilidade rigorosa, em que as amortizações e as provisões estão individualmente justificadas, argumenta a favor da boa fé de forma muito mais eficaz do que uma declaração de intenções.

Cenários de uso

Recepção de um aviso de verificação. Verificar imediatamente três aspetos: os anos abrangidos, o prazo até à primeira intervenção, e a menção da possibilidade de assistência. Avisar o consultor antes do primeiro encontro, não depois.

Proposta de correção recebida. Solicitar sistematicamente a prorrogação de trinta dias, e depois responder ponto por ponto, apresentando os comprovativos. O silêncio equivale a aceitação.

Desacordo persistente. Percorrer os recursos pela ordem, sem saltar nenhum: cada nível é uma oportunidade de reexame, e a comissão de impostos pronuncia-se utilmente sobre as questões de facto.

Perguntas frequentes

A administração pode inspecionar sem avisar? Uma verificação de contabilidade pressupõe um aviso prévio e um prazo suficiente. O controlo documental, por sua vez, decorre sem intervenção no local e manifesta-se através de pedidos escritos.

Sobre quantos anos incide a inspeção? O prazo de reposição de direito comum abrange os três exercícios anteriores, com prazos alargados em certas situações, nomeadamente em caso de atividade oculta.

É possível fazer-se assistir? Sim, por um consultor da sua escolha. O aviso de verificação deve mencionar essa possibilidade, e a omissão dessa menção acarreta a nulidade do procedimento.

Qual o prazo para responder a uma proposta de correção? Trinta dias, prorrogáveis em mais trinta dias a simples pedido. O silêncio equivale a aceitação das correções propostas.

O recurso hierárquico suspende o pagamento? Não. Só um pedido de suspensão do pagamento suspende a cobrança, e este pode ser condicionado à constituição de garantias.

Como evitar o agravamento por incumprimento deliberado? Demonstrando a boa fé, o que se prepara a montante: comprovativos completos, posições documentadas, coerência ao longo do tempo. É um trabalho de dossiê, não de argumentação.

A reter

Três momentos decidem o desfecho de uma inspeção. A recepção do aviso, em que se verificam as garantias de forma — prazo suficiente, menção da possibilidade de assistência — cuja irregularidade vicia todo o procedimento. O desenrolar do processo, que pressupõe um debate oral e contraditório efetivo. E o prazo de trinta dias após a proposta de correção, prorrogável, cujo termo silencioso equivale a aceitação.

A montante destes três momentos, o que protege continua a ser a qualidade dos comprovativos, tema desenvolvido no nosso artigo sobre fiscalidade empresarial. Uma inspeção não se ganha pela argumentação: ganha-se com um dossiê constituído antes de ela começar.