Como enviar um documento para assinar

O procedimento em 5 etapas

Enviar um documento para assinatura eletrônica leva menos de 5 minutos. Aqui está o processo passo-a-passo.

1. Preparar o documento

• Exportar em PDF (recomendado)

• Verificar a legibilidade em dispositivos móveis (80% dos signatários assinam em celular)

• Revisar para eliminar erros de digitação e equívocos

• Anexar documentos obrigatórios se necessário

2. Criar um envelope

Na sua plataforma de assinatura:

• novo documento → upload do PDF

• nomear o envelope (assunto do documento + signatário)

3. Adicionar os signatários

Para cada signatário:

• nome completo

• email

• telefone (para OTP SMS se AES)

• função (signatário, aprovador, CC)

Definir a ordem: paralela (todos simultaneamente) ou sequencial.

4. Colocar os campos

Arrastar no PDF:

• campo de assinatura (obrigatório)

• campos opcionais: data, nome, texto livre, caixa de seleção, visto por página

Associar cada campo ao signatário correto (cores diferentes).

5. Configurar e enviar

Opções a configurar:

• nível de assinatura: SES ou AES

• data de expiração (tipicamente 15-30 dias)

• lembretes automáticos (D+3, D+7)

• mensagens personalizadas

Clicar em "Enviar". Os signatários recebem seu email imediatamente.

Acompanhar o documento

Do seu painel, acompanhe em tempo real:

• enviado → aberto → assinado

• notificações (email, Slack, Teams)

• reenvio manual possível

Boas práticas

• Sempre testar com um colega antes de um envio importante

• Prever um canal de contato para signatários iniciantes

• Arquivar sistematicamente o documento assinado

• Evitar envios à noite de sexta-feira ou nos fins de semana

Erros frequentes

• Email incorreto (digitação ou endereço antigo)

• Esquecer de adicionar um signatário

• Não colocar campo de assinatura

• Arquivo muito pesado (> 10 Mo → lento em celular)

• Enviar sem revisar

Caso concreto: comercial

Um vendedor envia 20 orçamentos por semana. Rotina:

• Geração a partir do HubSpot (orçamento + Termos de Serviço)

• Envio automático em SES via integração

• Lembretes D+2 e D+5

• Notificações Slack em tempo real

• CRM atualizado na assinatura

Tempo humano: 0 minuto por envio.

Como a Certyneo ajuda você

A Certyneo torna o envio de um documento para assinar rápido e confiável: interface intuitiva com arrastar e soltar, modelos para documentos recorrentes, integrações de CRM, acompanhamento em tempo real, lembretes automáticos. Tudo em menos de 3 minutos.

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FAQ

Quanto tempo leva o envio?

2-5 minutos para um documento simples.

É possível enviar o mesmo documento para vários signatários?

Sim, todos no mesmo envelope, ordem paralela ou sequencial.

É necessário informar o signatário com antecedência?

Não é obrigatório, mas recomendado para signatários iniciantes.

É possível cancelar um envio?

Sim, antes da assinatura. Depois, não.

O signatário pode transferir para outra pessoa?

Depende da configuração. Por padrão, não.

Conclusão

Enviar um documento para assinar é um gesto simples que se tornou cotidiano. Uma vez que a rotina está estabelecida, seus ciclos contratuais se transformam.

Experimente o Certyneo para enviar, assinar e acompanhar seus documentos online de forma simples, rápida e segura.