Certyneo × Salesforce — a assinatura eletrônica eIDAS a partir da ficha
Uma ação rápida na Oportunidade, no Contato ou na Conta recupera os arquivos já anexados, preenche previamente os signatários a partir de seus papéis de contato, e envia. O status de cada signatário retorna no Salesforce, em um registro sobre o qual você pode gerar relatórios.
Conta Certyneo a partir do plano Standard (acesso API REST) e uma organização Salesforce em interface Lightning.
O que a integração muda no quotidiano
O objetivo não é adicionar mais uma ferramenta, mas eliminar as idas e vindas entre o CRM e a plataforma de assinatura.
Enviar a partir do registro, não de outra aba
Os arquivos já anexados ao registro são propostos como estão, os signatários vêm dos papéis de contato ou dos contatos da conta. Nada para fazer upload novamente, nada para recopiar.
Os campos de assinatura se posicionam no lugar certo
Você indica uma vez o texto a procurar em seus contratos — « Assinatura », « Conforme acordo » — e cada signatário recebe seu campo na frente de sua linha. Se o texto estiver ausente, o campo é colocado no final da última página.
O status retorna no Salesforce
Um objeto Envelope Certyneo rastreia cada envio: quem assinou, quem ainda não abriu, quando o envelope foi concluído. É um objeto padrão, portanto relatórios e dashboards funcionam nele.
Uma assinatura defensável, não apenas uma caixa marcada
Assinatura simples, avançada ou qualificada no sentido eIDAS, com a variante de carimbo incorporado exigida pelos repositórios franceses. Cada envelope mantém sua trilha de auditoria: provas de identidade, carimbos de tempo, impressões digitais do documento.
Duas metades, a adotar separadamente
A integração é composta por dois componentes independentes. Você pode instalar apenas um: eles não se pressupõem mutuamente.
O package AppExchange (Salesforce → Certyneo)
Instalado em sua organização, ele adiciona a ação rápida, os objetos de rastreamento e uma sincronização programada do status.
- Ação « Enviar para assinatura » em Oportunidade, Contato e Conta
- Objetos Envelope e Signatário, com relatórios e dashboards
- Sincronização do status a cada 15 minutos, sem ponto de entrada público em sua org
A conexão Certyneo (Certyneo → Salesforce)
Estabelecida a partir das suas configurações Certyneo, ela envia os eventos para o Salesforce no momento em que ocorrem.
- Tempo real em vez de um ciclo de 15 minutos
- Funciona também para os envelopes criados fora do Salesforce
- Conecta-se e desconecta-se a partir do Certyneo, sem tocar na organização
O pacote sozinho é suficiente para enviar e acompanhar. A conexão sozinha é suficiente para receber os eventos. Em conjunto, você tem o envio a partir da ficha e o retorno em tempo real.
O que é sincronizado no Salesforce
Apenas metadados de acompanhamento. O documento assinado permanece no Certyneo, onde reside sua trilha de auditoria; o registro do Salesforce contém um link profundo para ele.
| Evento | O que é escrito no Salesforce |
|---|---|
| envelope.sent | Estatuto do envelope alterado para «Enviada», data de envio, signatários criados como «Enviado». |
| recipient.viewed | O signatário passa a «Consultado»: o documento foi aberto com sucesso. |
| recipient.signed | O signatário passa a «Assinado», com o carimbo de data/hora da sua assinatura. |
| envelope.completed | Estatuto «Concluída», data de conclusão, link para o documento assinado e sua trilha de auditoria. |
| envelope.declined | Estatuto «Recusada». O signatário em questão passa a «Recusado»: você sabe quem bloqueou. |
Nenhum contato do Salesforce é transmitido ao Certyneo: apenas o nome e o endereço inseridos no formulário de envio são enviados, nada mais.
Instalação, passo a passo
Calcule cerca de dez minutos do lado do administrador, uma vez que o pacote esteja disponível na sua organização.
- 1
Instalar o pacote
A partir do AppExchange após a publicação, ou a partir do link de instalação que fornecemos a você durante a fase beta.
- 2
Colar sua chave de API
Configuração → Credenciais nomeadas → Certyneo. A chave vem de suas configurações Certyneo. Não copie a palavra « Bearer » : Salesforce a adiciona, e duplicá-la produz um erro que parece uma chave inválida.
- 3
Atribuir os conjuntos de permissões
« Certyneo User » aos comerciantes, « Certyneo User » e « Certyneo Administrator » à pessoa que planejará a sincronização.
- 4
Adicionar a ação aos layouts de página
A ação « Enviar para assinatura » não aparece automaticamente : o package não reorganiza seus layouts de página, cabe a você escolher onde ela se coloca.
- 5
Iniciar a sincronização de status
Uma linha a executar uma única vez no console de desenvolvimento. Quatro tarefas agendadas aparecem então em Configuração, e você pode interrompê-las a qualquer momento.
Segurança e conformidade
O package foi elaborado para a revisão de segurança ISV do Salesforce, o que impõe restrições úteis bem além da própria revisão.
- Sua chave de API reside em uma credencial nomeada : Salesforce a criptografa, e o código do package não pode lê-la.
- Dois conjuntos de permissões distintos : os comerciantes enviam, apenas administradores podem excluir registros de auditoria.
- Nenhum site público, nenhum usuário convidado, nenhum ponto de entrada de entrada criado em sua organização.
- Infraestrutura hospedada na União Europeia, certificação ISO 27001, subcontratados publicados.
Perguntas frequentes
A aplicação já está no AppExchange ?
Ainda não. O package foi desenvolvido e testado, e a submissão está em andamento : a revisão de segurança ISV do Salesforce leva meses, não semanas. Enquanto isso, instalamos o package manualmente nas organizações que ingressam na fase beta.
Qual plano Certyneo é necessário ?
O plano Standard no mínimo, pois é o primeiro a oferecer acesso à API REST que o package utiliza. Os planos gratuitos e Personal permitem testar Certyneo, mas não conectar Salesforce.
Em quais objetos é possível enviar?
Oportunidade, Contacto e Conta até à data. O envelope mantém uma ligação ao registo original, portanto pode encontrar todos os envios relacionados com um assunto a partir da lista associada.
É possível escolher o nível de assinatura?
Sim, em cada envio: simples, avançada, avançada com carimbo incorporado, ou qualificada. O administrador define um nível por padrão, o remetente altera-o caso a caso.
Qual é a velocidade de atualização do estado?
O pacote consulta Certyneo a cada quinze minutos. Para tempo real, adicione a ligação Certyneo → Salesforce a partir das suas definições Certyneo: ela envia os eventos no segundo em que ocorrem. Os dois podem coexistir.
A interface segue a língua dos meus utilizadores?
Sim. Cada rótulo passa pelo sistema de tradução de Salesforce, em inglês, francês, espanhol, alemão, italiano e holandês. Um comerciante em Madrid e um comerciante em Lyon veem cada um a sua língua na mesma organização.
O que sai da minha organização Salesforce?
Apenas o que o utilizador selecionou: os ficheiros marcados e o nome e endereço de e-mail dos signatários introduzidos no formulário. Nenhum registo de contacto, nenhum dado de oportunidade, nada implícito.
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